Електронна фактура

Представяне на функции

Електронни фактури е важна функция на GTG CRM, която помага на бизнеса да управлява всички входящи и изходящи фактури централизирано, автоматично и ефективно.

Защо е необходимо управлението на електронни фактури?

В бизнеса има две най-важни понятия:

Концепция	Описание	Тип фактура
Приходи	Сумата, получена от продажби	Изходяща фактура (издадена на клиенти)
Разходи	Сумата, платена за закупени стоки за продажба	Входяща фактура (издадена от доставчика на Вас)

GTG CRM ви помага да издавате фактури и управлявате фактури изключително лесно!

Отличителни функции

1. Управление на входящи фактури

Ръчно качване на фактури

• Плъзнете и пуснете или изберете PDF файл с фактура
• Системата автоматично разпознава и извлича информация
• Поддържа сложни фактури с множество продукти

Автоматично събиране от имейл

Това е специална функция на GTG CRM!

• Свържете бизнес имейла с GTG CRM
• Активирайте функцията „Автоматично събиране на фактури“
• Системата автоматично извлича фактури от имейла и ги импортира в системата

💡 Полза: Вече няма нужда да изтегляте фактури ръчно всеки месец! Всички входящи фактури се събират спретнато, а счетоводителят трябва само да ги изтегли и да направи данъчни отчети.

Специални пощенски кутии за фактури (Invoice Mailboxes)

Сега можете да създадете специални пощенски кутии за фактури — напълно отделени от каналите за имейли за обслужване на клиенти (съобщения).

• Създайте една или повече кутии, специално за входящи фактури (напр. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Собствени права за достъп: само упълномощени лица (счетоводители, финансови мениджъри) могат да виждат пощенската кутия за фактури — бизнес имейли не се смесват
• Всички фактури, изпратени до тези кутии, автоматично се събират в списъка „Входящи фактури“ (Incoming Invoices)
• Списъкът „Входящи фактури“ може да бъде филтриран по източник на пощенска кутия (source mailbox) — веднага знаете коя фактура от коя кутия е дошла, без да се смесва между различни отдели или клонове

💡 Полза: Входящите фактури вече не потъват в пощенската кутия за обслужване на клиенти. Счетоводителите имат собствена, чиста „банка фактури“, която може да се филтрира по източник — сравнението в края на месеца е значително по-бързо.

Прикрепяне на документи към всеки получен фактура

Фактура от доставчик на едно място, нареждане за плащане на друго, договор на трето. За всяка получена фактура могат да се съхраняват множество файлове едновременно:

• Фактури от доставчика, платежни нареждания (напр. нареждане за превод), договори или поръчки, товарителници и други файлове; всеки файл с име, добавил и дата на добавяне
• Фактурите от доставчика могат да бъдат качени от Вас, получени от свързаната пощенска кутия за фактури или извлечени от данъчните органи. За фактури, които все още нямат прикачен файл, добавете такъв чрез бутона "+" в полето "Документи". Останалите файлове, включително тези, които сте изтеглили от имейл или Zalo на компютъра си, също трябва да добавите към всяка фактура поотделно
• Старите файлове не се презаписват при добавяне на нови файлове, а изтриването на файл само го скрива от фактурата, без да го изтрива напълно
• Когато доставчикът изпрати коригирана фактура, GTG CRM чете файла (PDF и изображения се четат с AI, като всяко четене струва 2 AI кредита; XML се чете директно и не струва AI кредити). Данните във файла се показват до текущите данни, които са записани, за да можете да сравнявате всеки номер, включително всеки ред от артикулите. Данните от новия файл се записват във фактурата само когато потребител с право "Потвърждаване на данни от покупки фактури" натисне "Използвай данни от този файл"
• Филтър за търсене на фактури без платежни нареждания и бутон за изтегляне на прикачени файлове към фактури, отговарящи на филтъра, във формат .zip с индексен файл

Прикачете фактурата, платежните нареждания, договора и товарителницата към входящата фактура за конкретната покупка. Отваряйки една фактура, ще видите целия пакет документи и ще можете да изтеглите целия пакет наведнъж. Когато доставчикът изпрати коригирана фактура, няма нужда да въвеждате всичко отново. Ще видите данните във файла до текущите данни, за да сравните всеки номер, след което ще изберете дали да използвате новите данни или да запазите текущите. Добавянето на файл не променя автоматично никакви числа във фактурата.

