คู่มือการใช้งาน CRM

1. เข้าถึงระบบ CRM

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ GTG CRM

เข้าสู่ระบบบัญชี GTG CRM ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดเมนูรายชื่อติดต่อ

จากแถบเมนูทางด้านซ้าย ให้คลิก "ติดต่อ"

อินเทอร์เฟซหลัก

คุณจะเห็นรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า) ทั้งหมดในระบบ

2. ดูรายชื่อผู้ติดต่อ

ข้อมูลที่แสดง

รายชื่อผู้ติดต่อแสดงข้อมูลในคอลัมน์ต่อไปนี้:

แหล่งข้อมูลอัตโนมัติ

ข้อมูลติดต่อจะถูกส่งไปยัง CRM โดยอัตโนมัติจาก: - Facebook Messenger - ลูกค้าส่งข้อความผ่านแฟนเพจ - Gmail - ลูกค้าส่งอีเมล - Landing Page - ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มหรือส่งข้อความผ่าน Live Chat

3. สร้างรายชื่อผู้ติดต่อใหม่

เมื่อใดจึงจำเป็นต้องสร้างด้วยตนเอง?

เมื่อมีลูกค้าเข้ามาจากแหล่งที่มาซึ่ง GTG CRM ยังไม่ได้รับโดยอัตโนมัติ (เช่น การโทรศัพท์ การนัดพบตัวต่อตัว เป็นต้น)

ขั้นตอนที่ 1: คลิก "สร้างรายชื่อติดต่อ"

คลิกปุ่ม "สร้างรายชื่อติดต่อ" ที่มุมบนขวาของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูล

กรอกข้อมูลลูกค้า: - ชื่อ-นามสกุล (จำเป็น) - อีเมล (จำเป็น) - หมายเลขโทรศัพท์ - ที่อยู่ - ประเทศ - หมายเหตุ

เคล็ดลับ: ยิ่งคุณให้รายละเอียดมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้จัดการได้ง่ายขึ้นในภายหลัง!

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกข้อมูลติดต่อ

คลิก "บันทึก" เพื่อเพิ่มรายชื่อติดต่อลงในรายการ

4. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ CSV

การนำเข้ามีความจำเป็นเมื่อใด?

เมื่อคุณมีไฟล์ข้อมูลลูกค้า (จาก Excel หรือระบบเดิม) พร้อมใช้งานแล้ว

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมไฟล์ CSV

ไฟล์ CSV ต้องอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง:

ขั้นตอนที่ 2: คลิก "นำเข้าข้อมูล"

คลิกปุ่ม "นำเข้าข้อมูล" บนแถบเครื่องมือ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกไฟล์ CSV

คลิก "เลือกไฟล์" และเลือกไฟล์ CSV ที่เตรียมไว้

ขั้นตอนที่ 4: ยืนยันการนำเข้า

ตรวจสอบข้อมูลและคลิก "นำเข้า" เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น

หมายเหตุ: ช่องอีเมลเป็นช่องที่จำเป็นต้องกรอกในไฟล์ CSV

5. ปรับแต่งคอลัมน์การแสดงผล

ขั้นตอนที่ 1: เปิดการตั้งค่าคอลัมน์

คลิก "แก้ไขคอลัมน์" บนแถบเครื่องมือ

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มคอลัมน์ใหม่

เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดง: - ทำเครื่องหมายถูกที่คอลัมน์ที่คุณต้องการแสดง - ยกเลิกการทำเครื่องหมายถูกที่คอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการแสดง

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกการตั้งค่า

คลิก "บันทึก" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

6. ใช้ตัวกรอง

6.1 กรองตามวันที่

ดูข้อมูลลูกค้าตามช่วงเวลา: - วันนี้ - ลูกค้าใหม่วันนี้ - เมื่อวาน - ลูกค้าเมื่อวาน - 7 วันที่ผ่านมา - เดือนนี้ - กำหนดเอง - เลือกช่วงเวลา

6.2 การกรองตามรัฐ

• ใหม่ - แขกใหม่
• กำลังดำเนินการ
• แปลงแล้ว
• สูญหาย - ลูกค้าที่หายไป

6.3 ตัวกรองขั้นสูง

ขั้นตอนที่ 1: คลิก "ตัวกรองขั้นสูง"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการกรอง (ที่อยู่, สินค้า, แหล่งที่มา...) ขั้นตอนที่ 3: ป้อนค่าที่คุณต้องการค้นหา

