Návod k použití AI Biz Assistant

1. Přístup k AI Biz Assistant

Krok 1: Přihlášení do GTG CRM

Přihlaste se ke svému účtu GTG CRM.

Krok 2: Vyhledání asistenta AI

V pravém dolním rohu obrazovky klikněte na modrou ikonu.

2. Hlavní rozhraní

Seznam konverzací

Když otevřete asistenta AI, uvidíte seznam předchozích konverzací.

Vytvoření nové konverzace

Kliknutím na tlačítko "Nová konverzace" můžete začít klást otázky AI.

Rozhraní asistenta AI

Toto je hlavní rozhraní pro interakci s AI:

• Pole pro zadání otázky: Zde píšete své otázky
• Navrhované otázky: GTG CRM přednastavuje některé běžné otázky
• Historie chatu: Předchozí otázky a odpovědi
• Připojené soubory: Když AI vytvoří soubor Excel, PowerPoint nebo Word, tlačítko pro stažení se objeví přímo v okně chatu

3. Jak klást otázky

Základní principy

• Používejte přirozený jazyk, jako byste mluvili
• Čím konkrétnější otázka, tím přesnější odpověď dostanete
• Můžete klást navazující otázky na základě předchozí odpovědi
• Pokud chcete vytvořit soubor, jasně uveďte typ souboru, který chcete exportovat (Excel, PowerPoint, Word)

Příklady kladení otázek

Nedoporučuje se: - "Ukaž mi data" - "Report" - "Vytvoř smlouvu"

Doporučuje se: - "Kolik leadů bylo v květnu?" - "Vytvoř soubor Excel s rekapitulací tržeb za květen podle produktů" - "Sestav pracovní smlouvu pro zaměstnance Nováka" - "Najdi soubor s nabídkou ABC na mém Google Disku"

4. Analýza obchodních dat

Toto je klíčová skupina funkcí – AI bere skutečná data z GTG CRM a okamžitě odpovídá.

Dotazy na Leady a Zákazníky

Příklad otázky:

Kolik leadů tento měsíc?

AI odpoví konkrétní počet leadů.

Další podrobnosti:

Seznam leadů

AI vypíše seznam leadů s informacemi: Jméno, Datum vytvoření a další související informace.

Dotazy na reklamní kampaně

Příklad otázky:

Která reklamní kampaň přináší nejvíce leadů?

AI vezme data z modulu Reklamy (Facebook Ads, Google Ads) a odpoví.

Dotazy na obsah a sociální sítě

Příklad otázky:

Jaký typ obsahu má vysokou angažovanost a je efektivní na sociálních sítích?

AI analyzuje příspěvky na sociálních sítích a poskytne vhled do nejefektivnějšího typu obsahu.

Dotazy na produkty

Příklad otázky:

Který produkt se nejlépe prodává?

AI zobrazí nejprodávanější produkty na základě dat z modulu správy produktů.

Požádejte AI o rozhodnutí

Příklad otázky:

Na jakou oblast bych se měl zaměřit?

AI analyzuje data a navrhne nejefektivnější marketingový kanál.

Požádejte o předpověď rizik

Příklad otázky:

Jaká rizika hrozí, pokud budeme pokračovat současným tempem?

AI analyzuje trendy a upozorní na potenciální rizika.

Nechte si AI navrhnout klíčová slova

Příklad otázky:

Navrhni mi klíčová slova pro spuštění reklamy na Google pro mé odvětví.

AI se na základě vašich produktů a odvětví navrhne vhodná klíčová slova.

Zobrazte grafy v odpovědi

Pro otázky týkající se analýzy dat AI automaticky vytvoří vizuální grafy přímo v chatovacím okně - není třeba otevírat Excel ani jiné nástroje.

Příklady otázek:

Analyzuj aktivitu top 10 zákazníků za posledních 30 dní, vykresli graf.

Porovnej tržby podle prodejních kanálů, zobraz sloupcový graf.

Vykresli graf distribuce leadů podle zdroje za tento měsíc.

