GreenHouse Interior: Когато правилното делегиране на права прави бизнеса по-ефективен и сигурен

Г-н Нгуен Хоанг Лонг (38 г.) – основателят на GreenHouse Interior, малка компания за интериорен дизайн и изпълнение в Хо Ши Мин – някога вярваше, че „простото даване на права на всички ще ускори процесите“. Но след три години работа той осъзна, че именно това е забавило бизнеса му.

Всеки служител имаше достъп до всички клиентски данни, проекти, оферти. Едно погрешно движение можеше да изтрие информацията по договор. Веднъж маркетинг служител погрешно изтри страница за проект на стойност стотици милиони, което наложи спиране на рекламната кампания по средата. „Когато екипът се разрасна, осъзнах, че не мога да разчитам само на доверие – имам нужда от система за контрол“, споделя г-н Лонг.

Когато контролът на достъпа стане въпрос на оцеляване

В GreenHouse всеки интериорен проект обикновено включва три екипа: маркетинг, отговарящ за привличане на клиенти, продажби, консултиращи и изготвящи оферти, и технически екип, отговорен за изпълнението. Но тъй като всички работеха върху един общ файл, никой не знаеше кой какво е променил или изтрил. „Един човек промени цената на материалите, другият не знаеше и изпрати погрешна оферта на клиента. Всяка такава грешка коства репутация“, разказва той.

Не само това, поради липсата на нива на права, нови служители можеха да достъпват данни на стари клиенти, да копират списъци и да ги отнасят другаде. GreenHouse започна да губи вътрешно доверие – и тогава г-н Лонг се обърна към GTG CRM.

Решение: Контрол на нивата на достъп – ясни права, ясни отговорности

Веднага след внедряването GTG CRM помогна на г-н Лонг да преструктурира напълно начина на делегиране на права в компанията.

Той избра три основни групи права:

• Администратор за него и ръководителите на отдели, с пълен достъп до системата.
• Маркетинг мениджър за маркетинг отдела, който може само да създава и редактира кампании, лендинг страници, публикации.
• Служител продажби за търговския екип, който може само да преглежда и актуализира контакти, без да може да редактира маркетингови данни.

След това г-н Лонг използва Custom Roles , за да направи допълнителни настройки за всеки отделен служител. Например, ръководителят на дизайнерския екип има право само да преглежда информацията за клиенти, свързани с проекта, по който работи; служителите по обслужване на клиенти имат право само да изпращат имейли и да отговарят на съобщения, без да могат да виждат оферти.

„Първоначално се страхувах, че прекалено стриктното разпределение на права ще забави работата“, споделя той. „Но реалността беше точно обратната. Когато всеки върши само своята част, скоростта на изпълнение се увеличава, отговорностите са ясни и вече няма спорове.“

Затворен цикъл на процеса – сигурни данни

Благодарение на Access Level Control, данните на клиентите и проектите в GreenHouse се контролират стриктно. Всяко действие се записва в лог: кой, кога и какво е променил.

Грешки като „случайно изтриване“, „презаписване“ и „грешна актуализация“ почти изчезнаха.

Маркетинг отделът сега може да се съсредоточи върху креативността и проследяването на ефективността на рекламите, докато продажбите се занимават само с обслужване на клиенти и сключване на договори. Месечните отчети също станаха по-точни, тъй като данните вече не се припокриват.

Когато малък бизнес работи като голяма корпорация

Преди г-н Лонг смяташе, че делегирането на права е необходимо само за големи компании. Но след няколко месеца работа с GTG CRM той осъзна, че това е основата за устойчивото развитие на малкия бизнес.

„Имаме само 15 души, но благодарение на GTG CRM всичко работи гладко като екип от 50 души. Никой не се меси в работата на другия и аз вече не се тревожа за загуба на данни“, казва той.

Освен Access Level Control, г-н Лонг използва още CRM Module за управление на контакти, Invoices за проследяване на плащанията по проекти и Automations за изпращане на благодарствени имейли на клиенти след предаване на проекта. Но той подчертава: „Без разпределение на правата, всичко останало също лесно би се сгромолясало.“

Резултати след 4 месеца

Само четири месеца след прилагане на новата система:

• Броят на оперативните грешки в вътрешните данни намаля с близо 90%.
• Скоростта на изпълнение на проекти се увеличи с 40% поради липсата на припокриване на права.
• Новите служители се адаптират по-бързо благодарение на ясно дефинираните роли и отговорности.
• Бизнесът работи прозрачно, а клиентските данни са напълно защитени.

Заключение

Access Level Control на GTG CRM не е просто функция, а „гръбнакът“, който помага на GreenHouse Interior да работи по-ефективно, сигурно и професионално.

Благодарение на правилното разпределение на правата, г-н Лонг вече не се тревожи „кой какво прави“, а се съсредоточава върху най-важното: развитие на услугите и клиентското изживяване.

„Преди управлявах хора. Сега системата ми помага да управлявам чрез принципи – и всички се чувстват по-комфортно.“

— Нгуен Хоанг Лонг, Директор на GreenHouse Interior