Чести грешки при ръчно управление на поръчки

В началния етап на бизнеса много продавачи управляват поръчките си с тетрадки, Excel файлове или разпръснати бележки на телефона си. Този метод може да бъде приемлив, когато има само няколко поръчки на ден, продажба през един канал и почти никакви връщания или възстановявания.

Но когато броят на поръчките се увеличи, продавате през множество канали едновременно или започнете да обработвате COD, връщания, парични постъпления, ръчното управление на поръчки бързо се превръща в най-голямото затруднение в оперативната дейност.

Не малко продавачи се оказват в ситуация, в която имат постоянни поръчки, имат приходи, но колкото повече продават, толкова по-объркани стават, без да знаят точно дали печелят или губят.

Ето най-често срещаните грешки.

Разпокъсано записване на поръчки, без централизирани данни

Една много често срещана грешка е всяка платформа за продажба да се записва по различен начин. Поръчките от Shopee са в приложението, поръчките от Facebook са в съобщенията, Zalo поръчките се записват в тетрадка, а поръчките от уебсайта са в имейли.

Когато няма централно място за всички поръчки, продавачите почти не могат да:

• Да знаят общия брой поръчки на ден
• Бързо да проверяват статуса на всяка поръчка
• Да правят повторна проверка на стари поръчки при възникване на проблем

В дългосрочен план, разпръснатите данни правят управлението зависимо от паметта и интуицията.

С GTG CRM всички поръчки от множество канали: пазарни платформи, уебсайтове, ръчни поръчки... се събират в една единствена таблица за управление, което позволява на продавача да види цялостната картина незабавно, без да се налага да отваря множество приложения или файлове.

Лесно пропускане на поръчки или дублиране на обработка

При ръчното управление е много лесно да се случат следните ситуации:

• Забравили сте да актуализирате, че поръчката е доставена
• Вече сте обработили поръчката, но не помните, което води до повторна обработка
• Не е ясно дали парите за COD поръчки са получени

Тези грешки изглеждат незначителни в началото, но когато се натрупат с времето, ще доведат до несъответствия в приходите, загуба на парични средства или спорове с куриерските компании.

Когато поръчките се управляват централно в GTG CRM, всяка поръчка има ясен статус. Продавачът знае точно коя поръчка се обработва, коя е завършена, коя се нуждае от сверка, което значително намалява риска от грешки поради ръчни операции.

Невъзможност за проследяване на жизнения цикъл на поръчката

Една поръчка всъщност не е "създадена и готова". Тя преминава през множество етапи: потвърждение, опаковане, доставка, успешно доставяне, връщане или анулиране.

Ръчното управление обикновено записва само крайния резултат, като пропуска целия процес по средата. Това не позволява на продавача да знае на кой етап възниква проблемът: бавно опаковане, забавена доставка или висок процент на връщане.

С GTG CRM всяка поръчка има ясен жизнен цикъл, който помага на продавача да идентифицира пречките в процеса, за да направи корекции, вместо само да решава проблеми, когато вече е твърде късно.

Поръчките са отделени от инвентара, колкото повече продавате, толкова повече се разминават

Една изключително опасна грешка е поръчките да не са свързани със складови наличности. Продавачът проверява наличностите интуитивно или актуализира наличностите след продажба.

Чести последици:

• Продажба над наличностите
• Недоставяне на стоки
• В края на месеца реалните наличности не съответстват на записаните

GTG CRM директно свързва поръчките със склада, като актуализира наличностите веднага щом възникне поръчка. Това е особено важно за продавачите през множество канали, където дори минимално разминаване в наличностите може да доведе до множество проблеми.

Невъзможност за контролиране на разходите по всяка поръчка

Много продавачи гледат само продажната цена, без да свързват разходите с всяка поръчка: такси за доставка, такси за платформа, връщания, опаковка, промоции.

Без данни за разходите по поръчка, продавачите лесно се оказват в ситуация:

• Приходите се увеличават, но задържаните пари не се увеличават
• Не знаят кои поръчки печелят, кои губят
• Вземат решения на база усещане

Когато поръчките се управляват правилно в GTG CRM, данните за поръчките, разходите и приходите се съхраняват синхронно, създавайки основа за продавача да разбере истинската ефективност на своя бизнес.

Собственикът на магазина е погълнат от оперативната дейност, няма време за развитие

Ръчното управление принуждава собственика на магазина да проверява всяка поръчка лично, да сверява всяка сума, да коригира всяка малка грешка. Времето, което би трябвало да се отделя за маркетинг, подобряване на продуктите или разширяване на каналите за продажба, се "поглъща" от повтарящи се задачи.

Това е ясен знак, че оперативният модел е достигнал своя лимит.

GTG CRM автоматизира по-голямата част от операциите по управление на поръчките, за да позволи на продавачите да се освободят от ръчна работа и да се съсредоточат върху дейности, които носят растеж.

Заключение

Ръчното управление на поръчки не е грешка в началото, но не може да бъде дългосрочно решение, когато бизнесът вече е установен.

Грешки като пропускане на поръчки, разминаване в наличностите, невъзможност за контрол на разходите или объркване на данни не произтичат от това, че продавачите не се справят достатъчно добре, а от липсата на подходяща система за управление.

Ето защо много онлайн продавачи избират GTG CRM като централизирана платформа за управление на поръчки, където поръчките, наличностите, доставките, фактурите и паричните потоци са свързани в една система. Когато данните са стандартизирани от самото начало, продавачите не само намаляват рисковете, но и имат основата за устойчиво разширяване на бизнеса си.