按照本指南操作后，您将能够做什么？

连接各个渠道（Facebook、Zalo、Gmail、Outlook、WhatsApp）→按正确流程回复消息和电子邮件，并发送到正确的邮箱，支持抄送/密送→启用回复提醒，避免错过等待时间过长的客户→自定义 Facebook 评论的自动回复→ 使用 AI 创建内容 → 标记、筛选客户并将其添加到 CRM 系统 →为网站设置在线聊天功能，并为每个网站配置独立的助手。所有操作都在一个邮箱中完成。

还不熟悉这些功能？请查看消息和在线聊天预览。

提前做好准备

1. 登录 GTG CRM 并获得消息/邮箱访问权限。—连接渠道、回复消息和配置回复提醒是邮箱管理员的任务。

2. 您需要连接一个渠道账号（Facebook主页、Zalo OA、Gmail/Outlook、通过Twilio连接的WhatsApp号码）。——以便通过该渠道收发消息。

3.（用于在线聊天）网站已通过 GTG CRM 发布。—需要在每个网站嵌入小部件并配置助手。

步骤 1 — 打开消息传递并连接频道

  1. 转到消息传递。
  2. 打开通信渠道设置，然后逐一连接： Facebook （选择页面）、 Google（Gmail） 、 Outlook 、 Zalo OA 、 WhatsApp（Twilio） 。

✅预期结果：已连接的频道显示“已连接”状态；来自这些频道的消息开始到达您的收件箱。

通道已连接。

步骤 2 — 在统一收件箱中回复

  1. 打开统一收件箱，选择一个对话。
  2. 请撰写您的回复；如有需要，可添加格式、表情符号、图片和文件。

✅预期结果：消息通过正确的对话渠道发送；所有历史记录都在一个线程中。

统一邮箱

步骤 3 — 在正确的渠道、正确的邮箱中回复电子邮件，并添加抄送/密送。

  1. 打开电子邮件对话（Gmail/Outlook） ，然后单击“回复” 。
  2. 在“发件人”选择器中，选择您要发送到的邮箱——系统会列出您公司的通用邮箱和您的个人邮箱。
  3. （可选）添加收件人抄送/密送。
  4. 撰写内容并发送。

✅预期结果：回复邮件将按照正确的对话顺序发送，并从您选择的邮箱发出（Gmail 邮件将以 Gmail 邮件线程的形式发送）。“详细信息”部分将显示正确的收件人列表（包括抄送）。

使用发件人邮箱选择器和抄送/密送功能，以结构化的方式回复电子邮件。添加抄送/密送功能，即可在邮件详情中查看收件人。

步骤 4 — 当客户需要长时间等待时启用回复提醒（回复服务级别协议）

  1. 打开消息传递中的自动化/回复提示设置。
  2. 开启提醒功能，设置超时时间（默认 30 分钟），并指定提醒收件人（负责邮箱的员工）。

✅预期结果：当客户消息在设定的时间限制内未得到回复（无论是人工回复还是AI回复）时，员工会收到应用内通知和推送通知；点击通知即可打开相应的待处理对话。一旦有人回复，提醒就会停止。

系统会弹出通知提示您回复；点击即可打开正确的对话。
💡提示：对于客户期望快速响应的渠道，例如 Facebook/Zalo，设置较短的等待时间（例如 15-30 分钟）。

步骤 5 — 自定义 Facebook 自动回复评论

  1. 在 Facebook Messaging 设置中，选择要配置的页面。
  2. 开启/关闭自动评论回复；如果启用，请键入您自己的消息。
  3. 使用变量{{tên khách}}来确保消息能够正确地通过姓名识别评论者。

✅预期结果：当有人评论页面帖子时，他们会收到一条私信（Messenger），内容与您撰写的内容完全一致（请将{{tên khách}}替换为客户姓名）。已关闭的页面将不会收到消息；如果留空，则使用默认模板。

步骤 6 — 使用人工智能创建内容

  1. 在对话中，开放人工智能内容创作，输入您的请求，即可生成建议。
  2. 选择一个建议，将其插入文本框中，进行编辑，然后发送。

✅预期结果：人工智能将返回几个上下文内容选项；您可以在提交之前插入和编辑它们。

人工智能会推荐内容。

步骤 7 — 标记、筛选客户并将其导入 CRM 系统

  1. 标记对话（进行中、付款等）；按标签/时间/状态筛选。
  2. 打开客户信息面板 → 更新销售线索状态、联系信息和备注 →保存到 CRM 。

✅预期结果：对话内容被清晰地分类；客户信息直接从聊天窗口保存为 CRM 中的联系人。

将客户信息添加到CRM系统。

步骤 8 — 设置在线聊天并为每个网站配置助手

  1. 打开在线聊天设置；自定义问候语、按钮颜色、头像和图标。
  2. 对于您发布的每个网站，配置一个单独的在线聊天助手：个性（角色）、语言、启用的知识来源以及转接给真人客服的阈值。
  3. （可选）将在线聊天与 Facebook Messenger 和 Zalo 连接。
  4. 获取嵌入代码并将其粘贴到您的网站中。

✅预期结果：在线聊天插件将显示在网站上，并带有自定义界面；每个网站都将使用其自身的助手配置（除非您进行更改，否则将继承工作区的默认设置）。您可以滚动查看之前的消息记录。

为每个网站配置在线聊天助手设置。获取在线聊天嵌入代码

快速查找表，用于查找预期结果

回复电子邮件并选择“发件人”邮箱——电子邮件将连接到正确的邮件流并从选定的邮箱发送。

添加抄送/密送— 收件人的抄送/密送信息将在“详细信息”中正确显示

启用回复提醒（30 分钟） — 如果客户等待超过 30 分钟仍未收到回复，系统将发送通知以打开正确的对话。

使用 {{guest name}} 向评论发送自回复消息——评论者将收到一条包含正确内容和全名的私信。

为网站配置助手——该网站的在线聊天使用其自身的语音/语言。

笔记

  • 回复 SLA 提示每等待一次：如果客户在收到回复后再次发送消息，则会触发新的提示。
  • Facebook 的自动评论回复功能：默认对已连接的公共主页启用（使用默认模板）；如果您提供服务，请创建您自己的内容。
  • 在线聊天助手是网站特定的，适用于 GTG CRM 发布的网站；知识库在整个工作区内共享，只有助手的行为是网站特定的。