Představení funkcí

Elektronické faktury jsou klíčovou funkcí GTG CRM, která pomáhá podnikům spravovat všechny příchozí a odchozí faktury centralizovaně, automatizovaně a efektivně.

Rozhraní elektronických faktur

Proč potřebujeme spravovat elektronické faktury?

V podnikání existují dva nejdůležitější pojmy:

Pojem Popis Typ faktury
Tržby Částka získaná z prodeje Odchozí faktura (vystavená zákazníkovi)
Náklady Částka vynaložená na nákup zboží k prodeji Příchozí faktura (dodavatel vystaví vám)

GTG CRM vám pomůže vystavovat faktury a spravovat faktury extrémně snadno!

Klíčové vlastnosti

1. Správa příchozích faktur

Správa příchozích faktur

Ruční nahrání faktury

  • Přetažením nebo výběrem souboru PDF faktury
  • Systém automaticky rozpozná a extrahuje informace
  • Podpora složitých faktur s více produkty

Automatické sbírání z e-mailu

Toto je speciální funkce GTG CRM!

  • Připojte firemní e-mail k GTG CRM
  • Zapněte funkci „Automatické sbírání faktur“
  • Systém automaticky stáhne faktury z e-mailu a importuje je do systému

Automatické sbírání z e-mailu

💡 Výhoda: Už žádné ruční stahování faktur měsíčně! Všechny příchozí faktury jsou úhledně shromážděny, účetní musí pouze stáhnout a vytvořit daňová přiznání.

Vlastní schránky na faktury (Invoice Mailboxes)

Nyní si můžete vytvořit vlastní schránky na faktury — zcela oddělené od kanálů zákaznické podpory (zpráv).

  • Vytvořte jednu nebo více schránek speciálně pro příchozí faktury (např. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Samostatná oprávnění: pouze oprávněné osoby (účetní, finanční manažer) si mohou prohlížet schránky na faktury — běžné obchodní e-maily se do nich nezamíchají
  • Všechny faktury zaslané do těchto schránek jsou automaticky seskupeny do seznamu „Příchozí faktury“ (Incoming Invoices)
  • Seznam „Příchozí faktury“ lze filtrovat podle zdrojové schránky (source mailbox) — okamžitě víte, která faktura pochází z jaké schránky, už žádný zmatek mezi různými odděleními nebo pobočkami

💡 Výhoda: Příchozí faktury se již neztratí v inboxu zákaznické podpory. Účetní má vlastní, čistou „úložiště faktur“, kterou lze filtrovat podle zdroje — výrazně rychlejší párování na konci měsíce.

Přílohy k fakturám hned u každé nákupní faktury

Faktury od dodavatele na jednom místě, platební příkazy na jiném, smlouvy jinde. Ke každé nákupní faktuře lze připojit více souborů najednou:

  • Faktury dodavatele, platební doklady (např. příkaz k úhradě), smlouvy nebo objednávky, dodací listy a další soubory; každý soubor s názvem, osobou, která jej přidala, a datem přidání
  • Faktury dodavatele můžete nahrát sami, přijmout je přes připojenou schránku na faktury nebo získat od daňového úřadu. U faktury, ke které dosud není připojen žádný soubor, ji můžete přidat kliknutím na "+" v poli "Doklady". Další soubory, včetně těch, které jste si stáhli z e-mailu nebo Zalo, přidejte rovněž k jednotlivým fakturám
  • Staré soubory se při přidání nových nepřepisují a odebrání souboru jej pouze skryje z faktury, nikoli jej zcela smaže
  • Když dodavatel znovu odešle upravenou fakturu, GTG CRM soubor přečte (PDF a obrázky se čtou pomocí AI a každý čtení stojí 2 kredity AI; XML se čte přímo a kredity AI nespotřebuje). Údaje v souboru se zobrazí vedle uložených údajů, abyste mohli porovnat každé číslo, včetně jednotlivých položek. Údaje z nového souboru se do faktury zapíší pouze tehdy, když osoba s oprávněním "Potvrdit údaje nákupní faktury" klikne na "Použít údaje z tohoto souboru"
  • Filtr pro vyhledání faktur bez platebních dokladů a tlačítko pro stažení příloh faktur odpovídajících filtru ve formátu .zip s indexem

Tabulka Dokladů k nákupní faktuře: faktura dodavatele a platební doklady seřazené podle typu, každý soubor s názvem, velikostí, datem přidání a osobou, která jej přidala, dole je Historie faktury.

K nákupní faktuře pro daný nákup připojíte fakturu dodavatele, platební doklady, smlouvu a dodací list. Otevřením faktury uvidíte celou sadu souborů a celou sadu stáhnete najednou. Když vám dodavatel pošle upravenou fakturu, nemusíte ji přepisovat. Údaje v souboru si zobrazíte vedle uložených údajů a porovnáte jednotlivá čísla, poté zvolíte použití nových údajů nebo ponechání stávajících. Přidání souboru automaticky nezmění žádné číslo na faktuře.

