Издаване на изходяща фактура без входяща такава: Рискове и правилно законово справяне

В ежедневното си бизнес дейности, много компании, магазини и търговци се сблъскват със ситуация, при която вече са издали фактура на клиент, но все още не са получили документите за покупка от доставчик. Това може да се дължи на закъснение от страна на доставчика или на недостатъчно стриктни вътрешни процеси, но независимо от причината, липсата на входяща фактура крие сериозни последици.

Това не е само технически въпрос в счетоводството, но пряко засяга данъчните задължения, допустимите разходи и дори законосъобразното съществуване на фирмата. Ако не се предприемат навременни и правилни действия, компанията може да бъде глобена, да й бъдат начислени дължими данъци или да бъде третирана като използваща неправомерни фактури.

Тази статия ще ви помогне да разберете ясно свързаните законови разпоредби, конкретните рискове при липса на входящи документи, как да търсите и потвърждавате електронни фактури, както и интелигентни решения за управление на фактури, за да избегнете грешки.

Какво е входяща фактура и защо е важна?

Съгласно Указ № 123/2020/NĐ-CP, фактурата е официален счетоводен документ, издаден от продавача при предаване на стоки или предоставяне на услуги. Входяща фактура са документите, които фирмата получава от доставчик при закупуване на суровини, стоки, услуги или активи, използвани в производството и бизнеса.

Ролята на входящата фактура не се свежда само до доказване на транзакцията покупка-продажба. Тя също така служи като основа за приспадане на данък върху добавената стойност (ДДС), изчисляване на допустими разходи при финализиране на данъка върху корпоративната печалба и доказване на произхода на стоките при проверка от страна на компетентните органи. Липсата на входяща фактура означава, че фирмата не може да докаже направените разходи, дори ако те са били изцяло платени.

Законодателството позволява ли издаване на изходяща фактура без входяща такава?

Съгласно Член 9 от Указ № 123/2020, изменен с Указ № 70/2025, срокът за издаване на изходяща фактура е определен по следния начин:

При продажба на стоки, фактурата трябва да бъде издадена при предаване на собствеността или правото на ползване на стоките на купувача, независимо дали плащането е получено или не. При предоставяне на услуги, фактурата трябва да бъде издадена веднага след завършване на услугата или при получаване на плащане, ако то е получено предварително или по време на предоставяне на услугата.

Този регламент не изисква фирмата да притежава входяща фактура преди издаването на изходяща такава. Въпреки това, това не означава, че фирмите могат свободно да търгуват без входящи документи. Законодателството изисква всички транзакции покупка-продажба на стоки и услуги от регистрирани предприятия и физически лица да бъдат документирани с фактура. Ако не можете да представите входяща фактура, когато е необходимо, фирмата ще се сблъска с редица сериозни законови и финансови последствия.

Специфични рискове при липса на входящи фактури

Загуба на правото за приспадане на ДДС

При липса на валидни входящи фактури, фирмата няма да има право да приспадне ДДС, платен на доставчика. Това значително увеличава дължимия данък. Например, ако продавате стоки за 220 милиона VND, включително 20 милиона VND ДДС, но нямате входящи фактури за приспадане, ще трябва да платите целите 20 милиона VND, вместо само разликата между изходящия и входящия ДДС.

Разходи, които не се признават при данъчно приключване

За да бъде даден разход признат като допустим, той трябва да бъде подкрепен от пълна фактура и документи. Ако липсват входящи фактури, всички разходи за закупуване на стоки и услуги ще бъдат изключени от допустимите за приспадане разходи при изчисляване на данъка върху корпоративната печалба. В резултат на това, облагаемата печалба се увеличава, а фирмата плаща повече корпоративен данък, отколкото реално трябва.

Риск от административни санкции

Съгласно Указ № 98/2020 и измененията към него, ако фирма търгува със стоки с неясен произход, санкциите могат да достигнат десетки милиони VND, в зависимост от стойността на стоките. По-конкретно, ако стойността на стоките е 100 милиона VND или повече, санкцията може да бъде от 40 до 50 милиона VND.

Начисление на данъци и лихви за закъснение

При проверки, данъчните власти ще сравнят входящите и изходящите фактури. Ако открият липса на входящи документи, фирмата може да бъде задължена да плати както ДДС, така и данък върху корпоративната печалба, заедно с лихви за закъснение на дневна база. Това представлява значителна финансова загуба, особено за малките фирми.

