Pravidla pro elektronické faktury pro živnostníky

Od 1. 7. 2022 jsou živnostníci a podnikající fyzické osoby, kteří uplatňují metodu daňového přiznání, povinni přecházet na elektronické faktury. Jedná se o zákonnou povinnost a zároveň důležitý krok v modernizaci podnikání.

Aby bylo zajištěno dodržování předpisů a předešlo se právním rizikům, musí majitelé podniků pochopit pravidla pro tvorbu, používání a správu elektronických faktur. Tento článek objasní klíčové body, které vám pomohou při správném a efektivním vystavování faktur.

Pojem elektronické faktury

Podle článku 3 nařízení 123/2020/ND-CP je elektronická faktura považována za elektronický dokument vytvořený prodávajícím zboží nebo služeb pomocí elektronických prostředků za účelem zaznamenání transakčních informací v souladu s právními předpisy o účetnictví a daních. Tato faktura může být generována z pokladního systému připojeného přímo k systému daňového úřadu.

Elektronické faktury se dělí na dva hlavní typy. První typ je faktura s kódem daňového úřadu, který je přidělen před odesláním kupujícímu. Tento kód obsahuje jedinečné transakční číslo a šifrovaný řetězec znaků založený na informacích o prodejci. Druhý typ je faktura bez kódu daňového úřadu, kterou si organizace vytvoří a odešle přímo zákazníkovi bez předchozího ověření daňovým úřadem.

Tři případy povinného používání elektronických faktur

Podle oběžníku 78/2021/TT-BTC musí živnostníci a podnikající fyzické osoby používat elektronické faktury ve třech konkrétních situacích.

První případ se vztahuje na živnostníky a fyzické osoby platící daň metodou daňového přiznání. Tato skupina subjektů je povinna pravidelně používat elektronické faktury v rámci své podnikatelské činnosti.

Druhý případ se týká živnostníků platících daň paušální metodou. Pokud potřebují vystavit fakturu, daňový úřad jim přidělí elektronickou fakturu s kódem pro každou jednotlivou transakci.

Třetí případ je určen pro živnostníky podávající daňové přiznání pro každou transakci. Podobně jako u druhé skupiny, pokud je vyžadováno použití faktury, daňový úřad vystaví elektronickou fakturu pro každou konkrétní transakci.

Důležité body při používání elektronických faktur

Subjekty oprávněné k vystavení elektronických faktur pro jednotlivé transakce

Živnostníci platící daň paušální metodou jsou podporováni daňovým úřadem při vystavování faktur s kódem pro jednotlivé transakce, pokud mají potřebu. Podnikající fyzické osoby, které nepodnikají pravidelně a nemají stálé provozovny, platící daň pro každou transakci, spadají také do této kategorie.

Kromě toho jsou faktury pro jednotlivé transakce vystavovány i v některých zvláštních případech. Například živnostníci, kteří ukončili činnost, ale nedokončili proceduru zrušení daňového identifikačního čísla, si mohou stále vyžádat faktury k likvidaci majetku. Živnostníci, kteří dočasně přerušili činnost, ale potřebují dokončit podepsanou smlouvu, jsou rovněž podporováni. V této kategorii jsou zahrnuty i případy, kdy je živnostníkům nařízeno zastavit používání faktur.

Bezplatná služba elektronických faktur

Podle článku 14 odst. 1 nařízení 123/2020/ND-CP jsou malé a střední podniky, družstva, živnostníci a podnikající fyzické osoby v oblastech s obtížnými nebo zvláště obtížnými socioekonomickými podmínkami osvobozeny od poplatků za služby elektronických faktur s kódem po dobu 12 měsíců od data zahájení používání. Seznam zvýhodněných oblastí je stanoven v nařízení 118/2015/ND-CP.

Subjekty, které nespadají do kategorie osvobozených od poplatků, budou muset uhradit náklady na služby podle smlouvy uzavřené s poskytovatelem služeb elektronických faktur.

Situace, kdy je nutné zastavit používání elektronických faktur

Článek 16 odst. 1 nařízení 123/2020/ND-CP uvádí případy, kdy je povinné zastavit používání elektronických faktur s kódem.

Když živnostník zruší platnost svého daňového identifikačního čísla nebo je daňovým úřadem zjištěno, že nefunguje na registrované adrese, bude používání faktur zastaveno. Situace, kdy živnostník aktivně oznámí dočasné přerušení podnikatelské činnosti příslušnému orgánu, rovněž vede k zastavení používání elektronických faktur.

Závažná porušení vedou ke stejným následkům. Pokud živnostník používá faktury k prodeji nelegálního, zakázaného, padělaného zboží nebo zboží porušujícího práva duševního vlastnictví, příslušné orgány to zjistí a oznámí daňovému úřadu k řešení. Rovněž jednání spočívající v vystavování fiktivních faktur za účelem zpronevěry peněz je důvodem k zastavení používání elektronických faktur.

Kromě toho, pokud daňový úřad oznámí zastavení používání faktur z důvodu vymáhání daňových nedoplatků nebo pokud obchodní rejstřík nařídí dočasné přerušení činnosti v regulovaném odvětví z důvodu nedostatečných standardů, živnostník musí rovněž zastavit používání elektronických faktur.

Který daňový úřad vystavuje faktury pro jednotlivé transakce?

Bod c odst. 2 článku 13 nařízení 123/2020/ND-CP jasně stanoví místo podání žádosti o vystavení faktury.

Pro živnostníky a podnikající fyzické osoby s pevnými provozovnami se žádost podává na daňovém úřadě, který spravuje oblast, kde podnikají. Naopak, živnostníci a fyzické osoby bez pevných provozoven podávají žádost na daňovém úřadě místa bydliště nebo místa registrace.

Plán přechodu z paušální daně na daňové přiznání

Od roku 2026 provede daňový úřad plán přechodu živnostníků z paušální metody platby daně na metodu daňového přiznání. To vyžaduje, aby živnostníci prováděli všechny úkoly, jako je vedení účetních knih, vytváření a odesílání elektronických faktur, online podávání daňových přiznání a placení daní v souladu s předpisy, namísto pouhého placení paušální daně jako dříve.

S cílem podpořit malé živnostníky při adaptaci na nová pravidla bez nutnosti najímat účetní nebo provádět složité manuální úkony bylo vyvinuto mnoho komplexních řešení pro digitální transformaci, která integrují funkce pro řízení prodeje, podávání daňových přiznání, placení daní, vystavování elektronických faktur a vedení účetních knih na jedné platformě.

Závěr

Používání elektronických faktur se stalo povinností pro živnostníky a podnikající fyzické osoby platící daň metodou daňového přiznání. Důkladné pochopení předpisů týkajících se elektronických faktur, od jejich definice, subjektů, na které se vztahují, až po případy vystavení faktur a situace, kdy je nutné jejich používání zastavit, je nezbytné, aby všichni majitelé podniků mohli své podnikání provozovat transparentně a v souladu se zákonem.

Zejména v kontextu přechodu z paušální daně na daňové přiznání se stává vybavení vhodnými nástroji pro správu účetních knih, podávání daňových přiznání a vystavování elektronických faktur naléhavějším než kdykoli předtím. GTG CRM nabízí integrovanou funkci automatického vystavování elektronických faktur, která živnostníkům usnadňuje vydávání legálních faktur, odesílání dat daňovému úřadu v souladu s předpisy a zároveň podporuje kontrolu a detekci chyb ve vstupních fakturách. Díky tomu majitelé podniků nejen šetří čas, ale také zajišťují přesnost účetnictví a plné dodržování všech operací podle požadavků daňového úřadu.