Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Chọn thị trường phát hành (áp hệ thống tài khoản + thuế + tiền tệ) → kiểm tra mạng phát hành trong phần Kết nối → (khi cần) kết nối tài khoản hoặc токен của riêng bạn → tạo một hóa đơn quốc tế đúng chuẩn nước người mua → phát hành và gửi qua mạng/cổng phù hợp → theo dõi trạng thái truyền và tải PDF hóa đơn theo mẫu. Tất cả trong một hệ thống, không cần phần mềm hóa đơn riêng cho từng nước.

Чуан би трюк

1. Включете GTG CRM, като използвате Quản lý hóa đơn (ERP). — Để tạo và phát hành hóa đơn.

2. Có quyền Quản lý hệ thống tài khoản (Управление на сметкоплана). — Để áp hệ thống tài khoản theo quốc gia ở Bước 1.

3. Có danh tính thuế của doanh nghiệp bạn ở thị trường phát hành (mã số thuế / UEN / NIP…). — Hóa đơn hợp lệ cần đúng danh tính thuế người bán.

4. (Chỉ thị trường có cổng chính phủ, ví dụ Ba Lan) Có токен ủy quyền KSeF lấy từ cổng chính phủ. — Để nộp hóa đơn qua cổng KSeF.

5. Thị trường phát hành đang ở trạng thái sẵn sàng. — Một số thị trường còn đang triển khai — khi đó bạn vẫn lưu nháp được, việc gửi chính thức sẽ bật sau.

Bước 1 — Chọn thị trường & áp hệ thống tài khoản

Vào Kế toán → Thiết lập (Счетоводство → Настройка) .

Ở phần chọn quốc gia, chọn nước bạn phát hành hóa đơn — ví dụ Сингапур (hoặc Ba Lan, Nhật Bản, Малайзия…).

Nhấn Áp dụng (Прилагане) để tạo hệ thống tài khoản, đặt chuẩn kế toán, đơn vị tiền tệ và hồ sơ thuế của nước đó.

✅ Kết quả mong đợi : работно пространство hiển thị đúng chuẩn kế toán và tiền tệ của nước bạn chọn (ví dụ Сингапур: chuẩn SFRS , tiền Tệ SGD , или GST 9% ). Hệ thống tài khoản mới xuất hiện trong danh sách tài khoản.

💡 Mẹo : mỗi работно пространство dùng một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Reset trước. Sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản sẽ bị khóa để bảo vệ sổ sách.

Bước 2 — Kiểm tra kết nối phát hành

Vào Thiết lập → Hóa đơn → Kết nối phát hành (Настройки → Фактуриране → Връзка с електронна фактура) .

Xem mục Mạng (Мрежа) và Trạng thái (Състояние) : - Với thị trường Peppol (ЕС/ЕИП, Сингапур, Nhật, Úc, Малайзия): trạng thái thường là "Đang dùng mạng mặc định của GTG" — bạn phát hành được ngay, không cần lập tài khoản. - Với thị trường có cổng chính phủ (ví dụ Ba Lan — KSeF): trang hiển thị các trường cần nhập (mã số thuế NIP + токен KSeF).

✅ Kết quả mong đợi : bạn thấy rõ hóa đơn của mình sẽ đi qua mạng mặc định của GTG hay cần kết nối tài khoản/токен riêng ; và nút „Kết nối tài khoản của bạn (Свържете свой собствен)“ sẵn sàng nếu bạn muốn tự chủ.

Bước 3 — Kết nối tài khoản hoặc токен của bạn (khi cần)

Bỏ qua bước này nếu bạn dùng mạng mặc định của GTG cho thị trường Peppol. Thực hiện bước này khi bạn muốn phát hành dưới tài khoản riêng (BYO), hoặc khi thị trường bắt buộc phải nối (ví dụ Ba Lan — KSeF).

Trên trang Kết nối phát hành , nhấn Kết nối tài khoản của bạn (Свържете свой собствен) .

Следвайте тези стъпки: - Peppol (BYO) : ID на акаунта + API ключ (във основния URL адрес няма). - Ba Lan (KSeF) : Mã số thuế (NIP) + Token KSeF (dán token lấy từ cổng chính phủ).

Nhấn Xác thực & Kết nối (Потвърдете и свържете) .

✅ Kết quả mong đợi : hệ thống xác thực khóa/токен ngay lúc kết nối. Nếu đúng, trạng thái đổi thành "Đã kết nối — tài khoản của bạn (Свързан — ваш собствен)" , hiển thị danh tính đã che (ví dụ acct •••1580) và ngày kết nối, kèm nút Ngắt kết nối (Прекъсване на връзката) . Nếu khóa sai, trang báo lỗi ngay và không lưu.

ℹ️ Khóa/токен được lưu mã hóa và không bao giờ hiển thị lại . Bạn có thể Ngắt kết nối bất cứ lúc nào để quay về mạng mặc định của GTG.

Bước 4 — Tạo hóa đơn quốc tế

Vào ERP → Hóa đơn → Hóa đơn xuất mới (Нова изходяща фактура) .

