Panduan Pengguna AI Biz Assistant

1. Akses Asisten Bisnis AI

Langkah 1: Masuk ke GTG CRM

Masuk ke akun GTG CRM Anda.

Langkah 2: Temukan Asisten AI

Di pojok kanan bawah layar, ketuk ikon biru.

2. Antarmuka Utama

Daftar Percakapan

Saat membuka Asisten AI, Anda akan melihat daftar riwayat percakapan sebelumnya.

Buat Percakapan Baru

Klik tombol "Percakapan Baru" untuk mulai bertanya kepada AI.

Antarmuka Asisten AI

Ini adalah antarmuka utama untuk berinteraksi dengan AI:

• Kolom Input Pertanyaan: Tempat Anda mengetik pertanyaan Anda
• Pertanyaan yang Disarankan: GTG CRM menyarankan beberapa pertanyaan umum
• Riwayat Obrolan: Pertanyaan dan jawaban sebelumnya
• Lampiran File: Saat AI membuat file Excel, PowerPoint, atau Word, tombol unduh akan muncul langsung di dalam bingkai obrolan

3. Cara Mengajukan Pertanyaan

Prinsip Dasar

• Gunakan bahasa alami seolah-olah Anda sedang berbicara
• Semakin spesifik pertanyaannya, semakin akurat jawabannya
• Anda dapat mengajukan pertanyaan lanjutan berdasarkan jawaban sebelumnya
• Saat ingin membuat file, sebutkan dengan jelas jenis file yang ingin diekspor (Excel, PowerPoint, Word)

Contoh Cara Mengajukan Pertanyaan

Tidak disarankan: - "Tampilkan datanya" - "Laporan" - "Buat kontrak"

Disarankan: - "Berapa banyak prospek di bulan Mei?" - "Buat file Excel yang merangkum pendapatan bulan Mei berdasarkan produk" - "Susun kontrak kerja untuk karyawan Nguyễn Văn A" - "Cari file penawaran ABC di Google Drive saya"

4. Analisis Data Bisnis

Ini adalah kelompok fitur inti - AI mengambil data aktual dari GTG CRM dan langsung menjawab.

Pertanyaan tentang Prospek & Pelanggan

Contoh Pertanyaan:

Berapa banyak prospek bulan ini?

AI akan menjawab jumlah prospek spesifik.

Ajukan Pertanyaan Lebih Lanjut:

Daftarkan prospeknya

AI akan menampilkan daftar prospek dengan informasi: Nama, Tanggal Pembuatan, dan informasi terkait lainnya.

Pertanyaan tentang Kampanye Iklan

Contoh Pertanyaan:

Kampanye iklan mana yang menghasilkan prospek terbanyak?

AI akan mengambil data dari modul Iklan (Facebook Ads, Google Ads) untuk menjawab.

Pertanyaan tentang Konten & Media Sosial

Contoh Pertanyaan:

Jenis konten apa yang memiliki tingkat interaksi tinggi dan efektif di media sosial?

AI akan menganalisis postingan media sosial dan memberikan wawasan tentang jenis konten yang paling efektif.

Pertanyaan tentang Produk

Contoh Pertanyaan:

Produk mana yang paling laris?

AI akan membuat daftar produk terlaris berdasarkan data dari modul Manajemen Produk.

Meminta AI Membuat Keputusan

Contoh Pertanyaan:

Bidang mana yang sebaiknya saya fokuskan?

AI akan menganalisis data dan memberikan saran tentang saluran pemasaran yang paling efektif.

Meminta Prediksi Risiko

Contoh Pertanyaan:

Jika terus berjalan seperti ini, di mana risikonya?

AI akan menganalisis tren dan memberikan peringatan tentang potensi risiko.

Meminta Saran Kata Kunci AI

Contoh Pertanyaan:

Sarankan kata kunci untuk menjalankan iklan Google untuk industri saya

AI akan menggunakan produk dan industri Anda untuk menyarankan kata kunci yang sesuai.

Melihat Grafik dalam Jawaban

Untuk pertanyaan analisis data, AI secara otomatis membuat grafik visual langsung di dalam bingkai obrolan - tidak perlu membuka Excel atau alat lain.

