Guide d'utilisation du CRM

1. Accès au CRM

Étape 1 : Connectez-vous à GTG CRM

Connectez-vous à votre compte GTG CRM.

Étape 2 : Ouvrez le menu Contact.

Dans la barre de menu à gauche, cliquez sur « Contact » .

Interface principale

Vous verrez une liste de tous les contacts (clients) du système.

2. Consulter la liste de contacts

Informations affichées

La liste de contacts affiche les colonnes d'informations suivantes :

Source de données automatisée

Les contacts sont automatiquement transférés vers le CRM depuis : - Facebook Messenger - Clients envoyant des messages à la page Facebook - Gmail - Clients envoyant des e-mails - Page de destination - Clients remplissant des formulaires ou utilisant le chat en direct

3. Créer un nouveau contact

Quand la création manuelle est-elle nécessaire ?

Lorsque des clients proviennent de sources que GTG CRM n'a pas acquises automatiquement (appels téléphoniques, réunions en personne, etc.).

Étape 1 : Cliquez sur « Créer un contact »

Cliquez sur le bouton « Créer un contact » en haut à droite de l’écran.

Étape 2 : Saisir les informations

Veuillez renseigner les informations client : - Nom complet (obligatoire) - Adresse e-mail (obligatoire) - Numéro de téléphone - Adresse - Pays - Remarques

Conseil : Plus vous serez précis, plus ce sera facile à gérer par la suite !

Étape 3 : Enregistrer le contact

Cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter le contact à la liste.

4. Importer les données depuis un fichier CSV

Quand l'importation est-elle nécessaire ?

Une fois que vous avez le fichier de données client (provenant d'Excel, d'un système existant, etc.) disponible.

Étape 1 : Préparer le fichier CSV

Le fichier CSV doit être au format correct :

Étape 2 : Cliquez sur « Importer des données »

Cliquez sur le bouton « Importer des données » de la barre d'outils.

Étape 3 : Sélectionnez le fichier CSV

Cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez le fichier CSV préparé.

Étape 4 : Confirmer l’importation

Vérifiez les données et cliquez sur « Importer » pour terminer le processus.

Remarque : La colonne email est OBLIGATOIRE dans le fichier CSV.

5. Personnaliser les colonnes d'affichage

Étape 1 : Ouvrir les paramètres de colonne

Cliquez sur « Modifier la colonne » dans la barre d'outils.

Étape 2 : Ajouter une nouvelle colonne

Sélectionnez les colonnes à afficher : - Cochez les colonnes à afficher - Décochez les colonnes inutiles

Étape 3 : Enregistrer les paramètres

Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.

6. Utiliser des filtres

6.1 Filtrer par date

Afficher les clients par période : - Aujourd'hui - Nouveaux clients aujourd'hui - Hier - Clients hier - 7 derniers jours - Ce mois-ci - Personnalisé - Sélectionner une période

6.2 Filtrage par état

• Nouveau - Nouvel invité
• En cours
• Converti
• Perdu - Clients perdus

6.3 Filtres avancés

Étape 1 : Cliquez sur « Filtres avancés »

Étape 2 : Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer (Adresse, Produit, Source…) Étape 3 : Saisissez la valeur que vous recherchez.

Exemple : Pour trouver des clients dans le district 5 : sélectionnez : Adresse ; saisissez : District 5

6.4 Combinaison de plusieurs filtres

• Adresse = District 5 ET
• Produit acheté = Chemise

7. Modifier les coordonnées

Cliquez sur le nom du contact pour ouvrir sa page de détails.

Ici, vous pouvez modifier : - Informations personnelles - Adresse - Numéro de téléphone - Notes - Statut

8. Désignation des personnes responsables

But

L'attribution des clients à des membres du personnel désignés permet de : - Définir clairement les tâches - Suivre les performances - Éviter la duplication des services clients

Étape 1 : Ouvrir les coordonnées

Cliquez sur le contact auquel vous souhaitez l'attribuer.

Étape 2 : Désigner la personne responsable

Dans la section « Responsable » , cliquez pour sélectionner un employé.

Étape 3 : Changer le responsable

Pour transférer cette responsabilité à une autre personne : 1. Cliquez sur le nom de la personne actuelle. 2. Sélectionnez la nouvelle personne dans la liste. 3. Enregistrez les modifications.

9. Joindre des fichiers et des liens aux tâches

Chaque tâche dans le CRM peut joindre des fichiers provenant d'Asset Manager et des liens externes ; tous les documents pertinents se trouvent directement dans la tâche, inutile de chercher ailleurs.

9.1 Accès aux tâches de contact

Étape 1 : Cliquez sur le nom du contact pour ouvrir la page de détails.

Étape 2 : Sélectionnez l'onglet « Tâche » sur la page des coordonnées.

Étape 3 : Cliquez sur « Créer une tâche » ou ouvrez une tâche existante.

9.2 Joindre des fichiers depuis Asset Manager

Étape 1 : Dans le formulaire de tâche, trouvez la section « Documents joints » .

Étape 2 : Cliquez sur « Ajouter un fichier » .

