Често срещани грешки при ръчно управление на поръчки

В началния етап на бизнеса много продавачи управляват поръчките с тефтер, Excel файлове или разпръснати бележки по телефона. Този метод е приемлив, когато има само няколко поръчки на ден, продажбата е през един канал и почти няма връщания или възстановяване на суми.

Но когато броят на поръчките се увеличи, продажбата се извършва през множество канали едновременно или започват да се появяват наложен платеж, връщане на стоки, съгласуване на постъпления, ръчното управление на поръчките бързо се превръща в най-голямото тясно място в оперативната дейност.

Не малко продавачи изпадат в ситуация, в която имат постоянни поръчки, имат приходи, но колкото повече продават, толкова по-голям хаос настава, без да знаят точно дали печелят или губят.

По-долу са изброени най-честите грешки.

Разпокъсано записване на поръчки, липса на централни данни

Много често срещана грешка е, че всяка платформа за продажба се записва по различен начин. Поръчките от Shopee са в приложението, поръчките от Facebook са в съобщенията, поръчките от Zalo се записват в тефтер, а поръчките от уебсайта са в имейли.

Без едно място, където да се събират всички поръчки, продавачът почти не може да:

• Знае общия брой поръчки на ден
• Бързо проверява състоянието на всяка поръчка
• Съгласува стари поръчки при възникнал проблем

В дългосрочен план, раздробените данни правят управлението зависимо от паметта и интуицията.

С GTG CRM всички поръчки от множество канали: търговски площадки, уебсайтове, ръчни поръчки,... се събират в една единствена таблица за управление, което помага на продавача незабавно да види цялостната картина, без да се налага да отваря множество приложения или файлове.

Лесно пропускане на поръчки или обработка на дублиращи се поръчки

Ръчното управление лесно води до:

• Пропуснати актуализации на доставени поръчки
• Непомнене, че дадена поръчка вече е обработена, което води до повторна обработка
• Неяснота дали е получено плащане за поръчки с наложен платеж

Тези грешки първоначално могат да изглеждат малки, но когато се натрупат с времето, водят до разминавания в приходите, загуби на парични средства или спорове с куриерските компании.

Когато поръчките се управляват централно в GTG CRM, всяка поръчка има ясно състояние. Продавачът знае точно коя поръчка се обработва, коя е завършена, коя се нуждае от съгласуване, което значително намалява риска от грешки поради ръчни операции.

Непроследяване на жизнения цикъл на поръчката

Една поръчка всъщност не е "създадена и готова". Тя преминава през множество етапи: потвърждение, опаковане, доставка, успешна доставка, връщане или анулиране.

Ръчното управление обикновено записва само крайния резултат, като пропуска целия процес между етапите. Това не позволява на продавача да знае в кой етап възниква проблем: бавно опаковане, забавена доставка или висок процент на връщане.

С GTG CRM всяка поръчка има ясен жизнен цикъл, което помага на продавача да идентифицира тясното място в процеса, за да го коригира, вместо да се справя с инциденти, когато е твърде късно.

Поръчки, отделени от наличностите, колкото повече продавате, толкова повече разминавания

Изключително опасна грешка е, когато поръчките не са свързани със склада. Продавачът проверява наличностите по усет или актуализира наличностите, след като вече е продал.

Често срещани последици:

• Продажби над наличните количества
• Недоставяне на стоки
• В края на месеца реалните наличности не съответстват на записите

GTG CRM свързва директно поръчките със склада, което помага за актуализиране на наличностите веднага след възникване на поръчка. Това е особено важно за продавачи, които продават през множество канали, където дори малко разминаване в наличностите по един канал може да доведе до множество проблеми.

Невъзможност за контролиране на разходите по всяка поръчка

Много продавачи гледат само цената на продажба, без да отчитат разходите за всяка поръчка: такси за доставка, такси на платформата, връщане на стоки, опаковане, промоции.

Без данни за разходите по поръчки, продавачът лесно може да изпадне в ситуация:

• Приходите се увеличават, но задържаните пари не се увеличават
• Не знае кои поръчки са печеливши, кои са губещи
• Взема решения въз основа на усещания

Когато поръчките се управляват правилно в GTG CRM, данните за поръчките, разходите и приходите се съхраняват синхронизирано, създавайки основа за продавача да разбере правилно ефективността на своя бизнес.

Собственикът на магазина е погълнат от оперативната дейност, без време за развитие

Ръчното управление кара собствениците на магазини да проверяват всяка поръчка, да съгласуват всяка сума, да коригират всяка грешка. Времето, което би трябвало да се посвети на маркетинг, подобряване на продукти или разширяване на каналите за продажби, се „поглъща“ от повтарящи се задачи.

Това е ясен знак, че моделът на операции е достигнал своя лимит.

GTG CRM автоматизира по-голямата част от операциите по управление на поръчките, позволявайки на търговците да се откъснат от ръчната работа и да се съсредоточат върху дейности, които генерират растеж.

Заключение

Ръчното управление на поръчките не е грешно в началния етап, но не може да бъде дългосрочно решение, когато бизнесът е вече установен.

Грешки като пропускане на поръчки, несъответствия в склада, липса на контрол върху разходите или объркани данни не се дължат на това, че търговецът не се справя достатъчно добре, а на липсата на подходяща система за управление.

Ето защо много онлайн търговци избират GTG CRM като централизирана платформа за управление на поръчки, където поръчки, склад, доставка, фактуриране и парични потоци са свързани в една система. Когато данните се стандартизират от самото начало, търговците не само намаляват рисковете, но и имат солидна основа за устойчиво разширяване на бизнеса.