AI podporuje 3 typy grafů v odpovědích: - Koláčový graf (Pie) - distribuce, procentuální podíl - Sloupcový graf (Bar) - srovnání pořadí - Spojnicový graf (Line) - trendy v čase

Tip: Přidejte ke jakékoli analytické otázce frázi "vykresli graf" nebo "zobraz jako graf" pro získání vizuálnějších výsledků.

5. Automatické generování souborů Excel (XLSX)

AI Biz Assistant dokáže přímo z dat v GTG CRM vytvořit soubor Excel (.xlsx). Stačí popsat obsah, který potřebujete – AI získá reálná data, uspořádá je do tabulky a exportuje soubor k okamžitému stažení.

Jak požádat o vytvoření Excelu

Příklady otázek: Vytvoř soubor Excel shrnující tržby za květen podle jednotlivých produktů.

Exportuj seznam 50 nejlepších potenciálních zákazníků do souboru Excel.

Vytvoř tabulku s reportem nákladů na reklamu na Facebooku za minulý měsíc.

Exportuj aktuální skladové zásoby produktů do Excelu.

Co může AI exportovat do Excelu

Typ reportu	Příklad otázky
Tržby	"Vytvoř Excel s tržbami podle dnů v květnu."
Zákazníci	"Exportuj seznam nových zákazníků za tento měsíc do Excelu."
Produkty	"Vytvoř tabulku skladových zásob podle produktů."
Objednávky	"Exportuj nedoručené objednávky do souboru Excel."
Reklama	"Vytvoř report nákladů a konverzí z kampaní na Facebooku."
Leady	"Exportuj všechny leady za květen včetně stavu do Excelu."

Jak stáhnout soubor po vytvoření AI

Po odpovědi AI se přímo v chatovacím okně objeví tlačítko "Stáhnout (.xlsx)". Kliknutím soubor stáhnete do svého počítače a otevřete ho v Microsoft Excel nebo Google Sheets.

6. Automatické generování prezentací PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant dokáže vytvořit profesionální prezentační soubory PowerPoint (.pptx) – ideální pro schůzky vedení, pravidelné zprávy nebo prezentace partnerům.

Jak požádat o vytvoření prezentace PowerPoint

Příklady dotazů:

Vytvoř snímek shrnující obchodní výsledky května, sestávající z 5 hlavních snímků Vytvoř prezentaci shrnující výkonnost reklamní kampaně Q2

Vytvoř měsíční shrnující prezentaci pro tým prodeje

Sestav snímek pro zprávu o stavu zásob a doporučení pro nákupy na příští týden

Tipy pro požadavky na tvorbu PowerPointu

• Uveďte počet snímků, pokud je to nutné: "včetně 6 snímků"
• Popište hlavní obsah každého snímku: "snímek 1 přehled, snímek 2 tržby, snímek 3 leady..."
• Nechte AI rozhodnout, je to také možné: AI si sama strukturuje obsah, pokud pouze popíšete účel prezentace

Jak stáhnout soubor po jeho vytvoření AI

Tlačítko "Stáhnout (.pptx)" se objeví přímo v chatu po dokončení práce AI. Soubor je kompatibilní s Microsoft PowerPoint a Google Slides.

7. Sestavování vietnamských právních dokumentů

AI Biz Assistant dokáže sestavovat vietnamské právní dokumenty přesně podle státních norem: písmo Times New Roman 13 bodů, záhlaví podle vzoru úřadu, standardní okraje, oficiální právní jazyk. Soubor se exportuje ve formátu .docx, lze jej otevřít ve Wordu a je připraven k tisku a podpisu.

24 vzorů dokumentů, včetně 10 skupin typů

Skupina	Podporované dokumenty
Zakládání společnosti	Stanovy společnosti s ručením omezeným, Rozhodnutí o založení, Žádost o vydání osvědčení o investiční registraci
Personál & Práce	Pracovní smlouva, Rozhodnutí o jmenování, Rozhodnutí o odvolání
Plná moc & Zastoupení	Osobní plná moc, Plná moc pro organizaci
Schůze & Usnesení	Zápis ze schůze společníků, Zápis ze schůze valné hromady akcionářů
Obchodní smlouvy	Smlouva o obchodní spolupráci, Smlouva o poskytování služeb
Likvidace	Rozhodnutí o likvidaci společnosti
Vnitřní předpisy & Pravidla	Vnitřní předpisy společnosti, Pravidla pro interní provoz

Jak používat – AI se ptá krok za krokem

Stačí uvést typ dokumentu, který potřebujete sestavit. AI se vás bude ptát na potřebné informace konverzačním způsobem, aniž byste museli předem znát úplný vzor.

