คู่มือการใช้งาน: การส่งข้อความ & แชทสดบน GTG CRM

คุณจะทำอะไรได้บ้างหลังจากบทแนะนำนี้

เชื่อมต่อช่องทาง (Facebook, Zalo, Gmail, Outlook, WhatsApp) → ตอบข้อความและ อีเมลในเธรดที่ถูกต้อง กล่องจดหมายที่ถูกต้อง พร้อม Cc/Bcc → เปิดการแจ้งเตือนการตอบกลับเพื่อไม่ให้พลาดลูกค้าที่รอนาน → ปรับแต่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับความคิดเห็นของ Facebook → ใช้ AI ช่วยเขียนเนื้อหา → ติดแท็ก กรอง และนำลูกค้าเข้าสู่ CRM → ตั้งค่า Live Chat สำหรับเว็บไซต์และกำหนดค่าผู้ช่วยเฉพาะสำหรับแต่ละเว็บไซต์ ทั้งหมดในกล่องจดหมายเดียว

ยังไม่เข้าใจภาพรวมของฟีเจอร์ใช่ไหม? ดูบทความ Messaging & Live Chat ล่วงหน้า

การเตรียมตัว

1. เข้าสู่ระบบ GTG CRM และได้รับสิทธิ์ Messaging / Inbox — การเชื่อมต่อช่องทาง การตอบกลับ และการกำหนดค่าการแจ้งเตือนการตอบกลับ เป็นการดำเนินการของพนักงานในกล่องจดหมาย

2. มีบัญชีสำหรับช่องทางที่ต้องการเชื่อมต่อ (Facebook Page, Zalo OA, Gmail/Outlook, หมายเลข WhatsApp ผ่าน Twilio) — เพื่อรับและส่งข้อความผ่านช่องทางนั้น

3. (สำหรับ Live Chat) มีเว็บไซต์ที่เผยแพร่จาก GTG CRM แล้ว — เพื่อฝังวิดเจ็ตและกำหนดค่าผู้ช่วยตามแต่ละเว็บไซต์

ขั้นตอนที่ 1 — เปิด Messaging & เชื่อมต่อช่องทาง

1. ไปที่ Messaging
2. เปิด การตั้งค่าช่องทางการสื่อสาร และเชื่อมต่อตามลำดับ: Facebook (เลือก Page), Google (Gmail), Outlook, Zalo OA, WhatsApp (Twilio)

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ช่องทางที่เชื่อมต่อแสดงสถานะ "เชื่อมต่อแล้ว"; ข้อความจากช่องทางต่างๆ เริ่มเข้ามาในกล่องจดหมาย

ขั้นตอนที่ 2 — ตอบกลับในกล่องจดหมายแบบรวม

1. เปิด Unified Inbox และเลือกการสนทนา
2. พิมพ์คำตอบ; แนบรูปแบบ, อีโมจิ, รูปภาพ, ไฟล์ หากจำเป็น

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ข้อความถูกส่งผ่านช่องทางที่ถูกต้องของการสนทนา; ประวัติทั้งหมดอยู่ในเธรดเดียว

ขั้นตอนที่ 3 — ตอบกลับอีเมลในเธรดที่ถูกต้อง กล่องจดหมายที่ถูกต้อง พร้อม Cc/Bcc

1. เปิดการสนทนา อีเมล (Gmail/Outlook) และคลิก ตอบกลับ
2. ในตัวเลือก "จาก" ให้เลือกกล่องจดหมายที่คุณต้องการส่ง — ระบบจะแสดง ทั้งกล่องจดหมายทั่วไปของบริษัทและกล่องจดหมายส่วนตัวของคุณ
3. (ไม่บังคับ) เพิ่มผู้รับ Cc/Bcc
4. เขียนเนื้อหาและส่ง

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: อีเมลตอบกลับ เชื่อมต่อกับเธรด ของการสนทนาและ ถูกส่งจากกล่องจดหมายที่คุณเลือก (เธรด Gmail จะส่งผ่าน Gmail) ส่วน "รายละเอียด" แสดงรายการผู้รับที่ถูกต้อง (รวมถึง Cc)

ขั้นตอนที่ 4 — เปิดการแจ้งเตือนการตอบกลับเมื่อลูกค้าต้องรอนาน (Reply-SLA)

1. เปิดส่วน ระบบอัตโนมัติ / การตั้งค่าการแจ้งเตือนการตอบกลับ ใน Messaging
2. เปิด การแจ้งเตือนการตอบกลับ ตั้งค่า เวลารอ (ค่าเริ่มต้น 30 นาที) และ ผู้รับการแจ้งเตือน (พนักงานที่ดูแลกล่องจดหมาย)

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: เมื่อข้อความของลูกค้าไม่มีใครตอบกลับ (มนุษย์หรือ AI) เกินเวลาที่กำหนด พนักงานจะได้รับ การแจ้งเตือนในแอป + การแจ้งเตือนแบบพุช; คลิกเพื่อเปิดการสนทนา ที่กำลังรออยู่ มีคนตอบกลับเมื่อใด ระบบจะหยุดแจ้งเตือน

💡 เคล็ดลับ: ตั้งค่าเวลารอที่สั้น (เช่น 15–30 นาที) สำหรับช่องทางที่ลูกค้าคาดหวังการตอบกลับอย่างรวดเร็ว เช่น Facebook/Zalo

