Předpisy o elektronických fakturách pro individuální firmy a domácnosti

Od 01. 07. 2022 mají podle nařízení č. 123/2020/NĐ-CP a vyhlášky č. 78/2021/TT-BTC domácí podnikatelé a fyzické osoby podnikající, které uplatňují daňovou evidenci, povinnost přejít na elektronické faktury. Nejde jen o zákonný požadavek, ale také o důležitý krok v procesu modernizace podnikatelské činnosti.

Aby bylo zajištěno správné dodržování předpisů a aby se předešlo právním rizikům, musí majitelé domácích podniků dobře znát pravidla související s vystavováním, používáním a správou elektronických faktur. Tento článek objasní klíčové body, které vám pomohou vést fakturační agendu přesně a efektivně.

Pojetí elektronické faktury

Podle článku 3 nařízení č. 123/2020/NĐ-CP je elektronická faktura chápána jako elektronický datový dokument vytvořený prodávajícím zboží nebo služeb prostřednictvím elektronických prostředků, který slouží k zaznamenání informací o obchodní transakci v souladu s účetními a daňovými právními předpisy. Tato faktura může být vytvořena také z pokladního zařízení přímo propojeného se systémem daňové správy.

Elektronické faktury se dělí na dva hlavní typy. Prvním typem je faktura s kódem daňového úřadu, který je přidělen před odesláním kupujícímu. Tento kód zahrnuje jedinečné číslo transakce a šifrovaný řetězec znaků založený na údajích o prodávajícím. Druhým typem je faktura bez kódu daňového úřadu, kterou si organizace vystaví sama a odešle přímo zákazníkovi bez předchozího ověření ze strany daňového úřadu.

Tři případy, kdy je povinné používat elektronickou fakturu

Podle vyhlášky č. 78/2021/TT-BTC musí domácí podnikatelé a fyzické osoby podnikající používat elektronické faktury ve třech konkrétních situacích.

První případ se vztahuje na domácí podnikatele a fyzické osoby, které platí daň podle metody evidence. Tato skupina má povinnost pravidelně používat elektronické faktury při své podnikatelské činnosti.

Druhý případ se týká domácích podnikatelů, kteří platí daň paušální metodou. Pokud potřebují vystavit fakturu, daňový úřad jim vydá elektronickou fakturu s kódem pro jednotlivý vznik transakce.

Třetí případ je určen pro domácí podnikatele, kteří podávají daňové přiznání pro každý jednotlivě vzniklý případ. Podobně jako u druhé skupiny, pokud požádají o vystavení faktury, daňový úřad jim vystaví jednotlivou elektronickou fakturu pro konkrétní transakci.

Body, na které je třeba při používání elektronické faktury dát pozor

Subjekty oprávněné k vydání elektronické faktury pro jednotlivý případ

Domácím podnikatelům, kteří platí daň paušální částkou, daňový úřad na požádání pomůže s vydáním faktury s kódem pro jednotlivý případ. Do této skupiny patří také fyzické osoby podnikající nepravidelně a bez stálého místa podnikání, které platí daň pro každý jednotlivě vzniklý případ.

Kromě toho lze elektronickou fakturu pro jednotlivý případ vydat i v některých zvláštních situacích. Například domácí podnikatel, který ukončil činnost, ale dosud nedokončil postup zrušení daňového identifikačního čísla, může stále požádat o vydání faktury za účelem likvidace majetku. Stejná podpora se vztahuje i na domácí podnikatele, kteří dočasně přerušili činnost, ale potřebují dokončit dříve uzavřenou smlouvu. Do tohoto seznamu spadá také případ, kdy je uloženo donucení k zastavení používání faktur.

Bezplatná služba elektronické faktury

Podle odstavce 1 článku 14 nařízení č. 123/2020/NĐ-CP mají malé a střední podniky, družstva, domácí podnikatelé a fyzické osoby podnikající v oblastech s obtížnými nebo zvlášť obtížnými sociálně-ekonomickými podmínkami nárok na bezplatnou službu elektronické faktury s kódem po dobu 12 měsíců od začátku používání. Seznam zvýhodněných oblastí je stanoven v nařízení č. 118/2015/NĐ-CP.

