Tento článek vás podrobně provede exportem elektronických faktur (HĐĐT) pomocí GTG CRM — od prvotního nastavení až po denní export faktur a řešení chyb.

Krok 0: Příprava před začátkem

Než začnete exportovat elektronické faktury, musíte připravit:

Položka Popis
✅ Registrace DIČ Mít daňové identifikační číslo (osobní nebo firemní)
✅ Registrace elektronických faktur u CQT Zaregistrovat se k používání elektronických faktur na příslušném finančním úřadě
✅ Digitální certifikát (token/USB podpis) Slouží k elektronickému podpisu na faktuře
✅ Účet GTG CRM Zaregistrujte se na gtgcrm.com

Krok 1: Nastavení informací o firmě

Přihlaste se do GTG CRM → Nastavení → Informace o firmě:

```

Název firmy: ABC s.r.o.

Daňové identifikační číslo: 0123456789

Adresa: 123 Nguyễn Văn A, Okres 1, TP.HCM

Telefon: 028 1234 5678

Email: info@abc.com.vn

Zástupce: Nguyễn Văn A

```

Krok 2: Nastavení šablony faktury

Přejděte do Správa faktur → Nastavení šablon:

  1. Vyberte typ faktury:
  • Faktura s DPH (sazby 5 %, 8 %, 10 %)
  • Prodejní faktura (bez DPH)
  1. Vyberte vzhled šablony:
  • Logo společnosti
  • Informace v patičce
  • Výchozí poznámka
  1. Nastavte sérii faktur:
  • Série šablony: 1C24TAA (příklad)
  • Systém automaticky generuje nepřetržité číslo faktury

Krok 3: Manuální export faktury

Způsob 1: Vytvoření nové faktury

  1. Přejděte do Faktury → Vytvořit novou
  2. Zadejte informace o kupujícím:
  • Název společnosti / osoby
  • DIČ (pokud se jedná o firmu)
  • Adresa
  1. Přidejte produkty/služby:
  • Název zboží
  • Jednotka
  • Množství
  • Cena za jednotku
  • Sazba DPH (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)
  1. Zkontrolujte celkovou částku
  2. Klikněte na „Podepsat & Exportovat fakturu“
  3. Podepište digitálně pomocí tokenu/USB
  4. Faktura bude odeslána do CQT (pokud má elektronická faktura kód) a zaslána zákazníkovi e-mailem
Vytvoření nové faktury

Způsob 2: Export faktury z objednávky

  1. Přejděte do Objednávky → vyberte dokončenou objednávku
  2. Klikněte na „Exportovat fakturu“
  3. Systém automaticky vyplní informace z objednávky:
  • Informace o kupujícím (z CRM)
  • Seznam produktů (z objednávky)
  • Celková částka
  1. Zkontrolujte → Podepsat & Exportovat
Automatický export faktury při dokončení objednávky

Krok 4: Automatický export faktur (Automation)

Nastavte automatizaci pro automatický export elektronických faktur:

```

Spouštěč: Objednávka se změní na stav „Dokončeno“

↓

Akce 1: Vytvořit elektronickou fakturu (informace z objednávky)

↓

Akce 2: Automatické podepsání (pokud je k dispozici HSM digitální podpis)

↓

Akce 3: Odeslat do CQT

↓

Akce 4: Odeslat e-mail zákazníkovi (přiložen PDF soubor faktury)

```

Poznámka: Automatické podepisování vyžaduje digitální podpis typu HSM (Hardware Security Module) — odlišný od běžného USB tokenu. Obraťte se na svého poskytovatele digitálních certifikátů a požádejte o upgrade.

Krok 5: Hromadný export faktur

Když potřebujete exportovat více faktur najednou:

  1. Přejděte do Objednávky → vyberte více objednávek (zaškrtněte políčko)
  2. Klikněte na „Hromadný export faktur“
  3. Systém vytvoří faktury pro všechny vybrané objednávky
  4. Zkontrolujte seznam faktur
  5. Podepsat & Exportovat všechny

Krok 6: Řešení chyb

Faktura s chybným názvem/adresou (bez chyby v DIČ a částce):

  1. Otevřete fakturu k úpravě
  2. Zvolte „Nahlásit chybu“
  3. Systém odešle oznámení do CQT
  4. Není třeba vytvářet novou fakturu

Faktura s chybným DIČ, částkou, sazbou DPH:

  1. Otevřete fakturu k úpravě
  2. Zvolte „Exportovat náhradní fakturu“ nebo „Exportovat upravenou fakturu“
  3. Zadejte správné informace
  4. Podepsat & Exportovat novou fakturu
  5. Stará faktura bude označena jako „Nahrazena/Upravena“

Zrušení faktury:

  1. Vyberte fakturu → „Zrušit fakturu“
  2. Zadejte důvod zrušení
  3. Systém odešle oznámení o zrušení do CQT

Krok 7: Hlášení & Správa

Přehled faktur poskytuje:

  • Celkový počet exportovaných faktur (podle dne/měsíce/roku)
  • Celkový obrat z faktur
  • Faktury podle stavu (exportované, zrušené, upravené)
  • Export do Excelu/PDF pro účetní

Závěr ###

Export elektronických faktur s GTG CRM je navržen tak, aby zjednodušil celý proces: od nastavení informací o firmě, vytváření faktur, digitálního podepisování, odesílání na finanční úřad až po správu a následné vyhledávání. Díky přímému propojení s objednávkami, produkty a zákaznickými daty můžete vytvářet faktury rychle, snížit manuální zadávání dat a omezit chyby.

V kombinaci s automatizací mohou firmy také nastavit automatizované procesy: dokončení objednávky → vytvoření faktury → digitální podepsání → odeslání zákazníkovi. To šetří čas, zajišťuje dodržování předpisů a činí správu faktur jasnější a lépe kontrolovatelnou v každodenním podnikání.

Časté dotazy (FAQ)

Otázka: Kolik kreditů potřebuji k exportu 1 faktury?

A: Cena za export elektronické faktury závisí na použitém tarifu. S tarifem Basic (199 Kč/měsíc, 80 000 kreditů) můžete exportovat tisíce faktur za měsíc.

Otázka: Podporujete faktury v cizí měně?

A: Ano. GTG CRM podporuje export faktur v CZK a cizích měnách (USD, EUR...) s konverzním kurzem.

Otázka: Co když ztratím připojení k internetu?

A: Elektronické faktury vyžadují připojení k internetu pro odeslání do CQT. Můžete vytvářet návrhy faktur (draft) offline a poté je podepsat a exportovat, až budete online.

Otázka: Jak zákazníci obdrží fakturu?

A: E-mailem (s přiloženým PDF souborem) nebo prostřednictvím online vyhledávání pomocí kódu pro vyhledávání na faktuře.