Porovnání 3 typů elektronických faktur: s kódem, bez kódu, kód od CQT – který typ zvolit?

Od doby, kdy se elektronické faktury staly povinnými podle nařízení Generálního ředitelství daní, si mnozí majitelé obchodů, maloobchodníci a podnikatelé stále nejsou jisti, jaký typ elektronické faktury zvolit, aby vyhovoval jejich velikosti a specifickým obchodním činnostem. Tři běžné typy elektronických faktur v současnosti jsou faktury s kódem daňového úřadu, faktury bez kódu daňového úřadu a faktury s kódem daňového úřadu (známé také jako tištěné faktury) – každý typ má své výhody a omezení.

Volba správného typu faktury nejen pomůže podnikům dodržovat zákony, ale také optimalizuje provozní náklady a prodejní procesy. Tento článek podrobně analyzuje 3 typy elektronických faktur, porovná jejich výhody a nevýhody a pomůže vám učinit nejvhodnější rozhodnutí.

1. Elektronické faktury s kódem CQT

Koncept

Elektronická faktura s kódem daňového úřadu je faktura, která je před odesláním zákazníkovi ověřena Generálním ředitelstvím daní. Tento kód obsahuje jedinečnou sekvenci znaků vytvořenou a připojenou k faktuře daňovým úřadem k potvrzení její platnosti.

Cílová skupina

Podle nařízení 123/2020/ND-CP jsou podniky považované za vysoce rizikové z hlediska daní povinny používat faktury s kódem:

• Nově založené podniky, které ještě nemají 12 měsíců provozu
• Podniky, které jsou v dočasném pozastavení činnosti, dluží daně nebo jsou daňově rizikové
• Podnikající domácnosti a jednotlivci s ročním příjmem 1 miliardy VND a více
• Podniky působící v citlivých odvětvích (odpad, ropa atd.)

Proces vydávání

1. Podnik vystaví fakturu v účetním softwaru nebo řídicím systému
2. Odešle data faktury na portál Generálního ředitelství daní
3. Daňový úřad zkontroluje a přidělí ověřovací kód do 1–2 sekund
4. Podnik obdrží fakturu s kódem a odešle ji zákazníkovi

Výhody

Transparentnost a přísná kontrola: Daňový úřad má informace o fakturách v reálném čase, čímž se minimalizují daňové podvody.

Nízké náklady: Podniky neplatí poplatky poskytovatelům fakturačních služeb, stačí se zaregistrovat a používat je zdarma prostřednictvím portálu Generálního ředitelství daní.

Vysoká právní jistota: Faktury jsou přímo potvrzeny daňovým úřadem, což zajišťuje absolutní právní platnost.

Nevýhody

Závislost na daňovém systému: Pokud systém Generálního ředitelství daní selže nebo je v údržbě, podnik nemůže vydat fakturu.

Nižší rychlost: Ve srovnání s fakturami bez kódu může čekání na přidělení kódu daňovým úřadem v některých případech způsobit zpoždění.

Omezená flexibilita: Není vhodný pro podniky s potřebou vydávat velké množství faktur v krátkém čase.

2. Elektronické faktury bez kódu CQT

Koncept

Elektronická faktura bez kódu je faktura, kterou podnik vystaví sám prostřednictvím poskytovatele služeb elektronických faktur (poskytovatel schválený Generálním ředitelstvím daní), aniž by bylo nutné před odesláním zákazníkovi žádat o ověřovací kód.

Cílová skupina

Podniky mohou používat faktury bez kódu, pokud splňují následující podmínky:

• Působí 12 měsíců a déle
• Nemají daňové dluhy ani daňové přestupky
• Nejsou považovány za vysoce rizikové z hlediska daní podle hodnocení daňového úřadu
• Používají služby legitimního poskytovatele elektronických faktur

Proces vydávání

1. Podnik uzavře smlouvu s poskytovatelem služeb elektronických faktur
2. Vystaví fakturu v softwaru a odešle ji přímo zákazníkovi
3. Pravidelně (denně/měsíčně) odesílá data faktury daňovému úřadu prostřednictvím poskytovatele

Výhody

Rychlost: Okamžité vydání faktury bez nutnosti čekat na potvrzení od daňového úřadu.

Nezávislost na daňovém systému: Podniky mohou vydávat faktury i v případě, že systém Generálního finančního ředitelství selže.

Vysoká flexibilita: Vhodné pro podniky s velkým objemem transakcí, které potřebují vydávat faktury hromadně.

Snadná integrace: Poskytovatelé služeb obvykle nabízejí API a integrační funkce s prodejním řídicím softwarem.

