Тази статия предоставя подробни стъпки как да издавате електронни фактури (ЕФ) с GTG CRM — от първоначалната настройка до ежедневното издаване и обработката на грешки.

Стъпка 0: Подготовка преди стартиране

Преди да започнете да издавате ЕФ, трябва да подготвите:

Елемент Описание
✅ Регистрация на ЕИК/Булстат Наличие на ЕИК/Булстат (за физическо лице или фирма)
✅ Регистрация на ЕФ в НАП Регистрация за използване на ЕФ в съответната данъчна служба
✅ Цифров сертификат (Token/USB подпис) Използва се за електронен подпис на фактурата
✅ GTG CRM акаунт Регистрирайте се на gtgcrm.com

Стъпка 1: Настройка на фирмена информация

Влезте в GTG CRM → Настройки → Фирмена информация:

```

Име на фирмата: ABC ООД

ЕИК/Булстат: 0123456789

Адрес: 123 ул. Иван Вазов, Район 1, гр. София

Телефон: 02 1234 5678

Имейл: info@abc.bg

Представляващ: Иван Петров

```

Стъпка 2: Настройка на шаблони за фактури

Отидете на Управление на фактури → Настройки на шаблони:

  1. Изберете тип фактура:
  • Данъчна фактура (ДДС ставка 5%, 9%, 20%)
  • Фактура за продажба (без ДДС)
  1. Изберете визуален шаблон:
  • Лого на фирмата
  • Информация в долния колонтитул
  • Стандартни бележки
  1. Настройка на серия фактури:
  • Серия: 1C24TAA (пример)
  • Системата автоматично генерира последователни номера на фактури

Стъпка 3: Ръчно издаване на фактури

Начин 1: Създаване на нова фактура

  1. Отидете на Фактури → Създай нова
  2. Въведете информация за купувача:
  • Име на фирма / физическо лице
  • ЕИК/Булстат (ако е фирма)
  • Адрес
  1. Добавете продукти/услуги:
  • Наименование на стоката
  • Мерна единица
  • Количество
  • Единична цена
  • Данъчна ставка (0%, 5%, 9%, 20%)
  1. Проверете общата сума
  2. Кликнете "Подпиши & Издай фактура"
  3. Подпишете с вашия USB токен/подпис
  4. Фактурата се изпраща до НАП (ако е ЕФ с код) и се изпраща на клиента по имейл
Създаване на нова фактура

Начин 2: Издаване на фактура от поръчка

  1. Отидете на Поръчки → изберете завършена поръчка
  2. Кликнете "Издай фактура"
  3. Системата автоматично попълва информация от поръчката:
  • Информация за купувача (от CRM)
  • Списък на продуктите (от поръчката)
  • Обща сума
  1. Проверете → Подпиши & Издай
Автоматично издаване на фактура при завършена поръчка

Стъпка 4: Автоматично издаване на фактури (Automation)

Настройте автоматизация, за да може системата автоматично да издава ЕФ:

```

Тригер: Поръчката се премества в статус "Завършена"

↓

Действие 1: Създаване на електронна фактура (информация от поръчката)

↓

Действие 2: Автоматичен подпис (ако има HSM цифров сертификат)

↓

Действие 3: Изпращане до НАП

↓

Действие 4: Изпращане на имейл до клиента (с прикачена PDF фактура)

```

Забележка: Автоматичният подпис изисква цифров сертификат от тип HSM (Hardware Security Module) — различен от стандартния USB токен. Свържете се с вашия доставчик на сертификати за надграждане.

Стъпка 5: Масово издаване на фактури

Когато трябва да издадете множество фактури едновременно:

  1. Отидете на Поръчки → изберете множество поръчки (маркирайте квадратчетата)
  2. Кликнете "Издай фактури масово"
  3. Системата ще създаде фактури за всички избрани поръчки
  4. Прегледайте списъка с фактури
  5. Подпишете & Издайте всички

Стъпка 6: Обработка на грешки

Фактура с грешно име/адрес (без грешка в ЕИК/Булстат и сума):

  1. Отидете на фактурата, която трябва да коригирате
  2. Изберете "Съобщи за грешка"
  3. Системата изпраща уведомление до НАП
  4. Не е необходимо да издавате нова фактура

Фактура с грешка в ЕИК/Булстат, сума, ДДС ставка:

  1. Отидете на фактурата, която трябва да коригирате
  2. Изберете "Издай фактура корекция" или "Издай фактура анулиране"
  3. Въведете правилната информация
  4. Подпишете & Издайте новата фактура
  5. Старата фактура ще бъде маркирана като "Коригирана/Анулирана"

Анулиране на фактура:

  1. Изберете фактурата → "Анулирай фактура"
  2. Въведете причината за анулиране
  3. Системата изпраща уведомление за анулиране до НАП

Стъпка 7: Отчети & Управление

Таблото за управление на фактури предоставя:

  • Общ брой издадени фактури (по ден/месец/година)
  • Общи приходи от фактури
  • Фактури по статус (издадени, анулирани, коригирани)
  • Експортиране в Excel/PDF за изпращане към счетоводството

Заключение ###

Издаването на електронни фактури с GTG CRM е проектирано да опрости целия процес: от настройката на фирмената информация, създаването на фактури, подписването, изпращането до данъчните власти до управлението и търсенето впоследствие. Благодарение на възможността за директна връзка с поръчки, продукти и клиентски данни, можете да създавате фактури бързо, да намалите ръчното въвеждане на данни и да ограничите грешките.

При комбинация с автоматизация, компаниите могат също да настроят автоматичен процес: завършена поръчка → създаване на фактура → подпис → изпращане до клиента. Това помага за спестяване на време, осигуряване на съответствие с регулациите и прави управлението на фактурите по-ясно и контролируемо в ежедневната търговска дейност.

ЧЗВ

В: Колко кредита са ми необходими за издаване на 1 фактура?

О: Цената за издаване на ЕФ зависи от плана за ползване. С Базов план (199 лв./месец, 80 000 кредита), можете да издавате хиляди фактури на месец.

В: Поддържате ли фактури в чуждестранна валута?

О: Да. GTG CRM поддържа издаване на фактури в BGN и чуждестранна валута (USD, EUR...) с курс на преобразуване.

В: Какво става, ако загубя интернет връзка?

О: ЕФ изискват интернет връзка за изпращане до НАП. Можете да създавате чернови на фактури (draft), когато сте офлайн, след което да ги подпишете и издадете, когато имате интернет.

В: Как клиентите получават фактурите си?

О: По имейл (с прикачен PDF файл) или чрез онлайн търсене с уникалния код за търсене на фактурата.