Příklad 1 – Stanovy společnosti:

Vytvoř stanovy pro mou společnost s ručením omezeným

AI se vás postupně zeptá:

• Úplný název společnosti?
• Sídlo společnosti?
• Základní kapitál?
• Seznam společníků a podíly na kapitálu?
• Právní zástupce?
• Hlavní předmět podnikání?

Po poskytnutí všech informací AI vytvoří kompletní soubor .docx ve standardním státním formátu.

Příklad 2 – Pracovní smlouva:

Sestav pracovní smlouvu pro mého nového zaměstnance

AI se zeptá:

• Jméno zaměstnance? Datum narození? Adresa?
• Pracovní pozice? Oddělení?
• Typ smlouvy: na dobu určitou nebo neurčitou?
• Doba trvání smlouvy (pokud existuje)?
• Základní mzda?
• Způsob výplaty mzdy (měsíčně/týdenně)?
• Datum nástupu do práce?

Příklad 3 – Plná moc:

Sestav plnou moc pro ředitele pobočky v Hanoji k podpisu smlouvy mým jménem

Vytvoř rozhodnutí o jmenování vedoucího obchodního oddělení

Zápis ze schůze členů rady v červnu o navýšení základního kapitálu

Standardy formátování textu VN

Soubor .docx vytvořený AI zaručuje:

Kritérium	Podrobnosti
Písmo	Times New Roman, velikost 13pt
Záhlaví	VIETNAMSKÁ SOCIALISTICKÁ REPUBLIKA — Nezávislost - Svoboda - Štěstí
Okraje	Horní 2.5 cm, Dolní 3 cm, Levý 3 cm, Pravý 2 cm (standard administrativních dokumentů)
Symboly & Číslo	Správné formátování: Číslo.../Název společnosti/Oddělení
Umístění podpisu	Správná pozice, s řádkem pro funkci a jméno podepisující osoby
Jazyk	Formální právní terminologie, nepoužívejte běžnou mluvu

Jak stáhnout soubor Word

Po dokončení návrhu AI se v chatovacím okně zobrazí tlačítko "Stáhnout (.docx)". Soubor je připraven k otevření, dalším úpravám (v případě potřeby) a k podpisu.

Poznámka: Dokumenty vytvořené AI slouží jako reference a pro úsporu času při psaní. V případě právních dokumentů s vysokým rizikem nebo určených pro státní orgány je stále doporučeno nechat je před podpisem zkontrolovat právníkem.

8. Připojení & Práce s Google Drive

AI Biz Assistant může po propojení vašeho účtu Google přistupovat k vašemu Google Drive. Odtud můžete požádat AI o vyhledávání, čtení a analýzu dokumentů na Disku, aniž byste museli opustit GTG CRM.

Krok 1: Připojení účtu Google

1. Přejděte do Nastavení v GTG CRM
2. Vyberte Integrace
3. Najděte Google Drive a klikněte na Připojit
4. Přihlaste se ke svému účtu Google a udělte přístupová práva
5. Připojení úspěšné - AI může nyní přistupovat k Disku

Stačí připojit jednou. AI si zapamatuje přístupová práva pro budoucí konverzace.