Với thị trường Peppol, biểu mẫu hiện dải báo xanh „Hóa đơn điện tử sẵn sàng qua mạng GTG (Peppol) — không cần lập tài khoản riêng“ (không có các trường nhà cung cấp/mẫu số/ký hiệu như hóa đơn Việt Nam).

Nhập thông tin người mua , chú ý trường mã số thuế đã tự đổi nhãn theo nước — ví dụ Сингапур là "GST Reg No (UEN)" . Nhập một mã hợp lệ (ví dụ 200912345A).

Chọn/để đơn vị tiền tệ theo thị trường (ví dụ SGD ); kiểm tra tỷ giá hiển thị.

Thêm dòng hàng, ví dụ: Консултантски услуги · Số lượng 1 · Đơn giá 1,000 · Thuế 9%.

Nhấn Lưu nháp (Запазване като чернова) .

✅ Kết quả mong đợi : hóa đơn nháp được tạo, hiển thị đúng thuế và tổng tiền (ví dụ GST S$90,00 , tổng 1090,00 сингапурски долара ). Nếu bạn nhập mã số thuế sai định dạng (ví dụ 12345), trường báo đỏ ngay: „GST Reg No (UEN) не е валиден“ và không cho lưu.

Bước 5 — Phát hành hóa đơn

Mở hóa đơn nháp vừa tạo.

Nhấn Phát hành hóa đơn (Издаване на фактура) .

Trong hộp xác nhận, kiểm tra lại thông tin rồi nhấn Xác nhận (Потвърдете) .

✅ Kết quả mong đợi : hiện thông báo „Фактурата е издадена успешно“ (Phát hành hóa đơn thành công ) và màn hình chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử (Управление на електронни фактури) . Hóa đơn được gửi qua mạng/cổng phù hợp và nhận về mã giao dịch truyền.

ℹ️ Với Ba Lan (KSeF), sau khi phát hành hệ thống nhận về biên nhận chính thức (UPO) từ cổng chính phủ và lưu ngay trên hóa đơn.

Bước 6 — Theo dõi trạng thái truyền & tải PDF

Trong danh sách Quản lý hóa đơn điện tử , mở hóa đơn vừa phát hành.

Xem dòng hoạt động (Дейност) của hóa đơn — các mốc đã gửi → đã giao/được chấp nhận → (nếu có) bị từ chối kèm lý do trên mạng.

Nhấn Tải PDF (Изтеглете PDF) để lấy bản hóa đơn theo mẫu.

✅ Kết quả mong đợi : dòng hoạt động hiển thị trạng thái truyền của hóa đơn (ví dụ đã gửi qua Peppol , rồi đã giao/được chấp nhận ). Bản PDF tải về đúng nhãn tài liệu, nhãn thuế và đơn vị tiền tệ của thị trường.

ℹ️ Một số thị trường đang triển khai có thể chưa bật gửi chính thức hoặc chưa đủ trạng thái truyền — khi đó bạn vẫn tạo và lưu nháp hóa đơn được; các trạng thái sẽ hiện đầy đủ khi thị trường sẵn sang.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Chọn quốc gia ở Kế toán → Thiết lập — Áp đúng chuẩn kế toán, tiền tệ và thuế của nước đó (VD Сингапур: SFRS, SGD, GST 9%)

Mở trang Kết nối phát hành — Thấy mạng phát hành + trạng thái („Đang dùng mạng mặc định của GTG“ hoặc trường cần nhập)

Xác thực & Kết nối tài khoản/токен — „Đã kết nối — tài khoản của bạn“, hiện danh tính đã che + nút Ngắt kết nối

Nhập mã số thuế sai định dạng — Trường báo đỏ „... не е валиден“, không cho lưu

Lưu nháp hóa đơn — Hóa đơn nháp với đúng thuế và tổng tiền theo thị trường

Phát hành hóa đơn — „Фактурата е издадена успешно“ + chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử

Mở hóa đơn đã phát hành — Dòng hoạt động ghi trạng thái truyền; nut Tải PDF hoạt động

Луи

Quyền hạn : cần quyền Quản lý hóa đơn (ERP) để phát hành và quyền Quản lý hệ thống tài khoản để áp hệ thống tài khoản theo quốc gia.

Một workspace = một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Reset trước; sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản bị khóa.

Mạng mặc định của GTG срещу tài khoản của bạn : với thị trường Peppol, bạn phát hành được ngay bằng mạng mặc định; kết nối tài khoản riêng (BYO) là tùy chọn. Với cổng chính phủ như KSeF, cần dán токен trước khi phát hành.

Lộ trình theo thị trường : năng lực mở theo từng thị trường. Thị trường đang triển khai vẫn cho tạo/lưu nháp; việc gửi chính thức bật khi sẵn sang.

Muốn phát hành hóa đơn trong nước Việt Nam , xem bài „Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Với GTG CRM — Từ A Đến Z“ — bài này chỉ dành cho hóa đơn quốc tế / xuyên biên giới .