Vystavování výstupních faktur, ale chybějící vstupní faktury: Rizika a metody nakládání s nimi v souladu s právními předpisy.

V každodenním provozu podnikání se nejedna firma, obchod a živnostník setkává se situací, kdy již vystavila fakturu zákazníkovi, ale ještě neobdržela nákupní doklady od dodavatele. Může se jednat o zpoždění dodavatele nebo o nedostatečně pevné interní procesy, ale ať už je důvod jakýkoli, chybějící vstupní faktury představují značná rizika.

Není to pouze technický problém v účetnictví, ale má to přímý dopad na daňové povinnosti, uznatelné náklady a dokonce i na právní existenci podniku. Pokud se situace neřeší včas a správně, podnikům hrozí správní pokuty, doměření daní nebo riziko, že budou považovány za nelegální příjemce faktur.

Tento článek vám pomůže lépe porozumět příslušným právním předpisům, konkrétním rizikům spojeným s chybějícími vstupními doklady, způsobu vyhledávání a ověřování elektronických faktur a také chytrým řešením pro správu faktur, abyste se vyhnuli porušení předpisů.

Co jsou vstupní faktury a proč jsou důležité?

Podle nařízení vlády 123/2020/ND-CP jsou faktury oficiální účetní doklady vystavené prodávajícím při předání zboží nebo poskytnutí služeb. Vstupní faktury jsou doklady, které podnik obdrží od dodavatelů při nákupu surovin, zboží, služeb nebo majetku pro výrobní a obchodní činnost.

Role vstupních faktur přesahuje pouhé dokládání kupních transakcí. Slouží také jako základ pro odečtení daně z přidané hodnoty, výpočet uznatelných nákladů při daňovém přiznání k dani z příjmů právnických osob a prokazování původu zboží při kontrolách ze strany regulačních orgánů. Absence vstupních faktur znamená, že podnik nemůže prokázat vzniklé náklady, i když byly plně uhrazeny.

Umožňuje právní předpis vystavit výstupní fakturu bez vstupní faktury?

Podle článku 9 nařízení vlády 123/2020/ND-CP, ve znění nařízení vlády 70/2025, je doba pro vystavení výstupní faktury stanovena následovně:

Při prodeji zboží se faktura vystavuje okamžikem předání vlastnického práva nebo práva k užívání zboží kupujícímu, bez ohledu na to, zda byla platba přijata. Při poskytování služeb musí být faktura vystavena ihned po dokončení služby nebo po přijetí platby, pokud je platba přijata předem nebo během poskytování služby.

Tato regulace nevyžaduje, aby podnik měl vstupní fakturu před vystavením výstupní faktury. To však neznamená, že podnik může volně podnikat bez vstupních dokladů. Právní předpisy vyžadují, aby všechny nákupní a prodejní transakce zboží a služeb od organizací a jednotlivců registrovaných k podnikání měly fakturu. Pokud podnik v případě potřeby nepředloží vstupní faktury, bude čelit řadě vážných právních a finančních následků.

Konkrétní rizika spojená s chybějícími vstupními fakturami

Ztráta nároku na odečet daně z přidané hodnoty

Pokud chybí platné vstupní faktury, podnik nebude moci odečíst daň z přidané hodnoty zaplacenou dodavateli. To vede k výraznému navýšení daně, kterou je povinen uhradit. Například, pokud prodáváte zboží a vystavíte fakturu v hodnotě 220 milionů VND, včetně 20 milionů VND DPH, ale nemáte vstupní faktury k odečtu, budete muset uhradit celých 20 milionů VND namísto pouze rozdílu mezi výstupní a vstupní daní.

Náklady nejsou uznány při daňovém vyrovnání

Aby mohl být náklad uznán jako uznatelný, musí být k němu připojeny kompletní faktury a doklady. Pokud chybí vstupní faktury, veškeré náklady na nákup zboží a služeb budou vyloučeny z odpočitatelných nákladů při výpočtu daně z příjmů právnických osob. Výsledkem je zvýšení zdanitelného zisku a podnik musí platit vyšší daň z příjmů právnických osob, než ve skutečnosti odpovídá.

Riziko správních pokut

Podle nařízení vlády 98/2020/ND-CP a jeho dodatků, pokud podnik obchoduje se zbožím neznámého původu a původu, může být pokuta až desítky milionů VND v závislosti na hodnotě zboží. Konkrétně, pokud hodnota zboží činí 100 milionů VND nebo více, pokuta se může pohybovat od 40 milionů do 50 milionů VND.

Doměření daní a poplatků z prodlení

Při inspekci a auditu daňové úřady porovnají přijaté a vydané faktury. Pokud zjistí, že chybí doklady o nákupu, může firmě být doměřena daň z přidané hodnoty i daň z příjmů právnických osob, spolu s úroky z prodlení za každý den. To představuje značnou finanční ztrátu, zejména pro malé podniky.