ขั้นตอนที่ 5 — ปรับแต่งข้อความตอบกลับความคิดเห็น Facebook อัตโนมัติ

1. ในการตั้งค่า Facebook ของ Messaging ให้เลือก Page ที่ต้องการกำหนดค่า
2. เปิด/ปิด การตอบกลับความคิดเห็นอัตโนมัติ หากเปิด ให้ป้อน ข้อความส่วนตัวของคุณ
3. ใช้ตัวแปร {{ชื่อลูกค้า}} เพื่อให้ข้อความเรียกชื่อผู้แสดงความคิดเห็นได้อย่างถูกต้อง

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: เมื่อมีคนแสดงความคิดเห็นในโพสต์ของ Page พวกเขาจะได้รับข้อความส่วนตัว (Messenger) ที่มีเนื้อหาตรงกับที่คุณเตรียมไว้ (แทนที่ชื่อลูกค้าด้วย {{ชื่อลูกค้า}}) เพจที่ปิดจะไม่ส่ง ข้อความที่ว่างเปล่าจะใช้เทมเพลตเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 6 — ใช้ AI เพื่อสร้างเนื้อหา

1. ในการสนทนา ให้เปิด AI สร้างเนื้อหา ป้อนคำขอ สร้างคำแนะนำ
2. เลือกคำแนะนำ แทรกในช่องป้อนข้อความ แก้ไข แล้วส่ง

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: AI จะคืนค่าตัวเลือกเนื้อหาตามบริบท คุณสามารถแทรกและแก้ไขก่อนส่ง

ขั้นตอนที่ 7 — ติดแท็ก กรอง & เพิ่มลูกค้าเข้าสู่ CRM

1. ติด แท็ก สำหรับการสนทนา (กำลังดำเนินการ, ชำระเงิน…); กรอง ตามแท็ก/เวลา/สถานะ
2. เปิดแผงข้อมูลลูกค้า → อัปเดตสถานะ lead, ข้อมูลติดต่อ, หมายเหตุ → บันทึกเข้า CRM

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: การสนทนาจะถูกจัดหมวดหมู่ไว้อย่างชัดเจน ข้อมูลลูกค้าจะถูกบันทึกเป็นผู้ติดต่อใน CRM จากหน้าต่างแชทโดยตรง

ขั้นตอนที่ 8 — ตั้งค่า Live Chat & กำหนดค่าผู้ช่วยสำหรับแต่ละเว็บไซต์

1. เปิด การตั้งค่า Live Chat; ปรับแต่ง คำทักทาย, สีปุ่ม, อวตาร, ไอคอน
2. สำหรับแต่ละ เว็บไซต์ ที่คุณเผยแพร่ ให้กำหนดค่าผู้ช่วย Live Chat แยกกัน: บุคลิกภาพ (persona), ภาษา, แหล่งความรู้ที่เปิดใช้งาน, เกณฑ์การส่งต่อให้เจ้าหน้าที่
3. (ไม่บังคับ) เชื่อมต่อ Live Chat กับ Facebook Messenger และ Zalo
4. รับ โค้ดสำหรับฝัง และแทรกลงในเว็บไซต์

✅ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: วิดเจ็ต Live Chat จะแสดงบนเว็บไซต์พร้อมอินเทอร์เฟซที่ปรับแต่งแล้ว แต่ละเว็บไซต์จะใช้การกำหนดค่าผู้ช่วยเฉพาะ (สืบทอดค่าเริ่มต้นของ workspace เว้นแต่คุณจะเปลี่ยน) คุณสามารถเลื่อนดูประวัติข้อความเก่าได้

ตารางอ้างอิงอย่างรวดเร็วสำหรับผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ตอบกลับอีเมลและเลือกกล่องจดหมาย "จาก" — อีเมลจะเชื่อมโยงกับสตรีมที่ถูกต้องและส่งจากกล่องจดหมายที่เลือก

เพิ่ม Cc/Bcc — ผู้รับ Cc/Bcc จะแสดงอย่างถูกต้องใน "รายละเอียด"

เปิดการแจ้งเตือนการตอบกลับ (30 นาที) — ลูกค้ารอเกิน 30 นาทีโดยไม่มีการตอบกลับ → การแจ้งเตือนจะเปิดการสนทนาที่ถูกต้อง

สร้างข้อความตอบกลับความคิดเห็นอัตโนมัติด้วย {{ชื่อลูกค้า}} — ผู้แสดงความคิดเห็นจะได้รับ DM ที่มีเนื้อหาถูกต้อง พร้อมชื่อของพวกเขา

กำหนดค่าผู้ช่วยสำหรับเว็บไซต์ — Live Chat ของเว็บไซต์นั้นจะใช้ persona/ภาษาเฉพาะ

หมายเหตุ

• การแจ้งเตือน SLA: แจ้งเตือน 1 ครั้งต่อการรอ 1 ครั้ง: ลูกค้าส่งข้อความกลับมาหลังจากได้รับการตอบกลับแล้ว จะเป็นการเริ่มการแจ้งเตือนใหม่
• ตอบกลับความคิดเห็น Facebook อัตโนมัติ: เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับเพจที่เชื่อมต่อ (ใช้เทมเพลตเริ่มต้น) โปรดร่างเนื้อหาเฉพาะของคุณหากคุณดำเนินธุรกิจบริการ
• ผู้ช่วย Live Chat ตามเว็บไซต์ ใช้กับเว็บไซต์ที่เผยแพร่โดย GTG CRM ฐานความรู้ยังคงใช้คลังเก็บข้อมูลร่วมกันของพื้นที่ทำงาน การดำเนินการของผู้ช่วยจะขึ้นอยู่กับแต่ละเว็บไซต์