Guía de uso de CRM

1. Acceso a CRM

Paso 1: Inicie sesión en GTG CRM.

Inicia sesión en tu cuenta de GTG CRM.

Paso 2: Abra el menú Contacto.

En la barra de menú de la izquierda, haga clic en "Contacto" .

Interfaz principal

Verás una lista de todos los contactos (clientes) del sistema.

2. Ver la lista de contactos

Información mostrada

La lista de contactos muestra las siguientes columnas de información:

Fuente de datos automatizada

Los contactos se enrutan automáticamente al CRM desde: - Facebook Messenger - Clientes que envían mensajes a la página de fans - Gmail - Clientes que envían correos electrónicos - Página de destino - Clientes que completan formularios o envían mensajes a través del chat en vivo

3. Crear un nuevo contacto

¿Cuándo es necesaria la creación manual?

Cuando hay clientes procedentes de fuentes que GTG CRM no ha adquirido automáticamente (llamadas telefónicas, reuniones presenciales, etc.).

Paso 1: Haz clic en "Crear contacto"

Haz clic en el botón "Crear contacto" que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

Paso 2: Introduzca la información

Complete la información del cliente: - Nombre completo (obligatorio) - Correo electrónico (obligatorio) - Número de teléfono - Dirección - País - Notas

Consejo: ¡Cuanto más detallado seas, más fácil será gestionarlo después!

Paso 3: Guarda el contacto

Haz clic en "Guardar" para añadir el contacto a la lista.

4. Importar datos desde CSV

¿Cuándo es necesaria la importación?

Una vez que tenga disponible el archivo de datos del cliente (desde Excel, un sistema heredado, etc.).

Paso 1: Preparar el archivo CSV

El archivo CSV debe tener el formato correcto:

Paso 2: Haga clic en "Importar datos".

Haz clic en el botón "Importar datos" de la barra de herramientas.

Paso 3: Seleccione el archivo CSV

Haz clic en "Seleccionar archivo" y elige el archivo CSV preparado.

Paso 4: Confirmar la importación

Revise los datos y haga clic en "Importar" para completar el proceso.

Nota: La columna de correo electrónico es OBLIGATORIA en el archivo CSV.

5. Personalizar las columnas de visualización

Paso 1: Abra la configuración de la columna.

Haz clic en "Editar columna" en la barra de herramientas.

Paso 2: Agregar una nueva columna

Seleccione las columnas que desea mostrar: - Marque las columnas que desea mostrar - Desmarque las columnas que no necesita

Paso 3: Guardar configuración

Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios.

6. Usar filtros

6.1 Filtrar por fecha

Ver clientes por período de tiempo: - Hoy - Clientes nuevos de hoy - Ayer - Clientes de ayer - Últimos 7 días - Este mes - Personalizado - Seleccionar período de tiempo

6.2 Filtrado por estado

• Nuevo - Nuevo huésped
• En curso
• Convertido
• Perdidos - Clientes perdidos

6.3 Filtros avanzados

Paso 1: Haga clic en "Filtros avanzados".

Paso 2: Seleccione el campo que desea filtrar (Dirección, Producto, Origen...). Paso 3: Introduzca el valor que busca.

Ejemplo: Para encontrar clientes en el Distrito 5 - Seleccione: Dirección - Ingrese: Distrito 5

6.4 Combinación de múltiples filtros

• Dirección = Distrito 5 Y
• Producto adquirido = Camisa

7. Editar contacto

Haz clic en el nombre del contacto para abrir su página de detalles.

Aquí puedes editar: - Información personal - Dirección - Número de teléfono - Notas - Estado

8. Asignación de personas responsables

Objetivo

Asignar clientes a miembros del personal designados ayuda a: - Definir claramente las tareas - Supervisar el rendimiento - Evitar la duplicación de la atención al cliente

Paso 1: Abrir detalles de contacto

Haz clic en el contacto al que deseas asignarlo.

Paso 2: Seleccione a la persona a cargo.

En la sección "Persona a cargo" , haga clic para seleccionar un empleado.

Paso 3: Cambiar a la persona a cargo.

Si necesita transferir la responsabilidad a otra persona: 1. Haga clic en el nombre de la persona actual. 2. Seleccione a la nueva persona de la lista. 3. Guarde los cambios.

9. Adjuntar archivos y enlaces a las tareas

En CRM, cada tarea puede adjuntar archivos desde el Administrador de activos y enlaces externos ; todos los documentos relevantes se encuentran dentro de la propia tarea, sin necesidad de buscarlos en otro lugar.

9.1 Acceso a las tareas de contacto

Paso 1 : Haga clic en el nombre del contacto para abrir la página de detalles.

Paso 2 : Seleccione la pestaña "Tarea" en la página de detalles de contacto.

Paso 3 : Haga clic en "Crear tarea" o abra una tarea existente.