Étape 3 : Sélectionnez les fichiers dans le Gestionnaire de ressources : - Recherchez les fichiers par nom - Ou parcourez les dossiers - Prend en charge tous les types de fichiers : PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4…

Étape 4 : Cliquez sur « Sélectionner » pour joindre le fichier à la tâche.

Résultat : Le fichier apparaît dans la tâche avec son nom, son type et sa taille.

Exemple d'application :

 Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB) 9.3 Ajouter des liens externes Task: "Gửi báo giá Q3 cho khách Nguyễn Thị B" 📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB) 📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

Étape 1 : Dans le formulaire de tâche, trouvez la section « Liens » .

Étape 2 : Cliquez sur « Ajouter un lien » .

Étape 3 : Saisissez les informations : - URL : Collez le lien ici (Google Drive, Google Sheets, Figma, site web, etc.) - Titre : Le nom d’affichage du lien (par exemple, « Rapport de mai »)

Étape 4 : Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer le lien.

Exemple d'application :

 Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/... 9.4 Affichage et gestion des pièces jointes Task: "Review thiết kế landing page mới" 🔗 Figma Design → https://figma.com/... 🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/... 🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/...

Lorsque vous ouvrez la tâche, toutes les pièces jointes et tous les liens s'affichent en bas :

9.5 Conseils d'utilisation

• Devis : Joignez le fichier PDF à la tâche « Envoyer le devis ».
• Contrat : Joignez le fichier DOCX du contrat à la tâche « Signer le contrat ».
• Conception : Joignez le lien Figma à la tâche « Revoir la conception ».
• Rapport : Joignez le lien Google Sheets à la tâche « Analyser les données ».
• Image du produit : Joignez un fichier JPG/PNG à la tâche « Confirmer l'image ».

10. Objet personnalisé

10.1 Qu'est-ce qu'un objet personnalisé ?

Les objets personnalisés permettent aux entreprises de créer des types de données personnalisés en plus des contacts – par exemple, des contrats, des projets, des bons de commande de garantie, des rendez-vous, etc.

Chaque type d'objet personnalisé peut avoir différents champs personnalisés et être lié à des contacts dans le CRM.

10.2 Création de types d'objets personnalisés

Étape 1 : Accédez à Paramètres → Objet personnalisé .

Étape 2 : Cliquez sur « Créer nouveau » .

Étape 3 : Nommez le type (par exemple, « Contrat ») et ajoutez les champs nécessaires : - Texte - Nombre - Date - Liste déroulante (sélection dans une liste) - Case à cocher

Étape 4 : Cliquez sur « Enregistrer » pour créer le nouveau type.

10.3 Ajout d'enregistrements d'objets personnalisés aux contacts

Étape 1 : Ouvrez la page des coordonnées.

Étape 2 : Sélectionnez l'onglet Objet personnalisé correspondant (par exemple, « Contrat »).

Étape 3 : Cliquez sur « Ajouter un enregistrement » .

Étape 4 : Remplissez les champs configurés.

Étape 5 : Cliquez sur « Enregistrer » .

10.5 Exemple d'utilisation d'objets personnalisés

Exemple 1 : Contrat

 Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng Exemple 2 : Certificat de garantie Loại: Hợp đồng Trường: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị, Trạng thái, Ngày hết hạn → Liên kết với Contact khách hàng

 Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng Exemple 3 : Rendez-vous Loại: Bảo hành Trường: Mã sản phẩm, Ngày mua, Thời hạn BH, Tình trạng → Liên kết với Contact mua hàng

 Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn Gestion des contacts professionnels Loại: Lịch hẹn tư vấn Trường: Ngày hẹn, Địa điểm, Nhân viên tư vấn, Ghi chú → Liên kết với Contact được tư vấn

tri automatique

Les contacts possédant une adresse e-mail de domaine d'entreprise seront automatiquement catégorisés comme « Professionnels » :

• abc@fpt.com.vn → Entreprise
• xyz@gtgcrm.com → Entreprise
• utilisateur@gmail.com → Personnel

Accéder

Cliquez sur le menu « Entreprises » dans la barre latérale pour afficher la liste B2B.

Conseils d'utilisation

Que faut-il faire ?

1. Saisie d'informations complètes - Recherche et gestion faciles
2. Mise à jour du statut - Sachez à quelle étape se trouve le client.
3. Prenez des notes détaillées - Notez les informations importantes
4. Attribution claire des responsabilités – Une personne responsable de chaque client.
5. Utilisez les filtres - Trouvez rapidement votre groupe cible.
6. Joignez des fichiers aux tâches – Vos documents importants sont toujours à portée de main.

Il ne faut pas le faire.

1. Laissez le champ email vide - L'adresse email est un champ obligatoire pour l'identification.
2. Entrées en double - Vérifiez avant d'en créer de nouvelles
3. Non mis à jour - Les informations obsolètes seront inexactes.

Résumé

Le CRM dans GTG CRM vous aide à :

• Acquisition automatisée de clients sur tous les canaux.
• Créez et importez facilement des contacts.
• Personnalisez les colonnes d'affichage selon vos besoins.
• Recherche avec filtres avancés
• Modifier rapidement les informations
• Attribuer des responsabilités claires aux individus.
• Joignez le fichier Asset Manager et le lien externe à la tâche.