Представяне на функции
В края на месеца отваряте банковото си извлечение и започвате да преглеждате всеки ред: тази сума ли е, която клиентът е платил по коя фактура? Онази ли е такса, вътрешен превод или наложен платеж от платформата, който се връща? След това отваряте Excel и пишете на ръка, за да могат записите да съвпадат с банковите. Отнема цяла сутрин, все още е лесно да се допусне грешка и всеки път, когато ви попитат „откъде идват тези пари“, се потите.
Това приключва от днес. GTG CRM превръща банковото извлечение в пространство за сверяване точно в счетоводната система, която използвате: класифицира всяка транзакция в правилния акаунт, задава правила за еднократно съвпадение, които се използват завинаги, за да предлагат автоматично за подобни редове, преглежда таблици за сверяване и отчети и активира опцията за автоматично счетоводно записване на балансиращи записвания. Пари ⇄ фактура ⇄ главен регистър се затварят в един кръг.
Проблеми, с които се сблъскват предприятията
| Стар начин на работа | Последици |
|---|---|
| Ръчно преглеждане на банкови извлечения, въвеждане в Excel | Губене на часове всеки месец, лесно въвеждане на грешки, невъзможност за проследяване |
| Незнание кои пари отговарят на кои фактури | Неясна вземания/задължения, пропуснати или дублиращи се плащания не се откриват |
| Счетоводни записвания, отделени от банката | Несъвпадащи данни, трудност при обяснения при данъчни проверки |
| Плащания от платформи/превозвачи, които трудно се разделят | Неясно дали е получено достатъчно, сложно сверяване на плащанията |
GTG CRM обединява всичко в единствен източник на данни: всяка банкова транзакция се свързва директно със счетоводния акаунт и (когато е приложимо) с фактурата, като автоматично се генерират балансиращи записвания.
Основни характеристики
1. Класифициране на транзакции в правилния акаунт
За всеки ред в извлечението, изберете какво представлява: приходи, такси, вътрешни преводи, пари в брой – банка, наложен платеж... Системата свързва транзакцията с правилния счетоводен акаунт (GL account).
- Функция: класифициране на транзакция → съответен счетоводен акаунт.
- Предимство: всяка получена/излязла стотинка има ясен "адрес" в счетоводните книги.
2. Правила за повтарящо се съвпадение — задайте веднъж, съвпадение автоматично
Създайте правила според описанието/партньора/сумата: подобни транзакции в бъдеще автоматично ще бъдат присвоявани към правилния тип. Новите правила се активират незабавно за незабавно прилагане.
- Функция: набор от правила за съвпадение, които могат да се използват многократно.
- Предимство: по-леки месеци в бъдеще — повтарящите се задачи се автоматизират.
3. Предложения за съвпадение по правило — вие просто одобрявате
Зададените от вас правила автоматично предлагат как да се класифицират подобни транзакции — вие само трябва да прегледате и одобрите. Колкото повече използвате, толкова повече ситуации покриват правилата и толкова по-бързо става сверяването. Вие винаги имате последната дума.
- Функция: предложения за съвпадение на транзакции въз основа на правила (вие одобрявате).
- Предимство: бърза обработка на повтарящи се редове, като същевременно се запазва пълен контрол.
ℹ️ Съвпадението и предложенията по правила са безплатни. Предстои: AI асистент, който предлага обяснения дори за напълно нови транзакции.
4. Таблица за сверяване + отчети
Прегледайте общ преглед: колко е съвпаднало, колко е останало, къде са разликите. Експортирайте отчет за сверяване за архивиране и обяснения.
- Функционалност: табло за съпоставяне + отчети.
- Ползи: виждате на един екран дали сметката е съпоставена с банката.
5. Автоматично осчетоводяване на балансиращи записвания (опция)
Включете опцията "запис в счетоводството": операциите по класификация / преводи / пари в брой – банка / COD автоматично генерират балансиращи записвания според счетоводните стандарти. Премахването на връзка от трансакция отменя записването.
- Функционалност: автоматично осчетоводяване на записвания от съпоставени трансакции.
- Ползи: съпоставянето и записването са едно, а не две – данните винаги са последователни.
Ползи за бизнеса
| Функционалност | Реални ползи за вас |
|---|---|
| Класификация + правила за съпоставяне | Спестява часове ръчно търсене на извлечения всеки месец |
| Предложения за съпоставяне по правило | Бързо обработване на повтарящи се редове, намалява грешките |
| Табло за съпоставяне + отчети | Бързо закриване на счетоводния период, готови документи при данъчна проверка |
| Автоматично осчетоводяване на записвания | Главната книга винаги съвпада с банката, без отклонения |
| Съпоставяне на COD | Знаете точно дали сте получили цялата сума за стоките |
За кого е подходящо?
- Счетоводители / главни счетоводители, които трябва бързо да закрият периода и данните да съвпадат с банката.
- Собственици на фирми / еднолични търговци, които използват счетоводния пакет в GTG CRM и искат да контролират паричния поток.
- Продавачи, които работят с COD, и трябва да съпоставят парични преводи от платформи/доставчици.
- Средни предприятия, които искат да намалят зависимостта си от отделни счетоводни софтуери.
Как да започнем?
Отидете в секцията Счетоводство ▸ Банково съпоставяне, заредете банково извлечение или свържете банкова сметка и започнете с класификацията. Нуждаете се от подробни стъпки? Разгледайте статията Ръководство за употреба: Банково съпоставяне в GTG CRM и прегледайте статията Двойно счетоводство директно в CRM, за да разберете цялостната картина на счетоводството.
Безплатен пробен период – не е необходима кредитна карта.