ตัวอย่าง: ในการค้นหาลูกค้าในเขต 5 - เลือก: ที่อยู่ - ป้อน: เขต 5

6.4 การรวมตัวกรองหลายตัวเข้าด้วยกัน

• ที่อยู่ = เขต 5 และ
• สินค้าที่ซื้อ = เสื้อเชิ้ต

7. แก้ไขข้อมูลติดต่อ

คลิกที่ชื่อผู้ติดต่อเพื่อเปิดหน้าแสดงรายละเอียดของพวกเขา

ที่นี่คุณสามารถแก้ไขได้: - ข้อมูลส่วนตัว - ที่อยู่ - หมายเลขโทรศัพท์ - หมายเหตุ - สถานะ

8. การมอบหมายผู้รับผิดชอบ

วัตถุประสงค์

การมอบหมายลูกค้าให้พนักงานที่รับผิดชอบจะช่วยให้: - มีการแบ่งงานที่ชัดเจน - สามารถติดตามผลการปฏิบัติงานได้ - หลีกเลี่ยงการดูแลลูกค้าซ้ำซ้อน

ขั้นตอนที่ 1: เปิดดูรายละเอียดการติดต่อ

คลิกเลือกผู้ติดต่อที่คุณต้องการมอบหมายงานให้

ขั้นตอนที่ 2: เลือกผู้รับผิดชอบ

ในส่วน "ผู้รับผิดชอบ" ให้คลิกเพื่อเลือกพนักงาน

ขั้นตอนที่ 3: เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ

หากคุณต้องการโอนความรับผิดชอบให้ผู้อื่น: 1. คลิกที่ชื่อของบุคคลปัจจุบัน 2. เลือกบุคคลใหม่จากรายการ 3. บันทึกการเปลี่ยนแปลง

9. แนบไฟล์และลิงก์ไปยังงานต่างๆ

แต่ละงานใน CRM สามารถแนบไฟล์จาก Asset Manager และ ลิงก์ภายนอก ได้ โดยเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะอยู่ภายในงานนั้น ไม่จำเป็นต้องค้นหาจากที่อื่น

9.1 การเข้าถึงงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 1 : คลิกที่ชื่อผู้ติดต่อเพื่อเปิดหน้าแสดงรายละเอียดของพวกเขา

ขั้นตอนที่ 2 : เลือกแท็บ "งาน" ในหน้ารายละเอียดผู้ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 3 : คลิก "สร้างงาน" หรือเปิดงานที่มีอยู่แล้ว

9.2 การแนบไฟล์จากโปรแกรมจัดการสินทรัพย์

ขั้นตอนที่ 1 : ในแบบฟอร์มงาน ให้ค้นหาส่วน "เอกสารแนบ"

ขั้นตอนที่ 2 : คลิก "เพิ่มไฟล์"

ขั้นตอนที่ 3 : เลือกไฟล์จาก ตัวจัดการสินทรัพย์ : - ค้นหาไฟล์ตามชื่อ - หรือเรียกดูตามโฟลเดอร์ - รองรับไฟล์ทุกประเภท: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

ขั้นตอนที่ 4 : คลิก "เลือก" เพื่อแนบไฟล์เข้ากับงาน

ผลลัพธ์ : ไฟล์ปรากฏในงานพร้อมชื่อไฟล์ ประเภทไฟล์ และขนาดไฟล์

ตัวอย่างการใช้งาน :

 Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB) 9.3 การแนบลิงก์ภายนอก Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

ขั้นตอนที่ 1 : ในแบบฟอร์มงาน ให้ค้นหาส่วน "ลิงก์"

ขั้นตอนที่ 2 : คลิก "เพิ่มลิงก์"

ขั้นตอนที่ 3 : ป้อนข้อมูล: - URL : วางลิงก์ที่นี่ (Google Drive, Google Sheets, Figma, เว็บไซต์ ฯลฯ) - ชื่อเรื่อง : ชื่อที่แสดงสำหรับลิงก์ (เช่น "รายงานเดือนพฤษภาคม")

ขั้นตอนที่ 4 : คลิก "เพิ่ม" เพื่อบันทึกลิงก์

ตัวอย่างการใช้งาน :

 Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/... 9.4 การดูและการจัดการไฟล์แนบ Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/...

เมื่อคุณเปิดงาน ไฟล์แนบและลิงก์ทั้งหมดจะแสดงอยู่ที่ด้านล่าง:

9.5 เคล็ดลับการใช้งาน

• ใบเสนอราคา : แนบไฟล์ PDF ไปกับงาน "ส่งใบเสนอราคา"
• สัญญา : แนบไฟล์สัญญา (DOCX) ไปยังขั้นตอน "ลงนามในสัญญา"
• การออกแบบ : แนบลิงก์ Figma ไปยังงาน "ตรวจสอบการออกแบบ"
• รายงาน : แนบลิงก์ Google Sheets ไปยังงาน "ตรวจสอบข้อมูล"
• รูปภาพสินค้า : แนบไฟล์ JPG/PNG ในขั้นตอน "ยืนยันรูปภาพ"

10. วัตถุที่กำหนดเอง

10.1 อ็อบเจ็กต์แบบกำหนดเองคืออะไร?