За да опитате, натиснете бутона "Безплатен пробен период" в края на страницата.

2. Издаване на Изходящи Фактури (ДДС)

GTG CRM си сътрудничи с надеждни доставчици на електронни фактури:

Доставчик	Описание
S-Invoice (Viettel)	Електронни фактури Viettel
MISA	Счетоводен софтуер и електронни фактури

Лесно създаване на фактури

• Изберете подходящ шаблон за фактура
• Въведете информацията за купувача (име, данъчен номер, адрес)
• Добавете продукти/услуги с единична цена, количество, данъчна ставка
• Поддръжка на отстъпки за продукти
• Преглед на PDF преди издаване

3. Заместващи Фактури

Когато е необходимо да се коригира издадена фактура (връщане на стоки от клиент, грешки...):

• Създайте заместваща фактура директно от оригиналната фактура
• Коригирайте информация за продукти, количество, цена
• Системата автоматично ще се свърже с оригиналната фактура

💡 Забележка: Заместването е само един от начините за обработка след издаване. Когато фактурата трябва да бъде анулирана напълно (не коригирана), използвайте функцията Анулиране на фактура в секцията по-долу.

4. Анулиране на Електронни Фактури

Когато издадена фактура трябва да бъде анулирана напълно (грешен клиент, сериозни грешки, анулиране на поръчка...), GTG CRM поддържа анулиране на електронни фактури директно в системата при двата доставчика:

Доставчик	Анулиране на фактура
S-Invoice (Viettel)	✅ Анулиране директно чрез API
MISA	✅ Анулиране директно чрез API

• Отворете издадената фактура → изберете „Анулиране на фактура“ → потвърдете
• GTG CRM изпраща заповед за анулиране до доставчика (S-Invoice/MISA) и актуализира статуса на фактурата
• Автоматично обръщане на запис (JE reversal): ако фактурата е отразена в счетоводните книги, системата автоматично създава обратен запис — приходите, данъците и задълженията се възстановяват до правилния баланс, без да е необходимо ръчно коригиране от счетоводителя

💡 Предимства: Анулирането на фактура вече не е „влизане отделно в софтуера на доставчика + ръчна корекция на книгата“. Една операция в GTG CRM — фактурата се анулира според процедурата и книгите се самосъгласуват веднага. (Вижте повече за двойното счетоводство в пакета от функции Счетоводство на GTG CRM.)

5. Синхронизация & Управление

• Синхронизиране на фактури от доставчика към GTG CRM
• Изтегляне на PDF на издадени фактури
• Редактиране на информация за фактура при нужда
• Проследяване на статуса на плащане (Платено / Неплатено)

Предимства за бизнеса

Полза	Описание
Спестяване на време	Автоматично събиране на входящи фактури от имейл
Централизирано управление	Всички входящи/изходящи фактури на едно място
Свързване с доставчици	Издаване на фактури директно през S-Invoice, MISA
Лесно отчитане	Счетоводителите лесно изтеглят и правят данъчни отчети
Коригиращи фактури	Бързо обработване на корекции, връщане
Безопасно анулиране на фактури	Анулиране на фактури S-Invoice/MISA с една операция — автоматично обръщане на запис, самосъгласуване на книгите
Собствена пощенска кутия за фактури	Групиране на входящи фактури в собствена пощенска кутия, разпределяне на права & филтриране по източник
Проследяване на задължения	Знайте статуса на плащане на всяка фактура

Интеграция с GTG CRM

Електронните фактури са дълбоко интегрирани с други модули на GTG CRM:

• Управление на клиенти (CRM): Свързване на фактури с клиенти
• Управление на поръчки: Автоматично издаване на фактури при завършване на поръчка
• Отчети: Статистика на приходите, разходите според фактурите

Заключение

Електронни фактури от GTG CRM е цялостно решение, което помага на бизнеса: - ✅ Автоматично управление на входящи фактури (включително собствена пощенска кутия за фактури, филтриране по източник) - ✅ Лесно издаване на ДДС фактури - ✅ Безопасно анулиране на фактури — автоматично обръщане на запис, самосъгласуване на книгите - ✅ Спестяване на време за счетоводителите - ✅ Съответствие с данъчните разпоредби

Изпробвайте го още днес!

Документацията е собственост на GTG CRM - цялостна система за управление на взаимоотношенията с клиенти