Aprenderás

• ✅ 7 tipos de gastos registrados para negocios domésticos
• ✅ Condiciones para que los gastos sean deducibles fiscalmente
• ✅ Cómo repartir gastos compartidos (vivienda + negocio)
• ✅ Cómo calcular la depreciación de activos fijos y herramientas y equipos

1. ¿Qué son los gastos deducibles?

Distinguir entre “gastos” y “gastos deducibles”

Por ejemplo

• Compras bienes a un conocido, pagas en efectivo y no recibes recibo → Esto es un gasto, pero NO es deducible .
• Usted compró los productos a la empresa y recibió una factura completa → Este es un gasto deducible .

Condiciones para que los gastos sean deducibles

1. ✅ Directamente relacionado con las operaciones comerciales
2. ✅ Facturas válidas y documentos de respaldo (o declaraciones si es necesario)
3. ✅ Correspondiente a los ingresos del período impositivo

2. Se registran siete tipos de gastos.

Descripción general

3. Detalles de cada tipo de coste

1. Costos de alquiler

Incluir:

• Alquiler de tienda y sala de exposición
• Tarifas de alquiler de almacén
• Alquiler de oficina

Documentos requeridos:

• Contrato de arrendamiento
• Factura o recibo
• Documentos de pago (transferencia bancaria si > 20 millones)

Caso especial: Negocio desde casa

Si gestiona su negocio desde su propia casa (no una alquilada):

• El área utilizada para negocios y el área utilizada para vivienda deben estar separadas.
• Los costos de electricidad y agua deben asignarse proporcionalmente a la zona.

Ejemplo: Casa de 100m², utilizando 30m² como local comercial → Tasa de ocupación del negocio = 30%

2. Costos laborales

Incluir:

• Salarios, sueldos
• Subvenciones y subsidios
• Prima
• Primas de seguro (si las hubiera)

Documentos requeridos:

• Contrato de trabajo (o contrato de servicios)
• Hoja de horas
• Nómina de sueldos
• Comprobante de pago

Nota importante

Si contrata trabajadores temporeros sin contrato :

• Se debe preparar una lista de bienes y servicios adquiridos sin factura (Formulario 01/TNDN).
• Deducción del impuesto sobre la renta personal del 10% si el pago supera los 2 millones de VND por transacción.

3. Costos de electricidad

Cómo manejarlo:

Ejemplo de asignación de costos de electricidad

Situación: Negocio desde casa, electricidad compartida.

Método de cálculo:

1. Enumere los equipos utilizados para el negocio (computadoras, luces, aires acondicionados, etc.).
2. Calcular el consumo de energía × número de horas de uso/día × número de días/mes
3. Multiplicar por el precio de la electricidad.
4. = Costos de electricidad para empresas

Recomendación: Es recomendable instalar un contador de electricidad independiente para el área comercial si es posible.

4. Costos del agua

De manera similar, los costos de electricidad:

• Si hay un medidor de agua separado → Calcule el monto total
• Si se comparte → Asignar proporcionalmente.

Nota: Los costos del agua suelen ser pequeños; si el valor es insignificante, puede considerar no incluirlos en su declaración.

5. Costos de telecomunicaciones

Incluir:

• Internet
• Teléfono fijo
• Teléfonos móviles (de categoría empresarial)

Cómo manejarlo:

• Es aconsejable firmar un contrato de Internet independiente para el lugar de negocio.
• Teléfonos móviles: es difícil demostrar la parte utilizada para fines comerciales, por lo que las declaraciones deben ser limitadas.

6. Gastos administrativos y de venta

Incluir:

• Papelería (bolígrafos, papel, tinta, etc.)
• Herramientas y equipos (computadoras, impresoras, escritorios, sillas, etc.)
• Depreciación de activos fijos (automóviles, motocicletas, maquinaria grande, etc.)

Distinguir entre herramientas y equipos y activos fijos.

Cómo calcular la depreciación/amortización

Receta:

 Ejemplo 1: Herramientas y equipos Chi phí mỗi tháng = Giá trị tài sản / Số tháng phân bổ

• Voy a comprar una computadora por 18 millones de VND y planeo usarla durante 3 años (36 meses).
• Costo mensual = 18 millones / 36 = 500.000 VND/mes

Ejemplo 2: Activos fijos

• Comprar un coche por 1.000 millones de VND, depreciación en 8 años (96 meses).
• Costo mensual = 1 mil millones / 96 = 10.416.667 VND/mes

Nota sobre el periodo de depreciación de los activos fijos.

El período de depreciación deberá cumplir con las normas del Ministerio de Hacienda:

7. Otros gastos

Incluir:

• Gastos de envío y entrega
• Costos de publicidad y marketing
• Costos de embalaje y empaquetado
• Gastos de conferencias y hospitalidad
• Costos de liquidación de activos
• Costos de externalización (contabilidad, consultoría, etc.)