Krok 2: Dotazy na AI ohledně souborů na Disku

Po připojení můžete AI požádat o práci s Diskem přímo prostřednictvím dotazů:

Vyhledávání souborů:

Najdi smlouvu s klientem Minh Hùng na Google Drive

Uveď všechny soubory ve složce "Zprávy Q2" na mém Disku

Čtení a shrnutí dokumentů:

Shrň obsah souboru smlouvy ABC na Disku

Přečti soubor "Zpráva květen.docx" na Disku a sděl mi klíčové body

Porovnání dat na Disku s GTG CRM:

Porovnej údaje v souboru Excel s nabídkou na Disku se skutečnými příjmy v GTG CRM

Metadata videa:

Sděl mi informace o videu "Demo nového produktu" na Disku

9. Porozumění výsledkům

Formát odpovědí

AI Biz Assistant odpovídá v různých formátech v závislosti na typu dotazu:

Formát	Kdy použít
Jednoduchá metrika	Ptejte se "kolik...", "součet..."
Seznam	Ptejte se "seznam...", "ukaž mi seznam..."
Analýza	Ptejte se "proč...", "porovnej..."
Návrhy	Ptejte se "měl/a bys...", "navrhni..."
Graf (Nové)	Ptejte se na analýzu + přidejte "nakresli graf" nebo "ve formátu grafu"
Soubor Excel (.xlsx) (Nové)	Ptejte se "vytvoř soubor Excel...", "exportuj do tabulky..."
Soubor PowerPoint (.pptx) (Nové)	Ptejte se "vytvoř snímek...", "vytvoř prezentaci..."
Soubor Word (.docx) (Nové)	Ptejte se "sestav smlouvu...", "vytvoř stanovy...", "napiš zápis..."

Další podrobnosti

Pokud odpověď není dostatečná, můžete se v rámci stejné konverzace zeptat: - "Dej mi více podrobností o..." - "Konkrétně vypiš..." - "Vysvětli více o..." - "Uprav položku X na Y" (s textem/souborem)

10. Tipy pro efektivní použití

Co dělat

1. Klaďte konkrétní otázky - Místo "výnos" se zeptejte "jaký byl výnos v květnu podle jednotlivých produktů?"

2. Používejte časové rámce - "Za posledních 7 dní..." - "Tento měsíc..." - "2. čtvrtletí roku 2026..."

3. Pokládejte navazující otázky ve stejném chatu - Po obdržení odpovědi pokračujte v hlubším dotazování bez nutnosti opakovat kontext

4. Požadujte porovnání - "Porovnej výnosy tohoto měsíce s předchozím měsícem" - "Který kanál je efektivnější: Facebook nebo Google?"

5. Požadujte po AI vytvoření souboru, pokud potřebujete exportovat data - Místo kopírování seznamu z chatu řekněte: "Exportuj tento výsledek do souboru Excel"

6. Přidejte "nakresli graf" k analytickým dotazům - "Analyzuj rozdělení leadů podle zdroje, nakresli koláčový graf"

7. U právních textů prostě začněte – AI se zeptá na chybějící informace - Stačí napsat "Vytvoř pracovní smlouvu", AI si sama vyžádá potřebné informace

8. Připojte Google Disk před dotazem na soubory - Nastavení → Integrace → Google Disk → Připojit

Co nedělat

1. Příliš obecné otázky - "Ukaž mi všechna data" - "Vytvoř report"

2. Ptejte se na data, která nejsou v systému - AI může odpovědět pouze na základě dat zadaných do GTG CRM (nebo souborů na Google Disku, pokud je připojen)

3. Očekávejte, že AI zná informace mimo GTG CRM - AI nemá obecná tržní data, pokud jste je tam sami neuložili na Disku

4. Požadujte složitý právní dokument a pak neodpovídejte na otázky AI - AI potřebuje dostatek informací (jména, data, částky, strany atd.), aby dokument vytvořila správně. Vždy plně odpovídejte na otázky AI

Shrnutí

AI Biz Assistant vám pomůže:

• Dotazování dat v přirozeném jazyce

• Agregace informací z více modulů v GTG CRM

• Získání poznatků, grafů a doporučení k akcím

• Úspora času při prohlížení zpráv

• Rozhodování založené na datech

• Automatické generování souborů Excel z reálných dat

• Vytváření profesionálních prezentací v PowerPointu

• Příprava 24 vzorů vietnamských právních dokumentů podle státních norem

• Čtení a analýza souborů z Google Drive přímo pomocí AI

Poznámka: AI Biz Assistant se neustále zlepšuje. Pokud AI nedokáže odpovědět na vaši otázku, poskytněte zpětnou vazbu, aby ji tým GTG CRM mohl aktualizovat.