Tento článek vás podrobně krok za krokem provede procesem vystavování elektronických faktur (e-faktur) pomocí GTG CRM — od počátečního nastavení až po denní vystavování faktur a řešení chyb.

Krok 0: Příprava před začátkem

Před vystavením e-faktur se musíte připravit:

Položka Popis
✅ Registrace DIČ Mít daňové identifikační číslo (fyzické nebo právnické osoby)
✅ Registrace e-faktur u CQT Registrovat se pro používání e-faktur na příslušném daňovém úřadě
✅ Certifikát (Digitální podpis/USB klíč) Používá se pro elektronické podepisování faktur
✅ Účet GTG CRM Registrovat se na gtgcrm.com

Krok 1: Nastavení informací o společnosti

Přihlaste se do GTG CRM → Nastavení → Informace o společnosti:

```

Název společnosti: ABC s.r.o.

Daňové identifikační číslo: 0123456789

Adresa: 123 Nguyen Van A, Okres 1, TP. HCM

Telefon: 028 1234 5678

Email: info@abc.com.vn

Zastupující osoba: Nguyen Van A

```

Krok 2: Nastavení šablony faktury

Přejděte do Správa faktur → Nastavení šablon:

  1. Výběr typu faktury:
  • Faktura s DPH (sazby DPH 5 %, 8 %, 10 %)
  • Prodejní faktura (bez DPH)
  1. Výběr vzoru zobrazení:
  • Logo společnosti
  • Informace v patičce
  • Výchozí poznámky
  1. Nastavení kódu faktury:
  • Vzorový kód: 1C24TAA (příklad)
  • Systém automaticky generuje sekvenční čísla faktur

Krok 3: Ruční vystavení faktury

Způsob 1: Vytvoření nové faktury

  1. Přejděte do Faktury → Vytvořit novou
  2. Zadejte informace o kupujícím:
  • Název společnosti / fyzické osoby
  • DIČ (pokud se jedná o společnost)
  • Adresa
  1. Přidat produkty/služby:
  • Název zboží
  • Jednotka
  • Množství
  • Jednotková cena
  • Sazba DPH (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)
  1. Zkontrolovat celkovou částku
  2. Klikněte na „Podepsat & Vystavit fakturu“
  3. Digitálně podepište pomocí tokenu/USB
  4. Faktura je odeslána na CQT (pokud má e-faktura kód) a zaslána zákazníkovi e-mailem
Vytvoření nové faktury

Způsob 2: Vystavení faktury z objednávky

  1. Přejděte do Objednávky → vyberte dokončenou objednávku
  2. Klikněte na „Vystavit fakturu“
  3. Systém automaticky vyplní informace z objednávky:
  • Informace o kupujícím (z CRM)
  • Seznam produktů (z objednávky)
  • Celková částka
  1. Zkontrolovat → Podepsat a vystavit
Automatické vystavení faktury po dokončení objednávky

Krok 4: Automatické vystavování faktur (Automatizace)

Nastavte automatizaci pro automatické vystavování e-faktur systémem:

```

Spouštěč: Objednávka se změní na stav „Dokončeno“

↓

Akce 1: Vytvoření elektronické faktury (informace z objednávky)

↓

Akce 2: Automatické elektronické podepisování (pokud je k dispozici HSM certifikát)

↓

Akce 3: Odeslání na finanční úřad (CQT)

↓

Akce 4: Zaslání e-mailu zákazníkovi (s přílohou ve formátu PDF)

```

Poznámka: Automatické elektronické podepisování vyžaduje certifikát typu HSM (Hardware Security Module) – na rozdíl od běžného USB tokenu. Kontaktujte svého poskytovatele certifikátů pro upgrade.

Krok 5: Hromadné vystavení faktur

Když potřebujete vystavit více faktur najednou:

  1. Přejděte do Objednávky → vyberte více objednávek (zaškrtněte políčka)
  2. Klikněte na „Hromadné vystavení faktur“
  3. Systém vytvoří faktury pro všechny vybrané objednávky
  4. Zkontrolujte seznam faktur
  5. Podepište a vystavte všechny

Krok 6: Zpracování chyb

Faktura s nesprávným názvem/adresou (bez chyby IČO a částky):

  1. Přejděte na fakturu, kterou potřebujete opravit
  2. Vyberte „Nahlásit chybu“
  3. Systém odešle oznámení na finanční úřad (CQT)
  4. Není třeba vystavovat novou fakturu

Faktura s nesprávným IČO, částkou, sazbou DPH:

  1. Přejděte na fakturu, kterou potřebujete opravit
  2. Vyberte „Vystavit náhradní fakturu“ nebo „Vystavit upravenou fakturu“
  3. Zadejte správné informace
  4. Podepište a vystavte novou fakturu
  5. Původní faktura bude označena jako „Nahrazena/upravena“

Zrušení faktury:

  1. Vyberte fakturu → „Zrušit fakturu“
  2. Zadejte důvod zrušení
  3. Systém odešle oznámení o zrušení na finanční úřad (CQT)

Krok 7: Reportování a správa

Přehled faktur poskytuje:

  • Celkový počet vystavených faktur (podle dne/měsíce/roku)
  • Celkové příjmy z faktur
  • Faktury podle stavu (vystavené, zrušené, upravené)
  • Export do Excelu/PDF pro zaslání účetnímu

Závěr ###

Vystavování elektronických faktur pomocí GTG CRM je navrženo tak, aby zjednodušilo celý proces: od nastavení firemních údajů, přes vytváření faktur, elektronické podepisování, odesílání finančnímu úřadu až po pozdější správu a vyhledávání. Díky přímému propojení s objednávkami, produkty a zákaznickými daty můžete faktury vytvářet rychle, omezit manuální zadávání a minimalizovat chyby.

V kombinaci s automatizací mohou podniky také nastavit automatizované procesy: objednávka je dokončena → faktura je vytvořena → elektronicky podepsána → zaslána zákazníkovi. To šetří čas, zajišťuje dodržování předpisů a činí správu faktur přehlednější a lépe kontrolovatelnou v každodenním obchodním provozu.

FAQ

Otázka: Kolik kreditů potřebuji k vystavení 1 faktury?

Odpověď: Cena za vystavení elektronické faktury závisí na vašem tarifu. S tarifem Basic (199 Kč/měsíc, 80 000 kreditů) můžete vystavit tisíce faktur měsíčně.

Otázka: Podporujete faktury v cizích měnách?

Odpověď: Ano. GTG CRM podporuje vystavování faktur v CZK i v cizích měnách (USD, EUR...) s převodním kurzem.

Otázka: Co když nemám připojení k internetu?

Odpověď: Elektronické faktury vyžadují připojení k internetu pro odeslání na finanční úřad (CQT). Můžete vytvářet návrhy faktur (draft) offline a poté je podepsat a vystavit, až budete mít připojení.

Otázka: Jak zákazníci obdrží fakturu?

Odpověď: E-mailem (s přílohou ve formátu PDF) nebo online vyhledáním pomocí kódu na faktuře.