Almindelige fejl ved manuel administration af ordrer.

I de tidlige stadier af en forretning administrerer mange sælgere ordrer ved hjælp af notesbøger, Excel-filer eller spredte noter på deres telefoner. Denne metode kan være acceptabel, når der kun er få ordrer om dagen, der sælges gennem én kanal, og der stort set ikke er nogen returneringer eller refusioner.

Men efterhånden som antallet af ordrer stiger, salget foregår på tværs af flere kanaler samtidigt, eller der opstår problemer som f.eks. kontant betaling ved levering (COD), returneringer og kontantafstemning, bliver manuel ordrehåndtering hurtigt den største flaskehals i driften.

Mange sælgere befinder sig i en situation, hvor de har konstante ordrer og omsætning, men jo mere de sælger, jo mere forvirrede bliver de og usikre på, om de tjener penge eller tab.

Nedenfor er de mest almindelige fejl.

Ordreregistreringer er fragmenterede og mangler et centralt datasystem.

En meget almindelig fejl er, at hver salgskanal registreres forskelligt. Shopee-ordrer er i appen, Facebook-ordrer er i beskeder, Zalo-ordrer registreres i regnskabet, og hjemmesideordrer er i e-mails.

Uden et centraliseret ordresystem er det næsten umuligt for sælgere at:

• Kend det samlede antal ordrer for dagen.
• Tjek hurtigt status for hver ordre.
• Gennemgå tidligere ansøgninger, når der opstår problemer.

I det lange løb gør fragmenterede data ledelsen afhængig af hukommelse og intuition.

Med GTG CRM samles alle ordrer fra flere kanaler – e-handelsplatforme, websteder, manuelle ordrer osv. – i et enkelt administrationsdashboard, hvilket giver sælgere mulighed for at se det samlede billede med det samme uden at skulle åbne flere apps eller filer.

Det er nemt at gå glip af ordrer eller behandle dubletter.

Manuel styring er tilbøjelig til at give anledning til følgende problemer:

• Ordren blev leveret, men jeg glemte at opdatere den.
• Ansøgningen var allerede blevet behandlet, men processen blev glemt, hvilket førte til en ny behandling.
• Det er uklart, om efterkravsordren er blevet betalt eller ej.

Disse fejl kan virke små i starten, men når de akkumuleres over tid, kan de føre til uoverensstemmelser i omsætning, kontanttab eller tvister med rederier.

Når ordrer administreres centralt i GTG CRM , har hver ordre en klar status. Sælgere ved præcis, hvilke ordrer der behandles, hvilke der er færdige, og hvilke der kræver afstemning, hvilket reducerer risikoen for fejl på grund af manuelle operationer betydeligt.

Kan ikke spore ordrens livscyklus.

En rigtig ordre er ikke bare et spørgsmål om at "oprette den og blive færdiggjort." Den gennemgår mange faser: bekræftelse, pakning, forsendelse, vellykket levering, returnering eller annullering.

Manuel håndtering registrerer typisk kun det endelige resultat og ignorerer hele processen derimellem. Dette efterlader sælgere uvidende om, hvor problemet opstår: langsom emballering, forsinkede leverancer eller høje returrater.

Med GTG CRM har hver ordre en klar livscyklus, der hjælper sælgere med at identificere flaskehalse i processen og foretage justeringer i stedet for kun at løse problemer, når det er for sent.

Lagerbeholdningen er opdelt i individuelle ordrer, og jo mere vi sælger, desto mere stiger lagerbeholdningen.

En særlig farlig fejl er, når ordrer ikke er knyttet til lageret. Sælgere tjekker kun lagerbeholdningen baseret på intuition eller opdaterer lagerniveauer, efter at salget allerede har fundet sted.

Almindelige konsekvenser:

• Salg af overskydende lagerbeholdning.
• Der manglede varer ved leveringen.
• Ved udgangen af ​​måneden stemte den faktiske lagerbeholdning ikke overens med optegnelserne.

GTG CRM forbinder ordrer direkte med lagerbeholdning, hvilket muliggør lageropdateringer, så snart en ordre er afgivet. Dette er især vigtigt for sælgere med flere kanaler, hvor en lagerforskel i blot én kanal kan føre til en række problemer.

Kan ikke kontrollere omkostningerne pr. ordre.

Mange sælgere ser kun på salgsprisen uden at medregne omkostningerne forbundet med hver ordre: forsendelsesgebyrer, platformgebyrer, returnering, emballage og kampagner.

Uden omkostningsdata ordre-for-ordre kan sælgere nemt havne i følgende situation:

• Omsætningen steg, men den tilbageholdte likviditet steg ikke.
• Det er umuligt at vide, hvilke ordrer der er profitable, og hvilke der er tabsgivende.
• Beslutningstagning baseret på følelser

Når ordrer systematisk administreres i GTG CRM , gemmes ordredata, omkostninger og omsætning synkront, hvilket skaber et fundament for, at sælgere præcist kan forstå deres forretningspræstationer.

Butiksejeren blev fanget i driften og havde ikke længere tid til udvikling.

Manuel styring tvinger butiksejere til personligt at kontrollere hver ordre, afstemme hver transaktion og håndtere enhver mindre fejl. Tid, der burde have været brugt på markedsføring, produktforbedring eller udvidelse af salgskanaler, bliver i stedet "opslugt" af gentagne opgaver.

Dette er en klar indikation af, at driftsmodellen har nået sin grænse.

GTG CRM hjælper med at automatisere en stor del af ordrehåndteringsprocessen, hvilket frigør sælgere fra manuelle opgaver og giver dem mulighed for at fokusere på vækstskabende aktiviteter.

Konkluder

Manuel ordrehåndtering er ikke forkert i starten, men det er ikke en bæredygtig langsigtet løsning, når virksomheden først er etableret.

Fejl som manglende ordrer, lagerafvigelser, manglende omkostningskontrol eller datakorruption stammer ikke fra sælgere, der ikke udfører deres opgaver ordentligt, men snarere fra manglen på et passende ledelsessystem.

Derfor vælger mange online sælgere GTG CRM som en centraliseret ordrehåndteringsplatform, hvor ordrer, lagerbeholdning, forsendelse, fakturaer og pengestrøm er forbundet i ét system. Når data standardiseres fra starten, reducerer sælgere ikke kun risikoen, men har også et solidt fundament for bæredygtig forretningsudvidelse.