Въведение във функционалността
В края на месеца отваряте банковото си извлечение и започвате да търсите всеки ред: това плащане от клиент за коя фактура е? Това е такса, вътрешен трансфер или върнати пари от куриер от платформа? След това отваряте Excel и въвеждате ръчно, за да съвпадат записите с банката. Отнема цяла сутрин, все още е лесно да се направят грешки, а всеки път, когато някой пита „откъде идват тези пари“, започвате да се потите.
Това приключва от днес. GTG CRM превръща банковите извлечения в работно пространство за счетоводство директно в счетоводната система, която използвате: категоризирайте всяка транзакция в правилния акаунт, задайте правила за еднократно съпоставяне за многократна употреба, за да получите автоматични предложения за сходни редове, преглеждайте таблици и отчети за съпоставяне и активирайте опцията за автоматично записване на балансиращи осчетоводявания. Пари ⇄ фактура ⇄ счетоводна книга се затварят в един цикъл.
Проблеми, с които се сблъскват предприятията
| Стар метод | Последствия |
|---|---|
| Ръчно преглеждане на банково извлечение, въвеждане в Excel | Губене на часове всеки месец, лесно въвеждане на грешки, невъзможност за проследяване |
| Незнание кои пари отговарят на кои фактури | Неясни вземания и задължения, неоткрити пропуснати/дублирани приходи |
| Счетоводни записвания, отделени от банката | Несъответстващи данни, трудни за обяснение при данъчна проверка |
| Върнати пари от куриер/платформа, трудни за разграничаване | Неяснота дали са получени достатъчно, объркано съпоставяне на COD |
GTG CRM обединява всичко в един единствен източник на данни: всяка банкова транзакция е директно свързана със счетоводен акаунт и (когато е приложимо) с фактура, като автоматично генерира балансиращи осчетоводявания.
Основни характеристики
1. Категоризиране на транзакциите в правилния акаунт
За всеки ред от банковото извлечение изберете какво е: приходи, такси, вътрешни преводи, пари в брой–банка, COD... Системата свързва транзакцията с правилния счетоводен акаунт (GL account).
- Функционалност: категоризиране на транзакции → съответен счетоводен акаунт.
- Полза: всяка входяща/изходяща стотинка има ясно „адрес“ в записите.
2. Правила за повторно използване на съпоставяне — задайте веднъж, съпоставяйте автоматично
Създайте правила според описанието/партньора/сумата: сходните транзакции в бъдеще автоматично ще бъдат класифицирани правилно. Новите правила се активират веднага за незабавно прилагане.
- Функционалност: набор от правила за съпоставяне, които могат да се използват повторно.
- Полза: следващият месец е по-лесен от предишния — повтарящите се задачи се автоматизират.
3. Предложения за съпоставяне според правилата — вие само преглеждате
Зададените от вас правила автоматично ще предложат начин за категоризиране на сходни транзакции — вие само преглеждате и одобрявате. Колкото повече използвате, толкова повече ситуации ще покриват правилата и толкова по-бързо ще бъде съпоставянето. Винаги вие вземате окончателното решение.
- Функционалност: предлагане на съпоставяне на транзакции въз основа на правила (вие одобрявате).
- Полза: бързо обработване на повтарящи се редове, като същевременно се запазва пълен контрол.
ℹ️ Съпоставянето и предложенията чрез правила са безплатни. Скоро: AI асистент ще предлага обяснения дори за напълно нови транзакции.
4. Таблица за съпоставяне + отчети
Преглед: колко е съпоставено, колко остава, къде са разликите. Експортирайте отчет за съпоставяне за архивиране и обяснение.
- Функционалност: табло за управление на съпоставянето + отчети.
- Полза: с един екран виждате дали записите съвпадат с банката.
5. Автоматично записване на балансиращи осчетоводявания (по избор)
Активирайте опцията „записване в книгата“: категоризирани операции / трансфери / пари в брой–банка / COD автоматично генерират балансиращи осчетоводявания според счетоводните стандарти. Премахването на връзката с една транзакция ще отмени осчетоводяването.
- Функционалност: автоматично записване на осчетоводявания от съпоставени транзакции.
- Полза: съпоставянето и записването са едно нещо, а не две — данните винаги са последователни.
Ползи за бизнеса
| Функционалност | Реални ползи за вас |
|---|---|
| Категоризиране + правила за съпоставяне | Спестява часове ръчно преглеждане на извлечения всеки месец |
| Предложения за съпоставяне според правилата | Бързо обработване на повтарящи се редове, намаляване на грешките |
| Таблица за съпоставяне + отчети | Бързо закриване на счетоводния период, готови документи за данъчна проверка |
| Автоматично записване на осчетоводявания | Счетоводната книга винаги съвпада с банката, без отклонения |
| Съпоставяне на COD | Точно знание дали са получени всички пари за стоките |
За кого е подходящо?
- Счетоводители / главни счетоводители, които трябва бързо да закриват счетоводния период и да имат данни, съвпадащи с банката.
- Собственици на бизнес/домакинства, които използват счетоводния пакет в GTG CRM и искат да контролират паричните потоци.
- Продавачи на COD, които трябва да съпоставят върнати пари от платформи/куриери.
- Малки и средни предприятия, които искат да намалят зависимостта си от отделни счетоводни програми.
Как да започнете?
Отидете в секцията Счетоводство ▸ Банково счетоводство, заредете извлечение или свържете банкова сметка и започнете да категоризирате. Нуждаете се от подробни стъпки? Разгледайте статията Ръководство за употреба: Банково счетоводство в GTG CRM и вижте статията Двойно счетоводство директно в CRM, за да разберете цялостната картина на счетоводството.
Безплатен пробен период — не е необходима кредитна карта.
