Panduan Pengguna: Pesan & Obrolan Langsung di GTG CRM

Apa yang dapat Anda lakukan setelah mengikuti panduan ini?

Hubungkan saluran (Facebook, Zalo, Gmail, Outlook, WhatsApp) → balas pesan dan email dengan alur yang benar dan ke kotak surat yang tepat, dengan CC/BCC → aktifkan pengingat balasan untuk menghindari pelanggan yang menunggu terlalu lama → sesuaikan balasan otomatis untuk komentar Facebook → gunakan AI untuk membuat konten → beri tag, filter, dan tambahkan pelanggan ke CRM → siapkan Obrolan Langsung untuk situs web dan konfigurasikan asisten terpisah untuk setiap situs web . Semua dalam satu kotak surat.

Belum familiar dengan fitur-fiturnya? Lihat pratinjau Pesan & Obrolan Langsung .

Persiapkan terlebih dahulu

1. Masuk ke GTG CRM dan dapatkan akses Pesan/Kotak Surat. — Menghubungkan saluran, membalas, dan mengkonfigurasi pengingat balasan adalah tugas staf kotak surat.

2. Anda perlu menghubungkan akun saluran (Halaman Facebook, Zalo OA, Gmail/Outlook, nomor WhatsApp melalui Twilio). — Untuk menerima dan mengirim pesan melalui saluran tersebut.

3. (Untuk Obrolan Langsung) Sebuah situs web telah dipublikasikan dari GTG CRM. — Untuk menyematkan widget dan mengkonfigurasi asisten untuk setiap situs web.

Langkah 1 — Buka Pesan & hubungkan saluran

1. Buka Pesan .
2. Buka Pengaturan Saluran Komunikasi , lalu hubungkan satu per satu: Facebook (pilih Halaman), Google (Gmail) , Outlook , Zalo OA , WhatsApp (Twilio) .

✅ Hasil yang diharapkan : Saluran yang terhubung menampilkan status "terhubung"; pesan dari saluran tersebut mulai masuk ke kotak masuk Anda.

Langkah 2 — Balas di kotak masuk terpadu

1. Buka Kotak Masuk Terpadu , pilih percakapan.
2. Susun balasan Anda; sertakan format, emoji, gambar, dan file jika diperlukan.

✅ Hasil yang diharapkan : Pesan dikirim melalui saluran percakapan yang tepat; seluruh riwayat percakapan berada dalam satu utas.

Langkah 3 — Balas email tersebut melalui saluran yang tepat, ke kotak surat yang tepat, dan sertakan Cc/Bcc.

1. Buka percakapan email (Gmail/Outlook) , lalu klik Balas .
2. Pada kolom "Dari" , pilih kotak surat yang ingin Anda kirimkan — sistem akan menampilkan kotak surat umum perusahaan Anda dan kotak surat pribadi Anda .
3. (Opsional) Tambahkan penerima Cc/Bcc .
4. Susun kontennya dan kirimkan.

✅ Hasil yang diharapkan : Email balasan mengikuti alur percakapan yang benar dan dikirim dari kotak surat yang Anda pilih (alur percakapan Gmail akan dikirim melalui Gmail). Bagian "detail" menampilkan daftar penerima yang benar (termasuk Cc).

Langkah 4 — Aktifkan pengingat respons ketika pelanggan harus menunggu lama (Reply-SLA)

1. Buka pengaturan otomatisasi/permintaan respons di Pesan.
2. Aktifkan Pengingat , atur waktu tunda (standar 30 menit), dan tentukan penerima pengingat (karyawan yang bertanggung jawab atas kotak surat).

✅ Hasil yang diharapkan : Ketika pesan pelanggan tetap tidak terjawab (oleh manusia atau AI) dalam batas waktu yang ditentukan, karyawan akan menerima notifikasi dalam aplikasi dan notifikasi push ; mengklik notifikasi tersebut akan membuka percakapan yang tertunda . Setelah seseorang membalas, pengingat akan berhenti.

💡 Tip : Tetapkan waktu tunggu yang singkat (misalnya, 15–30 menit) untuk saluran di mana pelanggan mengharapkan respons cepat, seperti Facebook/Zalo.

