Představení funkce

Elektronické faktury jsou klíčovou funkcí GTG CRM, která pomáhá firmám spravovat všechny příchozí a odchozí faktury centralizovaně, automaticky a efektivně.

Rozhraní elektronických faktur

Proč spravovat elektronické faktury?

V podnikání existují dva nejdůležitější koncepty:

Koncept Popis Typ faktury
Tržby Částka peněz získaná z prodeje Odchozí faktura (vystavená zákazníkovi)
Náklady Částka peněz zaplacená za nákup zboží k prodeji Příchozí faktura (dodavatel vystavená vám)

GTG CRM vám pomůže vystavovat faktury a spravovat faktury extrémně snadno!

Výrazné vlastnosti

1. Správa příchozích faktur

Správa příchozích faktur

Ruční nahrání faktury

  • Přetáhněte nebo vyberte soubor faktury ve formátu PDF
  • Systém automaticky rozpozná a extrahuje informace
  • Podpora složitých faktur s více položkami

Automatické sbírání z e-mailu

Toto je speciální funkce GTG CRM!

  • Propojte firemní e-mail s GTG CRM
  • Zapněte funkci "Automatické sbírání faktur"
  • Systém automaticky získá faktury z e-mailu a importuje je do systému

Automatické sbírání z e-mailu

💡 Výhoda: Už žádné ruční stahování faktur každý měsíc! Všechny příchozí faktury jsou úhledně shromážděny, účetní si je jen stáhne a vytvoří daňové přiznání.

Vlastní poštovní schránky pro faktury (Invoice Mailboxes)

Nyní si můžete vytvořit vlastní poštovní schránky pro faktury – zcela oddělené od kanálů zákaznické péče (zpráv).

  • Vytvořte jednu nebo více poštovních schránek výhradně pro příchozí faktury (např. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Samostatná oprávnění: pouze oprávněné osoby (účetní, finanční manažeři) uvidí poštovní schránku pro faktury – běžné obchodní e-maily se tam neztratí
  • Všechny faktury zaslané do těchto poštovních schránek jsou automaticky shromážděny v seznamu "Příchozí faktury"
  • Seznam "Příchozí faktury" lze filtrovat podle zdrojové poštovní schránky – okamžitě víte, která faktura přišla z jaké poštovní schránky, žádný zmatek mezi různými odděleními nebo pobočkami

💡 Výhoda: Příchozí faktury se už neztratí v zákaznických poštovních schránkách. Účetní mají vlastní, čisté "úložiště faktur", které lze filtrovat podle zdroje – konec měsíce je mnohem rychlejší.

2. Vystavování odchozích faktur (DPH)

GTG CRM je propojeno s renomovanými poskytovateli elektronických faktur:

Poskytovatel Popis
S-Invoice (Viettel) Elektronické faktury Viettel
MISA Účetní a fakturační software

Propojení poskytovatelů

Snadné vytváření faktur

Vytvoření nové faktury

  • Vyberte vhodný vzor faktury
  • Zadejte informace o kupujícím (jméno, daňové identifikační číslo, adresa)
  • Přidejte produkty/služby s jednotkovou cenou, množstvím, sazbou daně
  • Podpora slev na produkty
  • Zobrazte náhled PDF před exportem

Náhled faktury PDF

3. Náhradní faktury

Když potřebujete upravit vystavenou fakturu (vrácení zboží zákazníkem, chyba...):

Náhradní faktura

  • Vytvořte náhradní fakturu přímo z původní faktury
  • Upravte informace o produktech, množství, ceně
  • Systém se automaticky propojí s původní fakturou

💡 Poznámka: Nahrazení je pouze jedním ze způsobů zpracování po vystavení. Pokud je třeba fakturu zcela zrušit (nikoli upravit), použijte funkci Zrušení faktury v sekci níže.

4. Zrušení elektronických faktur

Pokud je třeba vystavenou fakturu zcela zrušit (chybně přiřazený zákazník, vážná chyba, zrušení objednávky...), GTG CRM podporuje zrušení elektronické faktury přímo v systému u obou poskytovatelů:

Poskytovatel Zrušení faktury
S-Invoice (Viettel) ✅ Zrušení přímo přes API
MISA ✅ Zrušení přímo přes API
  • Otevřete vystavenou fakturu → vyberte "Zrušit fakturu" → potvrďte
  • GTG CRM odešle příkaz ke zrušení poskytovateli (S-Invoice/MISA) a aktualizuje stav faktury
  • Automatické vrácení transakce (JE reversal): pokud byla faktura zaúčtována v účetnictví, systém automaticky vytvoří vrácenou transakci — příjmy, daně a závazky se vrátí na správné zůstatky, není třeba ručních úprav účetním

💡 Výhody: Zrušení faktury již není operace "přihlásit se zvlášť do softwaru poskytovatele + upravit ručně v účetních knihách". Jedna operace v GTG CRM — faktura je správně zrušena a účetní knihy se automaticky sladí. (Další informace o podvojném účetnictví v sadě funkcí Účetnictví GTG CRM.)

5. Synchronizace a správa

  • Synchronizace faktur od poskytovatele do GTG CRM
  • Stáhnout PDF vystavených faktur
  • Úprava informací o fakturách v případě potřeby
  • Sledování stavu platby (Zaplaceno / Nezaplaceno)

Vystavená faktura

Výhody pro podniky

Výhoda Popis
Úspora času Automatické shromažďování vstupních faktur z e-mailu
Centralizovaná správa Všechny vstupní/výstupní faktury na jednom místě
Propojení s poskytovateli Vystavení faktur přímo přes S-Invoice, MISA
Snadné reportování Účetní mohou snadno stáhnout a zpracovat daňová přiznání
Náhradní faktury Rychlé zpracování úprav a vratek
Bezpečné zrušení faktur Zrušení faktur S-Invoice/MISA jedním úkonem — automatické vrácení transakce, automatické srovnání účetních knih
Vlastní schránka na faktury Shromažďování vstupních faktur do vlastní schránky, nastavení oprávnění a filtrování podle zdroje
Sledování pohledávek Znalost stavu platby každé faktury

Integrace s GTG CRM

Elektronické faktury jsou hluboce integrovány s ostatními moduly GTG CRM:

  • Správa zákazníků (CRM): Propojení faktur se zákazníky
  • Správa objednávek: Automatické generování faktur po dokončení objednávky
  • Reporty: Statistiky tržeb, nákladů dle faktur

Závěr

Elektronické faktury od GTG CRM jsou komplexním řešením, které pomáhá firmám: - ✅ Automaticky spravovat přijaté faktury (včetně samostatné schránky na faktury s filtrováním podle zdroje) - ✅ Snadno vystavovat DPH faktury - ✅ Bezpečně rušit faktury – automatické zaúčtování a párování účetních záznamů - ✅ Ušetřit čas účetním - ✅ Dodržovat daňové předpisy

Vyzkoušejte je ještě dnes!

Materiál pochází z GTG CRM - Komplexní systém pro řízení vztahů se zákazníky

Jste připraveni vyzkoušet tuto funkci zdarma pro vaši firmu?

Vyzkoušet zdarma