Contoh Pertanyaan:

Analisis aktivitas 10 pelanggan teratas dalam 30 hari terakhir, gambarkan grafiknya

Bandingkan pendapatan berdasarkan saluran penjualan, tampilkan dalam bentuk grafik batang

Gambarkan grafik distribusi prospek berdasarkan sumber bulan ini

AI mendukung 3 jenis grafik dalam jawaban: - Grafik Pai (Pie Chart) - distribusi, persentase - Grafik Batang (Bar Chart) - perbandingan peringkat - Grafik Garis (Line Chart) - tren berdasarkan waktu

Tips: Tambahkan frasa "gambar grafiknya" atau "tampilkan dalam bentuk bagan" pada pertanyaan analisis apa pun untuk mendapatkan hasil yang lebih visual.

5. Membuat File Excel (XLSX) Otomatis

Asisten Bisnis AI dapat membuat file Excel (.xlsx) langsung dari data di GTG CRM. Anda hanya perlu menjelaskan konten yang dibutuhkan - AI akan mengambil data aktual, mengaturnya dalam tabel, dan mengekspor file untuk diunduh segera.

Cara Meminta Pembuatan Excel

Contoh Pertanyaan: Buat file Excel yang merangkum pendapatan bulan Mei berdasarkan produk

Ekspor daftar 50 prospek terbaik ke file Excel

Buat tabel laporan biaya iklan Facebook bulan lalu

Ekspor stok produk saat ini ke Excel

Apa yang Dapat Diekspor AI ke Excel

Jenis Laporan	Contoh Pertanyaan
Pendapatan	"Buat Excel pendapatan harian di bulan Mei"
Pelanggan	"Ekspor daftar pelanggan baru bulan ini ke Excel"
Produk	"Buat tabel stok berdasarkan produk"
Pesanan	"Ekspor pesanan yang belum terkirim ke file Excel"
Iklan	"Buat laporan biaya dan konversi kampanye Facebook"
Prospek	"Ekspor semua prospek bulan Mei beserta statusnya ke Excel"

Cara Mengunduh File Setelah Dibuat oleh AI

Setelah AI menjawab, tombol "Unduh (.xlsx)" akan muncul langsung di dalam bingkai obrolan. Klik untuk mengunduh file ke komputer Anda dan membukanya di Microsoft Excel atau Google Sheets.

6. Membuat Slide PowerPoint (PPTX) Otomatis

Asisten Bisnis AI dapat membuat file presentasi PowerPoint (.pptx) profesional - cocok untuk rapat manajemen, laporan berkala, atau presentasi kepada mitra.

Cara Meminta Pembuatan PowerPoint

Contoh Pertanyaan:

Buat slide ringkasan hasil bisnis bulan Mei, terdiri dari 5 slide utama Buat presentasi laporan efektivitas kampanye iklan Q2

Buat ringkasan bulanan PowerPoint untuk dipresentasikan kepada tim sales

Susun slide laporan stok dan saran pengadaan barang untuk minggu depan

Tips Saat Meminta Pembuatan PowerPoint

• Sebutkan jumlah slide jika perlu: "terdiri dari 6 slide"
• Jelaskan konten utama setiap slide: "slide 1 gambaran umum, slide 2 pendapatan, slide 3 prospek..."
• Biarkan AI yang memutuskan juga bisa: AI akan menyusun konten yang sesuai jika Anda hanya menjelaskan tujuan presentasi

Cara Mengunduh File Setelah Dibuat oleh AI

Tombol "Unduh (.pptx)" akan muncul langsung di obrolan setelah AI selesai. File kompatibel dengan Microsoft PowerPoint dan Google Slides.

7. Menyusun Dokumen Hukum Vietnam

Asisten Bisnis AI dapat menyusun dokumen hukum Vietnam sesuai dengan format negara: font Times New Roman 13pt, kop surat sesuai format resmi, margin standar, bahasa hukum formal. File diekspor dalam format .docx, dapat dibuka di Word, dan siap untuk dicetak dan ditandatangani.

24 Sampel Dokumen, Termasuk 10 Kelompok Jenis

Kelompok	Dokumen yang Didukung
Pendirian Perusahaan	Anggaran Dasar PT, Keputusan Pendirian, Surat Permohonan Izin Usaha
Personalia & Ketenagakerjaan	Perjanjian Kerja, Surat Keputusan Pengangkatan, Surat Keputusan Pemberhentian
Kuasa & Perwakilan	Surat Kuasa Individu, Surat Kuasa Organisasi
Rapat & Resolusi	Risalah Rapat Dewan Anggota, Risalah Rapat Umum Pemegang Saham
Kontrak Bisnis	Perjanjian Kerjasama Bisnis, Perjanjian Jasa
Pembubaran	Keputusan Pembubaran Perusahaan
Peraturan & Prosedur	Peraturan Perusahaan, Prosedur Operasional Internal

Cara Penggunaan - AI Bertanya Langkah demi Langkah

Cukup sebutkan jenis dokumen yang perlu disusun. AI akan bertanya informasi yang dibutuhkan secara percakapan, Anda tidak perlu tahu semua sampel sebelumnya.

