Hvad vil du kunne gøre efter at have fulgt denne vejledning?

Se hurtigt opgavelister efter status/deadline-farve og "I dag"-tavlen → opret en opgave med tjekliste, starttidspunkt, flere korrekturlæsere og interessenter → vedhæft filer fra biblioteket og indsæt interne links → opdel i underopgaver og se akkumuleret status → link opgaver til aftaler/ordrer → kommenter og omtal teammedlemmer (@omtale) → fuldfør opgaven → se fanen Analyse og spor Aktivitet 360 → aktiver opgaveautomatisering.

Er du endnu ikke bekendt med funktionerne? Se forhåndsvisningen af ​​Opgavestyring 2.0 .

Forbered dig på forhånd

1. Log ind på GTG CRM, og åbn CRM-modulet → Opgaver. — Det er her, du opretter og administrerer opgaver.

2. (Påkrævet) En aftale/ordre/faktura er allerede tilgængelig til linkning. — For at bruge den relaterede objektlinkningsfunktion.

3. (Anbefales) Hav et par teammedlemmer i arbejdsområdet. — Tildel korrekturlæsere og relevante personer og nævn navne i kommentarer.

Trin 1 — Gennemgå hurtigt to-do-listen: status/deadline farve + fanen "I dag"

  1. Gå til CRM → Opgaver .
  2. Observer arbejdsgangene: hver status har en forskellig farvetone; opgaver , der nærmer sig deres deadline, er farvet gult, mens dem , der er forsinkede, er farvet rødt.
  3. Øverst på siden kan du se tabellen "I dag" : klik på grupperne "Forfalden / Forfalder i dag / Forfalder snart / Høj prioritet / Mine opgaver" for hurtigt at filtrere.

✅ Forventet resultat : Listen viser farver i henhold til status og deadline; klik på en gruppe i tabellen "I dag" vil filtrere listen til den specifikke gruppe.

Opgaveliste farvet efter status/deadline og dagens tidsplan
💡 Klik på "AI-forslag" for at modtage en prioriteret plan for dagen (denne funktion bruger kreditter).

Trin 2 — Opret opgaver med tjeklister, starttidspunkter, godkendere og relevante parter.

  1. Klik for at oprette et nyt job.
  2. Indtast titel, beskrivelse, deadline, prioritet og ansvarlig person .
  3. Angiv starttidspunktet , og tilføj de relevante personer (dem, der skal overvåge opgaven).
  4. I rolleafsnittet skal du tildele en eller flere korrekturlæsere og rapporterere, hvis processen kræver godkendelse/overvågning.
  5. Tilføj en tjekliste over trin, der skal tages under oprettelsesprocessen.

✅ Forventet resultat : Opgaven oprettes med en tjekliste, starttidspunkt, en liste over korrekturlæsere (flere personer) og relevante parter fuldt vist.

Opgaveoprettelsesformularen indeholder en tjekliste, et starttidspunkt, flere korrekturlæsere og interessenter.

Trin 3 — Vedhæft filer fra biblioteket, og indsæt interne links

  1. I dit arbejdsområde skal du åbne sektionen Vedhæftede filer → vælge fanen "Vælg fra bibliotek" for at hente filer/billeder, der allerede er tilgængelige i dit arbejdsområde.
  2. Åbn sektionen Links → vælg "Indsæt internt link" for at vedhæfte dit arbejdsområdes hjemmeside, landingsside eller opslag.

✅ Forventet resultat : Filer fra biblioteket og interne links vedhæftes jobbet uden at skulle uploade igen eller manuelt indsætte URL'er.

Vedhæft fra biblioteket og indsæt interne links i jobbet.

Trin 4 — Opdel i underopgaver, og se hvordan fremskridtene automatisk akkumuleres.

  1. Åbn den nyoprettede opgave, og tilføj underopgaver – der kan oprettes op til to niveauer; hver underopgave har sin egen ansvarlige person, deadline og status.
  2. Udfør delopgaverne gradvist.

✅ Forventet resultat : Statuslinjen for den overordnede opgave akkumuleres automatisk baseret på antallet af gennemførte underopgaver – du behøver ikke manuelt at indtaste procentdelen.

Opgaver med underopgaver og en statuslinje akkumuleres automatisk.

Trin 5 — Forbind opgaven med aftalen, produktet, ordren eller fakturaen

  1. Åbn sektionen med relaterede objekter i dit arbejde.
  2. Vedhæft den tilsvarende aftale / produkt / ordre / faktura.