Langkah 5 — Sesuaikan balasan komentar otomatis Facebook

1. Di pengaturan Facebook Messaging, pilih Halaman yang ingin Anda konfigurasi.
2. Aktifkan/nonaktifkan balasan komentar otomatis ; jika diaktifkan, ketik pesan Anda sendiri .
3. Gunakan variabel {{tên khách}} untuk memastikan pesan tersebut mengidentifikasi pemberi komentar dengan benar berdasarkan nama.

✅ Hasil yang diharapkan : Saat seseorang mengomentari postingan Halaman, mereka akan menerima pesan pribadi (Messenger) dengan konten persis seperti yang Anda tulis (ganti nama pelanggan dengan {{tên khách}} ). Halaman yang ditutup tidak akan menerima pesan; jika dibiarkan kosong, templat default akan digunakan.

Langkah 6 — Gunakan AI untuk membuat konten

1. Dalam percakapan, buka pembuatan konten AI , masukkan permintaan Anda, dan hasilkan saran.
2. Pilih sebuah saran, masukkan ke dalam kotak teks, edit, lalu kirim.

✅ Hasil yang diharapkan : AI akan mengembalikan beberapa opsi konten kontekstual; Anda memasukkan dan mengeditnya sebelum mengirimkan.

Langkah 7 — Beri tag, saring & masukkan pelanggan ke dalam CRM

1. Beri tag pada percakapan (sedang berlangsung, pembayaran, dll.); saring berdasarkan tag/waktu/status.
2. Buka panel informasi pelanggan → perbarui status prospek, informasi kontak, dan catatan → Simpan ke CRM .

✅ Hasil yang diharapkan : Percakapan dikategorikan dengan jelas; informasi pelanggan disimpan sebagai kontak di CRM langsung dari jendela obrolan.

Langkah 8 — Siapkan Obrolan Langsung & konfigurasikan asisten untuk setiap situs web

1. Buka pengaturan Obrolan Langsung ; sesuaikan sapaan, warna tombol, avatar, dan ikon .
2. Untuk setiap situs web yang Anda publikasikan, konfigurasikan asisten Obrolan Langsung terpisah: kepribadian (persona), bahasa, sumber pengetahuan yang diaktifkan, dan ambang batas untuk dialihkan ke orang sungguhan .
3. (Opsional) Hubungkan Live Chat dengan Facebook Messenger dan Zalo.
4. Dapatkan kode sematan dan tempelkan ke situs web Anda.

✅ Hasil yang diharapkan : Widget Obrolan Langsung akan ditampilkan di situs web dengan antarmuka yang disesuaikan; setiap situs web akan menggunakan konfigurasi asistennya sendiri (mewarisi pengaturan default ruang kerja kecuali Anda mengubahnya). Anda dapat menelusuri riwayat pesan sebelumnya.

Tabel pencarian cepat untuk hasil yang diharapkan

Balas email dan pilih kotak surat "Dari" — Email akan terhubung ke aliran yang benar dan dikirim dari kotak surat yang dipilih.

Tambahkan Cc/Bcc — Cc/Bcc penerima akan ditampilkan dengan benar di bagian "detail".

Aktifkan Pengingat Respons (30 menit) — Jika pelanggan menunggu lebih dari 30 menit tanpa respons, pemberitahuan akan dikirim untuk membuka percakapan yang tepat.

Buat pesan balasan sendiri untuk komentar dengan {{nama tamu}} — Pemberi komentar akan menerima pesan langsung (DM) dengan konten yang benar dan nama lengkap.

Konfigurasikan asisten untuk sebuah situs web — fitur Obrolan Langsung situs web tersebut menggunakan persona/bahasa tersendiri.

Catatan

• Reply-SLA memberikan prompt sekali per penantian : jika pelanggan mengirim pesan lagi setelah menerima balasan, prompt baru akan dipicu.
• Fitur balasan komentar otomatis Facebook : diaktifkan secara default untuk Halaman yang terhubung (menggunakan templat default); buat konten Anda sendiri jika Anda menawarkan layanan.
• Asisten Obrolan Langsung bersifat spesifik untuk situs web dan berlaku untuk situs web yang diterbitkan oleh GTG CRM; basis pengetahuan tetap dibagikan di seluruh ruang kerja, hanya perilaku asisten yang spesifik untuk situs web tersebut.