Porovnání 3 typů elektronických faktur: S kódem, bez kódu, kód od CQT – Jaký typ zvolit?

Od té doby, co se elektronické faktury staly povinnými podle nařízení Generálního finančního ředitelství, si mnoho majitelů obchodů, maloobchodníků a živnostníků stále láme hlavu, jaký typ elektronické faktury zvolit, aby odpovídal velikosti a specifikám jejich podnikání. Tři běžné typy elektronických faktur jsou: faktury s kódem finančního úřadu, faktury bez kódu finančního úřadu a faktury s kódem (tzv. faktury na zakázku) – každý typ má své výhody a omezení.

Výběr správného typu faktury nejenže pomůže podniku dodržovat zákony, ale také optimalizuje provozní náklady a prodejní procesy. Tento článek podrobně analyzuje 3 typy elektronických faktur, porovná jejich výhody a nevýhody a pomůže vám učinit to nejvhodnější rozhodnutí.

1. Elektronická faktura s kódem od CQT

Definice

Elektronická faktura s kódem finančního úřadu je faktura, které Generální finanční ředitelství před odesláním zákazníkovi udělí ověřovací kód. Tento kód se skládá z jedinečné sekvence znaků, kterou finanční úřad vygeneruje a přidá na fakturu, aby potvrdil její platnost.

Subjekty, pro které je určena

Podle nařízení 123/2020/NĐ-CP jsou podniky s vysokým daňovým rizikem povinny používat faktury s kódem:

• Nově založené podniky s méně než 12 měsíci provozu
• Podniky v období dočasného přerušení činnosti, s daňovými nedoplatky nebo s daňovým rizikem
• Živnostníci a fyzické osoby podnikající s příjmem 1 miliardy VND/rok a více
• Podniky působící v citlivých odvětvích (odpad, ropa...)

Proces vydávání

1. Podnik vytvoří fakturu v účetním softwaru nebo systému řízení
2. Odešle data faktury na portál Generálního finančního ředitelství
3. Finanční úřad zkontroluje a udělí ověřovací kód během 1-2 sekund
4. Podnik obdrží fakturu s kódem a odešle ji zákazníkovi

Výhody

Transparentnost a přísná kontrola: Finanční úřad má informace o fakturách v reálném čase, což omezuje daňové podvody.

Nízké náklady: Podniky neplatí poplatky poskytovateli služeb fakturace, stačí se zaregistrovat a používat zdarma prostřednictvím portálu Generálního finančního ředitelství.

Vysoká právní hodnota: Faktury jsou přímo potvrzeny finančním úřadem, což zaručuje absolutní právní platnost.

Nevýhody

Závislost na daňovém systému: Když systém Generálního finančního ředitelství narazí na potíže nebo údržbu, podnik nemůže vydávat faktury.

Nižší rychlost: Ve srovnání s fakturami bez kódu může čekání na přidělení kódu finančním úřadem v některých případech způsobit zpoždění.

Omezená flexibilita: Není vhodný pro podniky, které potřebují vydávat velké množství faktur v krátkém čase.

2. Elektronická faktura bez kódu od CQT

Definice

Elektronická faktura bez kódu je faktura, kterou si podnik vydá sám prostřednictvím organizace poskytující služby elektronických faktur (poskytovatel schválený Generálním finančním ředitelstvím), aniž by bylo nutné před odesláním zákazníkovi žádat o ověřovací kód.

Subjekty, pro které je určena

Podniky mohou používat faktury bez kódu, pokud splňují následující podmínky:

• Provozuje se více než 12 měsíců
• Nemá daňové nedoplatky, nedopustil se daňových deliktů
• Není hodnocen jako vysoce rizikový z hlediska daní podle posouzení finančního úřadu
• Využívá služeb legitimního poskytovatele elektronických faktur

Proces vydávání

1. Podnik uzavře smlouvu s organizací poskytující služby elektronických faktur
2. Vytvoří fakturu v softwaru a odešle ji přímo zákazníkovi
3. Pravidelně (denně/měsíčně) odesílá data faktur finančnímu úřadu prostřednictvím poskytovatele

Výhody

Vysoká rychlost: Vydává faktury okamžitě, bez nutnosti čekat na potvrzení od finančního úřadu.

Nezávislost na daňovém systému: Podnik může vydávat faktury i v případě, že systém Generálního finančního ředitelství narazí na potíže.

Vysoká flexibilita: Vhodné pro podniky s velkým objemem transakcí, které potřebují vydávat faktury ve velkém.

Snadná integrace: Poskytovatelé služeb obvykle nabízejí API a funkce pro integraci s prodejními řídicími systémy.

