Brugsanvisning: Rekruttering / ATS på GTG CRM

Hvad du kan opnå med denne guide

Opret jobopslag + JD med AI → find kandidater på LinkedIn → tilføj kandidater ved at trække og slippe CV'er (AI læser + scorer) → administrer Kanban-flow → opret og send tilbud → planlæg & send interviewinvitationer → ansæt kandidater som medarbejdere.

Forberedelse

#	Betingelse	Hvorfor nødvendigt
1	Log ind på GTG CRM, hav rettigheden HRM_MANAGE_RECRUITMENT (eller HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	For at kunne oprette stillinger, finde kandidater, score, tilbyde, interviewe og ansætte.
2	(Valgfrit) En forbundet postkasse under Medarbejderindstillinger.	Kun nødvendigt for at sende mailinvitationer / interviewinvitationer.
3	Workspace har kreditter.	Læsning af CV'er + AI-scoring + oprettelse af JD + LinkedIn-kildesøgning er betalingsfunktioner.

Trin 1 — Opret jobopslag + JD med AI

1. Venstre navigationsbjælke → Medarbejdere → Rekruttering (Recruitment) → + Nyt jobopslag.
2. Udfyld: Titel, Afdeling, Lokation, Niveau, Ansættelsestype, Land, Antal.
3. Indtast Væsentlige krav → klik på ✨ Opret med AI ved siden af feltet Jobbeskrivelse → klik på Gem.

✅ Forventet resultat: Lønfelt viser tusindtalsseparator + valuta. Hvis der er en aktiv lønskala, vises en dropdown Anvend lønskala, der automatisk udfylder lønintervallet. Efter et par sekunder udfyldes feltet Jobbeskrivelse med en struktureret JD (ansvarsområder / krav / bonuspoint / fordele). Efter gemning vises stillingen på listen med status OPEN/Udkast.

Trin 2 — Find kandidater på LinkedIn

1. På linjen for jobopslaget, klik på FLOW (Pipeline) → Kanban-tavlen åbnes → klik på SØG PÅ LINKEDIN.
2. Lokation udfyldes automatisk fra stillingen. Indtast Firma/færdigheder (fx Solution Architect) → klik på SØG.
3. Marker 1-2 kandidater → TILFØJ TIL FLOW.

✅ Forventet resultat: En liste over offentlige LinkedIn-profiler vises (bogstav-avatar, navn, titel @ firma, lokation, mærkat "job-søgende" når tilgængeligt). Valgte kandidater vises i kolonnen Kilder med grundlæggende profil; knappen Hent mere henter yderligere sider med kandidater.

Trin 3 — Tilføj kandidater ved at trække og slippe CV'er (AI læser + scorer)

1. På flow-tavlen, klik på TILFØJ KANDIDAT → træk et CV (PDF/DOCX) ind i drop-zonen.
2. Vent på "CV læses..." → felter (navn, email, telefon, titel) udfyldes automatisk fra CV'et.
3. Klik på Gem.

✅ Forventet resultat: Vises "AI scorer..." derefter en toastmeddelelse "Tilføjet — AI-score: NN/100". Kandidaten vises i kolonnen Kilder med et farvet score-mærkat (grøn ≥75, gul 50–74, rød <50).

Trin 4 — Administrer Kanban-flow + noter

1. Klik på kandidatkortet → åbner kandidatdetaljer.
2. Se fanen Kontakt (email/telefon/LinkedIn-link/download CV), AI-score + forklaring, profil.
3. Skift status via dropdown → fx Screening. Tilføj en Note og klik på Tilføj note.

✅ Forventet resultat: Kortet flyttes til en ny kolonne, antallet opdateres. Noter vises med tidsstempel og gemmes efter genindlæsning af siden.

Trin 5 — Opret tilbud og send til kandidat

1. I kandidatdetaljer → fanen Ansættelsestilbud (Offers) → OPRET TILBUD (Create offer) (titel, løn, valuta; kan klikke på ✦ Foreslå løn (AI)) → Gem. Tilbuddet vises med status Udkast (Draft).
2. På linjen for Udkast-tilbud, klik på DOWNLOAD for at få officiel invitation i .docx-format (i henhold til land). (Der er ingen separat knap "Opret invitation (AI)" — invitationsbrevet genereres og downloades direkte fra DOWNLOAD-knappen for tilbuddet.)
3. (Kræver kandidatens email + forbundet postkasse) Klik på SEND TIL KANDIDAT (Send to candidate).

