Vejledning til udstedelse af internationale elektroniske fakturaer i GTG CRM

Hvad du vil kunne efter denne vejledning

Vælg udstedelsesmarked (anvend kontoplan + skat + valutasystem) → tjek udstedelsesnetværket i sektionen Tilslut → (om nødvendigt) tilslut din egen konto eller token → opret en international faktura, der overholder køberlandets standard → udsted og send via det relevante netværk/gateway → følg status for overførsel og download PDF-fakturaen i skabelonformat. Alt i ét system, ingen behov for separat fakturasoftware for hvert land.

Forberedelser

1. Log ind på GTG CRM med fakturahåndteringsrettigheder (ERP). — For at oprette og udstede fakturaer.

2. Hav rettigheder til at administrere kontoplan (Manage Chart of Accounts). — For at anvende kontoplanen i henhold til land i Trin 1.

3. Hav din virksomheds skatteidentitet i udstedelsesmarkedet (skattenummer / UEN / NIP…). — En gyldig faktura kræver korrekt sælgers skatteidentitet.

4. (Kun for markeder med statslige gateways, f.eks. Polen) Hav en KSeF-godkendelsestoken hentet fra den statslige gateway. — For at indsende fakturaer via KSeF-gatewayen.

5. Udstedelsesmarkedet er i klar tilstand. — Nogle markeder er stadig under udvikling — i så fald kan du gemme dem som udkast, og officiel afsendelse vil blive aktiveret senere.

Trin 1 — Vælg marked & anvend kontoplan

Gå til Regnskab → Opsætning (Accounting → Setup).

I sektionen til valg af land skal du vælge det land, hvor du udsteder fakturaen — f.eks. Singapore (eller Polen, Japan, Malaysia…).

Klik på Anvend (Apply) for at oprette kontoplanen, indstille regnskabsstandard, valuta og skatteprofil for det pågældende land.

✅ Forventet resultat: arbejdsområdet viser korrekt regnskabsstandard og valuta for det valgte land (f.eks. Singapore: SFRS-standard, SGD-valuta, 9% GST-skat). En ny kontoplan vises i kontolisten.

💡 Tip: hvert arbejdsområde bruger ét land/regnskabsstandard. Hvis du vil ændre land, skal du nulstille det først. Når der er foretaget bogføringer, låses kontoplanen for at beskytte regnskabet.

Trin 2 — Tjek udstedelsesforbindelse

Gå til Opsætning → Fakturering → E-fakturafordeling (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Se sektionerne Netværk (Network) og Status (Status): - For Peppol-markeder, der i øjeblikket kører på GTGs standardnetværk (Singapore, Japan, Malaysia, Holland, Sverige og Danmark: status er normalt "Bruger GTGs standardnetværk" — du kan udstede med det samme, ingen kontooprettelse nødvendig. Australien og de resterende 11 EU-lande (inklusive Frankrig, Italien, Spanien) er i øjeblikket IKKE aktive på standardnetværket — dine fakturaer gemmes som udkast, indtil forbindelsen er klar (se sektionen "Markedets køreplan" nedenfor). - For markeder med statslige gateways (f.eks. Polen — KSeF): siden viser de nødvendige felter (NIP-skattenummer + KSeF-token) — KSeF-forbindelsen kører i øjeblikket IKKE på GTG CRM; disse felter vises, når forbindelsen bliver aktiv, polske fakturaer gemmes i øjeblikket som udkast.

✅ Forventet resultat: du kan tydeligt se, om din faktura vil gå via GTGs standardnetværk eller kræve en egen konto-/tokenforbindelse; og knappen "Tilslut din egen konto (Connect your own)" er tilgængelig, hvis du ønsker selvstændighed.

Trin 3 — Tilslut din egen konto eller token (om nødvendigt)

Spring dette trin over, hvis du bruger GTGs standardnetværk til Peppol-markeder. Udfør dette trin, når du vil udstede under din egen konto (BYO), eller når markedet kræver en forbindelse (f.eks. Polen — KSeF).

På siden Udstedelsesforbindelse skal du klikke på Tilslut din egen konto (Connect your own).

Indtast oplysninger baseret på markedet: - Peppol (BYO): Account ID + API Key (og Base URL, hvis relevant). - Polen (KSeF): Momsregistreringsnummer (NIP) + KSeF Token (indsæt token hentet fra den statslige portal) — denne forbindelse fungerer i øjeblikket IKKE; indsættelse af et token her kan endnu ikke udstedes til KSeF.

Klik Verificer & Tilslut (Verify & Connect).

✅ Forventet resultat: systemet verificerer nøglen/tokenet øjeblikkeligt ved tilslutning. Hvis korrekt, ændres status til "Tilsluttet — din konto (Connected — your own)", viser en maskeret identitet (f.eks. acct •••1580) og tilslutningsdatoen, sammen med en Afbryd forbindelse (Disconnect) knap. Hvis nøglen er forkert, vises en fejlmeddelelse med det samme, og den gemmes ikke.

ℹ️ Nøgler/tokens gemmes krypteret og vises aldrig igen. Du kan Afbryde forbindelsen når som helst for at vende tilbage til GTGs standardnetværk.

