Правила за електронни фактури за индивидуални търговци

От 01.07.2022 г., съгласно разпоредбите на Декрет 123/2020/ND-CP и Циркуляр 78/2021/TT-BTC, домакинствата и индивидуалните търговци, които прилагат метода на деклариране на данъци, са задължени да преминат към електронни фактури. Това е не само законово изискване, но и важна стъпка в модернизацията на бизнес операциите.

За да се гарантира съответствието с разпоредбите и да се избегнат правни рискове, собствениците на домакинства трябва да разбират правилата, свързани със създаването, използването и управлението на електронни фактури. Тази статия ще изясни ключовите точки, които ще ви помогнат да извършвате издаването на фактури точно и ефективно.

Концепция за Електронни Фактури

Съгласно Член 3 от Декрет 123/2020/ND-CP, електронна фактура се разбира като електронен документ, създаден от продавач на стоки или услуги чрез електронни средства, с цел записване на информация за търговски транзакции в съответствие със законовите разпоредби за счетоводство и данъци. Тази фактура може да бъде генерирана от касов апарат, свързан директно със системата на данъчните власти.

Електронните фактури се разделят на два основни типа. Първият тип е фактура с код от данъчните власти, която получава код преди изпращане до купувача. Този код включва уникален номер на транзакцията и криптиран низ, базиран на информацията за продавача. Вторият тип е фактура без код от данъчните власти, която се създава от организацията и се изпраща директно до клиента без предварително одобрение от данъчните власти.

Три Случая, При Които Се Изисква Използването на Електронни Фактури

Според Циркуляр 78/2021/TT-BTC, домакинствата и индивидуалните търговци трябва да използват електронни фактури в три специфични ситуации.

Първият случай се отнася за домакинства и индивидуални търговци, които плащат данъци по метода на деклариране. Това е групата, която е задължена да използва електронни фактури редовно в своята бизнес дейност.

Вторият случай се отнася до домакинства, които плащат данъци по фиксиран метод. Когато имат нужда да издадат фактура, данъчните власти ще им издадат електронна фактура с код за всяка възникнала транзакция.

Третият случай е за домакинства, които декларират данъци за всяка възникнала транзакция. Подобно на втората група, ако имат нужда от фактура, данъчните власти ще издадат индивидуални електронни фактури за всяка конкретна транзакция.

Важни Аспекти При Използване на Електронни Фактури

Субекти, Които Могат Да Получат Електронни Фактури поотделно

Домакинствата, които плащат данъци по фиксиран метод, получават подкрепа от данъчните власти за издаване на фактури с код поотделно, когато имат нужда. Индивидуални търговци, които не извършват дейност редовно и нямат постоянно местоположение, плащащи данъци за всяка възникнала транзакция, също попадат в тази категория.

Освен това, някои специални случаи също могат да получат фактури поотделно. Например, домакинства, които са прекратили дейността си, но все още не са завършили процедурата по прекратяване на данъчния си номер, все още могат да поискат издаване на фактури за разпродажба на активи. Домакинства, които временно са спрели дейността си, но трябва да завършат вече сключен договор, също получават подобна подкрепа. Случаите на принудително спиране на използването на фактури също са включени в този списък.

Безплатни Услуги за Електронни Фактури

Съгласно Алинея 1 от Член 14 от Декрет 123/2020/ND-CP, малки и средни предприятия, кооперации, домакинства и индивидуални търговци в райони с трудни или особено трудни икономически и социални условия са освободени от такси за услуги за електронни фактури с код за 12 месеца от началото на използването им. Списъкът на приоритетните райони е определен в Декрет 118/2015/ND-CP.

Субектите, които не попадат в обхвата на освобождаването от такси, ще трябва да платят разходите за услуги съгласно договора, сключен с доставчика на услуги за електронни фактури.

Ситуации, При Които Трябва Да Се Спре Използването на Електронни Фактури

Алинея 1 от Член 16 от Декрет 123/2020/ND-CP изброява случаите, при които е задължително спирането на използването на електронни фактури с код.

Когато домакинство прекрати валидността на своя данъчен номер или данъчните власти установят, че не извършва дейност на регистрирания си адрес, използването на фактури ще бъде спряно. Случаи, при които домакинство активно уведомява данъчните власти за временно спиране на дейността, също водят до спиране на използването на електронни фактури.

Сериозни нарушения също водят до подобни последици. Ако домакинство използва фактури за продажба на контрабандни, забранени, фалшиви стоки или стоки, нарушаващи правата на интелектуална собственост, компетентните органи ще открият и ще уведомят данъчните власти за предприемане на действия. Действието по издаване на несъществуващи фактури за присвояване на средства също е причина за спиране на използването на електронни фактури.

Освен това, когато данъчните власти уведомят за спиране на използването на фактури за принудително събиране на данъчни задължения, или когато органите по регистрация на бизнеса изискват временно спиране на дейността в определени професии поради недостатъчни стандарти, домакинствата също трябва да спрат използването на електронни фактури.

Кои Данъчни Служби Издават Фактури поотделно?

Точка в) от Алинея 2 на Член 13 от Декрет 123/2020/ND-CP ясно посочва мястото за подаване на молба за издаване на фактура.

За домакинства и индивидуални търговци с постоянно местоположение, документите се подават в данъчната служба, управляваща района, където се извършва бизнес дейността. Обратно, домакинства и индивидуални търговци без постоянно местоположение ще подават документите си в данъчната служба по местоживеене или по регистрация на бизнеса.

Пътна Карта за Преминаване от Фиксиран Данък към Деклариране

От 2026 г. данъчните власти ще въведат пътна карта за прехвърляне на домакинствата от метода на плащане на фиксиран данък към метода на деклариране. Това изисква домакинствата да извършват пълни дейности като водене на счетоводни книги, създаване и подаване на електронни фактури, онлайн деклариране и плащане на данъци съгласно разпоредбите, вместо просто да плащат фиксиран данък, както преди.

За да подкрепят малките домакинства да се адаптират към новите разпоредби, без да се налага да наемат счетоводители или да извършват сложни ръчни операции, са разработени много цялостни решения за цифрова трансформация, които интегрират функции за управление на продажбите, данъчно деклариране, плащане на данъци, издаване на електронни фактури и управление на счетоводни книги на една платформа.

Заключение

Използването на електронни фактури вече е задължително за домакинствата и индивидуалните търговци, които плащат данъци по метода на деклариране. Разбирането на разпоредбите за електронни фактури, от концепцията, приложимите субекти, до случаите, при които се издават фактури, и ситуациите, при които трябва да се спре използването им, е от съществено значение, за да може всеки собственик на домакинство да управлява своята бизнес дейност прозрачно и в съответствие със закона.

Особено в контекста на преминаването от фиксиран данък към деклариране, придобиването на подходящи инструменти за управление на счетоводни книги, данъчно деклариране и издаване на електронни фактури става по-належащо от всякога. GTG CRM предоставя автоматизирана интеграция за издаване на електронни фактури, което помага на домакинствата лесно да издават законосъобразни фактури, да изпращат данни до данъчните власти съгласно разпоредбите, като същевременно подпомага проверката и откриването на грешки във входящите фактури. Благодарение на това, собствениците не само спестяват време, но и гарантират точност в счетоводството и пълно съответствие с изискванията на данъчните власти.