Contoh 1 - Anggaran Dasar Perusahaan:

Buat anggaran dasar perusahaan PT saya

AI akan bertanya secara berurutan:

• Nama lengkap perusahaan?
• Alamat kantor pusat?
• Modal dasar?
• Daftar anggota dan persentase kepemilikan modal?
• Perwakilan hukum?
• Bidang usaha utama?

Setelah Anda memberikan informasi yang cukup, AI akan membuat file .docx yang lengkap sesuai format negara.

Contoh 2 - Perjanjian Kerja:

Susun perjanjian kerja untuk karyawan baru saya

AI akan bertanya:

• Nama karyawan? Tanggal lahir? Alamat?
• Jabatan? Departemen?
• Jenis kontrak: terikat waktu atau tidak terikat waktu?
• Jangka waktu kontrak (jika ada)?
• Gaji pokok?
• Metode pembayaran gaji (bulanan/mingguan)?
• Tanggal mulai bekerja?

Contoh 3 - Surat Kuasa:

Susun surat kuasa agar direktur cabang Hanoi menandatangani kontrak atas nama saya

Buat keputusan pengangkatan Kepala Departemen Penjualan

Tulis risalah rapat dewan anggota bulan Juni mengenai penambahan modal dasar

Standar Format Dokumen Vietnam

File .docx yang dibuat oleh AI terjamin:

Kriteria	Detail
Font	Times New Roman, ukuran 13pt
Kop Surat	REPUBLIK SOSIALIS VIETNAM — Merdeka - Bebas - Bahagia
Margin	Atas 2.5cm, Bawah 3cm, Kiri 3cm, Kanan 2cm (standar dokumen administrasi)
Kode & Nomor	Sesuai standar: No.../Nama Perusahaan/Departemen
Posisi Tanda Tangan	Posisi tepat, dengan baris jabatan dan nama penandatangan
Bahasa	Istilah hukum formal, tidak menggunakan bahasa sehari-hari

Cara Mengunduh File Word

Setelah AI menyelesaikan penyusunan, tombol "Unduh (.docx)" akan muncul di bingkai obrolan. File siap dibuka, diedit lebih lanjut (jika perlu), dan dicetak untuk ditandatangani.

Catatan: Dokumen yang dibuat oleh AI bersifat referensi dan untuk menghemat waktu penyusunan. Untuk dokumen hukum yang berisiko tinggi atau diajukan ke lembaga negara, sebaiknya minta pengacara untuk meninjau kembali sebelum menandatangani.

8. Menghubungkan & Bekerja dengan Google Drive

Asisten Bisnis AI dapat mengakses Google Drive Anda setelah menghubungkan akun Google. Dari sana, Anda dapat meminta AI untuk mencari, membaca, dan menganalisis dokumen di Drive tanpa meninggalkan GTG CRM.

Langkah 1: Menghubungkan Akun Google

1. Masuk ke Pengaturan di GTG CRM
2. Pilih Integrasi
3. Cari Google Drive dan klik Hubungkan
4. Masuk ke akun Google Anda dan berikan izin akses
5. Koneksi berhasil - AI sekarang dapat mengakses Drive

Cukup hubungkan sekali. AI akan mengingat izin akses untuk percakapan selanjutnya.

