Představení funkcí
GTG CRM byl dlouho silný pro prodej produktů: katalog zboží, skladové zásoby, objednávky, faktury. Ale pokud jste prodávali služby — agentura, poradenství, spa/klinika, freelancer, B2B dodavatel — pak jste dříve museli "obcházet systém": vytvářet služby jako falešné produkty bez skladových zásob a bez skutečných smluv (pouze cenové nabídky, bez podpisů, bez stran, bez platebních plánů).
Ode dneška GTG CRM podporuje prodej služeb jako plnohodnotný: katalog (Catalog) obsahující produkty i služby, smíšené cenové nabídky (cenová nabídka obsahující produkty i služby) a skutečné smlouvy (Contract) — s druhou stranou, milníky pro přijetí, dvousLanguage, odesláním & podpisem, a poté fakturací po částech → automatické zaúčtování do účetnictví.
Problémy, kterým podniky čelí
| Starý způsob | Důsledek |
|---|---|
| Služby musely být vytvořeny jako "falešné produkty bez skladových zásob" | Zmatek v katalogu, nesprávná skladová logika |
| Jedna cenová nabídka pro produkt, samostatná smlouva pro službu | Dva dokumenty, dvakrát zpracování |
| Neexistovaly smlouvy s druhou stranou / milníky pro přijetí | Obtížná vynutitelnost, obtížné postupné přijímání |
| Smlouvy ve Wordu + sledování plateb v Excelu | Zmeškané platby, nevědomost o dlužných částkách |
| Po podpisu ruční zaúčtování tržeb | Zmeškané fakturace, zmeškané účetní zápisy |
GTG CRM propojuje jednotný tok: služba → smíšená cenová nabídka → smlouva → odeslání & podpis → fakturace po částech → účetní zápis tržeb & příchozích plateb — bez obcházení systému, bez dvojího zadávání dat.
Klíčové vlastnosti
1. Jeden katalog (Catalog) pro produkty i služby
- V nabídce CRM → Catalog: Produkty, Služby, Schůzky — místo, kde se definuje "co prodáváte", pod jedním názvem.
- Služby s cenou a fakturačním cyklem: jednorázově (one-time) nebo opakovaně (recurring — měsíčně…). Produkty mohou být také opakovaně registrované.
- Tento jednotný seznam je to, co používá výběr řádků cenových nabídek/smluv — výběr produktů i služeb na jednom místě.
2. Smíšené cenové nabídky — jedna cenová nabídka pro produkty i služby
- Přidání řádků typu Služba (např. "Návrh webu", "SEO měsíčně") a řádků typu Produkt (např. "Hostingová licence" × 3) ve stejné cenové nabídce.
- Každý řádek má typovou kartu (Služba = zelená, Produkt = modrá); řádek služby zobrazuje fakturační cyklus.
- Cenové nabídky DRAFT → SENT → ACCEPTED; když je Přijata, zobrazí se tlačítko Převést na smlouvu (Convert to Contract).
3. Skutečné smlouvy — Druhá strana, přijímací milníky, dvousLanguage
- Převést na smlouvu zachovává formát/cyklus na řádek; celková částka se rozdělí na jednorázovou celkovou částku a měsíční celkovou částku + DPH.
- Strana B (Party B) může být fyzická nebo právnická osoba; informace (právní název, DIČ, adresa, zástupce) lze vyplnit automaticky, pokud jsou údaje o společnosti již k dispozici — díky funkci obohacování informací o společnostech.
- Milník převzetí (Převzetí) se nastavuje při vytváření smlouvy a řídí platební harmonogram.
- Dvojjazyčné smlouvy (maximálně 2 jazyky) + e-maily v daném jazyce, s brandingem.
- Smlouvy mohou také obsahovat přímo nabízené produkty (bez nutnosti cenové nabídky) — jedna smlouva obsahuje jak produkty, tak služby.
4. Odeslat → Podepsat → Fakturovat po částech
Praktický a právně platný proces podpisu:
- Odeslat zákazníkovi: systém vygeneruje smlouvu ve formátu Word (.docx) (možnost úprav/vyjednávání) a odešle ji zákazníkovi e-mailem. Stav DRAFT → SENT.
- Zákazník podepíše mimo systém (papírově/digitálně) a odešle zpět.
- Nahrát podepsanou verzi: přiložit podepsaný soubor (uložený v systému) → zaznamenat kdo podepsal a kdy. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Fakturovat po částech: pro každou splátku zobrazit náhled faktury → potvrdit → vystavit fakturu prostřednictvím existujícího toku ERP/fakturace.
ℹ️ Poznámka: Fakturace vyžaduje, aby pracovní prostor byl propojen s elektronickou fakturací / dodavatelem daní. Celý proces vytváření služeb, cenových nabídek, smluv, odesílání a stahování podepsaných verzí funguje normálně; pouze krok fakturace vyžaduje toto propojení.
5. Faktura → Automatické zaúčtování
- Podepsaná smlouva = závazek, nikoli finanční transakce — proto se při podpisu neúčtuje žádná položka.
- Při vystavení faktury se teprve zaúčtuje: Má dáti Pohledávky (131) / Dal Tržby (511) / Dal DPH (3331) — prochází správným automatickým účtovacím mechanismem fakturace.
- Při přijetí platby: Má dáti Peníze (111/112) / Dal Pohledávky (131).
Celkově se využívá stávající automatický účtovací mechanismus — žádné „vlastní“ GL kódy, pracovní postup je váš a lze jej upravit.
Přínosy pro podnikání
| Funkce | Skutečný přínos pro vás |
|---|---|
| Jednotný katalog (produkty + služby) | Konec „falešným produktům“, čistá a správná evidence |
| Kombinované cenové nabídky | Jeden dokument místo dvou; méně přepisování |
| Smlouvy s Druhou stranou + převzetí | Jasné závazky, fázové převzetí |
| Fakturace po částech podle harmonogramu | Nezapomenete na platby, vždy víte, kolik zbývá dlužit |
| Faktura → automatické účtování | Tržby se správně zaúčtují, bez ručního zadávání |
| Automatické vyplňování údajů o společnosti | Druhá strana a DIČ předvyplněny pro smlouvy/faktury |
Pro koho je to vhodné?
- Marketingové / reklamní agentury (ICP3) prodávající měsíční balíčky služeb.
- Konzultanti, freelanceři, B2B dodavatelé potřebující smlouvy a faktury po částech.
- Lázně, kliniky, školicí střediska prodávající služby i produkty.
- Podniky prodávající produkty i služby, které chtějí mít jednu cenovou nabídku / jednu smlouvu.
Jak začít?
Vstupte do CRM → Katalog → Služby, vytvořte první službu, poté sestavte kombinovanou nabídku a převeďte ji na smlouvu. Podívejte se na podrobný návod v článku "Návod k použití prodeje služeb & smluv".
Bezplatná zkušební verze — kreditní karta není vyžadována.