Nevýhody

Náklady na služby: Podnik musí platit poplatky poskytovateli služeb elektronických faktur, které se pohybují od několika milionů do desítek milionů VND/rok v závislosti na zvoleném balíčku služeb.

Podmínky použití: Ne každý podnik splňuje podmínky pro použití, zejména nové podniky nebo podniky s daňovým rizikem.

Právní odpovědnost: Podnik je sám odpovědný za správnost a zákonnost vydaných faktur.

3. Elektronická faktura s kódem CQT (na zakázku)

Definice

Faktura s kódem finančního úřadu, známá také jako faktura na zakázku, je typ faktury, která je předtištěna s číslem kódu přiděleným finančním úřadem. Jedná se o přechodnou formu z papírových faktur na elektronické, která se obvykle používá pro subjekty, které ještě nesplňují podmínky nebo nejsou připraveny na úplný přechod na elektronické faktury.

Subjekty, pro které je určena

• Malé podniky, živnostníci s příjmem pod 1 miliardu VND/rok
• Subjekty působící ve vnitrozemí, odlehlých oblastech, které nemají technickou infrastrukturu
• Zvláštní případy podle předpisů finančního úřadu

Proces použití

1. Podnik se zaregistruje u finančního úřadu ohledně počtu potřebných faktur
2. Finanční úřad přidělí čísla kódů faktur
3. Podnik si objedná tisk faktur u povoleného tiskařského zařízení
4. Používá papírové faktury s kódem pro transakce se zákazníky

Výhody

Vhodné pro malé podniky: Nevyžaduje složitou technologickou infrastrukturu.

Jednoduchý proces: Snadné použití, není nutné připojení k internetu při vydávání faktur.

Nízké počáteční náklady: Není nutné investovat do softwaru nebo služeb elektronických faktur.

Nevýhody

Zastaralé: Neodpovídá současnému trendu digitalizace, postupně se ruší.

Obtížná správa: Snadná ztráta, obtížné vyhledávání a archivace ve srovnání s elektronickými fakturami.

Ne flexibilní: V případě chyby je nutné zrušit papírovou fakturu a podat o tom hlášení finančnímu úřadu.

Časové omezení: Podle plánu budou tyto typy faktur postupně plně nahrazeny elektronickými fakturami.

Tabulka porovnání 3 typů faktur

Kritérium	S kódem CQT	Bez kódu CQT	Kód CQT (na zakázku)
Rychlost vydávání	Pomalejší (1-2 s)	Rychlá (okamžitá)	Střední
Náklady	Zdarma	3-15 milionů VND/rok	Náklady na tisk
Závislost na internetu	Ano	Ano	Ne
Správa	Snadná	Snadná	Obtížná
Flexibilita	Nízká	Vysoká	Velmi nízká
Trend	Běžné	Běžné	Ruší se

Jaký typ faktury zvolit?

Zvolte fakturu s KÓDEM, pokud:

• Jste nově založený podnik nebo živnostník s příjmem nad 1 miliardu VND/rok
• Chcete ušetřit na nákladech za služby
• Nemáte příliš velký objem transakcí v krátkém čase
• Upřednostňujete transparentnost a absolutní dodržování předpisů

Zvolte fakturu BEZ KÓDU, pokud:

• Jste zavedený podnik s provozem delším než 12 měsíců
• Máte velký objem objednávek, potřebujete rychle vydávat faktury
• Prodáváte na mnoha elektronických tržištích, potřebujete automatickou integraci
• Jste ochotni zaplatit za službu výměnou za rychlost a flexibilitu

Zvolte fakturu s KÓDEM CQT (na zakázku), pokud:

• Jste malá živnost, s příjmem pod 1 miliardu VND/rok
• Působíte v oblasti bez internetového připojení
• Potřebujete dočasné řešení během digitální transformace

Závěr

Volba správného typu elektronické faktury závisí na velikosti podniku, objemu transakcí a rozvojové strategii podniku. Většina malých a středních podniků v současnosti používá faktury s kódem z důvodu nízkých nákladů a splnění všech zákonných požadavků. Velké podniky s vysokým objemem transakcí si pak často volí faktury bez kódu pro optimalizaci provozních procesů.

Pro podporu majitelů obchodů a živnostníků při snadném a rychlém vydávání elektronických faktur integroval GTG CRM funkci pro přímé vydávání elektronických faktur z objednávek. Můžete se propojit s předními poskytovateli fakturace, automaticky vytvářet faktury z informací o objednávce a odesílat faktury zákazníkům pouhými několika jednoduchými kroky. To pomáhá šetřit čas, snižovat chyby a zajišťovat dodržování právních předpisů.