Představení funkce

E-faktury jsou klíčovou funkcí GTG CRM, která pomáhá firmám centralizovaně, automatizovaně a efektivně spravovat všechny příchozí a odchozí faktury.

Rozhraní pro e-faktury

Proč spravovat e-faktury?

V podnikání existují dva nejdůležitější pojmy:

Pojem Popis Typ faktury
Příjmy Částka získaná z prodeje Odchozí faktura (vystavená zákazníkovi)
Náklady Částka vynaložená na nákup zboží k prodeji Příchozí faktura (vystavená dodavatelem vám)

GTG CRM vám pomůže vystavovat faktury a spravovat faktury extrémně snadno!

Klíčové funkce

1. Správa příchozích faktur

Správa příchozích faktur

Manuální nahrání faktur

  • Přetáhněte nebo vyberte soubor faktury ve formátu PDF
  • Systém automaticky rozpozná a extrahuje informace
  • Podpora složitých faktur s více produkty

Automatické shromažďování z e-mailu

Toto je speciální funkce GTG CRM!

  • Propojte firemní e-mail s GTG CRM
  • Zapněte funkci "Automatické shromažďování faktur"
  • Systém automaticky načte faktury z e-mailu a importuje je do systému

Automatické shromažďování z e-mailu

💡 Výhoda: Už žádné měsíční ruční stahování faktur! Všechny příchozí faktury budou úhledně shromážděny, účetní si je jen stáhnou a připraví daňové přiznání.

Vlastní e-mailové schránky pro faktury (Invoice Mailboxes)

Nyní si můžete vytvořit vlastní e-mailové schránky pro faktury — zcela oddělené od e-mailových kanálů pro zákaznickou podporu (zprávy).

  • Vytvořte jednu nebo více schránek určených výhradně pro příchozí faktury (např. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Samostatné oprávnění: Pověřené osoby (účetní, finanční manažeři) uvidí fakturační schránku — běžné pracovní e-maily se nebudou míchat
  • Všechny faktury zaslané do těchto schránek budou automaticky seskupeny do seznamu "Příchozí faktury" (Incoming Invoices)
  • Seznam "Příchozí faktury" lze filtrovat podle zdroje schránky (source mailbox) — budete vědět, která faktura přišla z které schránky, bez zmatku mezi více odděleními nebo pobočkami

💡 Výhoda: Příchozí faktury se již neztratí v e-mailové schránce zákaznické podpory. Účetní mají vlastní, přehlednou "úložiště faktur", filtrovatelné podle zdroje — konečné vyrovnání na konci měsíce je mnohem rychlejší.

2. Vystavování odchozích faktur (DPH)

GTG CRM je propojeno s renomovanými poskytovateli e-faktur:

Poskytovatel Popis
S-Invoice (Viettel) Elektronické faktury Viettel
MISA Účetní software a e-fakturační software

Propojení s poskytovateli

Snadné vytváření faktur

Vytvoření nové faktury

  • Vyberte vhodnou šablonu faktury
  • Zadejte informace o kupujícím (název, daňové identifikační číslo, adresa)
  • Přidejte produkty/služby s jednotkovou cenou, množstvím, sazbou DPH
  • Podpora slev na jednotlivé produkty
  • Náhled PDF před vystavením

Náhled PDF faktury

3. Náhradní faktury

Když je třeba upravit vystavenou fakturu (vrácení zboží zákazníkem, chyby...):

Náhradní faktura

  • Vytvořte náhradní fakturu přímo z původní faktury
  • Upravte informace o produktech, množství, ceně
  • Systém automaticky propojí s původní fakturou

💡 Poznámka: Náhrada je pouze jedním ze způsobů řešení po vystavení. Pokud je třeba fakturu zcela zrušit (nikoli upravit), použijte funkci Zrušení faktury v následující části.

4. Zrušení e-faktur

Když je třeba vystavenou fakturu úplně zrušit (chybné přiřazení zákazníkovi, vážná chyba, zrušení objednávky...), GTG CRM podporuje zrušení e-faktury přímo v systému u obou poskytovatelů:

Poskytovatel Zrušení faktury
S-Invoice (Viettel) ✅ Zrušení přes API
MISA ✅ Zrušení přes API
  • Otevřete vystavenou fakturu → zvolte "Zrušit fakturu" → potvrďte
  • GTG CRM odešle příkaz ke zrušení poskytovateli (S-Invoice/MISA) a aktualizuje stav faktury
  • Automatické obrácení účetních zápisů (JE reversal): pokud byla faktura zaúčtována do účetních knih, systém automaticky vytvoří obrácený účetní zápis — příjmy, daně a pohledávky budou vráceny na správnou zůstatkovou hodnotu, účetní nemusí provádět ruční úpravy

💡 Výhoda: Zrušení faktury již není "samostatné přihlášení do softwaru dodavatele + ruční úprava účetních knih". Jedna operace v GTG CRM — faktura je zrušena podle správného postupu a účetní knihy se okamžitě shodují. (Další informace o podvojném účetnictví naleznete v sadě funkcí Účetnictví GTG CRM.)

5. Synchronizace a správa

  • Synchronizace faktur od poskytovatelů zpět do GTG CRM
  • Stahování PDF vystavených faktur
  • Úprava informací o fakturách v případě potřeby
  • Sledování stavu platby (Zaplaceno / Nezaplaceno)

Vystavené faktury

Přínosy pro podnikání

Přínos Popis
Úspora času Automatické shromažďování příchozích faktur z e-mailu
Centralizovaná správa Všechny příchozí/odchozí faktury na jednom místě
Propojení s poskytovateli Přímé vystavování faktur přes S-Invoice, MISA
Snadné podávání přiznání Účetní snadno stahují a připravují daňová přiznání
Náhradní faktury Rychlé zpracování úprav a vrácení
Bezpečné zrušení faktury Zrušení faktur S-Invoice/MISA jedním kliknutím — automatické obrácení účetních zápisů, účetní knihy se shodují
Vlastní schránky pro faktury Seskupování příchozích faktur do vlastní schránky, oprávnění a filtrování podle zdroje
Sledování pohledávek Znát stav platby každé faktury

Integrace s GTG CRM

E-faktury jsou hluboce integrovány s ostatními moduly GTG CRM:

  • Správa zákazníků (CRM): Propojení faktur se zákazníky
  • Správa objednávek: Automatické vystavení faktury po dokončení objednávky
  • Reporty: Statistiky příjmů a výdajů podle faktur

Závěr

E-faktury od GTG CRM jsou komplexním řešením, které pomůže vašemu podnikání: - ✅ Automaticky spravovat příchozí faktury (včetně vlastních schránek pro faktury, filtrování podle zdroje) - ✅ Snadno vystavovat DPH faktury - ✅ Bezpečně rušit faktury — automatické obrácení účetních zápisů, účetní knihy se shodují - ✅ Ušetřit čas účetním - ✅ Dodržovat daňové předpisy

Vyzkoušejte to ještě dnes!

Materiál patří k GTG CRM — komplexnímu systému řízení vztahů se zákazníky

Připraveni vyzkoušet tuto funkci zdarma pro vaši firmu?

Vyzkoušet zdarma