Тази статия предоставя подробни стъпки как да издадете електронни фактури (HĐĐT) с GTG CRM — от първоначалната настройка до ежедневното издаване на фактури и обработката на грешки.

Стъпка 0: Подготовка преди започване

Преди да издадете HĐĐT, трябва да подготвите:

Елемент Описание
✅ Регистрация на ЕИК Наличие на данъчен номер (за физическо или юридическо лице)
✅ Регистрация на HĐĐT в CQT Регистрация за ползване на HĐĐT в съответната данъчна служба
✅ Цифров сертификат (Token/USB за подпис) Използва се за електронен подпис върху фактурата
✅ GTG CRM акаунт Регистрирайте се на gtgcrm.com

Стъпка 1: Настройка на фирмената информация

Влезте в GTG CRM → Настройки → Фирмена информация:

```

Име на фирмата: ABC ООД

Данъчен номер: 0123456789

Адрес: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM

Телефон: 028 1234 5678

Имейл: info@abc.com.vn

Представител: Nguyễn Văn A

```

Стъпка 2: Настройка на шаблона за фактура

Отидете в Управление на фактури → Настройки на шаблон:

  1. Изберете тип фактура:
  • ДДС фактура (ставка 5%, 8%, 10%)
  • Фактура за продажба (без ДДС)
  1. Изберете шаблон за показване:
  • Лого на фирмата
  • Долна част (footer)
  • Стандартна бележка
  1. Настройка на символа на фактурата:
  • Символ на шаблона: 1C24TAA (пример)
  • Системата автоматично генерира последователни номера на фактури

Стъпка 3: Ръчно издаване на фактура

Начин 1: Създаване на нова фактура

  1. Отидете в Фактури → Създай нова
  2. Въведете информацията за купувача:
  • Име на фирма/лице
  • ЕИК (ако е юридическо лице)
  • Адрес
  1. Добавете продукт/услуга:
  • Име на стока
  • Мерна единица
  • Количество
  • Единична цена
  • ДДС ставка (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Проверете общата сума
  2. Кликнете "Подпиши & Издай фактура"
  3. Подпишете цифрово с token/USB
  4. Фактурата се изпраща до CQT (ако HĐĐT има код) и се изпраща на клиента по имейл
Създаване на нова фактура

Начин 2: Издаване на фактура от поръчка

  1. Отидете в Поръчки → изберете завършена поръчка
  2. Кликнете "Издай фактура"
  3. Системата автоматично попълва информацията от поръчката:
  • Информация за купувача (от CRM)
  • Списък на продуктите (от поръчката)
  • Обща сума
  1. Проверка → Подписване и издаване
Автоматично издаване на фактура при завършена поръчка

Стъпка 4: Автоматично издаване на фактури (Automation)

Настройте автоматизация, за да може системата автоматично да издава HĐĐT:

```

Тригер: Поръчката променя статуса на "Завършена"

↓

Действие 1: Създаване на електронен фактура (информация от поръчката)

↓

Действие 2: Автоматично подписване (ако има HSM цифров сертификат)

↓

Действие 3: Изпращане до НАП

↓

Действие 4: Изпращане по имейл до клиента (прикачена PDF фактура)

```

Забележка: Автоматичното подписване изисква цифров сертификат тип HSM (Hardware Security Module) — различен от обикновен USB токен. Свържете се с доставчика на вашия цифров сертификат, за да направите надграждане.

Стъпка 5: Групово експортиране на фактури

Когато трябва да експортирате няколко фактури едновременно:

  1. Отидете на Поръчки → изберете няколко поръчки (маркирайте квадратчетата)
  2. Кликнете върху "Групово експортиране на фактури"
  3. Системата създава фактури за всички избрани поръчки
  4. Прегледайте списъка с фактури
  5. Подпишете & Експортирайте всички

Стъпка 6: Обработка на грешки

Фактури с грешно име/адрес (без грешка в ЕИК и сума):

  1. Отворете фактурата, която трябва да редактирате
  2. Изберете "Съобщение за грешка"
  3. Системата изпраща съобщение до НАП
  4. Не е необходимо да издавате нова фактура

Фактури с грешен ЕИК, сума, данъчна ставка:

  1. Отворете фактурата, която трябва да редактирате
  2. Изберете "Издаване на заместваща фактура" или "Издаване на коригираща фактура"
  3. Въведете правилната информация
  4. Подпишете & Експортирайте новата фактура
  5. Старата фактура ще бъде маркирана като "Заместена/Коригирана"

Анулиране на фактура:

  1. Изберете фактура → "Анулиране на фактура"
  2. Въведете причината за анулиране
  3. Системата изпраща съобщение за анулиране до НАП

Стъпка 7: Отчети & Управление

Табло за управление на фактури предоставя:

  • Общ брой издадени фактури (по ден/месец/година)
  • Общи приходи от фактури
  • Фактури по статус (издадени, анулирани, коригирани)
  • Експортиране в Excel/PDF за изпращане до счетоводителя

Заключение ###

Издаването на електронни фактури с GTG CRM е проектирано да опрости целия процес: от настройка на фирмената информация, създаване на фактури, цифрово подписване, изпращане до данъчните власти, до последващо управление и търсене. Благодарение на възможността за директна връзка с поръчки, продукти и клиентски данни, можете да създавате фактури бързо, да намалите ръчното въвеждане на данни и да ограничите грешките.

При комбиниране с автоматизация, фирмите могат допълнително да настроят автоматизиран процес: поръчката е изпълнена → създаване на фактура → цифрово подписване → изпращане до клиента. Това спестява време, осигурява спазване на регулациите и прави управлението на фактури по-ясно и контролируемо в ежедневните бизнес операции.

ЧЗВ

В: Колко кредита ми трябват, за да издам 1 фактура?

О: Цената за издаване на електронна фактура зависи от тарифния план. С Basic плана (199K/месец, 80 000 кредита), можете да издавате хиляди фактури/месец.

В: Поддържате ли фактури в чуждестранна валута?

О: Да. GTG CRM поддържа издаване на фактури във VND и чуждестранна валута (USD, EUR...) с курс на превалутиране.

В: Какво става, ако загубя интернет връзка?

О: Електронните фактури изискват интернет връзка за изпращане до НАП. Можете да създавате чернови на фактури (draft), когато сте офлайн, след което да ги подпишете & издадете, когато имате интернет.

В: Как клиентите получават фактурите си?

О: По имейл (прикачена PDF) или чрез онлайн търсене с уникалния код за търсене на фактурата.