Влияние върху репутацията и бизнес дейността

Непрозрачността на счетоводните документи поражда съмнения у партньори, банки и компетентни органи относно законността на бизнес дейността. Това се отразява на възможността за получаване на заеми, участие в търгове и сътрудничество с големи партньори.

Риск от наказателна отговорност

В случаи на измама или използване на неправомерни фактури, фирмата може да бъде подведена под наказателна отговорност. Това е най-сериозният риск, който може да доведе до затвор или спиране на бизнес дейността.

Как да търсите и потвърждавате електронни входящи фактури

За да управлявате проактивно и да проверявате валидността на входящите фактури, фирмите могат да търсят директно на електронния портал на Главна данъчна дирекция. Ето подробни стъпки:

Стъпка 1: Достъпете уебсайта https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Стъпка 2: Влезте с данъчния номер и паролата, предоставени от данъчните власти.

Стъпка 3: В основния интерфейс изберете менюто "Търсене" и след това "Търсене на фактури".

Стъпка 4: Продължете, като изберете "Търсене на входящи електронни фактури".

Стъпка 5: Въведете данъчния номер на продавача, ако искате да търсите фактури от конкретен доставчик. Ако искате да видите всички входящи фактури, можете да оставите това поле празно.

Стъпка 6: Изберете "Всички" в полето "Резултати от проверката" или филтрирайте по конкретно състояние, ако е необходимо.

Стъпка 7: Въведете периода за търсене в полето "Дата на издаване на фактурата".

Стъпка 8: Натиснете "Търсене". Системата ще покаже резултатите в два таба: "Електронни фактури" (съдържа фактури с код от данъчната администрация) и "Фактури, генерирани от касов апарат" (ако е приложимо).

Ако трябва да експортирате списък с фактури, можете да натиснете бутона "Експортиране на фактури", за да изтеглите Excel файл за целите на сравнение и съхранение.

Интелигентно решение за управление на фактури с GTG CRM

За да избегнете рискове от липса на входящи фактури и да осигурите съответствие със закона, фирмите се нуждаят от стриктна и автоматизирана система за управление на документи. GTG CRM предлага цялостна функция за управление на фактури, която помага на фирмите да контролират както изходящите, така и входящите фактури.

Автоматизирано и точно издаване на изходящи фактури

GTG CRM позволява на фирмите да издават електронни изходящи фактури веднага щом възникне сделка за продажба. Системата автоматично синхронизира информация от поръчката, спестява време и минимизира грешките. Всички фактури се съхраняват сигурно, лесно се търсят и сравняват, когато е необходимо.

Автоматично събиране и управление на входящи фактури

Една от отличителните характеристики на GTG CRM е възможността за автоматично събиране на входящи фактури. Системата се свързва директно с имейл, автоматично изтегля и съхранява всички входящи фактури (фактури, изпратени на имейла). Това помага на счетоводителите да не се притесняват повече за загуба на документи или забравяне на сравняване на фактури.

Практически ползи от използването на GTG CRM

Първо, фирмата винаги разполага с пълни входящи документи, за да докаже произхода на стоките, като по този начин избягва санкции или допълнително начисляване на данъци. Второ, сравняването на входящи и изходящи фактури става лесно и бързо, което помага за навременно откриване на несъответствия или пропуски. Трето, фирмата може напълно да приспадне ДДС, да оптимизира данъчните си задължения и да намали ненужните разходи.

Второ, всички документи се съхраняват електронно, лесно достъпни при нужда от отчети, проверки или данъчно приключване. И накрая, системата помага на фирмата да спазва изцяло законовите разпоредби относно фактурите, да избягва законови рискове и да защитава бизнес репутацията си.

Заключение

Издаването на изходяща фактура без входяща такава не е просто технически проблем, но крие множество законови и финансови рискове. Фирмите трябва проактивно да управляват стриктно документите, да използват инструменти за автоматизиране на процесите и да гарантират пълно съответствие с разпоредбите. GTG CRM, със своята функция за автоматично издаване на изходящи фактури и събиране на входящи такива, е цялостно решение, което помага на фирмите да работят по-прозрачно, ефективно и сигурно в дигиталната ера.