Е-фактура

Въведение във Функционалността

Електронна Фактура е важна функционалност на GTG CRM, която помага на бизнеса да управлява всички входящи и изходящи фактури централизирано, автоматично и ефективно.

Защо е необходимо да се управляват електронни фактури?

В бизнеса има две най-важни понятия:

Понятие	Описание	Тип фактура
Приходи	Сумата, получена от продажби	Изходяща фактура (издадена на клиенти)
Разходи	Сумата, платена за закупени стоки за продажба	Входяща фактура (издадена от доставчик към вас)

GTG CRM ви помага да издавате фактури и управлявате фактури изключително лесно!

Основни Функционалности

1. Управление на Входящи Фактури

Ръчно качване на фактури

• Плъзнете и пуснете или изберете PDF файл на фактура
• Системата автоматично разпознава и извлича информация
• Поддържа фактури със сложни данни и множество продукти

Автоматично събиране от имейл

Това е специална функционалност на GTG CRM!

• Свържете фирмения си имейл с GTG CRM
• Активирайте функцията "Автоматично събиране на фактури"
• Системата автоматично извлича фактури от имейла и ги импортира в системата

💡 Полза: Вече няма нужда да изтегляте фактури ръчно всеки месец! Всички входящи фактури се събират на едно място, а счетоводителите трябва само да ги свалят и да подготвят данъчните отчети.

Собствени пощенски кутии за фактури (Invoice Mailboxes)

Сега можете да създавате собствени пощенски кутии за фактури — напълно отделени от каналите за имейл комуникация с клиенти (съобщения).

• Създайте една или повече пощенски кутии, предназначени специално за входящи фактури (например: invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Собствено разпределение на права: само лицата с права (счетоводители, финансови мениджъри) ще могат да виждат пощенската кутия за фактури — обикновената бизнес кореспонденция няма да се смесва
• Всички фактури, изпратени до тези пощенски кутии, автоматично се събират в списъка "Входящи Фактури" (Incoming Invoices)
• Списъкът "Входящи Фактури" може да бъде филтриран по източник на пощенска кутия (source mailbox) — ще знаете точно от коя пощенска кутия е дошла всяка фактура, без объркване между различни отдели или клонове

💡 Полза: Входящите фактури вече не се губят в кутията за обслужване на клиенти. Счетоводителите имат собствено, чисто "хранилище за фактури", което може да се филтрира по източник — съгласуването в края на месеца е много по-бързо.

2. Издаване на Изходящи Фактури (ДДС)

GTG CRM е свързан с доверени доставчици на електронни фактури:

Доставчик	Описание
S-Invoice (Viettel)	Електронни фактури от Viettel
MISA	Софтуер за счетоводство и електронни фактури

Лесно създаване на фактури

• Изберете подходящ шаблон за фактура
• Въведете информацията за купувача (име, данъчен номер, адрес)
• Добавете продукти/услуги с единична цена, количество, данъчна ставка
• Поддържа отстъпки по продукти
• Прегледайте PDF версията преди издаване

3. Заместващи Фактури

Когато трябва да коригирате издадена фактура (върнати стоки, грешки...):

• Създайте заместваща фактура директно от оригиналната
• Коригирайте информацията за продукта, количеството, цената
• Системата автоматично свързва с оригиналната фактура

💡 Забележка: Заместването е един от начините за корекция след издаване. Когато фактура трябва да бъде анулирана напълно (не коригирана), използвайте функционалността Анулиране на фактура в секцията по-долу.

4. Анулиране на Електронни Фактури

Когато издадена фактура трябва да бъде анулирана напълно (грешно издадена на клиент, сериозна грешка, анулирана поръчка...), GTG CRM поддържа анулиране на електронни фактури директно в системата и при двамата доставчици:

Доставчик	Анулиране на фактура
S-Invoice (Viettel)	✅ Анулиране директно чрез API
MISA	✅ Анулиране директно чрез API

• Отворете издадената фактура → изберете "Анулиране на фактура" → потвърдете
• GTG CRM изпраща команда за анулиране до доставчика (S-Invoice/MISA) и актуализира статуса на фактурата
• Автоматично обратно записване (JE reversal): ако фактурата е била осчетоводена, системата автоматично създава обратно записване — приходите, данъците и задълженията се връщат към правилния баланс, без счетоводителят да прави ръчни корекции

💡 Полза: Анулирането на фактура вече не е операция "вход в отделен софтуер на доставчика + ръчна корекция на счетоводни записи". Една операция в GTG CRM — фактурата се анулира според процедурата и счетоводните записи се съгласуват веднага. (Вижте повече за двойното счетоводство в модула Счетоводство на GTG CRM.)

5. Синхронизация и Управление

• Синхронизиране на фактури от доставчика към GTG CRM
• Сваляне на PDF на издадени фактури
• Редактиране на информацията по фактура при нужда
• Проследяване на статуса на плащане (Платено / Неплатено)

Ползи за Бизнеса

Полза	Описание
Спестяване на време	Автоматично събиране на входящи фактури от имейл
Централизирано управление	Всички входящи/изходящи фактури на едно място
Свързване с доставчици	Издаване на фактури директно чрез S-Invoice, MISA
Лесно отчитане	Счетоводителите лесно свалят и подготвят данъчни отчети
Заместващи фактури	Бързо обработване на корекции, връщания
Безопасно анулиране на фактури	Анулиране на фактури S-Invoice/MISA с 1 операция — автоматично обратно записване, счетоводни записи се съгласуват
Собствена пощенска кутия за фактури	Събиране на входящи фактури в собствена пощенска кутия, разпределение на права и филтриране по източник
Проследяване на задължения	Знаене на статуса на плащане на всяка фактура

Интеграция с GTG CRM

Електронните фактури са дълбоко интегрирани с други модули на GTG CRM:

• Управление на клиенти (CRM): Свързване на фактури с клиенти
• Управление на поръчки: Автоматично издаване на фактури при завършване на поръчка
• Отчети: Статистика на приходите, разходите според фактурите

Заключение

Електронни Фактури от GTG CRM е цялостно решение, което помага на бизнеса: - ✅ Автоматично управление на входящи фактури (с отделни пощенски кутии за фактури, филтриране по източник) - ✅ Лесно издаване на ДДС фактури - ✅ Безопасно анулиране на фактури — автоматично обратно записване, счетоводни записи се съгласуват - ✅ Спестяване на време за счетоводителите - ✅ Съответствие с данъчните разпоредби

Изпробвайте още днес!

---

Материал, принадлежащ на GTG CRM — цялостна система за управление на взаимоотношенията с клиенти