Vliv na reputaci a obchodní činnost

Nejasnosti v účetních dokladech vzbuzují u partnerů, bank a regulačních orgánů pochybnosti o legalitě obchodních operací. To ovlivňuje schopnost získávat úvěry, účastnit se výběrových řízení a spolupracovat s velkými partnery.

Riziko trestního stíhání

V případech podezření na podvod nebo použití nelegálních faktur může být firma posuzována pro trestní odpovědnost. Toto je nejzávažnější riziko, které může vést k trestu odnětí svobody nebo pozastavení obchodní činnosti.

Jak vyhledávat a ověřovat přijaté elektronické faktury

Aby firmy mohly proaktivně spravovat a kontrolovat platnost přijatých faktur, mohou je vyhledávat přímo na elektronickém portálu Generálního finančního ředitelství. Zde je podrobný návod krok za krokem:

Krok 1: Přejděte na webovou stránku https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Krok 2: Přihlaste se pomocí daňového identifikačního čísla a hesla, které vám přidělil daňový úřad.

Krok 3: V hlavním rozhraní vyberte položku "Tra cứu" (Vyhledávání) a poté "Tra cứu hóa đơn" (Vyhledávání faktur).

Krok 4: Dále vyberte položku "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" (Vyhledávání přijatých elektronických faktur).

Krok 5: Zadejte daňové identifikační číslo prodávajícího, pokud chcete vyhledat faktury od konkrétního dodavatele. Pokud chcete zobrazit všechny přijaté faktury, můžete toto pole nechat prázdné.

Krok 6: V sekci "Kết quả kiểm tra" (Výsledky kontroly) vyberte "Tất cả" (Vše) nebo podle potřeby filtrujte podle konkrétního stavu.

Krok 7: V poli "Ngày lập hóa đơn" (Datum vystavení faktury) zadejte časové období, pro které chcete provést vyhledávání.

Krok 8: Klikněte na tlačítko "Tìm kiếm" (Hledat). Systém zobrazí výsledky ve dvou záložkách: "Hóa đơn điện tử" (Elektronické faktury) (obsahuje faktury s kódem daňového úřadu) a "Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền" (Faktury generované z pokladny) (pokud je to relevantní).

Pokud potřebujete exportovat seznam faktur, můžete kliknout na tlačítko "Xuất hóa đơn" (Exportovat fakturu) a stáhnout soubor Excel pro účely porovnání a archivace.

Řešení pro inteligentní správu faktur s GTG CRM

Aby se předešlo riziku nedostatku přijatých faktur a zajistila se soulad s právními předpisy, podniky potřebují robustní a automatizovaný systém pro správu dokladů. GTG CRM nabízí komplexní funkci správy faktur, která pomáhá podnikům důsledně kontrolovat jak vydané, tak přijaté faktury.

Automatické a přesné vystavování vydaných faktur

GTG CRM umožňuje podnikům vystavovat elektronické vydané faktury okamžitě po uskutečnění prodejní transakce. Systém automaticky synchronizuje informace z objednávky, čímž šetří čas a minimalizuje chyby. Všechny faktury jsou bezpečně uloženy a snadno dostupné pro vyhledávání a porovnání v případě potřeby.

Automatický sběr a správa přijatých faktur

Jednou z vynikajících funkcí GTG CRM je automatický sběr přijatých faktur. Systém se připojuje přímo k e-mailu a automaticky stahuje a ukládá všechny přijaté faktury (faktury zaslané na e-mail). To znamená, že účetní se již nemusí obávat ztráty dokladů nebo opomenutí při porovnávání faktur.

Praktické výhody používání GTG CRM

Zaprvé, podniky budou mít vždy k dispozici dostatečné doklady o nákupu, aby prokázaly původ zboží a vyhnuly se sankcím nebo doměření daní. Zadruhé, porovnávání přijatých a vydaných faktur se stává jednoduchým a rychlým, což pomáhá včas odhalit nesrovnalosti nebo nedostatky. Zatřetí, podniky mohou plně odečíst DPH, optimalizovat daňové povinnosti a snížit zbytečné náklady.

Za druhé, všechny doklady jsou elektronicky uloženy, snadno dostupné při potřebě podání hlášení, auditu nebo daňového vyrovnání. Konečně, systém pomáhá podniku plně dodržovat zákonné předpisy týkající se faktur, vyhýbat se právním rizikům a chránit obchodní reputaci.

Závěr

Vystavení výstupní faktury bez předchozí vstupní faktury není jen technický problém, ale skrývá také řadu právních a finančních rizik. Podniky musí proaktivně přísně řídit doklady, používat podpůrné nástroje k automatizaci procesů a zajistit plné dodržování předpisů. GTG CRM s funkcí vystavení výstupní faktury a automatického sběru vstupních faktur je komplexní řešení, které pomáhá podnikům fungovat transparentněji, efektivněji a bezpečněji v digitálním věku.