Guía de uso de AI Biz Assistant

1. Acceso a AI Biz Assistant

Paso 1: Iniciar sesión en GTG CRM

Inicia sesión en tu cuenta de GTG CRM.

Paso 2: Encontrar el Asistente de IA

En la parte inferior derecha de la pantalla, pulsa el icono azul.

2. Interfaz principal

Lista de conversaciones

Al abrir el Asistente de IA, verás una lista del historial de conversaciones anteriores.

Crear una nueva conversación

Haz clic en el botón "Nueva conversación" para empezar a preguntar a la IA.

Interfaz del Asistente de IA

Esta es la interfaz principal para interactuar con la IA:

• Cuadro de entrada de preguntas: Donde escribes tu pregunta.
• Preguntas sugeridas: GTG CRM sugiere algunas preguntas comunes.
• Historial de chat: Preguntas y respuestas anteriores.
• Archivos adjuntos: Cuando la IA crea un archivo Excel, PowerPoint o Word, el botón de descarga aparece en la ventana de chat.

3. Cómo hacer preguntas

Principios básicos

• Usa lenguaje natural como si estuvieras hablando.
• Cuanto más específica sea la pregunta, más precisa será la respuesta.
• Puedes hacer preguntas de seguimiento basadas en la respuesta anterior.
• Cuando quieras crear un archivo, especifica el tipo de archivo que necesitas (Excel, PowerPoint, Word).

Ejemplos de cómo hacer preguntas

No se recomienda: - "Muéstrame los datos" - "Reporte" - "Haz un contrato"

Se recomienda: - "¿Cuántos leads hay en mayo?" - "Crea un archivo Excel resumiendo los ingresos de mayo por producto" - "Redacta un contrato laboral para el empleado Nguyễn Văn A" - "Busca el archivo de cotización ABC en mi Google Drive"

4. Análisis de datos empresariales

Este es el grupo de funciones principales: la IA accede a datos reales de GTG CRM y responde inmediatamente.

Preguntas sobre Leads y Clientes

Ejemplo de pregunta:

¿Cuántos leads hay este mes?

La IA responderá la cantidad específica de leads.

Preguntar por más detalles:

Enumera los leads

La IA enumerará una lista de leads con información: Nombre, Fecha de creación y otra información relevante.

Preguntas sobre Campañas Publicitarias

Ejemplo de pregunta:

¿Qué campaña publicitaria está generando más leads?

La IA accederá a datos del módulo de Publicidad (Facebook Ads, Google Ads) para responder.

Preguntas sobre Contenido y Redes Sociales

Ejemplo de pregunta:

¿Qué tipo de contenido tiene alta interacción y es efectivo en redes sociales?

La IA analizará las publicaciones en redes sociales y proporcionará información sobre los tipos de contenido más efectivos.

Preguntas sobre Productos

Ejemplo de pregunta:

¿Qué producto se está vendiendo mejor?

La IA enumerará los productos más vendidos basándose en los datos del módulo de Gestión de Productos.

Pedir a la IA que tome decisiones

Ejemplo de pregunta:

¿En qué área debería enfocarme?

La IA analizará los datos y proporcionará sugerencias sobre los canales de marketing más efectivos.

Preguntar sobre predicción de riesgos

Ejemplo de pregunta:

Si continuamos así, ¿dónde estarán los riesgos?

La IA analizará las tendencias y proporcionará advertencias sobre riesgos potenciales.

Pedir a la IA que sugiera palabras clave

Ejemplo de pregunta:

Sugiere palabras clave para ejecutar anuncios de Google para mi industria.

La IA sugerirá palabras clave adecuadas basándose en tu producto y industria.

Ver gráficos en las respuestas

Para preguntas de análisis de datos, la IA crea automáticamente gráficos visuales directamente en la ventana de chat, sin necesidad de abrir Excel u otra herramienta.

Ejemplo de pregunta:

Analiza la actividad de los 10 principales clientes en los últimos 30 días, dibuja un gráfico.

Compara los ingresos por canal de venta, muestra en forma de gráfico de barras.