✅ Forventet resultat : Opgaven viser de linkede objekter; fra den pågældende aftale/ordre vil du også se de relaterede opgaver.

Trin 6 — Kommentér og nævn (@mention) dine holdkammerater

  1. Åbn fanen Jobkommentarer , og indtast din kommentar.
  2. Skriv @ , og vælg derefter navnet på en holdkammerat, du vil nævne ; skriv en kommentar.

✅ Forventet resultat : Det navn, der nævnes, vises med blåt ; den person, der nævnes, modtager en notifikation i appen (og en e-mail, hvis automatisering af e-mail-påmindelser er aktiveret – se trin 10).

Kommentér med navnet fremhævet med blåt.

Trin 7 — Udfør opgaven

  1. Marker opgaven som fuldført.

✅ Forventede resultater : Status og færdiggørelsestidspunkt registreres af systemet (ikke baseret på personlige ure), hvilket sikrer ensartede data til sammenligning og rapportering.

Trin 8 — Se fanen Analyse: volumen efter individ

  1. Åbn fanen Analyse i menuen Opgaver .
  2. Se oversigtskort og diagrammer; klik på et medlem for at se detaljeret, hvad personen laver.

✅ Forventede resultater : Fanen Analyse viser samlede opgaver / igangværende opgaver / fuldførte opgaver / forsinkede opgaver / fuldførelsesrate + tendens og et volumendiagram pr. person .

Fanen Opgaveanalyse med arbejdsbyrde efter person og færdiggørelsestendenser.

Trin 9 — Overvåg udviklingen i Aktivitet 360

  1. Åbn fanen Aktivitet 360 for jobbet.

✅ Forventet resultat : En letlæselig tidslinje, der viser alt, hvad der skete omkring opgaven (oprettet, opdateret, fuldført, linket, kommenteret) — hvem gjorde hvad og hvornår.

Fanen Aktivitet 360 for opgaven med en tidslinje over begivenheder.

Trin 10 — Aktivér opgaveautomatisering

  1. I menuen Opgaver skal du åbne fanen Automation (eller gå til Automation-arkivet , Opgaveklyngen).
  2. Aktivér passende scenarier: notifikationer, når en ny opgave tildeles , når opgaven ændrer status , når en opgave er fuldført , og e-mails, når de nævnes i kommentarer .

✅ Forventet resultat : Relevante notifikationer sendes automatisk. Når e-mails med navneomtale er aktiveret, modtager den person, der bliver @omtalt, yderligere e-mails ud over notifikationer i appen.

Automatiserede scripts til opgaver i lagerautomatisering.

Hurtig opslagstabel for forventede resultater

Åbn opgavelisten — Opgaver er farvekodede efter status/deadline; fanen "I dag" grupperer opgaver, der skal behandles.

Opret opgave + tjekliste + godkendere — Opgave med tjekliste, flere godkendere, starttidspunkt, involverede personer

Vedhæft fra bibliotek / Interne links — Vedhæft filer og interne links uden at uploade/indsætte URL'er.

Tilføj underopgaver — Status for overordnede opgaver akkumuleres automatisk.

Vedhæft relaterede objekter — Tilbud/Produkter/Ordrer/Fakturaer linket i begge retninger

Kommentar + @omtale — Navn fremhævet med blåt; den person, der påmindes, modtager notifikationer (og e-mail, hvis aktiveret).

Opgave fuldført — Færdiggørelsestidspunkt registreret af systemet

Åbn fanen Analyse — Volumen pr. person + fuldført trend

Åbn Aktivitet 360 — Tidslinje for opgavestatus

Aktivér automatisering — Notifikationer om opgavetildeling/statusændring/fuldførelse + e-mail-påmindelser

Note

  • Underopgaverne understøtter maksimalt to niveauer – nok til at opdele dem uden at blive komplicerede.
  • Status for den overordnede opgave akkumuleres automatisk fra de underordnede opgaver – juster status for de underordnede opgaver, juster ikke procentdelen af ​​den overordnede opgave manuelt.
  • Der kan være flere personer , der foretager rapporten, men den samme person .
  • E-mail ved omtale er en til/fra-mulighed for hele arbejdsområdet; notifikationer i appen sendes altid til den person, der er @omtalt.
  • Vedhæftede filer fra biblioteket henter filer inden for hele arbejdsområdet; interne links foreslår kun publicerede websteder/landingssider/artikler.
  • Automatisering kan stadig oprette/tildele opgaver til dig som før (for eksempel når en aftale overgår til en ny fase).