GreenHouse Interior: Когато правата за достъп са правилно разпределени, бизнесът работи по-ефективно и сигурно

Г-н Нгуен Хоанг Лонг (38 г.) – основател на GreenHouse Interior, малка компания за дизайн и изпълнение на интериор в Хо Ши Мин – някога вярваше, че „предоставянето на пълна свобода на хората ще ускори процесите“. Но след три години работа той осъзна, че именно това е забавило бизнеса му.

Всеки служител имаше достъп до всички клиентски данни, проекти, оферти. Едно погрешно движение можеше да изтрие информация за договор. Веднъж служител от маркетинговия отдел погрешно изтри целева страница на проект на стойност стотици милиони, което доведе до спиране на рекламната кампания по средата. „С нарастването на екипа осъзнах, че не мога да разчитам на доверие – имам нужда от система за контрол“, споделя г-н Лонг.

Когато контролът на достъпа стане въпрос на оцеляване

В GreenHouse всеки интериорен проект обикновено включва три групи: маркетинг, който търси клиенти, продажби, които консултират и изготвят оферти, и технически екип, който отговаря за изпълнението. Но тъй като всички работеха върху общ файл, никой не знаеше кой какво е променил или изтрил. „Един човек промени цената на материалите, без другите да знаят, и офертата, изпратена на клиента, беше грешна. Всяка такава грешка струваше престиж“, разказва той.

Не само това, поради липсата на нива на достъп, новите служители можеха да достъпват стари клиентски данни, да копират списъци и да ги отнесат другаде. GreenHouse започна да губи вътрешно доверие – и тогава г-н Лонг се обърна към GTG CRM.

Решение: Контрол на нивата на достъп – ясни роли, ясни отговорности

Веднага след внедряването, GTG CRM помогна на г-н Лонг да преструктурира изцяло начина на разпределяне на правата в компанията.

Той избра три групи с подразбиращи се права:

• Administrator за него и за ръководителя на отдела, с пълен достъп до системата.
• Marketing Manager за маркетинговия отдел, който може само да създава и редактира кампании, целеви страници, публикации.
• Sales Staff за търговския екип, който може само да преглежда и актуализира контакти, без да може да редактира маркетингови данни.

След това г-н Лонг използва Custom Roles за допълнително прецизиране за всеки отделен служител. Например, ръководителят на дизайнерския екип има право само да вижда клиентска информация, свързана с неговия проект; служителите по обслужване на клиенти могат само да изпращат имейли и да отговарят на съобщения, без да могат да виждат оферти.

„Първоначално се страхувах, че прекалено стриктното разпределение на правата ще забави работата“, споделя той. „Но реалността беше точно обратното. Когато всеки върши само своята работа, скоростта на изпълнение се увеличава, отговорностите са ясни, няма повече спорове.“

Затворен цикъл на процесите – сигурни данни

Благодарение на Access Level Control, данните за клиенти и проекти в GreenHouse се контролират стриктно. Всяко действие се записва в лог: кой какво е променил, кога и какво е променил.

Грешки като „случайно изтриване“, „презаписване“, „грешна актуализация“ почти изчезнаха.

Отделът по маркетинг сега може да се съсредоточи само върху създаването и проследяването на ефективността на рекламите, докато продажбите се занимават само с обслужването и финализирането на договори. Месечните отчети също стават по-точни, тъй като данните вече не се припокриват.

Когато малък бизнес работи като голяма корпорация

Преди г-н Лонг е смятал, че делегирането на правомощия е необходимо само за големи компании. Но след няколко месеца работа с GTG CRM, той осъзнава, че това е основата за устойчивото развитие на малкия бизнес.

„Имаме само 15 души, но благодарение на GTG CRM всичко работи гладко като екип от 50 души. Никой не работи на чужда територия и вече не се притеснявам, че данните ще бъдат загубени“, казва той.

Освен контрола на нивата на достъп (Access Level Control), г-н Лонг използва и CRM модула за управление на контактите, фактури за проследяване на плащанията по проекти и автоматизации за изпращане на благодарствени имейли до клиентите след предаване на проекта. Но той подчертава: „Без делегиране на правомощия, всички останали неща лесно могат да се провалят.“

Резултати след 4 месеца

Само четири месеца след прилагането на новата система:

• Броят на грешките при въвеждане на данни във вътрешните данни намалява с почти 90%.
• Скоростта на обработка на проекти се увеличава с 40% поради липсата на припокриване на права.
• Новите служители се адаптират по-бързо благодарение на ясно дефинираните роли и отговорности.
• Бизнесът работи прозрачно, данните на клиентите са напълно защитени.

Заключение

Контролът на нивата на достъп на GTG CRM не е просто функция, а „гръбнакът“, който помага на GreenHouse Interior да работи по-ефективно, сигурно и професионално.

Благодарение на правилното делегиране на правомощия, г-н Лонг вече не се притеснява „кой какво прави“, а се фокусира върху най-важното: развитието на услугите и клиентското изживяване.

„Преди управлявах хора. Сега системата ми помага да управлявам чрез принципи – и всички се чувстват по-комфортно.“

— Нгуен Хоанг Лонг, директор на GreenHouse Interior