Въведение във Функционалностите
GTG CRM винаги е бил силен в продажбата на продукти: продуктови каталози, наличности, поръчки, фактури. Но ако продавате услуги — агенции, консултации, спа/клиники, фрийлансъри, B2B доставчици — преди това е трябвало да „намерите заобиколен път“: да създадете услугата като виртуален продукт без наличност и без реален договор (само оферта, без подпис, без подписващи страни, без график на плащания).
От днес GTG CRM поддържа продажбата на услуги като пълноценни клиенти: Каталог, който съдържа както продукти, така и услуги, смесени оферти (една оферта, съдържаща както продукти, така и услуги) и истински Договори — с Клиент Б, етапи на приемане, двуезични, за изпращане & подписване, след това издаване на фактури на етапи → автоматично записване в счетоводството.
Проблеми, с които се сблъскват Бизнесите
| Стар Начин | Последствия |
|---|---|
| Услугите трябва да се създават като „виртуални продукти без наличност“ | Объркан каталог, грешна складова логика |
| Една оферта за продукти, отделен договор за услуги | Два документа, две подготвяния |
| Липса на договор с Клиент Б / етапи на приемане | Трудно обвързване, трудно поетапно приемане |
| Договор в Word + проследяване на плащанията в Excel | Пропуснати вноски, не се знае колко е дължимо |
| Записване на приходите ръчно след подписване | Забравена фактура, забравено осчетоводяване |
GTG CRM свързва един поток: услуги → смесена оферта → договор → изпращане & подписване → фактури на етапи → запис на приходи & постъпления — без заобиколни пътища, без двойно въвеждане на данни.
Ключови Преимущества
1. Един Каталог за Продукти и Услуги
- В менюто CRM → Каталог: Продукти, Услуги, Срещи — мястото, където се дефинира „какво продавате“, групирано под едно заглавие.
- Услуги с цена и цикъл на таксуване: еднократно (one-time) или периодично (recurring — месечно…). Продуктите също могат да бъдат периодични абонаменти.
- Същият унифициран списък се използва от селектора на редове за оферти/договори — избор на продукти и услуги на едно място.
2. Смесени Оферти — Една Оферта, Продукти и Услуги
- Добавяне на редове тип Услуга (напр. „Дизайн на уебсайт“, „SEO на месец“) и редове тип Продукт (напр. „Лиценз за хостинг“ × 3) в рамките на една оферта.
- Всеки ред има етикет за Тип (Услуга = зелен, Продукт = син); редът за услуга показва цикъла на таксуване.
- Оферта DRAFT → SENT → ACCEPTED; когато е Приета, се появява бутонът Convert to Contract (Преобразуване в договор).
3. Истински Договори — Клиент Б, Приемане, Двуезични
- Convert to Contract запазва оригиналния стил/цикъл на всеки ред; общата сума се разделя на единична обща сума и месечна обща сума + ДДС.
- Страна Б (Party B) може да бъде физическо лице или компания; информацията (юридическо име, ЕИК, адрес, представител) може да бъде попълнена автоматично, когато фирмените данни вече съществуват — благодарение на функцията за обогатяване на фирмена информация.
- Крайни срокове за приемане (Приемане) се задават при създаване на договора, водещи до графика за плащане.
- Двуезични договори (до 2 езика) + имейли на съответния език, с брандиране.
- Договорите могат също така да запазят директни продуктови позиции (без да минават през оферта) — един договор съдържа както продукти, така и услуги.
4. Изпращане → Подписване → Издаване на фактури на етапи
Процес на подписване, който е практичен и законосъобразен:
- Изпращане до клиента: системата генерира договора във формат Word (.docx) (може да бъде редактиран/договарян) и го изпраща по имейл до клиента. Статус DRAFT → SENT.
- Клиентът подписва извън системата (на хартия/мек копие) и го изпраща обратно.
- Качване на подписаната версия: прикачете подписания файл (съхранен в системата) → запишете кой е подписал и кога. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Издаване на фактури на етапи: за всеки етап на плащане, прегледайте предварителен преглед на фактурата → потвърдете → издайте фактура чрез съществуващия ERP/фактурен поток.
ℹ️ Забележка: Издаването на фактури изисква работната област да е свързана с електронно фактуриране / доставчик на данъци. Целият процес на създаване на услуги, оферти, договори, изпращане и изтегляне на подписани документи продължава да работи нормално; само стъпката за издаване на фактури изисква тази връзка.
5. Фактури → Автоматично осчетоводяване
- Подписан договор = ангажимент, а не финансова трансакция — следователно не се генерират счетоводни записвания при подписване.
- При издаване на фактура се записва в счетоводството: Дебит Клиенти (131) / Кредит Приходи (511) / Кредит ДДС (3331) — през същия автоматизиран счетоводен механизъм за фактури.
- При получаване на плащане: Дебит Пари (111/112) / Кредит Клиенти (131).
Целият процес използва съществуващия автоматизиран счетоводен механизъм — без "домашно приготвени" GL кодове, работният процес е ваш и може да бъде конфигуриран.
Ползи за бизнеса
| Функционалност | Реална полза за вас |
|---|---|
| Един каталог (продукти + услуги) | Край на "фалшиви продукти", чист и точен каталог |
| Смесени оферти | Един документ вместо два; по-малко писане |
| Договор със Страна Б + приемане | Ясни договорки, приемане на етапи |
| Фактури на етапи според графика | Не забравяте да събирате вземания, винаги знаете колко дължат |
| Фактури → автоматични записвания | Приходите се записват правилно, без ръчно въвеждане |
| Автоматично попълване на фирмена информация | Страна Б и ЕИК се попълват предварително за договори/фактури |
За кого е подходящ?
- Маркетингови / рекламни агенции (ICP3), продаващи месечни пакети от услуги.
- Консултанти, фрийлансъри, B2B доставчици, нуждаещи се от договори и фактури на етапи.
- Спа салони, клиники, обучителни центрове, продаващи услуги в комбинация с продукти.
- Фирми, продаващи както продукти, така и услуги, желаещи единна оферта / единен договор.
Как да започнем?
CRM → Каталог → Услуги създайте първата си услуга, след което генерирайте комбинирана оферта и я конвертирайте в договор. Вижте стъпка по стъпка инструкциите в ръководството „Ръководство за употреба на Продажби и Договори“.
Безплатен пробен период — не се изисква кредитна карта.