Nevýhody

Poplatky za služby: Podniky musí platit poskytovatelům služeb elektronických faktur, částka se pohybuje od několika milionů do desítek milionů đồng/rok v závislosti na balíčku služeb.

Podmínky použití: Ne všechny podniky splňují podmínky pro použití, zejména nové podniky nebo podniky s daňovými riziky.

Právní odpovědnost: Podniky nesou plnou odpovědnost za správnost a zákonnost vydaných faktur.

3. Elektronická faktura s kódem CQT (předtisk)

Koncept

Faktura s kódem daňového úřadu, známá také jako faktura na zakázku, je předtištěná faktura s kódem přiděleným daňovým úřadem. Jedná se o přechodnou formu z papírových faktur na elektronické, která je obvykle určena pro subjekty, které nesplňují podmínky nebo nejsou připraveny na úplný přechod na elektronické faktury.

Cílová skupina

• Malé podniky, živnostníci s obratem pod 1 miliardu dongů/rok
• Jednotky působící v odlehlých oblastech, kde chybí technologická infrastruktura
• Zvláštní případy podle předpisů daňového úřadu

Proces použití

1. Podnik zaregistruje u daňového úřadu počet potřebných faktur.
2. Daňový úřad přidělí číselný kód faktury.
3. Podnik si objedná tisk faktur u oprávněného tiskového zařízení.
4. Používá papírové faktury s kódem k obchodování se zákazníky.

Výhody

Vhodné pro malé podniky: Nevyžaduje složitou technologickou infrastrukturu.

Jednoduchý proces: Snadné použití, nevyžaduje připojení k internetu při vydávání faktury.

Nízké počáteční náklady: Není nutná investice do softwaru nebo služeb elektronických faktur.

Nevýhody

Zastaralé: Nevyhovuje současným digitalizačním trendům, postupně se ruší.

Obtížná správa: Snadná ztráta, obtížné vyhledávání a ukládání ve srovnání s elektronickými fakturami.

Nízká flexibilita: V případě chyby je nutné zrušit papírovou fakturu a podat hlášení daňovému úřadu.

Časové omezení: Podle plánu budou tyto typy faktur postupně plně nahrazeny elektronickými fakturami.

Tabulka srovnání 3 typů faktur

Kritérium	S kódem CQT	Bez kódu CQT	Kód CQT (předtisk)
Rychlost vydání	Pomalejší (1-2s)	Rychlé (okamžitě)	Střední
Náklady	Zdarma	3-15 milionů/rok	Náklady na tisk
Závislost na internetu	Ano	Ano	Ne
Správa	Snadná	Snadná	Obtížná
Flexibilita	Nízká	Vysoká	Velmi nízká
Trend	Běžné	Běžné	Ruší se

Jaký typ faktury zvolit?

Vyberte fakturu S KÓDEM, pokud:

• Jste nově založený podnik nebo živnostník s obratem nad 1 miliardu/rok
• Chcete ušetřit náklady na služby
• Nemáte příliš velký objem transakcí v krátkém období
• Upřednostňujete transparentnost a absolutní dodržování předpisů

Vyberte fakturu BEZ KÓDU, pokud:

• Jste stabilní podnikatel s více než 12 měsíci provozu
• Máte velký objem objednávek a potřebujete rychle vystavovat faktury
• Prodáváte na více e-commerce platformách a potřebujete automatickou integraci
• Jste ochotni zaplatit za služby výměnou za rychlost a flexibilitu

Vyberte fakturu S KÓDEM CQT (tisk na zakázku), pokud:

• Jste malý živnostník s obratem pod 1 miliardu/rok
• Podnikáte v oblasti bez internetového připojení
• Potřebujete dočasné řešení během digitální transformace

Závěr

Volba vhodného typu elektronické faktury závisí na velikosti podniku, objemu transakcí a rozvojové strategii. Většina současných malých a středních podniků používá faktury s kódem kvůli nízkým nákladům a plnému souladu s právními požadavky. Velké podniky s vysokým objemem transakcí si naopak často vybírají faktury bez kódu pro optimalizaci provozních procesů.

Abychom podpořili majitele obchodů a živnostníky ve snadném a rychlém vystavování elektronických faktur, GTG CRM integroval funkci přímého vystavování elektronických faktur z objednávek. Můžete se propojit s předními poskytovateli faktur, automaticky generovat faktury z informací o objednávce a odeslat faktury zákazníkům několika jednoduchými kroky. To pomáhá šetřit čas, snižovat chyby a zajišťovat dodržování právních předpisů.