Сравнение на 3 вида електронни фактури: с код, без код, код на CQT - кой тип да изберете?

От както електронните фактури станаха задължителни съгласно разпоредбите на Главната данъчна дирекция, много собственици на магазини, търговци на дребно и бизнеси на свободна практика все още се колебаят кой тип електронна фактура да изберат, който да отговаря на техния размер и специфика на бизнеса. Трите най-популярни типа електронни фактури днес са фактури с код от данъчната администрация, фактури без код от данъчната администрация и фактури с код от данъчната администрация (известни още като фактури по поръчка) - всеки тип има своите предимства и недостатъци.

Изборът на правилния тип фактура не само ще помогне на бизнеса да спазва закона, но и ще оптимизира оперативните разходи и процеса на продажби. Тази статия ще анализира подробно трите типа електронни фактури, ще сравни техните предимства и недостатъци и ще ви помогне да вземете най-подходящото решение.

1. Електронни фактури с код от данъчната администрация

Концепция

Електронна фактура с код от данъчната администрация е фактура, на която е издаден код за потвърждение от Главната данъчна дирекция преди изпращането ѝ на клиента. Този код се състои от уникална поредица от символи, генерирани от данъчната администрация и прикрепени към фактурата, за да потвърдят нейната валидност.

Приложими субекти

Съгласно Указ № 123/2020/ND-CP, предприятията, които са изложени на висок данъчен риск, са задължени да използват фактури с код:

• Новосъздадени предприятия с дейност под 12 месеца
• Предприятия, които временно прекратяват дейността си, имат данъчни задължения или данъчен риск
• Домакинства и физически лица с приходи от 1 милиард VND/година или повече
• Предприятия, работещи в чувствителни сектори (отпадъци, петрол...)

Процес на издаване

1. Предприятието издава фактура в счетоводния софтуер или системата за управление
2. Изпраща данните от фактурата до портала на Главната данъчна дирекция
3. Данъчната администрация проверява и издава код за потвърждение в рамките на 1-2 секунди
4. Предприятието получава фактурата с кода и я изпраща на клиента

Предимства

Прозрачност и строг контрол: Данъчната администрация разполага с информация за фактурите в реално време, което намалява данъчните измами.

Ниски разходи: Бизнесът не плаща такси на доставчика на фактури, просто трябва да се регистрира и да използва безплатно чрез портала на Главната данъчна дирекция.

Висока правна стойност: Фактурите се потвърждават директно от данъчната администрация, което гарантира абсолютна правна стойност.

Недостатъци

Зависимост от данъчната система: Когато системата на Главната данъчна дирекция има проблеми или е в поддръжка, предприятията не могат да издават фактури.

По-бавна скорост: В сравнение с фактурите без код, изчакването на данъчната администрация да издаде код може да доведе до закъснения в някои случаи.

Ограничена гъвкавост: Не е подходяща за предприятия, които трябва да издават фактури в големи количества за кратък период от време.

2. Електронни фактури без код от данъчната администрация

Концепция

Електронна фактура без код е фактура, издадена от самото предприятие чрез организация, предоставяща услуги за електронни фактури (доставчик, одобрен от Главната данъчна дирекция), без да е необходимо да се иска код за потвърждение преди изпращането ѝ на клиента.

Приложими субекти

Предприятията могат да използват фактури без код, когато отговарят на следните условия:

• Работи от 12 месеца или повече
• Без данъчни задължения, без нарушения на данъчното законодателство
• Не попада в категорията на висок данъчен риск според оценката на данъчната администрация
• Използва услугите на законен доставчик на електронни фактури

Процес на издаване

1. Предприятието сключва договор с организация, предоставяща услуги за електронни фактури
2. Издава фактура в софтуера и я изпраща директно на клиента
3. Периодично (дневно/месечно) изпраща данните от фактурата до данъчната администрация чрез доставчика

Предимства

Бърза скорост: Незабавно издаване на фактури, без да се чака потвърждение от данъчните власти.

Независимост от данъчната система: Фирмите все още могат да издават фактури, дори ако системата на Главната данъчна дирекция има проблеми.

Висока гъвкавост: Подходящо за бизнеси с голям обем транзакции, които трябва да издават фактури в големи количества.

Лесна интеграция: Доставчиците на услуги обикновено имат API и функции за интеграция със софтуер за управление на продажбите.

