Fra fil i Excel til en smidig rejsearrangør med GTG CRM

“Rejser handler om oplevelser, men for at give kunderne en god oplevelse, har du brug for en bedre driftsproces.”

Det er ordene fra Fru Minh Nguyet, grundlægger af GoExplore Travel – et rejsebureau med speciale i at arrangere ture i det centrale Vietnam for både indenlandske og internationale kunder.

GoExplore startede med kun 5 medarbejdere og 3 hovedture (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), og oplevede “tidsplanforvirring og glemte kunder” – et almindeligt problem for små rejsebureauer.

“Kunderne skrev og spurgte om ture på Facebook, og medarbejderne skrev det ned i en notesbog. Næste dag ringede en anden tilbage, og vi vidste ikke, om kunden allerede var blevet rådgivet. Hver uge brugte jeg timer på at krydstjekke med Excel. Nogle gange kunne en lille fejl få hele gruppen til at udskyde deres tur.”

Og det var her, Fru Nguyet besluttede sig for en “ægte digital transformation”, i stedet for blot at køre annoncer og bruge chat til at sælge ture.

Landing Page AI – Når kunderne bliver “berørt” af turen lige fra første blik

Førhen promoverede GoExplore primært ture via Facebook. Mange indlæg, smukke billeder, men efter at have læst dem, scrolllede kunderne videre uden at efterlade deres kontaktoplysninger.

Med Landing Page AI i GTG CRM behøvede Fru Nguyet ikke ansætte en designer eller en programmør.

Systemet har en indbygget skabelonbibliotek af landingssider specielt til rejsebranchen, med integrerede formularer til indsamling af kundedata til turreservationer.

Hun behøvede kun at vælge en skabelon, hun kunne lide, indtaste nogle grundlæggende oplysninger som tur navn, destination, afgangsdato, og lade GTG CRM klare resten.

GTG CRM’s AI hjælper med:

• Skrivning af engagerende og SEO-venlige tur beskrivelser
• Generering af illustrative billeder, der passer til temaet

“På kun 10 minutter havde jeg en komplet turpræsentationsside – fra indhold og billeder til registreringsformularen. Ingen design eller redigering nødvendig.”

Alle registrerede kundedata tilføjes automatisk til CRM, hvilket gør det muligt for salgsteamet at bekræfte dem med det samme uden at overse nogen kunder.

Resultatet: Kun på 1 uge bragte GoExplore’s første landingsside over 200 turregistreringer, 5 gange mere end almindelige Facebook-annoncer.

CRM – Alle kunder, alle ture, alt på én skærm

Førhen brugte GoExplore Excel til at gemme kundedata. Hver person i en kolonne, hver tur i en fil i regnearket.

Nu administreres alle kundedata centralt i GTG CRM, med komplette oplysninger:

• Fulde navn, telefonnummer, e-mail
• Interessant tur og forventet afgangsdato
• Status (ny – under rådgivning – depositum betalt – afsluttet)
• Noter fra rådgiveren

Når en kunde ringer, er det nok at indtaste telefonnummeret for at få hele historikken frem: hvilke ture kunden har været på, hvad deres feedback var, hvem der var ansvarlig medarbejder.

Ikke mere kaotisk viderestilling af opkald – alt er klart.

“Engang ringede en australsk kunde tilbage for at booke en tur til Da Nang – Hue. Vi vidste straks, at de havde været på Hoi An-tur ugen før, at de foretrak vegetarisk mad, og at de boede på et hotel nær floden. Med kun få minutters rådgivning accepterede de med det samme.”

Det er styrken ved CRM – at omdanne data til personlige oplevelser.

Tasks – Opgavestyring som professionel turkoordinering

Et andet stort problem for GoExplore var… alle troede, at nogen andre tog sig af det.

Kunder spørger, ingen svarer, fordi de tror, at en anden allerede har svaret. Kunder har betalt depositum, men man glemmer at bekræfte det.

Med Tasks i GTG CRM begyndte Fru Nguyet at oprette opgaver for hver medarbejder:

• “Ring og bekræft Da Nang-tur – kl. 10 i morgen”
• “Send turkontrakt til Fru Mai – deadline kl. 14 i dag”
• “Forbered gæsteliste til guide Huy”

Alt vises på ét enkelt dashboard – hvem laver hvad, hvor langt er de, er det afsluttet.

“Jeg behøver ikke længere at spørge i Zalo-gruppen hver morgen. Bare åbn GTG CRM, og jeg ved straks, hvem der laver hvad.”

Resultater: Når rejser drives af data og følelser

Efter 2 måneders implementering af GTG CRM har GoExplore Travel oplevet en markant forandring:

• Antal afholdte ture er steget med 28%
• Omsætningen er steget med 35%
• Andelen af tilbagevendende kunder er nået 30%
• Kundeservicemedarbejdere sparer 40% af tiden på administration af tidsplaner og opgaver

Men for Fru Nguyet er den vigtigste ændring den “lette”:

“Nu er jeg ikke længere bekymret for forsinkede tidsplaner, glemte kunder eller forvirrede deadlines. Jeg kan bruge mere tid på at idéudvikle nye ture – det, jeg elsker mest.”

Konklusion

GoExplore Travels historie viser: “God processtyring er fundamentet for en fuldendt rejse.”

GTG CRM hjælper rejsebureauer og turoperatører med at fungere som et fuldt orkestreret ensemble – fra kundeattraktion, informationsbehandling, opgavefordeling til efter-tur pleje – alt forbundet på én platform.