Brugsanvisning til AI Biz Assistant

1. Adgang til AI Biz Assistant

Trin 1: Log ind på GTG CRM

Log ind på din GTG CRM-konto.

Trin 2: Find AI-assistenten

Nederst til højre på skærmen skal du klikke på det blå ikon.

2. Hovedgrænseflade

Liste over samtaler

Når du åbner AI-assistenten, ser du en liste over tidligere samtaler.

Opret en ny samtale

Klik på knappen "Ny samtale" for at begynde at stille AI'en spørgsmål.

AI Assistant-grænseflade

Dette er hovedgrænsefladen til interaktion med AI'en:

• Spørgsmålsfelt: Her skriver du dit spørgsmål
• Foreslåede spørgsmål: GTG CRM foreslår nogle almindelige spørgsmål
• Chathistorik: Tidligere spørgsmål og svar
• Vedhæftede filer: Når AI'en opretter Excel-, PowerPoint- eller Word-filer, vises downloadknappen direkte i chatvinduet

3. Sådan stiller du spørgsmål

Grundlæggende principper

• Brug naturligt sprog, som om du talte med nogen
• Jo specifikt spørgsmålet er, jo mere præcist svar får du
• Du kan stille opfølgende spørgsmål baseret på tidligere svar
• Når du vil oprette en fil, skal du tydeligt angive filtypen (Excel, PowerPoint, Word)

Eksempler på, hvordan man stiller spørgsmål

Bør ikke gøres: - "Vis mig data" - "Rapport" - "Lav en kontrakt"

Bør gøres: - "Hvor mange leads er der i maj?" - "Opret en Excel-fil med oversigt over omsætning i maj pr. produkt" - "Udarbejd en ansættelseskontrakt for medarbejder Nguyễn Văn A" - "Find tilbuddet ABC i min Google Drev-mappe"

4. Analyse af forretningsdata

Dette er kernen af funktioner - AI'en henter faktiske data fra GTG CRM og svarer med det samme.

Spørgsmål om leads & kunder

Eksempel på spørgsmål:

Hvor mange leads er der denne måned?

AI'en vil svare med det specifikke antal leads.

Spørg efter flere detaljer:

List leadsene

AI'en vil liste leadsene med oplysninger: Navn, Oprettelsesdato og relaterede oplysninger.

Spørgsmål om annoncekampagner

Eksempel på spørgsmål:

Hvilke annoncekampagner genererer flest leads?

AI'en vil hente data fra annoncemodulet (Facebook Ads, Google Ads) for at besvare.

Spørgsmål om indhold & sociale medier

Eksempel på spørgsmål:

Hvilken type indhold har høj interaktion og er effektiv på sociale medier?

AI'en vil analysere opslag på sociale medier og give indsigt i den mest effektive indholdstype.

Spørgsmål om produkter

Eksempel på spørgsmål:

Hvilket produkt sælger bedst?

AI'en vil liste de bedst sælgende produkter baseret på data fra produktstyringsmodulet.

Bed AI om at træffe en beslutning

Eksempel på spørgsmål:

Hvilken afdeling skal jeg fokusere på?

AI'en vil analysere data og foreslå den mest effektive marketingkanal.

Spørg om risikoprognoser

Eksempel på spørgsmål:

Hvis vi fortsætter som nu, hvor ligger risikoen så?

AI'en vil analysere tendenser og advare om potentielle risici.

Bed AI om at foreslå søgeord

Eksempel på spørgsmål:

Foreslå mig søgeord til Google-annoncering for min branche

AI'en vil basere sig på dine produkter og branche for at foreslå passende søgeord.

Se diagrammer i svaret

For datalysesanalyse spørgsmål, opretter AI automatisk visuelle diagrammer direkte i chatvinduet - ingen grund til at åbne Excel eller andre værktøjer.

