Fra Excel-fil til et problemfrit fungerende turismecenter med GTG CRM

“Rejser er en oplevelse, men for at kunderne skal have en god oplevelse, skal du have en bedre driftsproces.”

Det er ordene fra Fru Minh Nguyet, grundlæggeren af GoExplore Travel – et rejsecenter, der specialiserer sig i at arrangere ture i Centralvietnam for både indenlandske og internationale kunder.

Startende med kun 5 medarbejdere og 3 kerne-ture (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), oplevede GoExplore situationer med “aflyste ture, glemte kunder” – noget der ikke er ualmindeligt for små rejseselskaber.

“Kunder sendte beskeder om ture på Facebook, og medarbejderne skrev det ned i en notesbog. Næste dag ringede en anden person tilbage uden at vide, om kunden allerede var blevet rådgivet. Hver uge brugte jeg timer på at krydstjekke med Excel. Nogle gange førte en lille fejl til, at hele gruppen måtte udskyde deres tur.”

Og det var da, Fru Nguyet besluttede at “gennemføre en ægte digital transformation”, i stedet for blot at køre annoncer og bruge chat til at sælge ture.

Landing Page AI – Når kunderne “røres” af turen lige fra første blik

Førhen promoverede GoExplore ture primært via Facebook. Der var mange opslag, smukke billeder, men kunderne læste dem og… scrollede videre uden at efterlade information.

Med Landing Page AI i GTG CRM behøver Fru Nguyet ikke hyre designere eller programmører.

Systemet har et indbygget bibliotek af landingsside-skabeloner specielt til rejsebranchen, med integrerede formularer til at indsamle kundeoplysninger til turregistrering.

Hun behøver kun at vælge den skabelon, hun kan lide, indtaste et par grundlæggende oplysninger som turens navn, destination, afrejsedato, og GTG CRM tager sig af resten.

GTG CRM’s AI hjælper med:

• At skrive engagerende og SEO-optimeret tur-beskrivelser
• At generere illustrative billeder, der passer til emnet

“På kun 10 minutter har jeg en komplet tur-præsentationsside – fra indhold, billeder til registreringsformular. Ingen design, ingen redigering nødvendig.”

Alle kundeoplysninger bliver automatisk overført til CRM, så salgsteamet kan bekræfte dem med det samme uden at gå glip af nogen kunder.

Resultatet: På kun 1 uge førte GoExplore’s første landingsside til over 200 tur-registreringer, 5 gange mere end almindelige Facebook-annoncer.

CRM – Alle kunder, alle ture, alt på én skærm

Førhen brugte GoExplore Excel til at gemme kundeoplysninger. Hver person i sin egen kolonne, hver tur i sit eget regneark.

Nu er alle kundeoplysninger samlet og administreres centralt i GTG CRM med fuldstændige detaljer:

• Fulde navn, telefonnummer, e-mail
• Interesserede ture og forventet afrejsedato
• Status (ny – i rådgivning – depositum betalt – afsluttet)
• Noter fra rådgivningsmedarbejderen

Når en kunde ringer, skal du blot indtaste telefonnummeret, og hele historikken dukker op med det samme: Hvilke ture har kunden tidligere taget, hvad var deres feedback, og hvem er den ansvarlige medarbejder.

Ikke mere kaotisk "viderekobling" – alt er klart og tydeligt.

“Der var engang en australsk kunde, der ringede tilbage for at bestille flere ture til Da Nang - Hue. Vi vidste med det samme, at de havde været på en tur til Hoi An ugen før, at de foretrak vegetarisk mad og boede på et hotel tæt ved floden. Med blot et par minutters rådgivning accepterede de straks.”

Det er styrken ved CRM – at omdanne data til en personlig oplevelse.

Opgaver – Styring af opgaver som professionel turkoordinering

Et andet stort problem for GoExplore var… at alle troede, at en anden gjorde det.

Kunden spørger, ingen svarer, fordi de tror, at en anden allerede har reageret. Kunden har indbetalt et depositum, men det bliver glemt at bekræfte.

Med Opgaver i GTG CRM, begyndte fru Nguyệt at oprette opgaver for hver medarbejder:

• “Ring og bekræft Da Nang – Hue tur – kl. 10 i morgen”
• “Send turkontrakt til fru Mai – deadline kl. 14 i dag”
• “Forbered gæsteliste til rejseleder Huy”

Alt vises på ét enkelt dashboard – hvem gør hvad, hvor langt er de, er det færdigt.

“Jeg behøver ikke længere at sende beskeder til Zalo-gruppen hver morgen. Jeg åbner bare GTG CRM og ved med det samme, hvem der laver hvad.”

Resultat: Når turisme drives af data og følelser

Efter 2 måneders implementering af GTG CRM har GoExplore Travel gennemgået en markant forandring:

• Antallet af afholdte ture steg med 28%
• Omsætningen steg med 35%
• Kundetilbageførselsraten nåede 30%
• Kundeservicemedarbejdere sparede 40% af tiden på at styre kalendere og opgaver

Men for fru Nguyệt er det vigtigste en følelse af “lettelse”:

“Nu bekymrer jeg mig ikke længere om at overse aftaler, glemme kunder eller have deadlines, der roder. Jeg kan bruge mere tid på at tænke på nye turidéer – det, jeg elsker mest.”

Konklusion

GoExplore Travels historie viser: “God processtyring er grundlaget for en perfekt tur.”

GTG CRM hjælper rejse- og turarrangører med at fungere som et komplet orkester – fra kundeattraktion, informationsbehandling, opgavefordeling til efter-tur-pleje – alt er forbundet i én enkelt platform.