自動化 トリガー – 条件 – アクション | コード不要

紹介

Automation（自動化）は、GTG CRMの強力な機能であり、企業が繰り返しのワークフローを自動化するのに役立ちます。各ステップを手動で実行する代わりに、システムは事前に設定されたスクリプトに従って自動的に実行されます。

Automationとは？

GTG CRMのAutomationは、トリガー → 条件 → アクションのモデルで動作します。

• トリガー (Trigger)：プロセスの開始イベント（例：新しいタスクの作成、連絡先の更新）

• 条件 (Condition)：続行するために満たされる必要がある条件（例：ステータス = "未着手"）

• アクション (Action)：自動的に実行される操作（例：メール送信、タスク作成）

なぜAutomationが必要なのか？

よくある問題

• 従業員が繰り返しの作業に多くの時間を費やしている

• 複雑なワークフローのステップを忘れやすい

• 一貫した作業処理の確保が難しい

• 顧客への応答が遅れる

Automationによる解決策

• 時間の節約：定型タスクを自動実行

• エラーの削減：ヒューマンエラーを排除

• 応答速度の向上：即時メール/通知送信

• プロセスの保証：すべての作業が標準スクリプトに従う

主な構成要素

1. トリガー (Trigger)

トリガーは、すべてのAutomationの開始点です。以下を定義する必要があります。

• オブジェクトタイプ (Object Type)：オブジェクトの種類（タスク、連絡先、商談など）

• アクティビティ (Activity)：トリガーとなるアクティビティ（作成、更新、削除など）

2. 条件 (Condition)

条件は、特定の条件をフィルタリングおよびチェックするのに役立ちます。

• フィールド (Field)：チェックするデータフィールド（ステータス、タイプ、優先度など）

• 演算子 (Operator)：比較演算子（等しい、等しくない、含まれる、含まれないなど）

• 値 (Value)：比較値

3. アクション (Action)

アクションは、自動的に実行される操作です。

• メール送信 (Send Email)：連絡先またはチームメンバーへのメール送信

• タスク作成 (Create Task)：新しいタスクの作成

• フィールド更新 (Update Field)：情報の更新

• 待機/遅延 (Wait/Delay)：一定時間待機

4. 待機/遅延 (Wait/Delay)

一定時間プロセスを一時停止できます。

• 分

• 時間

• 日

5. 人間の介入 (Human)

プロセス中に人間の介入が必要な場合。

• 特定の担当者へのタスク作成

• 優先度と期日の設定

• 続行前の処理待機

ワークフロービルダー

GTG CRMは、Automationワークフローを構築するための直感的なインターフェースを提供します。

主な機能：

• ドラッグ＆ドロップ (Drag & Drop)：要素を簡単にドラッグ＆ドロップ

• ビジュアルフロー (Visual Flow)：ワークフロー全体をダイアグラムで表示

• 自動配置 (Auto-arrange)：レイアウトを自動配置

• 既存のテンプレート (Template sẵn có)：一般的なワークフローテンプレートを使用

Automationテンプレート

GTG CRMは、すぐに使い始められるように、既存のAutomationテンプレートを提供しています。

自動化カタログ — 2層構造で、見つけて有効化しやすい

フラットなリストではなく、自動化は現在、2層構造の自動化カタログにまとめられています。機能カテゴリ（例：CRM/顧客、会計、人事、タスク割り当て）でグループ化され、その中の個別のスクリプト（プレイブック）に続きます。以前は分散していた会計と人事は、今では一つの場所にまとめられ、より迅速に見つけて有効化できるようになりました。

• 連絡先/企業向けの既存スクリプト (Kịch bản Contact/Company sẵn có)：顧客/企業のライフサイクル（ウェルカム、フォローアップ、フォローアップリマインダー）のための一般的なプレイブック。
• パートナー・見込み客発見スクリプト (Kịch bản Tìm đối tác & khách hàng tiềm năng (Partner Discovery))：AI検索ツールから追加した連絡先/企業に、すぐにアプローチシーケンスを適用します。
• 整理された有効/無効化 (Bật/tắt gọn gàng)：まだ使用できないスクリプトは非表示にされ、有効化するとすぐに実行されます。

実用例

1. 新規顧客のウェルカム

• トリガー：新規連絡先が作成されたとき

• アクション：ウェルカムメールを送信

2. 自動フォローアップ

• トリガー：タスクが作成されたとき

• 条件：ステータス = "未着手"

• アクション：チームにリマインダーメールを送信

• 待機：10分

• 条件：タスクタイプ = "会議"

• アクション：マネージャーがレビューするためのタスクを作成

3. プロセスエスカレーション

• トリガー：商談が更新されないとき

• 待機：3日

• アクション：スーパーバイザーに通知

結論

Automationは、企業がよりスムーズに運営し、時間とリソースを節約するのに役立ちます。GTG CRMを使用すると、ビジネスプロセスに合った自動化スクリプトを簡単に設定できます。

GTG CRM — ベトナム企業向けの包括的な顧客管理ソリューション。

貴社のビジネスで、この機能を無料で試す準備はできていますか？

無料トライアル