Subjekty, na které se osvobození nevztahuje, budou muset uhradit náklady na služby podle smlouvy uzavřené s poskytovatelem služeb elektronických faktur.

Situace, ve kterých je nutné přerušit používání elektronické faktury

Odstavec 1 článku 16 nařízení č. 123/2020/NĐ-CP uvádí případy, kdy je povinné přerušit používání elektronických faktur s kódem.

Jakmile domácnost provozující podnikání ukončí platnost daňového identifikačního čísla nebo daňový úřad ověří, že neprovozuje činnost na registrované adrese, používání faktur se zastaví. Stejně tak pokud domácnost provozující podnikání sama oznámí příslušnému orgánu dočasné přerušení podnikání, vede to k ukončení používání elektronických faktur.

Stejné důsledky mají i závažná porušení. Pokud domácnost provozující podnikání používá faktury k prodeji nelegálního zboží, zakázaného zboží, padělků nebo zboží porušujícího práva duševního vlastnictví, příslušné orgány to odhalí a oznámí daňovému úřadu k řešení. Také vystavování fiktivních faktur za účelem zpronevěry peněz je důvodem k ukončení používání elektronických faktur.

Navíc pokud daňový úřad oznámí ukončení používání faktur za účelem vymáhání daňového dluhu, nebo pokud obchodní rejstřík požádá o dočasné přerušení podnikání v činnostech podléhajících podmínkám z důvodu nesplnění stanovených požadavků, musí i domácnost provozující podnikání přestat používat elektronické faktury.

Který daňový úřad vydává faktury po jednotlivých případech?

Písmeno c odstavce 2 článku 13 nařízení 123/2020/NĐ-CP jasně stanoví místo podání žádosti o vydání faktury.

U domácností provozujících podnikání a podnikajících fyzických osob s pevnou provozovnou se dokumentace podává na finančním úřadě příslušném pro oblast, kde probíhá podnikatelská činnost. Naopak domácnosti provozující podnikání a fyzické osoby bez pevné provozovny podávají dokumentaci na finančním úřadě v místě bydliště nebo v místě registrace podnikání.

Plán přechodu z paušální daně na daňové přiznání

Od roku 2026 bude daňový úřad realizovat plán přechodu domácností provozujících podnikání z metody platby paušální daně na metodu daňového přiznání. To vyžaduje, aby domácnosti provozující podnikání plnily všechny povinnosti, jako je vedení účetnictví, vystavování a odesílání elektronických faktur, podávání daňového přiznání a placení daní online podle předpisů, místo pouhého placení paušální daně jako dříve.

Na podporu malých a drobných podnikatelů při přizpůsobení se novým předpisům, aniž by museli najímat účetního nebo provádět složité ruční práce, byla vyvinuta řada komplexních řešení digitální transformace, která integrují funkce řízení prodeje, daňového přiznání, placení daní, vystavování elektronických faktur a správy účetních knih na jediné platformě.

Závěr

Používání elektronických faktur se stalo povinnou povinností pro domácnosti provozující podnikání a podnikající fyzické osoby, které odvádějí daně metodou daňového přiznání. Pochopení předpisů týkajících se elektronických faktur, od definice, přes okruh subjektů, na které se vztahují, až po případy, kdy lze faktury vydat, a situace, kdy je třeba jejich používání ukončit, je zásadní, aby každý majitel provozovny mohl vést své podnikání transparentně a v souladu se zákonem.

Zvláště v kontextu přechodu z paušální daně na daňové přiznání je vybavení vhodnými nástroji pro správu účetnictví, daňové přiznání a vystavování elektronických faktur důležitější než kdy dříve. GTG CRM nabízí integrovanou funkci automatického vystavování elektronických faktur, která pomáhá domácnostem provozujícím podnikání snadno vystavovat zákonné faktury, odesílat údaje na daňový úřad v souladu s předpisy a zároveň podporuje kontrolu a odhalování chyb ve vstupních fakturách. Díky tomu majitel nejen ušetří čas, ale také zajistí přesnost v účetnictví a plnění všech úkonů požadovaných daňovým úřadem.