Regler for elektroniske fakturaer for individuelle virksomheder

Fra den 01/07/2022, i henhold til bestemmelserne i dekret 123/2020/ND-CP og cirkulære 78/2021/TT-BTC, er erhvervshusholdninger og individuelle erhvervsdrivende, der anvender skatteerklæringsmetoden, forpligtet til at konvertere til elektroniske fakturaer. Dette er ikke kun et lovkrav, men også et vigtigt skridt i moderniseringen af forretningsdriften.

For at sikre overholdelse af reglerne og undgå juridiske risici, skal ejere af virksomheder have styr på reglerne for udarbejdelse, brug og administration af elektroniske fakturaer. Denne artikel vil afklare de centrale punkter, der hjælper dig med at drive faktureringsvirksomhed korrekt og effektivt.

Begrebet Elektronisk Faktura

Ifølge artikel 3 i dekret 123/2020/ND-CP forstås en elektronisk faktura som et elektronisk dokument, der oprettes af sælgeren af varer eller tjenesteydelser via elektroniske midler, med henblik på at registrere kommercielle transaktioner i overensstemmelse med gældende regnskabs- og skattelovgivning. Denne faktura kan genereres fra en kasseapparat, der er direkte forbundet med skattemyndighedernes system.

Elektroniske fakturaer er opdelt i to hovedtyper. Den første type er en faktura med et stempel fra skattemyndighederne, som tildeles et stempel, før den sendes til køberen. Dette stempel inkluderer et unikt transaktionsnummer og en krypteret tegnstreng baseret på sælgerens oplysninger. Den anden type er en faktura uden et stempel fra skattemyndighederne, som oprettes af organisationen selv og sendes direkte til kunden uden forudgående godkendelse fra skattemyndighederne.

Tre Tilfælde Hvor Elektronisk Faktura er Obligatorisk

Baseret på cirkulære 78/2021/TT-BTC skal erhvervshusholdninger og individuelle erhvervsdrivende bruge elektroniske fakturaer i tre specifikke situationer.

Det første tilfælde gælder for erhvervshusholdninger og enkeltpersoner, der betaler skat efter erklæringsmetoden. Dette er den gruppe, der er forpligtet til at bruge elektroniske fakturaer regelmæssigt i deres forretningsaktiviteter.

Det andet tilfælde vedrører erhvervshusholdninger, der betaler skat efter den faste metode. Når de har brug for at udstede en faktura, vil de modtage en elektronisk faktura med et stempel fra skattemyndighederne for hver transaktion.

Det tredje tilfælde er for erhvervshusholdninger, der afgiver skatteerklæring for hver transaktion. Ligesom den anden gruppe, hvis de anmoder om at bruge en faktura, vil skattemyndighederne udstede en individuel elektronisk faktura for hver specifik transaktion.

Punkter At Være Opmærksom På Ved Brug Af Elektronisk Faktura

Enheder, Der Modtager Elektroniske Fakturaer For Hver Transaktion

Erhvervshusholdninger, der betaler skat efter den faste metode, får støtte fra skattemyndighederne til at udstede fakturaer med et stempel for hver transaktion, når de har brug for det. Individuelle erhvervsdrivende, der ikke er regelmæssige og ikke har en fast adresse, og som betaler skat efter erklæringsmetoden for hver transaktion, tilhører også denne kategori.

Derudover får særlige tilfælde også fakturaer for hver transaktion. For eksempel kan erhvervshusholdninger, der har ophørt med deres aktiviteter, men endnu ikke har afsluttet processen med at afslutte deres skattenummer, stadig anmode om at få udstedt fakturaer til afhændelse af aktiver. Erhvervshusholdninger, der midlertidigt har stoppet deres forretning, men har brug for at færdiggøre en tidligere indgået kontrakt, modtager også lignende støtte. Tilfælde, hvor der pålægges tvangsmæssig standsning af brug af fakturaer, er også inkluderet i denne liste.

Gratis Elektronisk Faktura Service

I henhold til punkt 1 i artikel 14 i dekret 123/2020/ND-CP er små og mellemstore virksomheder, kooperativer, erhvervshusholdninger og individuelle erhvervsdrivende i områder med vanskelige eller særligt vanskelige socioøkonomiske forhold fritaget for omkostninger til elektroniske fakturatjenester med stempel i 12 måneder fra påbegyndelsen af brugen. Listen over støtteområder er fastsat i dekret 118/2015/ND-CP.