Dibuja un gráfico de distribución de leads por fuente este mes.

La IA admite 3 tipos de gráficos en las respuestas: - Gráfico circular (Pie) - distribución, porcentajes. - Gráfico de barras (Bar) - comparación y clasificación. - Gráfico de líneas (Line) - tendencias a lo largo del tiempo.

Consejo: Añade la frase "dibuja un gráfico" o "muestra en formato de gráfico" a cualquier pregunta de análisis para obtener resultados más visuales.

5. Creación automática de archivos Excel (XLSX)

AI Biz Assistant puede crear archivos Excel (.xlsx) directamente a partir de datos de GTG CRM. Solo tienes que describir el contenido que necesitas: la IA extrae datos reales, los organiza en una tabla y exporta el archivo para su descarga inmediata.

Cómo solicitar la creación de Excel

Ejemplos de preguntas: Crea un archivo Excel resumiendo los ingresos de mayo por producto.

Exporta una lista de los 50 clientes potenciales más importantes a un archivo Excel.

Crea un informe de costos de publicidad de Facebook del mes pasado.

Exporta el inventario actual de productos a Excel.

Lo que la IA puede exportar a Excel

Tipo de reporte	Ejemplo de pregunta
Ingresos	"Crea un Excel de ingresos por día en mayo"
Clientes	"Exporta la lista de nuevos clientes de este mes a Excel"
Productos	"Crea una tabla de inventario por producto"
Pedidos	"Exporta los pedidos no entregados a un archivo Excel"
Publicidad	"Crea un informe de costos y conversiones de las campañas de Facebook"
Leads	"Exporta todos los leads de mayo con su estado a Excel"

Cómo descargar el archivo después de que la IA lo cree

Después de que la IA responda, aparecerá el botón "Descargar (.xlsx)" directamente en la ventana de chat. Haz clic para descargar el archivo en tu ordenador y ábrelo en Microsoft Excel o Google Sheets.

6. Creación automática de diapositivas PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant puede crear presentaciones de PowerPoint (.pptx) profesionales, adecuadas para reuniones de junta directiva, informes periódicos o presentaciones a socios.

Cómo solicitar la creación de PowerPoint

Ejemplos de preguntas:

Crea una diapositiva resumiendo los resultados de negocio de mayo, con 5 diapositivas principales. Crea una presentación para informar sobre la efectividad de la campaña publicitaria del Q2.

Crea una presentación de resumen mensual para presentar al equipo de ventas.

Prepara una diapositiva de informe sobre el estado del inventario y sugiere compras para la próxima semana.

Consejos al solicitar la creación de PowerPoint

• Especifica el número de diapositivas si es necesario: "incluye 6 diapositivas".
• Describe el contenido principal de cada diapositiva: "diapositiva 1 resumen, diapositiva 2 ingresos, diapositiva 3 leads...".
• Deja que la IA decida también está bien: La IA estructurará el contenido adecuadamente si solo describes el propósito de la presentación.

Cómo descargar el archivo después de que la IA lo cree

El botón "Descargar (.pptx)" aparece directamente en el chat después de que la IA termina. El archivo es compatible con Microsoft PowerPoint y Google Slides.

7. Redacción de documentos legales vietnamitas

AI Biz Assistant puede redactar documentos legales vietnamitas de acuerdo con las normativas estatales: fuente Times New Roman 13pt, membrete oficial correcto, márgenes estándar, lenguaje legal formal. El archivo se exporta como .docx, se puede abrir en Word y está listo para imprimir y firmar.

24 plantillas de documentos, incluyendo 10 grupos

Grupo	Documentos compatibles
Constitución de empresas	Estatutos de una LLC, Decisión de constitución, Solicitud de certificado de registro de inversión
Personal y Laboral	Contrato laboral, Decisión de nombramiento, Decisión de destitución
Poderes y Representación	Poder notarial individual, Poder notarial organizacional
Reuniones y Resoluciones	Acta de reunión del Consejo de Miembros, Acta de reunión de la Asamblea General de Accionistas
Contratos Económicos	Contrato de colaboración empresarial, Contrato de servicios
Liquidación	Decisión de liquidación de la empresa
Reglamentos y Normativas Internas	Reglamento de la empresa, Normativa interna de operación

Cómo usar - La IA pregunta paso a paso

Simplemente especifica el tipo de documento que necesitas redactar. La IA preguntará cada información necesaria de forma conversacional, no necesitas saber toda la plantilla de antemano.

