Z Excelu k plynule fungujícímu cestovnímu centru s GTG CRM

„Cestování je zážitek, ale aby si ho zákazníci mohli dobře užít, potřebujete lepší provozní procesy.“

To řekla paní Minh Nguyet, zakladatelka GoExplore Travel – cestovní agentury, která se specializuje na organizaci výletů ve středním Vietnamu pro domácí i zahraniční klientelu.

GoExplore začínal s pouhými 5 zaměstnanci a 3 hlavními výlety (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), ale brzy se potýkal s problémy jako je „přetížení plánů a zapomínání na zákazníky“ – což není u malých cestovních kanceláří nic neobvyklého.

„Zákazníci posílali dotazy na zájezdy na Facebooku a zaměstnanci si to zapisovali do sešitu. Další den někdo volal zpět a nevědělo se, zda už byl zákazník kontaktován. Každý týden jsem strávil hodiny křížovou kontrolou v Excelu. Někdy i malá chyba způsobila, že celá skupina musela přeplánovat.“

A právě tehdy se paní Nguyet rozhodla pro „skutečnou digitální transformaci“, namísto pouhého spouštění reklam a používání chatu k prodeji zájezdů.

Landing Page AI – Když se zákazník „dotkne“ zájezdu hned na první pohled

Dříve GoExplore propagoval zájezdy hlavně přes Facebook. Bylo tam mnoho příspěvků a krásných fotografií, ale zákazníci si je prohlédli a… přešli dál, aniž by zanechali své kontaktní údaje.

S Landing Page AI v GTG CRM paní Nguyet nepotřebovala najímat grafika ani programátora.

Systém má k dispozici knihovnu šablon pro vstupní stránky, speciálně pro cestovní ruch, s integrovaným formulářem pro sběr kontaktních údajů zákazníků registrujících se na zájezdy.

Stačí si vybrat šablonu, zadat pár základních informací, jako je název zájezdu, destinace, datum odjezdu, a o zbytek se postará GTG CRM.

AI v GTG CRM pomáhá s:

• Psaním poutavých popisů zájezdů optimalizovaných pro vyhledávače (SEO).
• Generováním ilustračních obrázků odpovídajících tématu.

„Během 10 minut jsem měla kompletní stránku s nabídkou zájezdu – od obsahu, přes obrázky až po registrační formulář. Bez potřeby designu, bez úprav.“

Všechna data od zaregistrovaných zákazníků jsou automaticky nahrávána do CRM, což umožňuje prodejnímu týmu okamžitě potvrdit zájemce bez vynechání jediného potenciálního zákazníka.

Výsledkem je, že během pouhého 1 týdne přinesla první vstupní stránka GoExplore více než 200 registrací na zájezdy, což je 5x více než u běžného příspěvku na Facebooku.

CRM – Všichni zákazníci, všechny zájezdy, vše na jedné obrazovce

Dříve GoExplore používal Excel k ukládání informací o zákaznících. Každý člověk v jednom sloupci, každý zájezd v samostatném souboru v tabulce.

Nyní jsou všechna zákaznická data spravována centrálně v GTG CRM s kompletními informacemi:

• Jméno, telefonní číslo, e-mail
• Zájem o zájezd a předpokládané datum odjezdu
• Stav (nový - v jednání - záloha zaplacena - dokončeno)
• Poznámky od poradce

Když zákazník zavolá, stačí zadat jeho telefonní číslo a zobrazí se celá jeho historie: jaké zájezdy absolvoval, jaká byla zpětná vazba, kdo byl odpovědný pracovník.

Už žádné „přehazování hovoru“ – vše je jasné.

„Jednou nám australský zákazník zavolal, aby si zarezervoval další zájezd do Da Nang – Hue. Okamžitě jsme věděli, že minulý týden absolvoval zájezd do Hoi An, má rád vegetariánskou stravu a preferuje hotely poblíž řeky. Během pár minut poradenství s tím okamžitě souhlasil.“

To je síla CRM – přeměnit data na personalizovaný zážitek.

Tasks – Řízení úkolů jako profesionální koordinace zájezdů

Dalším velkým problémem GoExplore bylo... každý si myslel, že to dělá někdo jiný.

Když se zákazník zeptal, nikdo neodpověděl, protože si myslel, že už odpověděl někdo jiný. Zákazník zaplatil zálohu, ale zapomnělo se to potvrdit.

S Tasks v GTG CRM začala paní Nguyet vytvářet úkoly pro jednotlivé zaměstnance:

• „Zavolat a potvrdit zájezd do Da Nang – zítra v 10:00“
• „Odeslat smlouvu na zájezd paní Mai – do 14:00 dnes“
• „Připravit seznam zákazníků pro průvodce Huy“

Vše se zobrazuje na jediném dashboardu – kdo co dělá, v jaké fázi, zda je to dokončeno.

„Už nemusím každé ráno psát do skupiny na Zalo. Stačí otevřít GTG CRM a hned vím, kdo co dělá.“

Výsledky: Když cestovní ruch funguje na základě dat a emocí

Po dvou měsících implementace GTG CRM zaznamenal GoExplore Travel znatelný pokrok:

• Počet realizovaných zájezdů se zvýšil o 28 %
• Tržby vzrostly o 35 %
• Míra návratnosti zákazníků dosáhla 30 %
• Pracovníci zákaznického servisu ušetří 40 % času na správu kalendářů a úkolů.

Ale pro paní Nguyet je důležitější pocit „úlevy“:

„Teď se už nebojím zmeškaných termínů, ztracených zákazníků nebo chaosu v deadlinách. Mám více času na vymýšlení nových zájezdů – což mě baví nejvíc.“

Závěr

Příběh GoExplore Travel ukazuje, že „dobře řízené procesy jsou základem dokonalé cesty.“

GTG CRM pomáhá cestovním kancelářím a agenturám fungovat jako orchestr – od přilákání zákazníků, zpracování informací, přidělování úkolů až po poprodejní péči – vše propojeno na jediné platformě.