Представяне на функционалност

Електронните фактури са важна характеристика на GTG CRM, която помага на бизнеса да управлява всички входящи и изходящи фактури централизирано, автоматично и ефективно.

Интерфейс за електронни фактури

Защо е необходимо управление на електронни фактури?

В бизнеса има две най-важни понятия:

Понятие Описание Вид фактура
Приходи Сумата, получена от продажби Изходящи фактури (издадени на клиенти)
Разходи Сумата, похарчена за закупуване на стоки за препродажба Входящи фактури (издадени от доставчици на вас)

GTG CRM ви помага да издавате фактури и управлявате фактури изключително лесно!

Отличителни характеристики

1. Управление на входящи фактури

Управление на входящи фактури

Ръчно качване на фактури

  • Плъзнете и пуснете или изберете PDF файл с фактура
  • Системата автоматично разпознава и извлича информация
  • Поддържа сложни фактури с множество продукти

Автоматично събиране от имейл

Това е специална функция на GTG CRM!

  • Свържете имейла на фирмата с GTG CRM
  • Активирайте функцията „Автоматично събиране на фактури“
  • Системата автоматично извлича фактури от имейла и ги импортира в системата

Автоматично събиране от имейл

💡 Полза: Вече няма нужда да сваляте фактури ръчно всеки месец! Всички входящи фактури се събират спретнато, а счетоводителите просто трябва да ги изтеглят и да направят данъчни декларации.

Собствени пощенски кутии за фактури (Invoice Mailboxes)

Сега можете да създадете собствени пощенски кутии за фактури — напълно отделени от каналите за имейл комуникация с клиенти (messaging).

  • Създайте една или повече пощенски кутии, предназначени специално за входящи фактури (например: invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Разделяне на правата: само лицата с права (счетоводители, финансови мениджъри) ще могат да виждат пощенската кутия за фактури — обикновените бизнес имейли няма да се смесват
  • Всички фактури, изпратени до тези пощенски кутии, автоматично се събират в списъка „Входящи фактури“ (Incoming Invoices)
  • Списъкът „Входящи фактури“ може да бъде филтриран по източник на пощенска кутия (source mailbox) — ще знаете точно от коя пощенска кутия е дошла фактурата, без да се смесват различни отдели или клонове

💡 Полза: Входящите фактури вече няма да се губят в пощенската кутия за обслужване на клиенти. Счетоводителите имат собствено, чисто „хранилище за фактури“, което може да се филтрира по източник — значително по-бързо съпоставяне в края на месеца.

2. Издаване на изходящи фактури (ДДС)

GTG CRM си партнира с надеждни доставчици на електронни фактури:

Доставчик Описание
S-Invoice (Viettel) Електронни фактури от Viettel
MISA Счетоводен софтуер и софтуер за електронни фактури

Свързване с доставчик

Лесно създаване на фактури

Създаване на нова фактура

  • Изберете подходящ шаблон за фактура
  • Въведете информация за купувача (име, данъчен номер, адрес)
  • Добавете продукти/услуги с единична цена, количество, данъчна ставка
  • Поддържа отстъпки за продукт
  • Вижте PDF преглед преди експортиране

Преглед на PDF фактура

3. Заместваща фактура

Когато е необходимо да се коригира фактура, която вече е издадена (клиент връща стока, грешка...):

Заместваща фактура

  • Създайте заместваща фактура директно от оригиналната фактура
  • Редактирайте информацията за продукта, количеството, цената
  • Системата автоматично ще се свърже с оригиналната фактура

💡 Забележка: Заместването е само един от начините за обработка след издаване. Когато фактурата трябва да бъде анулирана напълно (не коригирана), използвайте функцията Анулиране на фактура в секцията по-долу.

4. Анулиране на електронна фактура

Когато издадена фактура трябва да бъде анулирана напълно (грешна доставка до клиент, сериозни грешки, анулиране на поръчка...), GTG CRM поддържа анулиране на електронна фактура директно в системата с два доставчика:

Доставчик Анулиране на фактура
S-Invoice (Viettel) ✅ Анулиране директно чрез API
MISA ✅ Анулиране директно чрез API
  • Отворете издадената фактура → изберете "Анулиране на фактура" → потвърдете
  • GTG CRM изпраща команда за анулиране до доставчика (S-Invoice/MISA) и актуализира статуса на фактурата
  • Автоматично обръщане на записите (JE reversal): ако фактурата е била осчетоводена, системата автоматично създава обратен запис — приходите, данъците и задълженията се възстановяват до правилния баланс, без счетоводителят да прави ръчни корекции

💡 Предимство: Анулирането на фактура вече не е операция като „вход отделно в софтуера на доставчика + ръчна корекция в счетоводството“. Една операция в GTG CRM — фактурата се анулира правилно и счетоводството се синхронизира веднага. (Вижте още за двойното счетоводство в модула Счетоводство на GTG CRM.)

5. Синхронизиране и управление

  • Синхронизиране на фактури от доставчика към GTG CRM
  • Изтегляне на PDF на издадени фактури
  • Редактиране на информация за фактура, когато е необходимо
  • Проследяване на статуса на плащане (Платено / Неплатено)

Издадени фактури

Ползи за бизнеса

Полза Описание
Спестяване на време Автоматично събиране на входящи фактури от имейл
Централизирано управление Всички входящи/изходящи фактури на едно място
Свързване с доставчици Издаване на фактури директно чрез S-Invoice, MISA
Лесно отчитане Счетоводителите лесно изтеглят и правят данъчни отчети
Заместващи фактури Бърза обработка на корекции, връщания
Безопасно анулиране на фактури Анулиране на S-Invoice/MISA фактури с 1 операция — автоматично обръщане на записите, счетоводството се синхронизира
Собствена пощенска кутия за фактури Групиране на входящи фактури в собствена пощенска кутия, управление на права и филтриране по източник
Проследяване на вземания Проследяване на статуса на плащане на всяка фактура

Интеграция с GTG CRM

Електронните фактури са дълбоко интегрирани с други модули на GTG CRM:

  • Управление на клиенти (CRM): Свързване на фактури с клиенти
  • Управление на поръчки: Автоматично издаване на фактури при завършване на поръчка
  • Отчети: Статистика за приходите, разходите по фактури

Заключение

Електронни фактури от GTG CRM е цялостно решение, което помага на бизнеса: - ✅ Автоматично управление на входящи фактури (с отделна входяща кутия за фактури, филтриране по източник) - ✅ Лесно издаване на VAT фактури - ✅ Безопасно анулиране на фактури — автоматично обръщане на записвания, синхронизиране на счетоводството - ✅ Спестяване на време за счетоводителите - ✅ Спазване на данъчните разпоредби

Опитайте още днес!

Документ на GTG CRM - Цялостна система за управление на взаимоотношенията с клиенти

Готови ли сте да изпробвате тази функция безплатно за вашия бизнес?

Безплатен пробен период