Langkah 2: Bertanya kepada AI tentang file di Drive

Setelah terhubung, Anda dapat meminta AI untuk bekerja dengan Drive langsung melalui pertanyaan:

Mencari file:

Cari file kontrak dengan pelanggan Minh Hung di Google Drive

Daftarkan semua file di folder "Laporan Q2" di Drive saya

Membaca dan meringkas dokumen:

Ringkas isi file kontrak ABC di Drive

Baca file "Laporan Mei.docx" di Drive dan beri tahu saya poin-poin utamanya

Membandingkan data Drive dengan GTG CRM:

Bandingkan angka dalam file Excel penawaran di Drive dengan pendapatan aktual di GTG CRM

Metadata video:

Beri tahu saya informasi video "Demo Produk Baru" di Drive

9. Membaca dan Memahami Hasil

Format Jawaban

Asisten Bisnis AI menjawab dalam berbagai format tergantung pada jenis pertanyaan:

Format	Kapan Digunakan
Angka Sederhana	Menanyakan "berapa banyak...", "total..."
Daftar	Menanyakan "daftarkan...", "tampilkan daftar..."
Analisis	Menanyakan "mengapa...", "bandingkan..."
Saran	Menanyakan "sebaiknya...", "sarankan..."
Grafik (Baru)	Analisis pertanyaan + tambahkan "gambar grafik" atau "format bagan"
File Excel (.xlsx) (Baru)	Menanyakan "buat file Excel...", "ekspor ke tabel..."
File PowerPoint (.pptx) (Baru)	Menanyakan "buat slide...", "buat presentasi..."
File Word (.docx) (Baru)	Menanyakan 'susun kontrak...", "buat anggaran dasar...", "tulis risalah..."

Ajukan Pertanyaan Lebih Lanjut

Jika jawaban belum cukup informatif, Anda dapat melanjutkan bertanya dalam percakapan yang sama: - "Beri saya detail lebih lanjut tentang..." - "Daftarkan secara spesifik..." - "Jelaskan lebih lanjut tentang..." - "Ubah bagian X menjadi Y" (untuk teks/file)

10. Tips Penggunaan Efektif

Yang Harus Dilakukan

1. Ajukan pertanyaan spesifik - Alih-alih "pendapatan", tanyakan "berapa pendapatan bulan Mei berdasarkan produk?"

2. Gunakan rentang waktu - "Dalam 7 hari terakhir..." - "Bulan ini..." - "Kuartal 2 tahun 2026..."

3. Ajukan pertanyaan lanjutan dalam obrolan yang sama - Setelah menerima jawaban, lanjutkan bertanya lebih dalam tanpa perlu mengulang konteks

4. Minta perbandingan - "Bandingkan pendapatan bulan ini dengan bulan lalu" - "Saluran mana yang lebih efektif: Facebook atau Google?"

5. Minta AI membuat file saat perlu mengekspor data - Alih-alih menyalin daftar dari obrolan, katakan: "Ekspor hasil ini ke file Excel"

6. Tambahkan "gambar grafik" pada pertanyaan analisis - "Analisis distribusi prospek berdasarkan sumber, gambar grafik pai"

7. Untuk dokumen hukum, mulailah saja — AI akan menanyakan bagian yang hilang - Cukup ketik "Buat perjanjian kerja", AI akan menanyakan setiap informasi

8. Hubungkan Google Drive sebelum bertanya tentang file - Pengaturan → Integrasi → Google Drive → Hubungkan

Yang Tidak Boleh Dilakukan

1. Pertanyaan terlalu umum - "Tampilkan semua data" - "Buat laporan"

2. Bertanya tentang data yang belum ada dalam sistem - AI hanya dapat menjawab berdasarkan data yang telah dimasukkan ke GTG CRM (atau file di Google Drive jika sudah terhubung)

3. Berharap AI mengetahui informasi di luar GTG CRM - AI tidak memiliki data pasar umum, kecuali Anda telah menyimpannya di Drive

4. Meminta dokumen hukum yang rumit lalu tidak merespons informasi yang ditanyakan AI - AI membutuhkan informasi yang cukup (nama, tanggal, jumlah uang, pihak-pihak terkait...) untuk membuat dokumen yang benar. Jawablah semua pertanyaan AI dengan lengkap

Kesimpulan

Asisten Bisnis AI membantu Anda:

• Mengambil data menggunakan bahasa alami

• Mengkompilasi informasi dari berbagai modul di GTG CRM

• Menerima wawasan, grafik, dan saran tindakan

• Menghemat waktu dalam melihat laporan

• Membuat keputusan berdasarkan data

• Membuat file Excel otomatis dari data aktual

• Membuat slide PowerPoint profesional

• Menyusun 24 sampel dokumen hukum Vietnam sesuai standar negara

• Membaca dan menganalisis file Google Drive langsung dari AI

Catatan: Asisten Bisnis AI terus ditingkatkan. Jika ada pertanyaan yang belum dapat dijawab oleh AI, harap berikan masukan agar tim GTG CRM dapat memperbaruinya.