Ejemplo 1 - Estatutos de una empresa:

Crea los estatutos de mi empresa de responsabilidad limitada.

La IA preguntará sucesivamente:

• ¿Nombre completo de la empresa?
• ¿Dirección de la sede social?
• ¿Capital registrado?
• ¿Lista de miembros y porcentaje de participación?
• ¿Representante legal?
• ¿Principales actividades económicas?

Una vez que hayas proporcionado toda la información, la IA creará un archivo .docx completo con el formato estatal estándar.

Ejemplo 2 - Contrato laboral:

Redacta un contrato laboral para mi nuevo empleado.

La IA preguntará:

• ¿Nombre del empleado? ¿Fecha de nacimiento? ¿Dirección?
• ¿Puesto de trabajo? ¿Departamento?
• ¿Tipo de contrato: duración determinada o indeterminada?
• ¿Duración del contrato (si aplica)?
• ¿Salario base?
• ¿Forma de pago (mensual/semanal)?
• ¿Fecha de inicio de empleo?

Ejemplo 3 - Poder notarial:

Redacta un poder notarial para que el director de la sucursal de Hanoi firme contratos en mi nombre.

Crea una decisión de nombramiento para el Gerente de Ventas.

Escribe el acta de la reunión del consejo de miembros de junio sobre el aumento de capital.

Estándares de formato de documentos VN

El archivo .docx creado por la IA garantiza:

Criterio	Detalle
Fuente	Times New Roman, tamaño 13pt
Membrete	REPÚBLICA SOCIALISTA DE VIETNAM — Independencia - Libertad - Felicidad
Márgenes	Superior 2.5cm, Inferior 3cm, Izquierdo 3cm, Derecho 2cm (estándar de documentos administrativos)
Símbolos y números	Formato correcto: Nº.../Nombre de la empresa/Departamento
Posición de la firma	Posición correcta, con línea para el cargo y el nombre del firmante
Idioma	Terminología legal formal, no lenguaje coloquial

Cómo descargar el archivo de Word

Después de que la IA termine de redactar, el botón "Descargar (.docx)" aparecerá en la ventana de chat. El archivo está listo para abrir, editar (si es necesario) e imprimir y firmar.

Nota: Los documentos creados por la IA son para referencia y para ahorrar tiempo de redacción. Para documentos legales con alto riesgo o que se presenten a organismos estatales, siempre se recomienda que un abogado los revise por última vez antes de firmar.

8. Conexión y trabajo con Google Drive

AI Biz Assistant puede acceder a tu Google Drive después de conectar tu cuenta de Google. Desde allí, puedes pedirle a la IA que busque, lea y analice documentos en Drive sin salir de GTG CRM.

Paso 1: Conectar la cuenta de Google

1. Ve a Configuración en GTG CRM.
2. Selecciona Integraciones.
3. Busca Google Drive y haz clic en Conectar.
4. Inicia sesión en tu cuenta de Google y concede los permisos de acceso.
5. Conexión exitosa: la IA ahora puede acceder a Drive.

Solo necesitas conectarte una vez. La IA recordará el acceso para conversaciones futuras.

Paso 2: Preguntar a la IA sobre archivos en Drive

Después de la conexión, puedes pedirle a la IA que trabaje con Drive directamente a través de preguntas:

Buscar archivos:

Busca el contrato con el cliente Minh Hung en Google Drive.

Enumera todos los archivos en la carpeta "Informes Q2" en mi Drive.

Leer y resumir documentos:

Resume el contenido del archivo de contrato ABC en Drive.

Lee el archivo "Informe de mayo.docx" en Drive y dime los puntos clave.

