Издаване на изходящи фактури без входящи: Рискове и как да се постъпи законосъобразно

В ежедневната си бизнес дейност не малко фирми, магазини и самостоятелни търговци се сблъскват със ситуация, при която са издали фактура на клиент, но все още не са получили документа за покупка от доставчика. Това може да се дължи на забавяне от страна на доставчика или на недотам стриктни вътрешни процеси, но каквато и да е причината, липсата на входни фактури крие много сериозни последствия.

Това не е само технически проблем в счетоводството, а пряко засяга данъчните задължения, допустимите разходи и дори правното съществуване на предприятието. Ако не бъдат предприети своевременни и правилни действия, предприятието може да бъде подложено на административни санкции, да му бъдат начислени данъци обратно или да се сблъска с риска да бъде счетено за използващо неправомерни фактури.

Тази статия ще ви помогне да разберете ясно свързаните законови разпоредби, конкретните рискове при липса на входни документи, начина за търсене и проверка на електронни фактури, както и интелигентни решения за управление на фактурите, за да се предотвратят нарушения.

Какво е входна фактура и защо е важна?

Съгласно Наредба 123/2020/NĐ-CP, фактурата е официален счетоводен документ, издаден от продавача при предаване на стоки или предоставяне на услуги. Входните фактури са документите, които предприятието получава от доставчика при закупуване на суровини, стоки, услуги или активи, служещи за производствена или търговска дейност.

Ролята на входните фактури не се ограничава само до доказване на сделката за покупко-продажба. Те са основание за приспадане на данъка върху добавената стойност, за изчисляване на допустимите разходи при приключване на корпоративния данък върху доходите и за доказване на произхода на стоките при проверка от страна на властите. Липсата на входни фактури означава, че предприятието не може да докаже направените разходи, въпреки че реално е платило изцяло.

Законодателството позволява ли издаване на изходяща фактура без входна фактура?

В съответствие с Член 9 от Наредба 123/2020, изменен с Наредба 70/2025, времето за издаване на изходяща фактура е определено както следва:

При продажба на стоки, времето за издаване на фактурата е при предаване на собствеността или правото на ползване на стоките на купувача, независимо дали парите са получени или не. При предоставяне на услуги, фактурата трябва да се издаде веднага след завършване на услугата или при получаване на плащане, ако плащането е предварително или по време на предоставяне на услугата.

Това разпореждане не изисква предприятието да разполага с входна фактура преди издаването на изходяща фактура. Въпреки това, това не означава, че предприятието може да извършва дейност свободно без входни документи. Законодателството изисква всички сделки за покупко-продажба на стоки и услуги от организации и лица, които са регистрирани за търговска дейност, да бъдат придружени от фактура. Ако не бъдат представени входни фактури при необходимост, предприятието ще се сблъска с редица сериозни правни и финансови последици.

Конкретни рискове при липса на входни фактури

Загуба на правото за приспадане на данък върху добавената стойност

При липса на валидни входни фактури, предприятието няма да има право да приспадне ДДС, платен на доставчика. Това води до значително увеличение на дължимия данък. Например, ако продавате стоки и издадете фактура на стойност 220 милиона VND, включително 20 милиона VND ДДС, но нямате входни фактури за приспадане, ще трябва да платите целия 20 милиона VND, вместо само разликата между изходящ и входящ данък.

Разходи, които не се признават при приключване на данъчните отчети

За да бъде признат един разход като допустим, той трябва да бъде подкрепен с пълни фактури и документи. При липса на входни фактури, целият разход за закупени стоки и услуги ще бъде изключен от разходите, които могат да бъдат приспаднати при изчисляване на корпоративния данък върху доходите. В резултат на това, облагаемата печалба се увеличава и предприятието плаща повече корпоративен данък, отколкото е реално.

Риск от административни санкции

Съгласно Наредба 98/2020 и нейните изменения, ако предприятието търгува със стоки с неясен произход, санкциите могат да достигнат десетки милиони VND в зависимост от стойността на стоките. По-конкретно, ако стойността на стоките е от 100 милиона VND или повече, санкцията може да бъде от 40 до 50 милиона VND.

Начисляване на данъци и лихви за забава

При инспекция и проверка данъчните органи ще съпоставят фактури за входящи и изходящи услуги. Ако се установи липса на документи за входящи услуги, предприятието може да бъде задължено да плати отново ДДС и корпоративен данък, заедно с лихви за забавяне на ден. Това представлява голяма финансова загуба, особено за малки предприятия.

