Сравнение на 3 вида електронни фактури: С код, без код, код от CQT - кой да изберете?

От както електронните фактури станаха задължителни според разпоредбите на Главната данъчна дирекция, много собственици на магазини, търговци на дребно и домакинства все още се колебаят кой вид електронна фактура да изберат, за да отговаря на техния мащаб и специфика на бизнеса. Трите най-популярни вида електронни фактури в момента са фактури с код от данъчната администрация, фактури без код от данъчната администрация и фактури с код от данъчната администрация (известни още като фактури по поръчка) - всеки вид има своите предимства и недостатъци.

Изборът на правилния тип фактура не само помага на бизнеса да спазва закона, но и оптимизира оперативните разходи и процеса на продажби. Тази статия ще анализира подробно 3-те вида електронни фактури, ще сравни техните предимства и недостатъци и ще ви помогне да вземете най-подходящото решение.

1. Електронна фактура с код от CQT

Концепция

Електронна фактура с код от данъчната администрация е фактура, която е получила код за удостоверяване от Главната данъчна дирекция преди изпращане до клиента. Този код включва уникална поредица от символи, генерирани от данъчната администрация и прикрепени към фактурата, за да потвърдят нейната валидност.

Приложими обекти

Според Указ 123/2020/ND-CP, предприятията, които са класифицирани като високорискови по отношение на данъци, са задължени да използват фактури с код:

• Новоучредени предприятия с дейност под 12 месеца
• Предприятия, които временно прекратяват дейност, имат данъчни задължения или рискове, свързани с данъци
• Домакинства и индивидуални предприемачи с приходи от 1 милиард VND/година или повече
• Предприятия, работещи в чувствителни сектори (отпадъци, петрол...)

Процес на издаване

1. Предприятието издава фактура чрез счетоводен софтуер или система за управление
2. Изпраща данните от фактурата до портала на Главната данъчна дирекция
3. Данъчната администрация проверява и издава код за удостоверяване в рамките на 1-2 секунди
4. Предприятието получава фактурата с кода и я изпраща на клиента

Предимства

Прозрачност и строг контрол: Данъчната администрация получава информация за фактурите в реално време, което намалява данъчните измами.

Ниски разходи: Предприятията не заплащат такси на доставчика на услуги за фактуриране, а само се регистрират и използват безплатно през портала на Главната данъчна дирекция.

Висока правна сила: Фактурите се удостоверяват директно от данъчната администрация, което гарантира абсолютна правна стойност.

Недостатъци

Зависимост от данъчната система: Когато системата на Главната данъчна дирекция има проблеми или се поддържа, предприятията не могат да издават фактури.

По-бавна скорост: В сравнение с фактурите без код, чакането на данъчната администрация да издаде код може да доведе до забавяне в някои случаи.

Ограничена гъвкавост: Не е подходящо за предприятия, които се нуждаят от издаване на фактури в големи количества за кратък период от време.

2. Електронна фактура без код от CQT

Концепция

Електронна фактура без код е фактура, която предприятието издава самостоятелно чрез организация, предоставяща услуги за електронно фактуриране (доставчик, одобрен от Главната данъчна дирекция), без да е необходимо да се иска код за удостоверяване преди изпращане до клиента.

Приложими обекти

Предприятията могат да използват фактури без код, ако отговарят на следните условия:

• Работят повече от 12 месеца
• Нямат данъчни задължения, не са нарушили данъчни правила
• Не са класифицирани като високорискови по отношение на данъци според оценката на данъчната администрация
• Използват услугите на законен доставчик на електронни фактури

Процес на издаване

1. Предприятието сключва договор с организация, предоставяща услуги за електронно фактуриране
2. Издава фактура чрез софтуер и я изпраща директно на клиента
3. Периодично (дневно/месечно) изпраща данните от фактурата до данъчната администрация чрез доставчика

Предимства

Бърза скорост: Издава фактури незабавно, без да се чака потвърждение от данъчната администрация.

Независимост от данъчната система: Предприятията могат да издават фактури дори когато системата на Главната данъчна дирекция има проблеми.

Висока гъвкавост: Подходящо за предприятия с голям обем трансакции, които се нуждаят от издаване на фактури в големи количества.

Лесна интеграция: Доставчиците на услуги често разполагат с API и функции за интеграция със софтуер за управление на продажбите.

