Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?

Bạn sẽ học được

✅ 7 loại chi phí được ghi nhận cho hộ kinh doanh
✅ Điều kiện để chi phí được trừ thuế
✅ Cách phân bổ chi phí dùng chung (nhà ở + kinh doanh)
✅ Cách tính khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ

1. Chi phí được trừ là gì?

Phân biệt "chi phí" và "chi phí được trừ"

Khái niệm	Giải thích
Chi phí	Tất cả các khoản tiền bạn bỏ ra trong quá trình kinh doanh
Chi phí được trừ	Các khoản chi phí đáp ứng điều kiện của pháp luật, được trừ khi tính thuế

Ví dụ

Bạn mua hàng từ người quen, trả tiền mặt, không có hóa đơn → Đây là chi phí, nhưng KHÔNG được trừ.
Bạn mua hàng từ công ty, có hóa đơn đầy đủ → Đây là chi phí được trừ.

Điều kiện để chi phí được trừ

✅ Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh
✅ Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hoặc bảng kê nếu thuộc trường hợp được lập)
✅ Tương ứng với doanh thu trong kỳ tính thuế

2. Bảy loại chi phí được ghi nhận

Tổng quan

STT	Loại chi phí	Ví dụ
1	Thuê mặt bằng	Tiền thuê cửa hàng, kho
2	Nhân công	Lương, thưởng cho nhân viên
3	Điện	Tiền điện kinh doanh
4	Nước	Tiền nước kinh doanh
5	Viễn thông	Internet, điện thoại
6	Quản lý, bán hàng	Văn phòng phẩm, khấu hao, công cụ dụng cụ
7	Chi phí khác	Quảng cáo, vận chuyển, bao bì...

3. Chi tiết từng loại chi phí

1. Chi phí thuê mặt bằng

Bao gồm:

Tiền thuê cửa hàng, showroom
Tiền thuê kho bãi
Tiền thuê văn phòng

Chứng từ cần có:

Hợp đồng thuê
Hóa đơn hoặc biên lai thu tiền
Chứng từ thanh toán (chuyển khoản nếu > 20 triệu)

Trường hợp đặc biệt: Kinh doanh tại nhà

Nếu bạn kinh doanh tại nhà riêng (không phải đi thuê):

Cần tách biệt phần diện tích dùng cho kinh doanh và phần ở
Chi phí điện, nước... cần phân bổ theo tỷ lệ diện tích

Ví dụ: Nhà 100m², dùng 30m² làm shop → Tỷ lệ kinh doanh = 30%

2. Chi phí nhân công

Bao gồm:

Tiền lương, tiền công
Phụ cấp, trợ cấp
Tiền thưởng
Các khoản đóng bảo hiểm (nếu có)

Chứng từ cần có:

Hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng dịch vụ)
Bảng chấm công
Bảng thanh toán lương
Chứng từ chi tiền

Lưu ý quan trọng

Nếu thuê nhân công thời vụ, không ký hợp đồng:

Cần lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN)
Khấu trừ thuế TNCN 10% nếu chi trả > 2 triệu/lần

3. Chi phí điện

Cách xử lý:

Tình huống	Cách tính chi phí
Có công tơ điện riêng cho kinh doanh	Toàn bộ tiền điện
Dùng chung với gia đình	Phân bổ theo công suất thiết bị hoặc diện tích

Ví dụ phân bổ chi phí điện

Tình huống: Kinh doanh tại nhà, điện dùng chung.

Cách tính:

Liệt kê các thiết bị dùng cho kinh doanh (máy tính, đèn, điều hòa...)
Tính công suất × số giờ sử dụng/ngày × số ngày/tháng
Nhân với đơn giá điện
= Chi phí điện cho kinh doanh

Lời khuyên: Nên lắp công tơ điện riêng cho phần kinh doanh nếu có thể.

4. Chi phí nước

Tương tự chi phí điện:

Nếu có đồng hồ nước riêng → Tính toàn bộ
Nếu dùng chung → Phân bổ theo tỷ lệ hợp lý

Lưu ý: Chi phí nước thường nhỏ, nếu giá trị không đáng kể có thể cân nhắc không kê khai.