อ็อบเจ็กต์แบบกำหนดเอง ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างประเภทข้อมูลที่กำหนดเองเพิ่มเติมจากข้อมูลติดต่อได้ เช่น สัญญา โครงการ ใบสั่งรับประกัน การนัดหมาย เป็นต้น

อ็อบเจ็กต์แบบกำหนดเองแต่ละประเภทสามารถมีฟิลด์แบบกำหนดเองที่แตกต่างกันและเชื่อมโยงกับรายชื่อผู้ติดต่อในระบบ CRM ได้

10.2 การสร้างประเภทวัตถุแบบกำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่ การตั้งค่า → วัตถุที่กำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 2 : คลิก "สร้างใหม่"

ขั้นตอนที่ 3 : ตั้งชื่อประเภท (เช่น "สัญญา") และเพิ่มช่องข้อมูลที่จำเป็น: - ข้อความ - ตัวเลข - วันที่ - เมนูแบบดรอปดาวน์ (เลือกจากรายการ) - ช่องทำเครื่องหมาย

ขั้นตอนที่ 4 : คลิก "บันทึก" เพื่อสร้างประเภทใหม่

10.3 การเพิ่มระเบียนออบเจ็กต์แบบกำหนดเองลงในรายชื่อผู้ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดหน้าข้อมูลติดต่อ

ขั้นตอนที่ 2 : เลือกแท็บ Custom Object ที่เกี่ยวข้อง (ตัวอย่างเช่น "สัญญา")

ขั้นตอนที่ 3 : คลิก "เพิ่มบันทึก"

ขั้นตอนที่ 4 : กรอกข้อมูลในช่องที่กำหนดไว้

ขั้นตอนที่ 5 : คลิก "บันทึก"

10.5 ตัวอย่างการใช้ Custom Objects

ตัวอย่างที่ 1: สัญญา

 Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng ตัวอย่างที่ 2: ใบรับประกัน Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng

 Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng ตัวอย่างที่ 3: การนัดหมาย Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng

 Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn การจัดการข้อมูลติดต่อทางธุรกิจ Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn

การจัดเรียงอัตโนมัติ

รายชื่อผู้ติดต่อที่มีที่อยู่อีเมลโดเมนของบริษัทจะถูกจัดหมวดหมู่เป็น "ธุรกิจ" โดยอัตโนมัติ :

• abc@fpt.com.vn → ธุรกิจ
• xyz@gtgcrm.com → ธุรกิจ
• user@gmail.com → ส่วนตัว

เข้าถึง

คลิกเมนู "ธุรกิจ" ในแถบด้านข้างเพื่อดูรายชื่อธุรกิจแบบ B2B

คำแนะนำการใช้งาน

ควรทำอย่างไรดี

1. กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน - ค้นหาและจัดการได้ง่าย
2. อัปเดตสถานะ - ทราบว่าลูกค้าอยู่ในขั้นตอนใด
3. จดบันทึกอย่างละเอียด - จดข้อมูลสำคัญลงไป
4. การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจน - มีผู้รับผิดชอบลูกค้าหนึ่งคนต่อลูกค้าหนึ่งราย
5. ใช้ตัวกรอง - ค้นหากลุ่มลูกค้าเป้าหมายของคุณได้อย่างรวดเร็ว
6. แนบไฟล์ไปยังงานต่างๆ - เอกสารสำคัญจะอยู่ใกล้มือคุณเสมอ

ไม่ควรทำเช่นนั้น

1. เว้นช่องอีเมลว่างไว้ - อีเมลเป็นช่องที่จำเป็นสำหรับการยืนยันตัวตน
2. รายการซ้ำ - ตรวจสอบก่อนสร้างรายการใหม่
3. ข้อมูล ไม่ได้อัปเดต - ข้อมูลที่ล้าสมัยจะไม่ถูกต้อง

สรุป

ระบบ CRM ใน GTG CRM ช่วยคุณได้ดังนี้:

• การดึงดูดลูกค้าอัตโนมัติจากทุกช่องทาง
• สร้างและนำเข้าข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อได้อย่างง่ายดาย
• ปรับแต่งคอลัมน์การแสดงผลได้อย่างยืดหยุ่น
• ค้นหาด้วยตัวกรองขั้นสูง
• แก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
• มอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้แก่แต่ละบุคคล
• แนบไฟล์ Asset Manager และลิงก์ภายนอกไปยังงานดังกล่าว