Недостатъци

Разходи за услуги: Предприятията трябва да заплащат такси на доставчика на услуги за електронно фактуриране, вариращи от няколко милиона до десетки милиони VND/година в зависимост от пакета услуги.

Условия за ползване: Не всички предприятия отговарят на условията за използване, особено новосъздадени или такива с данъчни рискове.

Правна отговорност: Предприятието носи самостоятелна отговорност за точността и законността на издадените фактури.

3. Електронна фактура с код от CQT (по поръчка)

Концепция

Фактура с код от данъчната администрация, известна още като фактура по поръчка, е вид фактура, предварително отпечатана с код, издаден от данъчната администрация. Това е преходна форма от хартиени към електронни фактури, обикновено приложима за единици, които не отговарят на условията или не са готови да преминат напълно към електронни фактури.

Приложими обекти

• Малки предприятия, домакинства с приходи под 1 милиард VND/година
• Единици, работещи в отдалечени райони, без технологична инфраструктура
• Специални случаи според разпоредбите на данъчната администрация

Процес на използване

1. Предприятието кандидатства пред данъчната администрация за броя фактури, които трябва да използва
2. Данъчната администрация издава код за фактурата
3. Предприятието поръчва отпечатването на фактури в оторизирана печатница
4. Използва хартиена фактура с код за трансакции с клиенти

Предимства

Подходящо за малки предприятия: Не изисква сложна технологична инфраструктура.

Опростен процес: Лесно за използване, не изисква интернет връзка при издаване на фактури.

Ниски първоначални разходи: Не е необходима инвестиция в софтуер или услуги за електронно фактуриране.

Недостатъци

Остаряло: Не е в крак с настоящата тенденция за дигитализация, постепенно се премахва.

Трудно управление: Лесно се губи, трудно се търси и съхранява в сравнение с електронни фактури.

Негъвкаво: При грешка трябва да се анулира хартиената фактура и да се докладва на данъчната администрация.

Ограничено във времето: Според пътната карта, този тип фактура постепенно ще бъде напълно заменен от електронни фактури.

Таблица за сравнение на 3 вида фактури

Критерий	С код от CQT	Без код от CQT	Код от CQT (по поръчка)
Скорост на издаване	Бавна (1-2 сек.)	Бърза (незабавно)	Средна
Разходи	Безплатно	3-15 милиона VND/година	Разходи за печат
Зависимост от интернет	Да	Да	Не
Управление	Лесно	Лесно	Трудно
Гъвкавост	Ниска	Висока	Много ниска
Тенденция	Популярно	Популярно	Премахва се

Кой тип фактура да изберете?

Изберете фактура С КОД, ако:

• Сте новосъздадено предприятие или домакинство с приходи над 1 милиард VND/година
• Искате да спестите разходи за услуги
• Нямате твърде голям обем трансакции за кратък период от време
• Приоритизирате прозрачността и пълното съответствие

Изберете фактура БЕЗ КОД, ако:

• Сте стабилно работещо предприятие повече от 12 месеца
• Имате голям брой поръчки, нуждаете се от бързо издаване на фактури
• Продавате на множество електронни търговски платформи, нуждаете се от автоматична интеграция
• Готови сте да платите за услуга, за да получите скорост и гъвкавост

Изберете фактура С КОД ОТ CQT (по поръчка), ако:

• Сте малко домакинство, с приходи под 1 милиард VND/година
• Работите в район без интернет условия
• Нуждаете се от временно решение по време на дигитална трансформация

Заключение

Изборът на подходящ тип електронна фактура зависи от мащаба на бизнеса, обема на трансакциите и стратегията за развитие на предприятието. Повечето малки и средни предприятия в момента използват фактури с код поради ниските разходи и пълното съответствие с правните изисквания. Междувременно, големи предприятия с висок обем на трансакциите често избират фактури без код, за да оптимизират оперативните процеси.

За да подкрепи собствениците на магазини и домакинствата да издават електронни фактури лесно и бързо, GTG CRM интегрира функция за директно издаване на електронни фактури от поръчки. Можете да се свържете с водещи доставчици на фактури, автоматично да генерирате фактури от информацията за поръчката и да изпращате фактури на клиенти само с няколко прости стъпки. Това спестява време, намалява грешките и осигурява спазване на законовите разпоредби.