Enheder, der ikke er omfattet af fritagelsen, skal betale for serviceomkostninger i henhold til kontrakten indgået med udbyderen af elektroniske fakturatjenester.

Situationer Hvor Brug Af Elektronisk Faktura Skal Ophøre

Punkt 1 i artikel 16 i dekret 123/2020/ND-CP opregner de tilfælde, hvor brug af elektroniske fakturaer med stempel er obligatorisk at ophøre.

Når en erhvervsdrivende ophører med gyldigheden af et skattenummer eller bliver verificeret af skattemyndighederne som inaktiv på den registrerede adresse, stopper brugen af fakturaer. I tilfælde af at den erhvervsdrivende proaktivt meddeler midlertidig forretningsophør til de kompetente myndigheder, medfører det også ophør af brugen af elektroniske fakturaer.

Alvorlige overtrædelser medfører også lignende konsekvenser. Hvis den erhvervsdrivende bruger fakturaer til at sælge smuglergods, forbudte varer, forfalskninger eller varer, der krænker intellektuelle ejendomsrettigheder, vil de relevante myndigheder opdage det og underrette skattemyndighederne for håndtering. Handlinger med at oprette falske fakturaer for at tilegne sig penge er også en årsag til ophør af brugen af elektroniske fakturaer.

Derudover, når skattemyndighederne meddeler ophør af brugen af fakturaer for at gennemføre inddrivelse af skattegæld, eller når erhvervsregistreringsmyndigheden anmoder om midlertidig ophør af forretningsaktiviteter inden for regulerede brancher på grund af manglende standarder, skal den erhvervsdrivende også ophøre med at bruge elektroniske fakturaer.

Hvilken Skattemyndighed Udstedte Fakturaer Per Gang?

Artikel 13, stk. 2, litra c i Dekret 123/2020/ND-CP specificerer tydeligt stedet for indlevering af ansøgninger om fakturaudstedelse.

For erhvervsdrivende og individuelle erhvervsdrivende med en fast forretningsadresse indleveres ansøgningen til Skattestyrelsen, der er ansvarlig for det område, hvor forretningsaktiviteterne finder sted. Omvendt indleverer erhvervsdrivende og individuelle erhvervsdrivende uden en fast forretningsadresse ansøgningen til Skattestyrelsen i bopælslandet eller registreringslandet.

Overgangsplan Fra Fast Afgift Til Deklaration

Fra 2026 vil skattemyndighederne implementere en overgangsplan for erhvervsdrivende fra at betale fast afgift til at deklarere. Dette kræver, at den erhvervsdrivende fuldt ud udfører opgaver som bogføring, udarbejdelse og indsendelse af elektroniske fakturaer, online deklaration og betaling af skat i henhold til reglerne, i stedet for blot at betale fast afgift som tidligere.

For at støtte små erhvervsdrivende med at tilpasse sig de nye regler uden at skulle ansætte revisorer eller udføre komplekse manuelle opgaver, er der udviklet adskillige omfattende digitale transformationsløsninger, der integrerer funktioner til salgsstyring, skattedeklaration, skattebetaling, udstedelse af elektroniske fakturaer og bogføringsstyring på en enkelt platform.

Konklusion

Brugen af elektroniske fakturaer er blevet en obligatorisk forpligtelse for erhvervsdrivende og individuelle erhvervsdrivende, der betaler skat efter deklarationsmetoden. At forstå reglerne for elektroniske fakturaer, fra begrebet, de anvendte subjekter, til de tilfælde, hvor fakturaer kan udstedes, og de situationer, hvor brugen skal ophøre, er essentielt for at enhver erhvervsdrivende kan drive sin virksomhed gennemsigtigt og i overensstemmelse med loven.

Især i forbindelse med overgangen fra fast afgift til deklaration er det mere presserende end nogensinde at have det rette værktøj til at styre bøger, deklarere skat og udstede elektroniske fakturaer. GTG CRM tilbyder en integreret funktion til automatisk udstedelse af elektroniske fakturaer, hvilket gør det nemt for erhvervsdrivende at udstede lovlige fakturaer, sende data til skattemyndighederne i henhold til reglerne og samtidig hjælpe med at kontrollere og opdage fejl i indgående fakturaer. Takket være dette sparer virksomhedsejere ikke kun tid, men sikrer også nøjagtighed i regnskabsarbejdet og overholder fuldt ud de operationer, der kræves af skattemyndighederne.