Běžné chyby při manuálním řízení objednávek

V počáteční fázi podnikání mnoho prodejců spravuje objednávky ručně, v tabulkách Excel nebo rozptýlených poznámkách v telefonu. Tento způsob je přijatelný, když denně přichází jen několik objednávek, prodej probíhá jen na jednom kanálu a téměř nedochází k reklamacím nebo vracení peněz.

Jakmile se ale počet objednávek zvýší, začnete prodávat na více kanálech současně nebo se objeví dobírka, vrácené zboží či vyrovnání plateb, manuální řízení objednávek se rychle stane největším provozním problémem.

Nejeden prodejce se ocitne v situaci, kdy má stabilní počet objednávek a obrat, ale čím více prodává, tím větší zmatek má a neví přesně, zda vydělává, nebo prodělává.

Zde jsou nejčastější chyby.

Roztříštěné záznamy objednávek, absence centrálních dat

Velmi častou chybou je, že každá prodejní platforma je zaznamenávána jiným způsobem. Objednávky ze Shopee jsou v aplikaci, objednávky z Facebooku v chatech, objednávky ze Zalo jsou zapisovány do sešitu a objednávky z webových stránek přicházejí e-mailem.

Bez jednoho místa, kde by byly všechny objednávky shromážděny, prodejce téměř nemůže:

• Zjistit celkový počet objednávek za den
• Rychle zkontrolovat stav každé objednávky
• Zpětně dohledat staré objednávky v případě problému

Dlouhodobě se kvůli rozděleným datům řízení stává závislým na paměti a intuici.

S řešením GTG CRM se všechny objednávky z různých kanálů: tržiště, webové stránky, manuální objednávky atd. shromažďují do jediné řídicí tabulky, což prodejci umožňuje okamžitě vidět celkový obraz, aniž by musel otevírat více aplikací nebo souborů.

Snadné přehlédnutí objednávky nebo duplicitní zpracování

Při manuálním řízení snadno dochází k následujícím situacím:

• Objednávka byla doručena, ale zapomněli jste aktualizovat stav
• Objednávka již byla zpracována, ale nepamatujete si to, což vede k jejímu opětovnému zpracování
• U dobírek není jasné, zda byla platba přijata

Tyto chyby se zpočátku mohou zdát malé, ale sčítáním v průběhu času povedou k nesrovnalostem v obratu, finančním ztrátám nebo sporům s přepravními společnostmi.

Když jsou objednávky centrálně spravovány v GTG CRM, každá objednávka má jasný stav. Prodejce přesně ví, která objednávka se zpracovává, která je dokončena a která vyžaduje vyrovnání, což výrazně snižuje riziko chyb způsobených manuální obsluhou.

Nemožnost sledovat životní cyklus objednávky

Skutečná objednávka není jen „vytvořena a hotovo“. Prochází mnoha fázemi: potvrzení, balení, odeslání, úspěšné doručení, vrácení nebo zrušení.

Manuální řízení obvykle zaznamenává pouze konečný výsledek a vynechává celý proces mezi tím. To prodejci brání zjistit, kde v procesu vzniká problém: pomalé balení, zpožděné doručení nebo vysoká míra vrácení.

S řešením GTG CRM má každá objednávka jasný životní cyklus, což prodejci umožňuje identifikovat úzká hrdla v procesu a upravit je, místo aby řešil problémy až příliš pozdě.

Objednávky oddělené od skladových zásob, čím více prodáváte, tím větší rozdíly

Extrémně nebezpečnou chybou je, když objednávky nejsou propojeny se skladem. Prodejce kontroluje sklad pouze odhadem nebo aktualizuje stav zásob až po prodeji.

Časté důsledky:

• Prodej nad rámec skladových zásob
• Nedodání zboží
• Na konci měsíce se skutečné skladové zásoby neshodují s účetními záznamy

GTG CRM přímo propojuje objednávky se skladem, což umožňuje aktualizaci stavu zásob ihned po vzniku objednávky. To je zvláště důležité pro prodejce na více kanálech, kde i malá nesrovnalost zásob na jednom kanálu může způsobit řadu problémů.

Nekontroluje náklady na každou objednávku

Mnoho prodejců se dívá pouze na prodejní cenu a nepřidává náklady k jednotlivým objednávkám: poplatky za dopravu, poplatky za platformu, vrácené zboží, balení, slevy.

Bez údajů o nákladech na objednávku se prodejci snadno ocitnou v situaci:

• Obrat roste, ale zůstatek peněz se nezvyšuje
• Neví, která objednávka je zisková a která ztrátová
• Rozhoduje se na základě pocitu

Když jsou objednávky řádně řízeny v GTG CRM, data o objednávkách, nákladech a obratu jsou synchronizována, což vytváří základ pro prodejce, aby správně pochopili svou obchodní výkonnost.

Majitel obchodu je pohlcen provozem a nemá čas na rozvoj

Manuální řízení nutí majitele obchodu osobně kontrolovat každou objednávku, porovnávat každou položku, řešit každou malou chybu. Čas, který by měl být věnován marketingu, zlepšování produktů nebo rozšiřování prodejních kanálů, je „pohlcen“ opakujícími se úkoly.

Toto je jasný signál, že provozní model dosáhl svého limitu.

GTG CRM automatizuje většinu úkolů řízení objednávek, takže se prodejci mohou vymanit z manuální práce a soustředit se na činnosti, které přinášejí růst.

Závěr

Manuální řízení objednávek není chybou v počáteční fázi, ale nemůže být dlouhodobým řešením, když se podnikání rozjede.

Chyby jako přehlédnutí objednávky, nesoulad skladu, nekontrolované náklady nebo zmatečná data nepramení z toho, že prodejci nedělají dostatečně dobrou práci, ale z nedostatku vhodného řídicího systému.

Proto mnoho online prodejců volí GTG CRM jako centrální platformu pro řízení objednávek, kde jsou objednávky, sklad, doprava, fakturace a peněžní tok propojeny v jednom systému. Když jsou data od začátku standardizována, prodejci nejen snižují rizika, ale také získávají pevný základ pro udržitelný rozvoj svého podnikání.