✅ Forventet resultat: Udkast-tilbuddet vises med løn + titel; klik på DOWNLOAD downloader invitationsfilen (fx Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Ved afsendelse: toastmeddelelse "e-mail sendt", status skifter til Sendt. Hvis kandidaten ikke har en email, er knappen Send til kandidat låst med en tooltip, der beder om at tilføje en email (ingen backend-fejl).

Trin 6 — Planlæg og send interviewinvitation

1. I kandidatdetaljer → fanen Interviews → PLANLÆG INTERVIEW (Schedule interview) → udfyld Hvornår (tidspunkt), Type (format, standard Video), Min (antal minutter), Lokation / link (adresse eller mødelink), Interviewere (interviewer(e)) → GEM (Save).
2. (Kræver email + postkasse) På linjen for det netop oprettede interview, klik på SEND INVITATION (Send invite).

✅ Forventet resultat: En interviewlinje Planlagt (Scheduled) vises med dato · format · link · interviewer, samt knapperne SEND INVITATION / AFSLUT (Complete) / ANNULLER (Cancel). Ved afsendelse af invitationen: toastmeddelelse "sendt", kandidaten modtager en e-mail med dato/format/link — tidspunktet vises i din tidszone, emailens emne indeholder firmanavnet.

Trin 7 — Ansæt kandidat → automatisk som medarbejder

1. På kandidaten med et accepteret tilbud (med løn), klik på Ansæt (Hire) (eller vælg status Ansat og bekræft).

✅ Forventet resultat: Toastmeddelelse "Ansat — medarbejder EMP-xxxx oprettet"; kandidaten flyttes til kolonnen Ansat. Gå til Medarbejdere → Medarbejdere for at se personen som en rigtig medarbejder (CV + profil medbragt) og et udkast til en ansættelseskontrakt, der er oprettet fra tilbuddet — det eneste, der skal gøres, er at gennemgå og Aktivere den.

ℹ️ Bemærk: Knappen Ansæt (Hire) findes i detaljeruden for kandidaten. Efter ansættelsen vises kandidaten på skærmen Medarbejdere → Medarbejdere som en rigtig medarbejder (medarbejderkode EMP-xxxx, medbragt CV + profil) sammen med en udkast til en ansættelseskontrakt — HR-afdelingen skal kun gennemgå og Aktivere den.

Oversigt over forventede resultater

Handling	Resultat du vil se
Opret stilling + ✨ Opret med AI (Trin 1)	Struktureret JD på få sekunder; stilling OPEN/Udkast
Søg LinkedIn (Trin 2)	Offentlig profil + bogstav-avatar; tilføj til Kilder-kolonne; Hent mere
Træk og slip CV (Trin 3)	Automatisk udfyldt formular + "Tilføjet — AI-score: NN/100" + farvet score-mærkat
Skift kolonne + noter (Trin 4)	Kort skifter kolonne, antal opdateres; noter med tidsstempel, gemmes
Opret + send tilbud (Trin 5)	Tilbudsbrev + Download; send → "Sendt"; mangler email → låst knap + tooltip
Interview (Trin 6)	Linje "Planlagt"; send → email i henhold til tidszone + firmanavn
Ansæt (Trin 7)	"Ansat — EMP-xxxx"; medarbejder + udkast til ansættelseskontrakt oprettes automatisk

Bemærkninger

• Afsendelse af tilbud / invitationer kræver en forbundet postkasse (Medarbejderindstillinger) og at kandidaten har en email; hvis ikke, vises en venlig besked, men teksten kan stadig downloades.
• LinkedIn-kildesøgning bruger offentlige kilder (SERP) — der er ingen profilbilleder (brug bogstav-avatarer) og ingen email/telefonnumre tilgængelige; berig profilen ved at uploade CV'et og score det igen.
• Rekrutteringsrettigheder kan gives uafhængigt af medarbejderadministrationsrettigheder (HRM_*_RECRUITMENT). Efter tildeling af rettighed, log ind igen for at tokenet kan modtage den nye rettighed.