Въздействие върху репутацията и бизнес операциите

Непрозрачността на счетоводните документи кара партньори, банки и регулаторни органи да се съмняват в законността на бизнес операциите. Това засяга възможността за получаване на заеми, участие в търгове и сътрудничество с големи партньори.

Риск от наказателна отговорност

В случаи на измама или използване на неправомерни фактури, предприятието може да бъде подложено на наказателно преследване. Това е най-сериозният риск, който може да доведе до лишаване от свобода или спиране на дейността.

Как да търсите и проверявате входящи електронни фактури

За да управлява проактивно и да проверява валидността на входящите фактури, предприятието може да търси директно в портала на Главната данъчна дирекция. По-долу е подробно ръководство стъпка по стъпка:

Стъпка 1: Посетете уебсайта https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Стъпка 2: Влезте с данъчния номер и паролата, предоставени от данъчните органи.

Стъпка 3: В основния интерфейс изберете „Търсене“, след това „Търсене на фактури“.

Стъпка 4: Продължете, като изберете „Търсене на входящи електронни фактури“.

Стъпка 5: Въведете данъчния номер на продавача, ако искате да търсите фактури от конкретен доставчик. Ако искате да видите всички входящи фактури, можете да оставите това поле празно.

Стъпка 6: Изберете „Всички“ в раздела „Резултати от проверка“ или филтрирайте по конкретно състояние, ако е необходимо.

Стъпка 7: Въведете периода за търсене в полето „Дата на издаване на фактурата“.

Стъпка 8: Натиснете „Търсене“. Системата ще покаже резултатите в два раздела: „Електронни фактури“ (съдържащи фактури с код от данъчните органи) и „Фактури, генерирани от касов апарат“ (ако е приложимо).

Ако трябва да експортирате списък с фактури, можете да натиснете бутона „Експортиране на фактури“, за да изтеглите Excel файл за съпоставяне и съхранение.

Решение за интелигентно управление на фактури с GTG CRM

За да се избегнат рисковете от липса на входящи фактури и да се гарантира спазването на законите, предприятието се нуждае от стриктна и автоматизирана система за управление на документи. GTG CRM предоставя цялостна функция за управление на фактури, която помага на предприятието да контролира стриктно както изходящите, така и входящите фактури.

Автоматично и точно издаване на изходящи фактури

GTG CRM позволява на предприятието да издава електронни изходящи фактури веднага след извършване на продажба. Системата автоматично синхронизира информацията от поръчките, което спестява време и намалява грешките. Всички фактури се съхраняват сигурно, лесно се търсят и съпоставят, когато е необходимо.

Автоматично събиране и управление на входящи фактури

Една от забележителните характеристики на GTG CRM е възможността за автоматично събиране на входящи фактури. Системата се свързва директно с имейла, автоматично изтегля и съхранява всички входящи фактури (фактури, изпратени до имейла). Това помага на счетоводителите да не се притесняват повече за загуба на документи или пропускане на съпоставяне на фактури.

Практически ползи от използването на GTG CRM

Първо, предприятието винаги разполага с пълни документи за входящи услуги, за да докаже произхода на стоките, като избягва санкции или преразпределяне на данъци. Второ, съпоставянето на входящи и изходящи фактури става лесно и бързо, което помага за навременно откриване на несъответствия или пропуски. Трето, предприятието може напълно да приспадне ДДС, да оптимизира данъчните задължения и да намали ненужните разходи.

Второ, всички документи се съхраняват електронно, лесно достъпни при нужда от отчети, одити или данъчни декларации. Накрая, системата помага на бизнеса да спазва изцяло законовите разпоредби относно фактури, да избягва правни рискове и да защитава бизнес репутацията си.

Заключение

Издаването на изходящи фактури без наличие на входящи не е само технически проблем, но и крие множество правни и финансови рискове. Бизнесът трябва проактивно да управлява стриктно документите, да използва инструменти за автоматизация на процесите и да гарантира пълно съответствие с регулациите. GTG CRM с функцията за издаване на изходящи фактури и автоматично събиране на входящи фактури е цялостно решение, което помага на бизнеса да работи по-прозрачно, ефективно и сигурно в дигиталната ера.