Časté chyby při ruční správě objednávek.

V rané fázi podnikání mnoho prodejců spravuje objednávky ručně, pomocí tabulek Excel nebo poznámek rozesetých po telefonu. Tento přístup je přijatelný, když denně přichází jen několik objednávek, prodává se na jednom kanálu a téměř nedochází k vrácení nebo vrácení peněz.

Ale když se počet objednávek zvýší, prodáváte na více kanálech současně nebo začnou vznikat COD zásilky, vrácené zboží a vyúčtování plateb, manuální správa objednávek se rychle stane největší překážkou v provozu.

Nemála prodejců se ocitne ve stavu, kdy mají stálý přísun objednávek a obrat, ale čím více prodávají, tím větší zmatek nastává, aniž by přesně věděli, zda vydělávají, nebo prodělávají.

Níže jsou uvedeny nejběžnější chyby.

Roztříštěné záznamy o objednávkách, žádná centrální databáze

Velmi častou chybou je, že každá prodejní platforma je zaznamenávána jiným způsobem. Objednávky ze Shopee jsou v aplikaci, objednávky z Facebooku ve zprávách, objednávky ze Zalo jsou zapisovány do sešitu a objednávky z webu jsou v e-mailu.

Pokud neexistuje jedno centralizované místo pro všechny objednávky, prodejce téměř nemůže:

• Sledovat celkový počet objednávek za den
• Rychle zkontrolovat stav každé objednávky
• Zpětně zkontrolovat starší objednávky při vzniku problémů

Dlouhodobě se roztříštěná data stávají správou závislou na paměti a intuici.

S nástrojem GTG CRM jsou všechny objednávky z více kanálů: e-shopy, webové stránky, ruční objednávky... shromážděny do jediné řídicí tabule, která prodejci umožňuje okamžitě vidět celkový obraz bez nutnosti otevírat mnoho různých aplikací nebo souborů.

Snadné přehlédnutí objednávek nebo dvojí zpracování

Manuální správa snadno vede k následujícím situacím:

• Objednávka byla doručena, ale zapomněli jste ji aktualizovat
• Objednávka byla již zpracována, ale nepamatujete si to, což vede k opakovanému zpracování
• Není jasné, zda byly COD objednávky již uhrazeny, nebo ne

Tyto chyby se zpočátku zdají malé, ale když se časem nasčítají, povedou k nesrovnalostem v obratu, ztrátám hotovosti nebo sporům s přepravními společnostmi.

Když jsou objednávky spravovány centralizovaně v GTG CRM, každá objednávka má jasný stav. Prodejce přesně ví, která objednávka se zpracovává, která je dokončena, která vyžaduje vyúčtování, což výrazně snižuje riziko chyb z manuálních operací.

Neschopnost sledovat životní cyklus objednávky

Skutečná objednávka není jen „vytvořena a hotovo“. Prochází několika fázemi: potvrzení, balení, doručení, úspěšné doručení, vrácení nebo zrušení.

Manuální správa obvykle zaznamenává pouze konečný výsledek a ignoruje celý proces mezi tím. To prodejci brání v tom, aby věděl, ve které fázi vzniká problém: pomalé balení, pozdní doručení nebo vysoká míra vrácení.

S nástrojem GTG CRM má každá objednávka jasný životní cyklus, který pomáhá prodejci identifikovat úzká hrdla v procesu a provést úpravy, namísto pouhého řešení problémů, když je již příliš pozdě.

Objednávky oddělené od skladu, čím více prodáváte, tím větší nesrovnalosti

Extrémně nebezpečnou chybou je, když objednávky nejsou spojeny se skladem. Prodejci kontrolují sklad pouze pocitově nebo aktualizují skladové zásoby až po prodeji.

Běžné důsledky:

• Prodej nad rámec skladových zásob
• Dodání nedostatečného zboží
• Na konci měsíce nesouhlasí fyzické skladové zásoby s účetními záznamy

GTG CRM propojuje objednávky přímo se skladem, což umožňuje aktualizovat skladové zásoby okamžitě po vzniku objednávky. To je zvláště důležité pro prodejce na více kanálech, kde i malá nesrovnalost ve zásobách na jednom kanálu způsobí řadu problémů.

Nekontrolované náklady na jednotlivé objednávky

Mnoho prodejců se dívá pouze na prodejní cenu a nepřipojuje k jednotlivým objednávkám náklady: poplatky za dopravu, poplatky za platformu, vrácení zboží, balení, akce.

Pokud chybí údaje o nákladech na objednávku, prodejci se snadno ocitnou v situaci:

• Obrat se zvyšuje, ale peníze, které si ponechají, se nezvyšují
• Nevědí, které objednávky jsou ziskové a které ztrátové
• Dělají rozhodnutí na základě pocitů

Při řádné správě objednávek v GTG CRM jsou data o objednávkách, nákladech a obratu synchronizovaná, což vytváří základ pro prodejce, aby správně porozuměli své obchodní výkonnosti.

Majitelé obchodů jsou pohlceni provozem a nemají čas na rozvoj

Ruční správa nutí majitele obchodů, aby si sami zkontrolovali každou objednávku, porovnávali každou položku a řešili každou malou chybu. Čas, který by měl být věnován marketingu, vylepšování produktů nebo rozšiřování prodejních kanálů, je „sežrán“ opakujícími se úkoly.

Toto je jasný signál, že provozní model dosáhl svého limitu.

GTG CRM pomáhá automatizovat většinu úkonů správy objednávek, aby se prodejci vymanili z manuální práce a mohli se soustředit na věci, které generují růst.

Závěr

Ruční správa objednávek není ve fázi začátku špatná, ale nemůže být dlouhodobým řešením, jakmile se podnikání rozběhne.

Chyby jako vynechané objednávky, nesrovnalosti ve skladu, nekontrolované náklady nebo datový chaos nevznikají z toho, že by prodejci nedělali dostatečně dobrou práci, ale z nedostatku vhodného systému řízení.

To je důvod, proč mnoho online prodejců volí GTG CRM jako centralizovanou platformu pro správu objednávek, kde jsou objednávky, sklad, dodávky, faktury a peněžní toky propojeny v jednom systému. Když jsou data od začátku standardizována, prodejci nejen snižují rizika, ale také získávají pevný základ pro udržitelné rozšiřování podnikání.