Разпоредби относно електронните фактури за частни предприемачи

От 01.07.2022 г., съгласно разпоредбите на Наредба 123/2020/ND-CP и Насоки 78/2021/TT-BTC, домакинствата и физическите лица, които извършват дейност и прилагат метода на данъчно деклариране, са задължени да преминат към електронни фактури. Това не е само законово изискване, но и важна стъпка в процеса на модернизация на бизнес операциите.

За да се осигури спазване на разпоредбите и да се избегнат правни рискове, собствениците на бизнес домакинства трябва да разбират правилата, свързани със създаването, използването и управлението на електронни фактури. Тази статия ще изясни ключовите моменти, които ще ви помогнат да извършвате операциите по издаване на фактури точно и ефективно.

Концепция за електронна фактура

Съгласно Член 3 от Наредба 123/2020/ND-CP, електронната фактура се разбира като електронен документ, създаден от продавача на стоки или услуги чрез електронни средства, с цел записване на информация за търговски сделки в съответствие със законовите изисквания за счетоводство и данъци. Тази фактура може да бъде създадена от касов апарат, свързан директно към системата на данъчната администрация.

Електронните фактури се разделят на два основни типа. Първият тип е фактура с код от данъчната администрация, който се издава преди изпращане до купувача. Този код включва уникален идентификатор на транзакцията и кодирана низ от символи, базиран на информацията за продавача. Вторият тип е фактура без код от данъчната администрация, която се издава от организацията и се изпраща директно до клиента без предварителна валидация от данъчната администрация.

Три случая на задължително използване на електронни фактури

Съгласно Насоки 78/2021/TT-BTC, домакинствата и физическите лица, които извършват дейност, трябва да използват електронни фактури в три конкретни ситуации.

Първият случай се прилага за домакинства и физически лица, които плащат данъци по метода на деклариране. Това е групата субекти, които са задължени да използват електронни фактури редовно в своята бизнес дейност.

Вторият случай се отнася за домакинства, които плащат данъци по фиксиран метод. Когато имат нужда да издадат фактура, те ще получат от данъчната администрация електронна фактура с код за всяка транзакция.

Третият случай е за домакинства, които декларират данъци за всяка транзакция. Подобно на втората група, ако има нужда от издаване на фактура, данъчната администрация ще издаде електронна фактура за всяка конкретна транзакция.

Неща, които трябва да се имат предвид при използване на електронни фактури

Субекти, на които се издават електронни фактури при всяка транзакция

Домакинствата, които плащат данъци по фиксиран метод, се подпомагат от данъчната администрация с издаването на фактури с код за всяка транзакция, когато е необходимо. Физическите лица, които извършват дейност нередовно и нямат постоянно местоположение, които плащат данъци за всяка възникнала транзакция, също попадат в тази категория.

Освен това, някои специални случаи също получават фактури за всяка транзакция. Например, домакинства, които са преустановили дейност, но не са приключили процедурите по прекратяване на данъчния си номер, все още могат да поискат издаване на фактура за ликвидация на активи. Домакинства, които временно спират дейност, но трябва да завършат вече сключени договори, също получават подобна подкрепа. Случаи на принудително спиране на използването на фактури също са в този списък.

Безплатна услуга за електронни фактури

Съгласно точка 1 от Член 14 от Наредба 123/2020/ND-CP, малки и средни предприятия, кооперативи, домакинства и физически лица, които извършват дейност в райони с трудни или особено трудни икономически и социални условия, са освободени от такси за услугата електронни фактури с код за 12 месеца от началото на използването им. Списъкът на привилегированите райони е посочен в Наредба 118/2015/NĐ-CP.

Субектите, които не попадат в обхвата на освобождаването от такси, ще трябва да заплатят разходите за услугата съгласно договор, сключен с доставчика на услуги за електронни фактури.

Ситуации, при които трябва да се спре използването на електронни фактури

Точка 1 от Член 16 от Наредба 123/2020/ND-CP изброява случаите, при които е задължително да се спре използването на електронни фактури с код.

Когато едно търговско дружество престане да бъде валиден данъчен идентификационен номер или когато данъчните власти установят, че то не работи на регистрирания адрес, използването на фактури ще бъде спряно. Случаите, в които търговско дружество активно уведомява за временно спиране на дейността си пред компетентните органи, също водят до спиране на използването на електронни фактури.

Сериозните нарушения също водят до подобни последици. Ако едно търговско дружество използва фактури за продажба на контрабандни стоки, забранени стоки, фалшиви стоки или стоки, нарушаващи правата на интелектуална собственост, компетентните органи ще открият това и ще уведомят данъчните власти за предприемане на действия. Действието по издаване на несъществуващи фактури с цел присвояване на пари също е причина за спиране на използването на електронни фактури.

Освен това, когато данъчните власти уведомят за спиране на използването на фактури с цел принудително събиране на данъчни задължения, или когато органите по регистрация на търговската дейност изискват временно спиране на дейността в регулирани сектори поради несъответствие със стандартите, търговското дружество също трябва да спре използването на електронни фактури.

Кой Данъчен Орган Издава Фактури за Всеки Случай?

Подточка в) от точка 2 на член 13 от Наредба № 123/2020/ND-CP ясно посочва мястото за подаване на заявление за издаване на фактури.

За търговски дружества и индивидуални предприемачи с фиксирани места, документите ще се подават в Данъчната служба, която управлява територията, където се извършва стопанската дейност. Обратно, търговските дружества и индивидуалните предприемачи без фиксирани места ще подават документите в Данъчната служба по местоживеене или по място на регистрация на дейността.

Маршрут за Преминаване от Фиксиран Данък към Отчетност

От 2026 г. данъчните власти ще пристъпят към прехода на търговски дружества от метода на фиксирания данък към метода на отчетността. Това изисква търговските дружества да изпълняват пълноценно всички дейности като водене на счетоводни книги, издаване и подаване на електронни фактури, онлайн подаване на декларации и плащане на данъци в съответствие с разпоредбите, вместо просто да плащат фиксиран данък, както преди.

За да се подпомогнат малките търговски дружества да се адаптират към новите разпоредби, без да се налага да наемат счетоводители или да извършват сложни ръчни операции, са разработени много цялостни решения за дигитална трансформация, които интегрират функции за управление на продажбите, подаване на данъчни декларации, плащане на данъци, издаване на електронни фактури и управление на счетоводни книги на една единствена платформа.

Заключение

Използването на електронни фактури вече е задължително за търговски дружества и индивидуални предприемачи, които плащат данъци по метода на отчетността. Разбирането на разпоредбите относно електронните фактури, от понятието, обектите на приложение, до случаите, в които се издават фактури, и ситуациите, в които трябва да се спре тяхното използване, е от съществено значение, за да могат всички собственици на търговски дружества да извършват дейността си прозрачно и в съответствие със закона.

Особено в контекста на прехода от фиксиран данък към отчетност, придобиването на подходящи инструменти за управление на счетоводни книги, подаване на данъчни декларации и издаване на електронни фактури става по-необходимо от всякога. GTG CRM предоставя функция за автоматично издаване на електронни фактури, която помага на търговските дружества лесно да издават законни фактури, да изпращат данни до данъчните власти в съответствие с разпоредбите, както и да подпомага проверка и откриване на грешки във входящите фактури. Благодарение на това собствениците не само пестят време, но и гарантират точност при счетоводството и пълно съответствие с изискванията на данъчните власти.