Comparar datos de Drive con GTG CRM:

Compara las cifras del archivo Excel de cotizaciones en Drive con los ingresos reales en GTG CRM.

Metadatos de video:

Dame la información del video "Demo del nuevo producto" en Drive.

9. Interpretación de resultados

Formato de respuesta

AI Biz Assistant responde en varios formatos según el tipo de pregunta:

Formato	Cuándo usarlo
Cifras simples	Preguntar "¿cuántos...", "total..."
Lista	Preguntar "enumera...", "dame una lista de..."
Análisis	Preguntar "¿por qué...", "compara..."
Sugerencias	Preguntar "debería...", "sugiere..."
Gráficos (Nuevo)	Preguntar análisis + añadir "dibuja un gráfico" o "formato de gráfico"
Archivo Excel (.xlsx) (Nuevo)	Preguntar "crea un archivo Excel...", "exporta a una tabla..."
Archivo PowerPoint (.pptx) (Nuevo)	Preguntar "crea una diapositiva...", "crea una presentación..."
Archivo Word (.docx) (Nuevo)	Preguntar "redacta un contrato...", "crea estatutos...", "escribe un acta..."

Preguntar por más detalles

Si la respuesta no tiene suficiente información, puedes preguntar de nuevo en la misma conversación: - "Dame más detalles sobre..." - "Enumera específicamente..." - "Explica más sobre..." - "Cambia la sección X por Y" (para textos/archivos)

10. Consejos para un uso eficaz

Qué hacer

1. Haz preguntas específicas - En lugar de "ingresos", pregunta "¿cuáles son los ingresos de mayo por producto?"

2. Utiliza plazos - "En los últimos 7 días..." - "Este mes..." - "Q2 2026..."

3. Haz preguntas de seguimiento en la misma conversación - Después de recibir una respuesta, sigue profundizando sin necesidad de repetir el contexto.

4. Pide comparaciones - "Compara los ingresos de este mes con el mes pasado." - "¿Qué canal es más efectivo: Facebook o Google?"

5. Pide a la IA que cree un archivo cuando necesites exportar datos - En lugar de copiar una lista del chat, di: "Exporta este resultado a un archivo Excel."

6. Añade "dibuja un gráfico" a las preguntas de análisis - "Analiza la distribución de leads por fuente, dibuja un gráfico circular."

7. Para documentos legales, simplemente empieza — la IA te preguntará lo que falta. - Simplemente escribe "Crea un contrato laboral", y la IA te preguntará por cada información.

8. Conecta Google Drive antes de preguntar por archivos. - Configuración → Integraciones → Google Drive → Conectar

Qué no hacer

1. Preguntas demasiado generales - "Muéstrame todos los datos." - "Haz un informe."

2. Preguntar sobre datos que aún no están en el sistema. - La IA solo puede responder basándose en los datos introducidos en GTG CRM (o archivos en Google Drive si se ha conectado).

3. Esperar que la IA conozca información externa a GTG CRM. - La IA no tiene datos generales del mercado, a menos que hayas guardado esa información en Drive.

4. Solicitar un documento legal complejo y luego no responder a la información que la IA solicita. - La IA necesita toda la información (nombre, fecha, importe, partes...) para crear el documento correcto. Responde a todas las preguntas de la IA.

Resumen

AI Biz Assistant te ayuda a:

• Consultar datos utilizando lenguaje natural.

• Sintetizar información de varios módulos de GTG CRM.

• Obtener insights, gráficos y sugerencias de acción.

• Ahorrar tiempo en la visualización de informes.

• Tomar decisiones basadas en datos.

• Crear archivos Excel automáticamente a partir de datos reales.

• Crear presentaciones de PowerPoint profesionales.

• Redactar 24 plantillas de documentos legales vietnamitas con formato estatal estándar.

• Leer y analizar archivos de Google Drive directamente desde la IA.

Nota: AI Biz Assistant se mejora continuamente. Si hay alguna pregunta que la IA no puede responder, por favor, proporciona tu feedback para que el equipo de GTG CRM pueda actualizarlo.