Vystavení výstupní faktury bez vstupní faktury: Rizika a správný právní postup

V každodenním provozu se mnoho společností, obchodů a živnostníků setkává se situací, kdy vystavili fakturu zákazníkovi, ale ještě neobdrželi nákupní doklady od dodavatele. Může se jednat o zpoždění dodavatele nebo o nedostatečné interní procesy, ale ať je příčina jakákoli, absence vstupních faktur skrývá mnoho vážných důsledků.

Není to jen technický problém v účetnictví, ale přímo to ovlivňuje daňové povinnosti, uznatelné náklady a dokonce i právní existenci společnosti. Pokud se to neřeší včas a správně, společnost může čelit správním pokutám, doměření daní nebo riziku, že bude považována za uživatele nelegálních faktur.

Tento článek vám pomůže pochopit související právní předpisy, specifická rizika spojená s nedostatkem vstupních dokladů, způsoby vyhledávání a ověřování elektronických faktur a inteligentní řešení pro správu faktur k prevenci pochybení.

Co je to vstupní faktura a proč je důležitá?

Podle nařízení vlády č. 123/2020 Sb. je faktura oficiálním účetním dokladem vystaveným prodávajícím při předání zboží nebo poskytnutí služeb. Vstupní faktury jsou dokumenty, které společnost obdrží od dodavatele při nákupu surovin, zboží, služeb nebo majetku pro výrobní a obchodní činnost.

Role vstupních faktur není pouze v dokládání kupní transakce. Slouží také jako základ pro odečtení daně z přidané hodnoty, pro výpočet uznatelných nákladů při vypořádání daně z příjmů právnických osob a pro prokázání původu zboží při kontrole regulačními orgány. Absence vstupních faktur znamená, že společnost nemůže prokázat vzniklé náklady, i když byly plně zaplaceny.

Umožňuje právo vystavit výstupní fakturu, pokud ještě neexistuje vstupní faktura?

Podle článku 9 nařízení vlády č. 123/2020 Sb., ve znění nařízení vlády č. 70/2025 Sb., je čas vystavení výstupní faktury stanoveno následovně:

Pro prodej zboží je čas vystavení faktury okamžikem předání vlastnických práv nebo práva užívání zboží kupujícímu, bez ohledu na to, zda byla platba přijata. Pro poskytování služeb musí být faktura vystavena ihned po dokončení služby, nebo při přijetí platby, pokud je platba přijata předem nebo během poskytování služby.

Tato regulace nevyžaduje, aby společnost měla vstupní fakturu před vystavením výstupní faktury. To však neznamená, že společnost může volně podnikat bez vstupních dokladů. Právo vyžaduje, aby všechny kupní transakce zboží a služeb od organizací a jednotlivců registrovaných k podnikání měly fakturu. Pokud podnik nedokáže v případě potřeby předložit vstupní fakturu, bude čelit řadě vážných právních a finančních následků.

Specifická rizika spojená s nedostatkem vstupních faktur

Ztráta práva na odečtení daně z přidané hodnoty

Při absenci platných vstupních faktur nebude společnost moci odečíst daň z přidané hodnoty zaplacenou dodavateli. To znamená značné zvýšení daně, kterou je třeba zaplatit. Například, pokud prodáváte zboží a vystavíte fakturu v hodnotě 220 milionů VND, včetně 20 milionů VND daně z přidané hodnoty, ale nemáte vstupní fakturu k odečtení, budete muset zaplatit celých 20 milionů VND namísto pouze rozdílu mezi výstupní a vstupní daní.

Náklady nebudou uznány při daňovém vyrovnání

Aby byl náklad uznán jako uznatelný, musí být plně doložen fakturami a doklady. V případě chybějících vstupních faktur budou veškeré náklady na nákup zboží a služeb vyloučeny z odečitatelných nákladů při výpočtu daně z příjmů právnických osob. V důsledku toho se zvýší zdanitelný zisk a společnost bude muset zaplatit více daně z příjmů právnických osob, než by bylo nutné.

Riziko správního postihu

Podle nařízení vlády č. 98/2020 Sb. a jeho dodatků, pokud společnost obchoduje se zbožím neznámého původu, může pokuta dosáhnout desítek milionů VND v závislosti na hodnotě zboží. Konkrétně, pokud je hodnota zboží 100 milionů VND a více, pokuta se může pohybovat od 40 do 50 milionů VND.

Doplatek daně a penále z prodlení

Při daňových kontrolách budou daňové orgány porovnávat vstupní a výstupní faktury. Pokud zjistí nedostatek vstupních dokladů, společnost může být povinna doplatit daň z přidané hodnoty i daň z příjmů právnických osob, spolu s penále z prodlení denně. Jedná se o značnou finanční ztrátu, zejména pro malé podniky.

