Správa zásob ve více skladech - Konec éry Excelu

Přesná správa zásob je životně důležitým faktorem, který rozhoduje o úspěchu či neúspěchu jakéhokoli podniku obchodujícího s produkty. Nedávná studie ukázala, že 43 % malých podniků ve Vietnamu nesleduje své zásoby nebo používá manuální metody, což vede k vážným přebytkům nebo nedostatkům zboží, které přímo ovlivňují tržby a zisky.

Pro e-commerce prodejce, kteří používají Excel nebo Google Sheets ke správě skladových zásob, jste se jistě setkali s těmito děsivými situacemi: zjistíte, že jedna datová řada byla zadána nesprávně, což způsobí, že celá zpráva o zásobách bude nepřesná, nebo zjistíte na konci měsíce nesrovnalosti v desítkách produktů, aniž byste věděli, kde chyba vznikla. Každá taková chyba nejenže plýtvá časem při vyšetřování, ale může vést i ke finančním ztrátám v řádu milionů dongů.

Výzva se mnohonásobně zkomplikuje, když společnost rozšíří svou činnost do více skladů: hlavní sklad, pobočkové sklady, sklady předané partnerům. Každý sklad má vlastní soubor aplikace Excel, bez synchronizace v reálném čase, což znemožňuje získat celkový přehled o stavu zásob.

Jak tedy spravovat zásoby ve více skladech přesně, v reálném čase a bez závislosti na manuálních nástrojích náchylných k chybám, jako je Excel?

Závažné problémy při správě skladů pomocí aplikace Excel

Přestože je aplikace Excel běžným a snadno dostupným nástrojem, její použití pro správu zásob v dynamickém obchodním prostředí skrývá mnoho vážných rizik a omezení.

Data nejsou aktualizována v reálném čase

Toto je největší problém metody správy skladů pomocí aplikace Excel. Když pracovník A expeduje zboží k balení objednávky, ale zapomene aktualizovat soubor aplikace Excel nebo se počítač během aktualizace zasekne, zatímco pracovník B se dívá na soubor aplikace Excel a myslí si, že má dostatek zboží k přijetí nové objednávky. Výsledkem je situace „oversell“, která poškozuje zákazníky i reputaci obchodu.

V multikanálovém obchodování je tento problém ještě závažnější. Produkt je prodán na Shopee, ale zásoby na Lazada a TikTok Shop nejsou okamžitě aktualizovány, což vede k tomu, že se stejný produkt objedná současně na různých platformách, zatímco na skladě zbývá pouze jeden kus.

Nevyhnutelné chyby způsobené ručním zadáváním dat

Lidé nejsou stroje, chyby jsou nevyhnutelné. Zadání špatného množství ze 150 na 1500, špatný vzorec výpočtu v jedné buňce způsobí chybu celé datové řady, nebo nechtěné smazání důležitého řádku jsou běžné chyby při práci s Excelem. Špatné je, že tyto chyby se často neodhalí hned, ale objeví se až při pravidelné inventuře, kdy je již příliš pozdě na nápravu.

Správa více skladů se stává noční můrou

Když společnost rozšíří svou činnost do více lokalit, správa pomocí aplikace Excel se stává extrémně složitou. Každý sklad má vlastní soubor aplikace Excel, každý soubor spravuje jiná osoba s odlišným způsobem záznamu. Shromažďování dat ze všech skladů pro získání celkového pohledu na zásoby vyžaduje manuální sběr, kopírování-vkládání a výpočty, což je časově náročné a náchylné k chybám.

Přesuny zboží mezi sklady jsou také velkou výzvou. Při přesunu 50 kusů z skladu A do skladu B musíte pamatovat na aktualizaci obou souborů aplikace Excel: snížit zásoby ve skladu A a zvýšit zásoby ve skladu B. Zapomenutí jedné z těchto operací způsobí, že data budou zcela nepřesná.

Nelze sledovat přesné náklady na pořízení

Mnoho prodejců nakupuje zboží v několika dávkách za různé ceny. Při expedici ze skladu nevědí přesně, z jaké dávky a s jakými náklady na pořízení zboží expedují. To vede k nepřesným výpočtům zisku a chybným finančním zprávám. Metoda výpočtu nákladů FIFO (First In First Out - první dovnitř, první ven) je sice standardní, ale pro ruční provedení v aplikaci Excel je extrémně složitá.

Žádné automatické upozornění na docházející zásoby

S pomocí Excel musíte proaktivně kontrolovat zásoby každý den, abyste věděli, kterým produktům dochází. Zapomenutí na denní kontrolu může vést k náhlému vyprodání zásob, neschopnosti splnit přijaté objednávky, což způsobí ztráty na příjmech a pověsti. Nastavení automatických upozornění v Excelu je sice proveditelné, ale vyžaduje znalosti maker a VBA, které většina prodejců nemá.

GTG CRM - Profesionální systém řízení skladových zásob pro všechny velikosti

S plným vědomím výzev, kterým podniky čelí s manuálními metodami řízení zásob, vyvinul GTG CRM integrovaný, automatizovaný a extrémně snadno použitelný systém řízení zásob, vhodný pro všechny velikosti od individuálních prodejců po velké distribuční společnosti.

