Ръководство за управление на ресторант и кафене в GTG CRM - Стъпка по стъпка, от менюто до счетоводството

Тази статия ви води през процеса на създаване на завършен ресторант в GTG CRM и провеждане на реална продажба, от създаване на ястия, свързване на рецепти, въвеждане на съставки, до продажба на каса/обслужване на маса и преглед на автоматично генерирано счетоводство. Следвайте стъпките в реда, в който са представени; всяка стъпка има очакван резултат, за да можете да извършите самопроверка.

Еднократна подготовка (Администраторът прави това веднъж за всяко работно пространство)

1. Активиране на счетоводството

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → изберете Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Показва се „Template applied: 176 accounts…“ и се активират 3 автоматизации за продажби (запис на приходи, запис на себестойност, запис на приходи от пари).

2. Създаване на склад

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → въведете име „Основен склад“, лице за контакт, адрес → CREATE.

✅ Основният склад се появява в списъка със складове.

3. Свързване на POS със склада

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → раздел „Set up F&B“ → Outlet (POS store) → изберете Основен склад → Set as store.

✅ Показва се „Store set“ (зелена отметка).

4. Добавяне на маси (ако има обслужване на маси)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Появяват се маси T1–T5.

Част A: Създаване на продукт, приготвен на място + рецепта (пример: кафе със сметана)

5. Създаване на продаваем продукт

Catalog → Product Hub → CREATE: Име „Кафе със сметана“, For sale ON, For production ON, VAT „8“, Цена „35000“, Product type „Finished good“, Stock unit „Piece (pcs)“ → CREATE.

✅ „Кафе със сметана“ е готов продукт, цена ₫35.000.

6. Създаване на съставки

Product Hub → CREATE (всяка съставка): „Кафе на зърна“ (Raw material, единица „Gram“), „Подсладено кондензирано мляко“ (Raw material, единица „Millilitre“), задайте For sale OFF, For production ON.

✅ Двете съставки са активни, наличност 0.

7. Дефиниране на преобразуване на единици

Отворете всяка съставка → Manufacturing → Unit conversions: „Кафе на зърна“ 1 „Kilogram“ = 1000 „Gram“; „Подсладено кондензирано мляко“ 1 „Box“ = 1000 „Millilitre“.

✅ При покупка на 1 кг се добавят 1000 г към наличността; при покупка на 1 кутия се добавят 1000 мл.

8. Създаване на рецепта

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM за „Кафе със сметана“ → добавете 2 компонента (кафе на зърна + подсладено кондензирано мляко, количества за една чаша) → Create.

✅ Рецептата е свързана с „Кафе със сметана“.

Част B: Въвеждане на съставки в склада

9. Покупка

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → създайте PO за `Кафе на зърна` + `Подсладено кондензирано мляко` с цени на внос → изпратете.

✅ PO е в състояние на очакване на получаване.

10. Получаване на стоки (stock-in)

Получаване според PO → наличността в склада се увеличава и себестойността = действителната цена на внос.

✅ Наличност на „Кафе на зърна“/„Подсладено кондензирано мляко“ > 0.

Част C: Продажба на една чаша на касата

11. Отваряне на POS

("pos.dev"/ приложение за продажби) → влезте с акаунт на касиер.

12. Продажба

Изберете "Кафе с мляко" → (по избор) изберете ниво на захар → Плащане (Cash) → отпечатайте разписка.

✅ Разписката е отпечатана; транзакцията е регистрирана.

13. Инвентаризация & счетоводство

Върнете се към портала: наличност `Зърна кафе`/`Подсладено мляко` намалява според рецептата (backflush); Accounting → Journal → има 3 записа (приходи от плащане, приходи, себестойност).

✅ Наличността е намалена правилно; 3 записа са балансирани.

Част D: Сервиз на маса + екран за кухня (dine-in)

14. Отваряне на таб на маса

На POS изберете маса `T1` → добавете артикул → Fire (изпращане към кухня).

✅ Таб `T1` е отворен, артикулът е изпратен.

15. Обработка от кухня (KDS)

Влезте с акаунт на кухня → екран за кухня → преместете тикета от Нов → В процес → ГОТОВ.

✅ Статусът на тикета се променя според действията.

16. Плащане & затваряне на маса

Касиерът приема плащане за таб `T1` → затваря масата.

✅ Маса `T1` е свободна отново; счетоводните записвания са както в Част C.

Част E: Опции за таксуване & връщане на артикули (разширени)

17. Допълнително таксуване

(Мениджър) F&B Menu → група опции → добавете допълнителна опция "+1 шот еспресо" свързана със съставка → запазете. При продажба на допълнителна опция: допълнително таксуване + коректно изваждане на съставката.

✅ Допълнителните опции добавят пари и намаляват склада.

18. Връщане на артикул / възстановяване на сума

(Мениджър) изберете транзакция → Return: продадени стоки отново → връщане в склад; приготвени артикули → възстановяване на сума, записване на загуба.

✅ Счетоводството се коригира според типа връщане.

> Готови ли сте да отворите вашата quán? Започнете безплатно, не е необходима карта.

> 👉 Регистрирайте се: https://gtgcrm.com/vi/signup

Вижте преглед на функциите: Управление на ресторанти & кафенета.