Chcete-li to vyzkoušet, klikněte na tlačítko „Vyzkoušet zdarma“ na konci stránky.

2. Vystavení Výstupních Faktur (DPH)

GTG CRM spolupracuje s renomovanými poskytovateli elektronických faktur:

Poskytovatel Popis
S-Invoice (Viettel) Elektronická faktura Viettel
MISA Účetní software a elektronické faktury

Připojení poskytovatele

Snadné vytváření faktur

Vytvoření nové faktury

  • Vyberte vhodnou šablonu faktury
  • Zadejte informace o odběrateli (název, daňové identifikační číslo, adresa)
  • Přidejte produkty/služby s jednotkovou cenou, množstvím, sazbou DPH
  • Podpora slevy na produkty
  • Náhled PDF před vystavením

Náhled faktury v PDF

3. Náhradní Faktury

Když potřebujete upravit vystavenou fakturu (vrácení zboží zákazníkem, chyby...):

Náhradní faktura

  • Vytvořte náhradní fakturu přímo z původní faktury
  • Upravte informace o produktu, množství, ceně
  • Systém automaticky propojí s původní fakturou

💡 Poznámka: Náhrada je pouze jedna z možností řešení po vystavení. Pokud je třeba fakturu zcela zrušit (ne upravit), použijte funkci Zrušení faktury v následující části.

4. Zrušení Elektronické Faktury

Když je třeba vystavenou fakturu zcela zrušit (mylně vystaveno jinému zákazníkovi, vážná chyba, zrušení objednávky...), GTG CRM podporuje zrušení elektronické faktury přímo v systému u obou poskytovatelů:

Dodavatel Zrušení faktury
S-Invoice (Viettel) ✅ Zrušení přímo přes API
MISA ✅ Zrušení přímo přes API
  • Otevřete vydanou fakturu → vyberte "Zrušit fakturu" → potvrďte
  • GTG CRM odešle příkaz ke zrušení dodavateli (S-Invoice/MISA) a aktualizuje stav faktury
  • Automatické obrácení účetních zápisů (JE reversal): pokud byla faktura již zaúčtována do účetnictví, systém automaticky vytvoří obrácený účetní zápis – tržby, daně a pohledávky budou vráceny do správného zůstatku, bez nutnosti ručních úprav účetním

💡 Výhody: Zrušení faktury již není operace typu "přihlásit se samostatně do softwaru dodavatele + ruční úprava knih". Jedna operace v GTG CRM – faktura je zrušena správně a účetnictví se okamžitě srovná. (Další informace o podvojném účetnictví v sadě funkcí Účetnictví v GTG CRM.)

5. Synchronizace & Správa

  • Synchronizace faktur od dodavatelů do GTG CRM
  • Stáhnout PDF vydaných faktur
  • Upravit informace o faktuře v případě potřeby
  • Sledovat stav platby (Zaplaceno / Nezaplaceno)

Vydaná faktura

Výhody pro podniky

Výhoda Popis
Úspora času Automatické sbírání příchozích faktur z e-mailu
Centralizovaná správa Všechny příchozí/odchozí faktury na jednom místě
Propojení s dodavateli Vystavování faktur přímo přes S-Invoice, MISA
Snadné reportování Účetní mohou snadno stahovat a vytvářet daňová hlášení
Náhradní faktury Rychlé zpracování úprav a vratek
Bezpečné zrušení faktury Zrušení faktur S-Invoice/MISA jedním úkonem – automatické obrácení zápisů, účetnictví se srovná
Vlastní schránka na faktury Seskupení příchozích faktur do vlastní schránky, správa oprávnění & filtrování podle zdroje
Sledování pohledávek Znalost stavu platby každé faktury

Integrace s GTG CRM

Elektronické faktury jsou hluboce integrovány s ostatními moduly GTG CRM:

  • Správa zákazníků (CRM): Propojení faktur se zákazníky
  • Správa objednávek: Automatické vystavení faktury po dokončení objednávky
  • Reportování: Statistika tržeb, nákladů podle faktur

Závěr

Elektronické faktury od GTG CRM jsou komplexním řešením, které pomáhá podnikům: - ✅ Automatizovat správu příchozích faktur (včetně vlastní schránky na faktury, filtrování podle zdroje) - ✅ Snadno vystavovat DPH faktury - ✅ Bezpečně rušit faktury – automatické obrácení zápisů, účetnictví se srovná - ✅ Šetřit čas účetních - ✅ Dodržovat daňové předpisy

Vyzkoušejte si to ještě dnes!

Dokumentace patří GTG CRM - komplexnímu systému řízení vztahů se zákazníky

Jste připraveni vyzkoušet tuto funkci zdarma pro vaši firmu?

Zkusit zdarma