Requisitos: Se deben proporcionar facturas/recibos relacionados con las actividades comerciales.

4. En los casos en que no exista factura

¿Cuando se debe realizar el inventario?

En algunos casos, los gastos pueden registrarse incluso sin factura si se prepara una lista detallada :

• Comprar productos a agricultores o hogares sin recibir facturas.
• Contratación de trabajadores temporales
• Compre ingredientes en pequeñas cantidades en el mercado.

Se requiere la siguiente información:

• Fecha
• Nombre y dirección del vendedor
• Nombre de los bienes/servicios
• Cantidad, precio unitario, importe total
• Firmas del vendedor y del comprador

5. Calcule el costo de poner en uso el activo a mediados de mes.

Ejemplo: Compré una computadora el 12 de octubre.

Información:

• Valor: 18 millones
• Periodo de asignación: 36 meses
• Fecha de inicio de uso: 12 de octubre

Cómo calcular los gastos de octubre:

 Chi phí 1 tháng = 18,000,000 / 36 = 500,000 đồng Chi phí 1 ngày = 500,000 / 31 ngày (tháng 10) = 16,129 đồng Số ngày sử dụng tháng 10 = 31 - 12 + 1 = 20 ngày Chi phí tháng 10 = 16,129 × 20 = 322,580 đồng A partir de noviembre: Chi phí 1 tháng = 18,000,000 / 36 = 500,000 đồng Chi phí 1 ngày = 500,000 / 31 ngày (tháng 10) = 16,129 đồng Số ngày sử dụng tháng 10 = 31 - 12 + 1 = 20 ngày Chi phí tháng 10 = 16,129 × 20 = 322,580 đồng

Costo = 500.000 VND/mes

Consejos

Si el valor del activo es pequeño y el costo es insignificante, el costo se puede calcular para todo el primer mes sin necesidad de calcularlo diariamente.

6. Resumen de gastos deducibles

7. Preguntas frecuentes

¿Son deducibles los gastos sin factura?

Principio: Sin recibo = Sin deducción.

Excepción: En algunos casos se crean listas alternativas (compras a agricultores, contratación de trabajadores temporeros, etc.).

¿Se pueden deducir del precio las compras realizadas en efectivo superiores a 20 millones de VND?

No. Según la normativa, los gastos superiores a 20 millones de VND deben pagarse a través de un banco para ser elegibles para la deducción.

¿Son deducibles los gastos personales de manutención?

No. Sólo son deducibles los gastos directamente relacionados con la explotación del negocio.

Si una empresa familiar calcula los impuestos en función de los ingresos, ¿debe considerar los gastos?

Sí. Aunque los impuestos se basan en los ingresos (sin deducir los gastos), es necesario registrar los gastos para:

• Al servicio de la gestión interna
• Sirviendo fines de inspección y auditoría tributaria.
• Cambie a un sistema tributario basado en la renta si lo desea.

Lista de verificación: Cómo gestionar los gastos de forma correcta

Cada día

• Conserve todos los recibos de compra.
• Solicitar que el vendedor emita una factura por cada transacción.
• Pago mediante transferencia bancaria para transacciones superiores a 20 millones de VND.

Mensual

• Resumen de costes por 7 categorías
• Calcular los costos de amortización/depreciación.
• Comparar con los registros contables.

Fin de año

• Revise todos los costos.
• Asegúrese de tener suficiente documentación.
• Preparar informes de gastos para fines de presentación de impuestos.

Errores comunes

1. No conservar los recibos de compra → No poder comprobar el gasto.

2. Pagar en efectivo por grandes transacciones → Gasto no deducible.

3. Incluir gastos personales en transacciones comerciales → Infracción de la normativa, puede resultar en sanciones.

4. No asignados cuando se utilizan en conjunto → Gastos no admitidos durante las auditorías fiscales.

5. Periodo de depreciación incorrecto → Por ejemplo, depreciar un coche en 3 años en lugar de 6-10 años.

8. Conclusión

Los gastos deducibles no son todo el dinero gastado, sino solo aquellos directamente relacionados con las operaciones comerciales, respaldados por documentación válida y que cumplen con los requisitos legales. Comprender las siete categorías de gastos deducibles, saber cómo asignar los gastos compartidos, depreciar adecuadamente los activos y gestionar los casos sin facturas ayudará a las empresas a evitar que se desestimen gastos durante las auditorías fiscales y a reflejar con precisión el rendimiento real de la empresa. Ya sea que la tributación se base en los ingresos o en los ingresos, el seguimiento y la gestión sistemáticos de los gastos siguen siendo fundamentales para la sostenibilidad empresarial y una mayor proactividad durante las auditorías fiscales. GTG CRM ayuda a los vendedores a realizar el seguimiento de los gastos por actividad y pedido, lo que facilita la agregación de datos y la preparación de impuestos.