Недостатъци

Разходи за услуги: Фирмите трябва да плащат такса на доставчика на електронни фактури, варираща от няколко милиона до десетки милиони донги на година в зависимост от пакета услуги.

Условия за кандидатстване: Не всяка фирма отговаря на условията за ползване, особено нови фирми или такива с данъчен риск.

Правна отговорност: Фирмата носи самостоятелна отговорност за точността и законността на издадените фактури.

3. Електронни фактури с код от CQT (печат по поръчка)

Концепция

Фактура с код от данъчните власти, известна още като печат по поръчка, е фактура, предварително отпечатана с номер, издаден от данъчните власти. Това е преходна форма от хартиените фактури към електронните фактури, обикновено приложима за звена, които не отговарят на условията или не са готови да преминат напълно към електронни фактури.

Приложими обекти

• Малки предприятия, домакинства с приходи под 1 милиард донги/година
• Звена, действащи в отдалечени райони, без технологична инфраструктура
• Специални случаи според разпоредбите на данъчните власти

Процес на използване

1. Фирмата регистрира при данъчните власти броя на фактурите, които трябва да използва.
2. Данъчните власти издават код на фактурата.
3. Фирмата поръчва печат на фактури в лицензирана печатница.
4. Използва се хартиена фактура с код за транзакции с клиенти.

Предимства

Подходящо за малки предприятия: Не изисква сложна технологична инфраструктура.

Прост процес: Лесен за използване, не е необходима интернет връзка при издаване на фактури.

Ниски първоначални разходи: Няма нужда от инвестиция в софтуер или услуги за електронни фактури.

Недостатъци

Остаряло: Не е подходящо за настоящата тенденция на дигитализация, постепенно се премахва.

Трудно управление: Лесно за загуба, трудно за търсене и съхранение в сравнение с електронни фактури.

Негъвкаво: При грешка трябва да се анулира хартиената фактура и да се докладва на данъчните власти.

Времево ограничение: Според графика този тип фактури постепенно ще бъдат напълно заменени от електронни фактури.

Сравнителна таблица на 3 вида фактури

Критерий	С код от CQT	Без код от CQT	Код от CQT (печат по поръчка)
Скорост на издаване	Бавно (1-2 сек.)	Бързо (незабавно)	Средно
Разходи	Безплатно	3-15 милиона/година	Разходи за печат
Зависимост от интернет	Да	Да	Не
Управление	Лесно	Лесно	Трудно
Гъвкавост	Ниска	Висока	Много ниска
Тенденция	Разпространено	Разпространено	Премахва се

Кой тип фактура да изберете?

Изберете фактура С КОД, ако:

• Като новосъздадено предприятие или търговец с оборот над 1 милиард/година
• Искате да спестите разходи за услуги
• Нямате твърде голям обем транзакции за кратък период от време
• Приоритет е прозрачността и абсолютното съответствие

Изберете фактура БЕЗ КОД, ако:

• Сте установено предприятие, работещо стабилно повече от 12 месеца
• Имате голям обем поръчки, нуждаете се от бързо издаване на фактури
• Продавате на множество платформи за електронна търговия, нуждаете се от автоматична интеграция
• Готови сте да платите за услуга, за да получите скорост и гъвкавост

Изберете фактура С КОД CQT (по поръчка) ако:

• Сте малък търговец с оборот под 1 милиард/година
• Работите в район без интернет връзка
• Нуждаете се от временно решение по време на дигитална трансформация

Заключение

Изборът на подходящ тип електронна фактура зависи от мащаба на бизнеса, обема на транзакциите и стратегията за развитие на предприятието. Повечето малки и средни предприятия днес използват фактури с код поради ниската цена и пълното съответствие с правните изисквания. В същото време, големите предприятия с висок обем транзакции често избират фактури без код, за да оптимизират оперативните процеси.

За да помогне на собствениците на магазини и търговците да издават електронни фактури лесно и бързо, GTG CRM интегрира функция за директно издаване на електронни фактури от поръчки. Можете да се свържете с водещи доставчици на фактури, автоматично да създавате фактури от информацията за поръчките и да изпращате фактури на клиентите само с няколко прости стъпки. Това спестява време, намалява грешките и гарантира спазването на законовите разпоредби.