Eksempler på spørgsmål:

Analyser aktiviteten af top 10 kunder i de sidste 30 dage, tegn et diagram

Sammenlign omsætning pr. salgskanal, vis som et søjlediagram

Tegn et diagram over fordeling af leads pr. kilde i denne måned

AI understøtter 3 typer diagrammer i svaret: - Cirkeldiagram (Pie) - fordeling, procentdel - Søjlediagram (Bar) - rangordningssammenligning - Linjediagram (Line) - tendenser over tid

Tip: Tilføj sætningen "tegn et diagram" eller "vis som diagram" til ethvert analyse-spørgsmål for at få et mere visuelt resultat.

5. Automatisk oprettelse af Excel-filer (XLSX)

AI Biz Assistant kan oprette Excel-filer (.xlsx) direkte fra data i GTG CRM. Du skal blot beskrive indholdet - AI'en henter faktiske data, organiserer dem i en tabel og eksporterer filen til download med det samme.

Sådan anmoder du om Excel-oprettelse

Eksempler på spørgsmål: Opret en Excel-fil med oversigt over omsætning i maj pr. produkt

Eksporter listen over de 50 mest lovende kunder til en Excel-fil

Opret en rapport over Facebook-annonceringsomkostninger fra sidste måned

Eksporter aktuel lagerbeholdning til Excel

Hvad AI kan eksportere til Excel

Rapporttype	Eksempel på spørgsmål
Omsætning	"Opret Excel med omsætning pr. dag i maj"
Kunder	"Eksporter listen over nye kunder denne måned til Excel"
Produkter	"Opret en tabel med lagerbeholdning pr. produkt"
Ordre	"Eksporter uleverede ordrer til Excel-fil"
Annoncering	"Opret en rapport over omkostninger og konverteringer for Facebook-kampagner"
Leads	"Eksporter alle leads fra maj med status til Excel"

Sådan downloader du filen efter AI'en har oprettet den

Efter AI'en har svaret, vises knappen "Download (.xlsx)" direkte i chatvinduet. Klik for at downloade filen til din computer og åbne den i Microsoft Excel eller Google Sheets.

6. Automatisk oprettelse af PowerPoint-slides (PPTX)

AI Biz Assistant kan oprette professionelle PowerPoint-præsentationer (.pptx) - ideel til ledermøder, periodiske rapporter eller pitch til partnere.

Sådan anmoder du om PowerPoint-oprettelse

Eksempler på spørgsmål:

Opret en slide med en opsummering af maj måneds forretningsresultater, med 5 hovedslides Opret en præsentation, der rapporterer effektiviteten af Q2-annonceringskampagner

Opret en månedlig opsummerende PowerPoint til præsentation for salgsteamet

Udarbejd slides, der rapporterer lagerstatus og foreslår indkøb til næste uge

Tips ved anmodning om PowerPoint-oprettelse

• Angiv antal slides, hvis nødvendigt: "med 6 slides"
• Beskriv hovedindholdet af hver slide: "slide 1 oversigt, slide 2 omsætning, slide 3 leads..."
• Lad AI'en bestemme: AI'en vil selv strukturere indholdet passende, hvis du kun beskriver formålet med præsentationen

Sådan downloader du filen efter AI'en har oprettet den

Knappen "Download (.pptx)" vises direkte i chatten, når AI'en er færdig. Filen er kompatibel med Microsoft PowerPoint og Google Slides.

7. Udarbejdelse af vietnamesiske juridiske dokumenter

AI Biz Assistant kan udarbejde vietnamesiske juridiske dokumenter i overensstemmelse med statslige standarder: Times New Roman 13pt skrifttype, korrekt brevpapirformat, standard margener, officielt juridisk sprog. Filen eksporteres som .docx, kan åbnes i Word og er klar til udskrift og underskrift.

24 dokumenteksempler, inklusive 10 kategorier

Kategori	Understøttede dokumenter
Virksomhedsoprettelse	Vedtægter for anpartsselskab, Oprettelsesbeslutning, Ansøgning om investeringsregistreringscertifikat
Personale & Arbejde	Ansættelseskontrakt, Ansættelsesbeslutning, Afskedigelsesbeslutning
Bemyndigelse & Repræsentation	Personlig bemyndigelsesbrev, Virksomhedsbeemyndigelsesbrev
Møder & Resolutioner	Referat af bestyrelsesmøde, Referat af generalforsamling
Kommercielle kontrakter	Samarbejdsaftale, Servicekontrakt
Likvidation	Likvidationsbeslutning
Regler & Procedurer	Virksomhedsregler, Interne driftsregler

Sådan bruger du det - AI stiller spørgsmål trin for trin

Du skal blot angive den type dokument, du ønsker at udarbejde. AI'en vil stille spørgsmål trin for trin via samtaleform, du behøver ikke at kende alle skabeloner på forhånd.