Trin 4 — Opret international faktura

Gå til ERP → Fakturaer → Ny udgående faktura (New Outgoing Invoice).

For Peppol-markedet vises et blåt banner på formularen: "Elektronisk faktura klar via GTG (Peppol) netværk — ingen separat konto nødvendig" (ingen felter for leverandør/skabelonnummer/serie som for vietnamesiske fakturaer).

Indtast oplysninger om køber, bemærk at feltet for momsregistreringsnummer automatisk skifter mærkat baseret på landet — f.eks. for Singapore er det "GST Reg No (UEN)". Indtast et gyldigt nummer (f.eks. 200912345A).

Vælg/lad valutaen være baseret på markedet (f.eks. SGD); tjek den viste valutakurs.

Tilføj en linje vare, f.eks.: Konsulentydelser · Antal 1 · Enhedspris 1.000 · Moms 9%.

Klik Gem kladde (Save as Draft).

✅ Forventet resultat: kladder til fakturaen oprettes, med korrekt visning af moms og totalbeløb (f.eks. GST S$90.00, total S$1,090.00). Hvis du indtaster et momsregistreringsnummer med forkert format (f.eks. 12345), vises et rødt felt med det samme: "The GST Reg No (UEN) is not valid", og det forhindrer lagring.

Trin 5 — Udsted faktura

Åbn den kladde til faktura, du lige har oprettet.

Klik Udsted faktura (Issue Invoice).

I bekræftelsesboksen skal du dobbelttjekke oplysningerne og klikke Bekræft (Confirm).

✅ Forventet resultat: en meddelelse vises: "Invoice issued successfully" (Faktura udstedt succesfuldt), og skærmen skifter tilbage til listen E-fakturastyring (E-Invoice Management). Fakturaen sendes via det relevante netværk/portal og modtager en transaktionskode.

ℹ️ KSeF-forbindelsen (Polen) fungerer i øjeblikket ikke i GTG CRM, så dette trin gælder endnu ikke for Polen — polske fakturaer gemmes i øjeblikket som kladde, indtil forbindelsen er klar.

Trin 6 — Spor forsendelsesstatus & download PDF

I listen E-fakturastyring, åbn den faktura, du lige har udstedt.

Se fakturaens aktivitetslog (Activity) — milepæle for *sendt → leveret/accepteret → (hvis relevant) afvist med årsag* på netværket.

Klik Download PDF (Download PDF) for at hente fakturabilledet i et standardformat.

✅ Forventet resultat: aktivitetsloggen viser fakturaens forsendelsesstatus (f.eks. *sendt via Peppol*, derefter *leveret/accepteret*). Den downloadede PDF viser det korrekte dokumentformat, momsmærkater og valutaen for markedet.

ℹ️ Nogle markeder, der er under implementering, har muligvis endnu ikke aktiveret officiel afsendelse eller har ikke fulde forsendelsesstatusser — i så fald kan du stadig oprette og gemme fakturaer som kladde; statusserne vil blive fuldt vist, når markedet er klar.

Hurtig oversigt over forventede resultater

Vælg land under Regnskab → Opsætning — Anvend landets gældende regnskabsstandarder, valuta og skatter (f.eks. Singapore: SFRS, SGD, GST 9%)

Åbn siden Udstedelsesforbindelser — Se udstedelsesnetværket + status ("Bruger GTG's standardnetværk" eller felt, der skal indtastes)

Godkend & Tilslut konto/token — "Tilsluttet — din konto", vist anonymiseret identitet + "Afbryd forbindelse"-knap

Indtast ugyldigt skattenummerformat — Feltet lyser rødt "The … is not valid", og kan ikke gemmes

Gem udkast til faktura — Udkast til faktura med korrekte skatter og totalbeløb for markedet

Udsted faktura — "Invoice issued successfully" + skift til listen Elektronisk fakturahåndtering

Åbn udstedt faktura — Aktivitetslinjen viser transmissionsstatus; PDF-download-knappen er aktiv

Bemærkninger

Tilladelser: kræver tilladelsen Fakturahåndtering (ERP) til udstedelse og tilladelsen Kontosystemadministration til at anvende kontosystem efter land.

Én arbejdsplads = ét land/regnskabsstandard. Hvis du vil skifte land, skal du Nulstil først; når der er bogført posteringer, låses kontosystemet.

GTG's standardnetværk vs. din konto: For aktive Peppol-markeder (Singapore, Japan, Malaysia, Holland, Sverige og Danmark) kan du udstede direkte via standardnetværket; tilslutning af din egen konto (BYO) er valgfri. For statslige portaler som KSeF skal du indsætte et token før udstedelse — KSeF-tilslutning er IKKE aktuelt tilgængelig på GTG CRM.

Markedsafhængig køreplan: funktioner åbnes efterhånden som de bliver tilgængelige for specifikke markeder. Markeder under udvikling tillader stadig oprettelse/udkast; officiel afsendelse aktiveres, når det er klar.

Hvis du vil udstede fakturaer inden for Vietnam, se artiklen "Vejeledning til udstedelse af elektroniske fakturaer med GTG CRM — Fra A til Z" — denne artikel er kun for internationale / grænseoverskridende fakturaer.