5. Chi phí viễn thông

Bao gồm:

Internet
Điện thoại cố định
Điện thoại di động (phần dùng cho kinh doanh)

Cách xử lý:

Nên ký hợp đồng internet riêng cho địa điểm kinh doanh
Điện thoại di động: Khó chứng minh phần dùng cho kinh doanh, nên hạn chế kê khai

6. Chi phí quản lý, bán hàng

Bao gồm:

Văn phòng phẩm (bút, giấy, mực in...)
Công cụ dụng cụ (máy tính, máy in, bàn ghế...)
Khấu hao tài sản cố định (ô tô, xe máy, máy móc lớn...)

Phân biệt công cụ dụng cụ và tài sản cố định

Tiêu chí	Công cụ dụng cụ	Tài sản cố định
Giá trị	< 30 triệu	≥ 30 triệu
Thời gian phân bổ	Tối đa 3 năm	Theo quy định (3-10 năm tùy loại)
Ví dụ	Máy tính 20 triệu, máy in 5 triệu	Ô tô 500 triệu, máy móc 100 triệu

Cách tính phân bổ/khấu hao

Công thức:

Chi phí mỗi tháng = Giá trị tài sản / Số tháng phân bổ

Ví dụ 1: Công cụ dụng cụ

Mua máy tính 18 triệu, dự kiến dùng 3 năm (36 tháng)
Chi phí mỗi tháng = 18 triệu / 36 = 500,000 đồng/tháng

Ví dụ 2: Tài sản cố định

Mua ô tô 1 tỷ, khấu hao 8 năm (96 tháng)
Chi phí mỗi tháng = 1 tỷ / 96 = 10,416,667 đồng/tháng

Lưu ý về thời gian khấu hao TSCĐ

Thời gian khấu hao phải tuân theo quy định của Bộ Tài chính:

Loại tài sản	Thời gian khấu hao
Ô tô, xe tải	6 - 10 năm
Máy móc thiết bị	5 - 10 năm
Nhà xưởng	20 - 50 năm
Máy tính, thiết bị văn phòng	3 - 8 năm

7. Chi phí khác

Bao gồm:

Chi phí vận chuyển, giao hàng
Chi phí quảng cáo, marketing
Chi phí bao bì, đóng gói
Chi phí hội nghị, tiếp khách
Chi phí thanh lý tài sản
Chi phí thuê ngoài (kế toán, tư vấn...)

Điều kiện: Phải có hóa đơn/chứng từ và liên quan đến hoạt động kinh doanh.

4. Trường hợp không có hóa đơn

Khi nào được lập bảng kê?

Một số trường hợp không có hóa đơn nhưng vẫn được ghi nhận chi phí nếu lập bảng kê:

Mua hàng hóa từ người nông dân, hộ dân không có hóa đơn
Thuê nhân công thời vụ
Mua nguyên liệu nhỏ lẻ từ chợ

Bảng kê cần có:

Ngày, tháng, năm
Tên, địa chỉ người bán
Tên hàng hóa/dịch vụ
Số lượng, đơn giá, thành tiền
Chữ ký người bán và người mua

5. Tính chi phí khi đưa tài sản vào sử dụng giữa tháng

Ví dụ: Mua máy tính ngày 12/10

Thông tin:

Giá trị: 18 triệu
Thời gian phân bổ: 36 tháng
Ngày bắt đầu sử dụng: 12/10

Cách tính chi phí tháng 10:

Chi phí 1 tháng = 18,000,000 / 36 = 500,000 đồng
Chi phí 1 ngày = 500,000 / 31 ngày (tháng 10) = 16,129 đồng
Số ngày sử dụng tháng 10 = 31 - 12 + 1 = 20 ngày
Chi phí tháng 10 = 16,129 × 20 = 322,580 đồng

Từ tháng 11 trở đi: Chi phí = 500,000 đồng/tháng

Mẹo

Nếu giá trị tài sản nhỏ, chi phí không đáng kể → Có thể tính luôn cho cả tháng đầu tiên mà không cần tính theo ngày.