Dopad na reputaci a obchodní činnost

Nedostatečná transparentnost účetních dokladů vyvolává u partnerů, bank a regulačních orgánů pochybnosti o legalitě obchodní činnosti. To ovlivňuje schopnost získávat úvěry, účastnit se výběrových řízení a spolupracovat s velkými partnery.

Riziko trestního stíhání

V případě podezření na podvod nebo použití nelegálních faktur může být společnost čelit trestnímu stíhání. Toto je nejzávažnější riziko, které může vést k trestu odnětí svobody nebo k pozastavení obchodní činnosti.

Jak vyhledávat a ověřovat elektronické vstupní faktury

Pro proaktivní správu a kontrolu platnosti vstupních faktur mohou společnosti vyhledávat přímo na portálu Generálního ředitelství daní. Zde je podrobný návod:

Krok 1: Přístup na webovou stránku https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Krok 2: Přihlaste se pomocí daňového identifikačního čísla a hesla, které vám přidělí daňový úřad.

Krok 3: V hlavním rozhraní vyberte sekci „Tra cứu“ (Vyhledávání) a poté „Tra cứu hóa đơn“ (Vyhledávání faktur).

Krok 4: Dále vyberte sekci „Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào“ (Vyhledávání elektronických vstupních faktur).

Krok 5: Zadejte daňové identifikační číslo prodávajícího, pokud chcete vyhledat fakturu od konkrétního dodavatele. Pokud chcete zobrazit všechny vstupní faktury, můžete toto pole nechat prázdné.

Krok 6: V sekci „Kết quả kiểm tra“ (Výsledky kontroly) vyberte „Tất cả“ (Všechno) nebo podle potřeby filtrujte podle konkrétního stavu.

Krok 7: V poli „Ngày lập hóa đơn“ (Datum vystavení faktury) zadejte požadované období.

Krok 8: Klikněte na „Tìm kiếm“ (Vyhledat). Systém zobrazí výsledky ve dvou záložkách: „Hóa đơn điện tử“ (Elektronické faktury – obsahující faktury s kódem daňového úřadu) a „Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền“ (Faktury generované z pokladního systému – pokud je to relevantní).

Pokud potřebujete exportovat seznam faktur, můžete kliknout na tlačítko „Xuất hóa đơn“ (Exportovat fakturu) a stáhnout soubor Excel pro účely porovnání a archivace.

Inteligentní řešení pro správu faktur s GTG CRM

Aby se předešlo rizikům chybějících vstupních faktur a zajistila se shoda s právními předpisy, potřebuje společnost robustní a automatizovaný systém správy dokladů. GTG CRM poskytuje komplexní funkce pro správu faktur, které pomáhají společnosti efektivně kontrolovat jak výstupní, tak vstupní faktury.

Automatické a přesné vystavování výstupních faktur

GTG CRM umožňuje společnosti vystavovat elektronické výstupní faktury ihned po prodejní transakci. Systém automaticky synchronizuje informace z objednávek, což šetří čas a minimalizuje chyby. Všechny faktury jsou bezpečně uloženy, snadno dostupné pro vyhledávání a porovnání.

Automatický sběr a správa vstupních faktur

Jednou z vynikajících funkcí GTG CRM je schopnost automaticky sbírat vstupní faktury. Systém se přímo připojuje k e-mailu a automaticky stahuje a ukládá všechny vstupní faktury (faktury zaslané na e-mail). Tímto způsobem se účetní nemusí obávat ztráty dokladů nebo zapomenutí na porovnání faktur.

Praktické výhody používání GTG CRM

Za prvé, společnost má vždy k dispozici úplné vstupní doklady k prokázání původu zboží, čímž se vyhne pokutám nebo doplatkům daní. Zadruhé, porovnání vstupních a výstupních faktur je jednoduché a rychlé, což pomáhá včas odhalit nesrovnalosti nebo nedostatky. Zatřetí, společnost může plně odečíst daň z přidané hodnoty, optimalizovat daňové povinnosti a snížit zbytečné náklady.

Zadruhé, všechny doklady jsou elektronicky archivovány, snadno dostupné pro reportování, kontroly nebo daňové vyrovnání. Konečně, systém pomáhá společnosti plně dodržovat právní předpisy týkající se faktur, předcházet právním rizikům a chránit obchodní reputaci.

Závěr

Vystavování výstupních faktur bez vstupních faktur není pouze technickým problémem, ale skrývá i mnoho právních a finančních rizik. Společnosti musí aktivně spravovat své doklady, používat podpůrné nástroje k automatizaci procesů a zajistit plné dodržování předpisů. GTG CRM s funkcemi pro automatické vystavování výstupních faktur a sběr vstupních faktur je komplexní řešení, které pomáhá společnostem fungovat transparentněji, efektivněji a bezpečněji v digitální éře.