الأتمتة المُحفّز – الشرط – الإجراء | بدون الحاجة إلى برمجة

مقدمة

الأتمتة (Automation) هي ميزة قوية في GTG CRM تساعد الشركات على أتمتة العمليات المتكررة. بدلاً من الاضطرار إلى تنفيذ كل خطوة يدويًا، يقوم النظام بتنفيذها تلقائيًا وفقًا لسيناريو تم إعداده مسبقًا.

ما هي الأتمتة؟

تعمل الأتمتة في GTG CRM وفقًا لنموذج المُحفِّز → الشرط → الإجراء:

• المُحفِّز (Trigger): الحدث الذي يبدأ العملية (على سبيل المثال: إنشاء مهمة جديدة، تحديث جهة اتصال)

• الشرط (Condition): الشروط التي يجب تلبيتها للمتابعة (على سبيل المثال: الحالة = "للقيام به")

• الإجراء (Action): المهمة التلقائية التي يتم تنفيذها (على سبيل المثال: إرسال بريد إلكتروني، إنشاء مهمة)

لماذا نحتاج إلى الأتمتة؟

مشاكل شائعة

• يقضي الموظفون الكثير من الوقت في المهام المتكررة

• سهولة نسيان الخطوات في العمليات المعقدة

• صعوبة ضمان الاتساق في معالجة العمل

• تأخر الرد على العملاء

حلول مع الأتمتة

• توفير الوقت: تنفيذ المهام الروتينية تلقائيًا

• تقليل الأخطاء: القضاء على الأخطاء البشرية

• زيادة سرعة الاستجابة: إرسال رسائل البريد الإلكتروني/الإشعارات على الفور

• ضمان العملية: تتبع جميع المهام لسيناريو قياسي

المكونات الرئيسية

1. المُحفِّز (Trigger)

المُحفِّز هو نقطة البداية لجميع عمليات الأتمتة. تحتاج إلى تحديد:

• نوع الكائن (Object Type): نوع الكائن (مهمة، جهة اتصال، صفقة...)

• النشاط (Activity): النشاط الذي يحفز العملية (إنشاء، تحديث، حذف...)

2. الشرط (Condition)

يساعد الشرط في تصفية وفحص شروط محددة:

• الحقل (Field): حقل البيانات الذي يجب التحقق منه (الحالة، النوع، الأولوية...)

• المُشغِّل (Operator): عامل المقارنة (يساوي، لا يساوي، في، ليس في...)

• القيمة (Value): قيمة المقارنة

3. الإجراء (Action)

الإجراءات هي المهام التي يتم تنفيذها تلقائيًا:

• إرسال بريد إلكتروني (Send Email): إرسال بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال أو عضو الفريق

• إنشاء مهمة (Create Task): إنشاء مهمة جديدة

• تحديث حقل (Update Field): تحديث المعلومات

• الانتظار/التأخير (Wait/Delay): الانتظار لفترة من الوقت

4. الانتظار/التأخير (Wait/Delay)

يسمح بإيقاف العملية مؤقتًا لفترة محددة:

• دقائق

• ساعات

• أيام

5. التدخل البشري (Human)

عندما يلزم تدخل بشري في العملية:

• إنشاء مهمة لموظف محدد

• تعيين الأولوية والموعد النهائي

• الانتظار حتى تتم المعالجة قبل المتابعة

منشئ سير العمل (Workflow Builder)

يوفر GTG CRM واجهة مرئية لبناء عمليات الأتمتة:

الميزات البارزة:

• السحب والإفلات (Drag & Drop): سحب العناصر وإفلاتها بسهولة

• التدفق المرئي (Visual Flow): عرض العملية بأكملها على شكل مخطط

• الترتيب التلقائي (Auto-arrange): ترتيب التخطيط تلقائيًا

• قوالب جاهزة (Templates): استخدام نماذج سير العمل الشائعة

قوالب الأتمتة (Template Automation)

يوفر GTG CRM قوالب أتمتة جاهزة لبدء العمل بسرعة:

مستودع الأتمتة — فئتان، سهل البحث والتفعيل

بدلاً من قائمة مسطحة، يتم الآن تجميع الأتمتة في مستودع أتمتة ذي فئتين: مجموعات حسب وظيفة (مثل CRM/العملاء، المحاسبة، الموارد البشرية، تعيين المهام)، ثم كل سيناريو (playbook) داخله. المحاسبة والموارد البشرية — اللتان كانتا موزعتين سابقًا — موجودتان الآن في مكان واحد، مما يتيح لك البحث والتفعيل بسرعة أكبر.

• سيناريوهات جهات الاتصال/الشركات الجاهزة: خطط عمل عامة لدورة حياة العملاء/الشركات (الترحيب، الرعاية، التذكير بالمتابعة).
• سيناريوهات البحث عن الشركاء والعملاء المحتملين (Partner Discovery): ربط سلسلة متابعة فورية لجهات الاتصال/الشركات التي أدخلتها للتو من أداة بحث بالذكاء الاصطناعي.
• التفعيل/إلغاء التفعيل بسهولة: يتم إخفاء السيناريوهات غير المستخدمة؛ تفعيلها وبدء تشغيلها.

تطبيقات عملية

1. الترحيب بالعملاء الجدد

• المُحفِّز: عند إنشاء جهة اتصال جديدة

• الإجراء: إرسال بريد إلكتروني ترحيبي

2. المتابعة التلقائية

• المُحفِّز: عند إنشاء مهمة

• الشرط: الحالة = "للقيام به"

• الإجراء: إرسال بريد إلكتروني تذكيري للفريق

• الانتظار: 10 دقائق

• الشرط: نوع المهمة = "اجتماع"

• الإجراء: إنشاء مهمة للمدير للمراجعة

3. تصعيد العملية

• المُحفِّز: عندما لا يتم تحديث صفقة

• الانتظار: 3 أيام

• الإجراء: إبلاغ المشرف

خاتمة

تساعد الأتمتة الشركات على العمل بسلاسة أكبر، وتوفير الوقت والموارد. مع GTG CRM، يمكنك بسهولة إعداد سيناريوهات الأتمتة المناسبة لعملياتك التجارية.

GTG CRM - حل شامل لإدارة العملاء للشركات الفيتنامية.

مستعد لتجربة هذه الميزة مجانًا لشركتك؟

جرب مجانًا