Eksempel 1 - Vedtægter:

Opret vedtægter for mit anpartsselskab

AI'en vil spørge efter tur:

• Virksomhedens fulde navn?
• Adresse for hovedsæde?
• Registreret kapital?
• Liste over medlemmer og ejerandele?
• Juridisk repræsentant?
• Primære forretningsområder?

Når du har givet alle oplysninger, opretter AI en komplet .docx-fil i korrekt statsligt format.

Eksempel 2 - Ansættelseskontrakt:

Udarbejd en ansættelseskontrakt for min nye medarbejder

AI'en vil spørge:

• Medarbejderens navn? Fødselsdato? Adresse?
• Stilling? Afdeling?
• Kontraktstype: tidsbegrænset eller ubestemt?
• Varighed af kontrakt (hvis relevant)?
• Grundløn?
• Lønudbetalingsform (månedlig/ugentlig)?
• Startdato?

Eksempel 3 - Bemyndigelsesbrev:

Udarbejd et bemyndigelsesbrev, der giver filialdirektøren i Hanoi bemyndigelse til at underskrive kontrakter på mine vegne

Opret en beslutning om udnævnelse af salgschef

Skriv referatet af bestyrelsesmødet i juni om forhøjelse af kapital

Standardformat for vietnamesiske dokumenter

.docx-filer oprettet af AI sikrer:

Kriterium	Detaljer
Skrifttype	Times New Roman, størrelse 13pt
Brevhoved	DEN SOCIALISTISKE REPUBLIK VIETNAM — Uafhængighed - Frihed - Lykke
Margener	Top 2,5cm, Bund 3cm, Venstre 3cm, Højre 2cm (standard for officielle dokumenter)
Symbol & Nummer	Korrekt format: Nummer.../Virksomhedsnavn/Afdeling
Underskriftsposition	Korrekt position, med titel og navn på underskriver
Sprog	Officielt juridisk terminologi, ikke almindeligt sprogbrug

Sådan downloader du Word-filer

Efter AI'en er færdig med at udarbejde dokumentet, vises knappen "Download (.docx)" i chatvinduet. Filen er klar til at blive åbnet, yderligere redigeret (hvis nødvendigt) og udskrevet/underskrevet.

Bemærk: Dokumenter oprettet af AI er til reference og tidsbesparelse. For juridiske dokumenter med høj risiko eller til indlevering til statslige myndigheder, bør en advokat altid gennemgå dem en sidste gang før underskrift.

8. Opret forbindelse & Arbejd med Google Drive

AI Biz Assistant kan få adgang til din Google Drive efter tilslutning af din Google-konto. Derfra kan du bede AI'en om at finde, læse og analysere dokumenter i Drive uden at forlade GTG CRM.

Trin 1: Tilslut din Google-konto

1. Gå til Indstillinger i GTG CRM
2. Vælg Integrationer
3. Find Google Drive og klik på Tilslut
4. Log ind på din Google-konto og giv adgangstilladelse
5. Tilslutning vellykket - AI'en kan nu tilgå Drive

Tilslut kun én gang. AI'en vil huske adgangstilladelsen til fremtidige samtaler.