9.2 Adjuntar archivos desde el Administrador de activos

Paso 1 : En el formulario de la tarea, busque la sección "Documentos adjuntos" .

Paso 2 : Haga clic en "Agregar archivo" .

Paso 3 : Seleccione archivos desde el Administrador de activos : - Busque archivos por nombre - O explore por carpeta - Admite todos los tipos de archivo: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Paso 4 : Haga clic en "Seleccionar" para adjuntar el archivo a la tarea.

Resultado : El archivo aparece en la tarea con su nombre, tipo de archivo y tamaño.

Ejemplo de aplicación :

 Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB) 9.3 Adjuntar enlaces externos Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

Paso 1 : En el formulario de la tarea, busque la sección "Enlaces" .

Paso 2 : Haga clic en "Agregar enlace" .

Paso 3 : Introduce la información: - URL : Pega aquí el enlace (Google Drive, Google Sheets, Figma, sitio web, etc.) - Título : El nombre que se mostrará en el enlace (p. ej., "Informe de mayo")

Paso 4 : Haga clic en "Agregar" para guardar el enlace.

Ejemplo de aplicación :

 Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/... 9.4 Visualización y gestión de archivos adjuntos Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/...

Al abrir la tarea, todos los archivos adjuntos y enlaces se muestran en la parte inferior:

9.5 Consejos de uso

• Cotización : Adjunte el archivo PDF a la tarea "Enviar cotización".
• Contrato : Adjunte el archivo DOCX del contrato a la tarea "Firmar contrato".
• Diseño : Adjunte el enlace de Figma a la tarea "Revisar diseño".
• Informe : Adjunte el enlace de Google Sheets a la tarea "Revisar datos".
• Imagen del producto : Adjunte una imagen JPG/PNG a la tarea "Confirmar imagen".

10. Objeto personalizado

10.1 ¿Qué es un objeto personalizado?

Los objetos personalizados permiten a las empresas crear tipos de datos personalizados además de los contactos; por ejemplo, contratos, proyectos, pedidos de garantía, citas, etc.

Cada tipo de objeto personalizado puede tener diferentes campos personalizados y estar vinculado a los contactos en el CRM.

10.2 Creación de tipos de objetos personalizados

Paso 1 : Vaya a Configuración → Objeto personalizado .

Paso 2 : Haga clic en "Crear nuevo" .

Paso 3 : Asigne un nombre al tipo (por ejemplo, "Contrato") y añada los campos necesarios: - Texto - Número - Fecha - Lista desplegable (seleccionar de la lista) - Casilla de verificación

Paso 4 : Haga clic en "Guardar" para crear el nuevo tipo.

10.3 Agregar registros de objetos personalizados a los contactos

Paso 1 : Abra la página de detalles de contacto.

Paso 2 : Seleccione la pestaña de Objeto personalizado correspondiente (por ejemplo, "Contrato").

Paso 3 : Haga clic en "Agregar registro" .

Paso 4 : Rellene los campos configurados.

Paso 5 : Haga clic en "Guardar" .

10.5 Ejemplo de uso de objetos personalizados

Ejemplo 1: Contrato

 Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng Ejemplo 2: Certificado de garantía Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng

 Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng Ejemplo 3: Cita Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng

 Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn Gestión de contactos comerciales Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn

Clasificación automática

Los contactos con una dirección de correo electrónico de dominio de empresa se categorizarán automáticamente como "Empresa" .

• abc@fpt.com.vn → Negocios
• xyz@gtgcrm.com → Negocios
• usuario@gmail.com → Personal

Acceso

Haz clic en el menú "Empresas" de la barra lateral para ver la lista B2B.

Consejos de uso

¿Qué se debe hacer?

1. Introduzca la información completa : fácil de buscar y gestionar.
2. Actualización de estado : sepa en qué etapa se encuentra el cliente.
3. Toma notas detalladas : anota la información importante.
4. Asignación clara de responsabilidades : una persona a cargo de cada cliente.
5. Utilice filtros : encuentre rápidamente a su grupo de clientes objetivo.
6. Adjunte archivos a las tareas : tenga siempre a mano los documentos importantes.

No debería hacerse.

1. Deje el correo electrónico en blanco : el correo electrónico es un campo obligatorio para la identificación.
2. Entradas duplicadas : verifique antes de crear nuevas.
3. No actualizado : la información desactualizada será inexacta.

Resumen

La gestión de relaciones con el cliente (CRM) en GTG CRM te ayuda a:

• Captación automatizada de clientes desde todos los canales.
• Crea e importa contactos fácilmente.
• Personaliza las columnas de visualización de forma flexible.
• Búsqueda con filtros avanzados
• Edita la información rápidamente
• Asigne responsabilidades claras a cada persona.
• Adjunte el archivo del Administrador de activos y el enlace externo a la tarea.