Systém není jen místem pro zaznamenávání údajů o zásobách, ale komplexním řešením, které automatizuje celý proces od příjmu, výdeje, přesunu zboží až po reporting a upozornění. Každá operace je zaznamenána s úplnou auditní stopou, zajišťující transparentnost a sledovatelnost, kdykoli je to nutné.

Funkce řízení skladových zásob

1. Více skladů — správa z jednoho ovládacího panelu

Vytvářejte a spravujte více skladů současně:

• Hlavní sklad (centrální sklad)
• Sklady poboček (podle lokality)
• Sklady pro partnery (na komisi)

Každý sklad má své vlastní zásoby, ale všechny jsou zobrazeny na jednom ovládacím panelu. Okamžitě víte, který sklad má zásoby a který potřebuje doplnit.

2. Příjem/Výdej zboží s dokumentací

Každá skladová transakce má jasnou dokumentaci:

• Příjemka: Příjem od dodavatele, s uvedením množství a jednotkové ceny
• Výdejka: Výdej na základě objednávky nebo manuální výdej
• Převodka: Přesun zboží mezi sklady — s kompletním sledováním

3. Automatický výpočet pořizovací ceny (FIFO)

Systém automaticky vypočítává pořizovací cenu metodou FIFO (First In, First Out):

• Naskladnění první šarže: 100 kusů × 50 000 Kč
• Naskladnění druhé šarže: 200 kusů × 55 000 Kč
• Výdej 150 kusů → systém automaticky vypočítá: 100 × 50 000 Kč + 50 × 55 000 Kč = přesná pořizovací cena

Není třeba počítat v Excelu — finanční výkazy jsou vždy přesné.

4. Synchronizace s objednávkami

Po potvrzení objednávky → zásoby se automaticky sníží:

• Objednávky ze Shopee → odečet ze skladu
• Objednávky z webu → odečet ze skladu
• Objednávky z Lazady → odečet ze skladu
• Vše synchronizováno v reálném čase — nikdy nedojde k překročení zásob

5. Upozornění na vyčerpání zásob

Nastavte bezpečnostní prahové hodnoty pro každý produkt:

• Produkt A: minimální zásoba = 50
• Když zásoby klesnou pod 50 → systém okamžitě upozorní
• Nikdy už nebudete překvapeni vyčerpáním zásob

6. Hlášení zásob v reálném čase

• Zásoby podle skladu, podle produktu, podle dne
• Podrobná historie příjmu/výdeje
• Výkaz pořizovací ceny, zisku/ztráty podle produktu

Porovnání: Excel vs. GTG CRM

Kritéria	Excel	GTG CRM
Realtime	❌ Manuální aktualizace	✅ Automaticky při transakci
Více skladů	❌ Více souborů, obtížné spravovat	✅ 1 dashboard, všechny sklady
FIFO nákladů	❌ Vlastní výpočet pomocí vzorců	✅ Automatický výpočet
Upozornění na nedostatek zásob	❌ Musíte si pamatovat zkontrolovat	✅ Automatické upozornění
Synchronizace objednávek	❌ Copy-paste	✅ Automatické snížení zásob
Doklady o naskladnění/vyskladnění	❌ Žádné	✅ Kompletní doklady
Chyby	Vysoké	Téměř 0

Kdo by to měl používat?

• Prodejci na e-shopech prodávající na více platformách, kteří potřebují synchronizovat stav zásob.
• Maloobchodní prodejny s více pobočkami.
• Distributoři spravující centrální sklad a sklady zástupců.
• Výrobní společnosti potřebující sledovat suroviny a hotové výrobky.

Závěr — Přechod z Excelu na profesionální systém řízení skladu

V dnešní silně rozvinuté digitální éře je lpění na Excelu pro správu skladu nejen ztrátou času, ale také představuje velké riziko pro podnikání. Společnosti, které přešly na profesionální systémy řízení skladu, hlásí snížení chybovosti až o 95 %, úsporu 60 % času při operacích souvisejících se skladem a co je nejdůležitější, nikdy se již nesetkají s nadměrným prodejem nebo náhlým vyprodáním zásob.

GTG CRM vám nabízí snadný a bezbolestný způsob, jak provést tento přechod. Můžete začít importem dat z vašeho stávajícího souboru Excel do systému během několika minut. Okamžitě poté budou všechny operace naskladnění a vyskladnění automatizovány a synchronizovány v reálném čase s objednávkami z e-shopových platforem, čímž se zcela eliminuje manuální zadávání dat.

Nejdůležitější je, že skladový systém GTG CRM nefunguje izolovaně, ale je hluboce integrován s dalšími moduly, jako je správa objednávek, elektronické faktury a finanční výkazy. Když je objednávka potvrzena, stav zásob se automaticky sníží. Při vystavení faktury se automaticky vypočítá pořizovací cena. Všechna data plynou plynule mezi moduly a zajišťují naprostou konzistenci a přesnost.

S 36 888 kredity zdarma po registraci máte dostatek zdrojů na správu tisíců naskladňovacích a vyskladňovacích transakcí, což je dost na to, abyste si vyzkoušeli a plně vyhodnotili efektivitu systému. Věnujte 10 minut nastavení a už se nikdy nebudete chtít vrátit k Excelu.

Zaregistrujte se zdarma do GTG CRM a začněte profesionálně spravovat sklad na gtgcrm.com