6. Bảng tóm tắt chi phí được trừ

Loại chi phí	Chứng từ cần có	Lưu ý
Thuê mặt bằng	Hợp đồng, hóa đơn	Thanh toán qua ngân hàng nếu > 20 triệu
Nhân công	Hợp đồng, bảng lương	Khấu trừ thuế TNCN nếu áp dụng
Điện, nước, viễn thông	Hóa đơn	Phân bổ nếu dùng chung với gia đình
Văn phòng phẩm	Hóa đơn	Giá trị nhỏ có thể bỏ qua
Công cụ dụng cụ	Hóa đơn	Phân bổ tối đa 3 năm
Tài sản cố định	Hóa đơn	Khấu hao theo quy định Bộ Tài chính
Chi phí khác	Hóa đơn/Bảng kê	Phải liên quan đến kinh doanh

7. Câu hỏi thường gặp

Chi phí không có hóa đơn có được trừ không?

Nguyên tắc: Không hóa đơn = Không được trừ.

Ngoại lệ: Một số trường hợp được lập bảng kê thay thế (mua từ nông dân, thuê nhân công thời vụ...).

Mua hàng bằng tiền mặt > 20 triệu có được trừ không?

Không. Theo quy định, chi phí > 20 triệu phải thanh toán qua ngân hàng mới được trừ.

Chi phí sinh hoạt cá nhân có được trừ không?

Không. Chỉ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh mới được trừ.

Hộ kinh doanh tính thuế theo doanh thu thì có cần quan tâm chi phí không?

Có. Dù tính thuế theo doanh thu (không trừ chi phí), bạn vẫn cần ghi chép chi phí để:

Phục vụ quản trị nội bộ
Phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế
Chuyển sang tính thuế theo thu nhập nếu muốn

Checklist: Quản lý chi phí đúng cách

Hàng ngày

Lưu giữ tất cả hóa đơn mua vào
Yêu cầu người bán xuất hóa đơn cho mọi giao dịch
Thanh toán qua ngân hàng với giao dịch > 20 triệu

Hàng tháng

Tổng hợp chi phí theo 7 loại
Tính chi phí phân bổ/khấu hao
Đối chiếu với sổ sách kế toán

Cuối năm

Kiểm tra lại toàn bộ chi phí
Đảm bảo có đủ chứng từ
Lập báo cáo chi phí phục vụ kê khai thuế

Sai lầm thường gặp

Không giữ hóa đơn mua vào → Không chứng minh được chi phí.
Thanh toán tiền mặt cho giao dịch lớn → Chi phí không được trừ.
Tính chi phí cá nhân vào kinh doanh → Vi phạm quy định, có thể bị phạt.
Không phân bổ khi dùng chung → Chi phí bị loại khi kiểm tra thuế.
Khấu hao sai thời gian → Ví dụ khấu hao ô tô 3 năm thay vì 6-10 năm.

8. Kết luận

Chi phí được trừ không phải là tất cả những khoản tiền bạn đã chi ra, mà là những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có chứng từ hợp lệ và đáp ứng đúng điều kiện pháp luật. Việc hiểu rõ 7 nhóm chi phí được ghi nhận, biết cách phân bổ chi phí dùng chung, khấu hao tài sản đúng quy định và xử lý các trường hợp không có hóa đơn sẽ giúp hộ kinh doanh tránh bị loại chi phí khi kiểm tra thuế, đồng thời phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh thực tế. Dù đang tính thuế theo doanh thu hay theo thu nhập, việc ghi chép và quản lý chi phí bài bản vẫn là nền tảng quan trọng để kinh doanh bền vững và chủ động hơn khi cơ quan thuế rà soát. GTG CRM hỗ trợ người bán theo dõi chi phí theo từng hoạt động và đơn hàng, giúp việc tổng hợp số liệu và chuẩn bị hồ sơ thuế trở nên rõ ràng, nhất quán và dễ kiểm soát hơn.