Trin 2: Spørg AI om filer i Drive

Efter tilslutning kan du bede AI'en om at arbejde med Drive direkte via et spørgsmål:

Fil-søgning:

Find kontrakten med kunden Minh Hùng i Google Drive

List alle filer i mappen "Rapport Q2" i min Drive

Læs og opsummer dokumenter:

Opsummer indholdet af kontraktfilen ABC i Drive

Læs filen "Månedsrapport Maj.docx" i Drive og fortæl mig de vigtigste punkter

Sammenlign Drive-data med GTG CRM:

Sammenlign tallene i tilbuds-Excel-filen i Drive med den faktiske omsætning i GTG CRM

Video-metadata:

Giv mig oplysninger om videoen "Demo af nyt produkt" i Drive

9. Læs og forstå resultater

Svarformater

AI Biz Assistant svarer i forskellige formater afhængigt af spørgsmålstypen:

Format	Hvornår bruges
Simple tal	Spørg "hvor mange...", "total..."
Liste	Spørg "list...", "vis mig listen over..."
Analyse	Spørg "hvorfor...", "sammenlign..."
Forslag	Spørg "skal...", "foreslå..."
Diagram (Ny)	Spørg om analyse + tilføj "tegn diagram" eller "vis som chart"
Excel-fil (.xlsx) (Ny)	Spørg "opret Excel-fil...", "eksporter til tabel..."
PowerPoint-fil (.pptx) (Ny)	Spørg "opret slides...", "opret præsentation..."
Word-fil (.docx) (Ny)	Spørg "udarbejd kontrakt...", "opret vedtægter...", "skriv referat..."

Spørg efter flere detaljer

Hvis svaret ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger, kan du stille opfølgende spørgsmål i samme samtale: - "Giv mig flere detaljer om..." - "List specifikt..." - "Forklar mere om..." - "Ret sektion X til Y" (for dokumenter/filer)

10. Tips til effektiv brug

Bør gøres

1. Stil specifikke spørgsmål - I stedet for "omsætning", spørg "hvad er omsætningen i maj pr. produkt?"

2. Brug tidsrammer - "I løbet af de sidste 7 dage..." - "Denne måned..." - "Q2 2026..."

3. Stil opfølgende spørgsmål i samme chat - Fortsæt med at spørge dybere efter at have modtaget et svar uden at gentage konteksten

4. Anmod om sammenligninger - "Sammenlign denne måneds omsætning med sidste måned" - "Hvilken kanal er mere effektiv: Facebook eller Google?"

5. Anmod om, at AI'en opretter filer, når du skal eksportere data - I stedet for at kopiere listen fra chatten, sig: "Eksporter dette resultat til en Excel-fil"

6. Tilføj "tegn et diagram" til analyse-spørgsmål - "Analyser fordeling af leads pr. kilde, tegn et cirkeldiagram"

7. For juridiske dokumenter, start blot - AI vil spørge efter manglende information - Skriv blot "Opret en ansættelseskontrakt", AI vil selv spørge om hver oplysning

8. Tilslut Google Drive, før du spørger om filer - Indstillinger → Integrationer → Google Drive → Tilslut

Bør ikke gøres

1. For generelle spørgsmål - "Vis mig alle data" - "Lav en rapport"

2. Spørg om data, der endnu ikke findes i systemet - AI kan kun svare baseret på data, der er indtastet i GTG CRM (eller filer i Google Drive, hvis tilsluttet)

3. Forvent, at AI'en kender information uden for GTG CRM - AI'en har ikke generel markedsdata, medmindre du har gemt disse oplysninger i Drive

4. Anmod om et komplekst juridisk dokument og svar derefter ikke på de oplysninger, AI'en spørger om - AI'en har brug for tilstrækkelige oplysninger (navn, dato, beløb, parter osv.) for at oprette det korrekte dokument. Svar venligst på alle AI'ens spørgsmål

Opsummering

AI Biz Assistant hjælper dig med at:

• Forespørge data ved hjælp af naturligt sprog

• Sammenfatte oplysninger fra flere moduler i GTG CRM

• Modtage indsigt, diagrammer og handlingsforslag

• Spare tid på rapportvisning

• Træffe beslutninger baseret på data

• Automatisk oprette Excel-filer fra faktiske data

• Oprette PowerPoint-slides professionelt

• Udarbejde 24 typer vietnamesiske juridiske dokumenter i statsligt standardformat

• Læse og analysere Google Drive-filer direkte fra AI

Bemærk: AI Biz Assistant forbedres løbende. Hvis der er spørgsmål, som AI'en ikke kan besvare, bedes du give feedback, så GTG CRM-teamet kan opdatere den.