Regler for elektroniske fakturaer til individuelle erhvervsdrivende

Fra den 01/07/2022, i henhold til bestemmelserne i dekret 123/2020/ND-CP og cirkulære 78/2021/TT-BTC, er individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende, der anvender den selvangivelsesbaserede skattemetode, forpligtet til at overgå til elektroniske fakturaer. Dette er ikke kun et lovkrav, men også et vigtigt skridt i moderniseringen af ​​forretningsdriften.

For at sikre overholdelse af reglerne og undgå juridiske risici er det afgørende, at virksomhedsejere fuldt ud forstår reglerne for oprettelse, brug og administration af elektroniske fakturaer. Denne artikel vil uddybe de centrale punkter for at hjælpe dig med at drive din faktureringsvirksomhed korrekt og effektivt.

Koncept af elektronisk faktura

I henhold til artikel 3 i dekret 123/2020/ND-CP forstås en elektronisk faktura som et elektronisk dokument, der oprettes af en sælger af varer eller tjenesteydelser via elektroniske midler for at registrere kommercielle transaktioner i overensstemmelse med gældende regnskabs- og skattelovgivning. Denne faktura kan oprettes fra en kasseapparat, der er direkte forbundet med skattemyndighedernes system.

Elektroniske fakturaer er opdelt i to hovedtyper. Den første type er fakturaer med et stempel fra skattemyndighederne, som udstedes et stempel, før de sendes til køberen. Dette stempel indeholder et unikt transaktionsnummer og en krypteret tegnstreng baseret på sælgerens oplysninger. Den anden type er fakturaer uden et stempel fra skattemyndighederne, som oprettes af organisationen selv og sendes direkte til kunden uden forudgående godkendelse fra skattemyndighederne.

Tre tilfælde, hvor brug af elektronisk faktura er obligatorisk

I henhold til cirkulære 78/2021/TT-BTC skal individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende anvende elektroniske fakturaer i tre specifikke situationer.

Det første tilfælde gælder for individuelle erhvervsdrivende og personer, der betaler skat efter selvangivelsesmetoden. Dette er den gruppe, der er forpligtet til regelmæssigt at anvende elektroniske fakturaer i deres forretningsaktiviteter.

Det andet tilfælde vedrører individuelle erhvervsdrivende, der betaler skat efter den faste skattemetode. Når der er behov for at udstede en faktura, vil de modtage en elektronisk faktura med et stempel fra skattemyndighederne for hver enkelt transaktion.

Det tredje tilfælde er for individuelle erhvervsdrivende, der selvangiver skat for hver enkelt transaktion. Ligesom den anden gruppe vil skattemyndighederne udstede individuelle elektroniske fakturaer for hver specifik transaktion, hvis der anmodes om en faktura.

Punkter, der skal bemærkes ved brug af elektronisk faktura

Enheder, der er berettiget til at modtage individuelle elektroniske fakturaer

Individuelle erhvervsdrivende, der betaler skat efter den faste skattemetode, modtager støtte fra skattemyndighederne til at udstede fakturaer med et stempel pr. transaktion efter behov. Selvstændige erhvervsdrivende, der ikke driver forretning regelmæssigt og ikke har en fast bopæl, og som betaler skat for hver enkelt transaktion, falder også ind under denne kategori.

Derudover er der visse særlige tilfælde, hvor der udstedes fakturaer pr. transaktion. For eksempel kan individuelle erhvervsdrivende, der har ophørt med deres aktiviteter, men endnu ikke har afsluttet procedurerne for afmelding af deres skattemæssige identifikationsnummer, stadig anmode om fakturaer til afvikling af aktiver. Individuelle erhvervsdrivende, der midlertidigt har suspenderet deres forretning, men skal færdiggøre tidligere indgåede kontrakter, modtager også lignende støtte. Tilfælde, hvor brug af fakturaer er blevet tvangsforbudt, er også på denne liste.

Gratis service til elektronisk fakturering

I henhold til § 1, stk. 1 i dekret 123/2020/ND-CP er små og mellemstore virksomheder, andelsselskaber, individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende i områder med vanskelige eller særligt vanskelige socioøkonomiske forhold fritaget for gebyrer for elektronisk fakturering med stempel i 12 måneder fra starten af ​​brugen. Listen over præferentielle områder er fastsat i dekret 118/2015/ND-CP.

Enheder, der ikke er berettiget til fritagelse, skal betale for servicegebyrer i henhold til de aftaler, de har indgået med tjenesteudbydere af elektroniske fakturaer.

Situationer, hvor brug af elektronisk faktura skal stoppes

§ 1, stk. 1 i dekret 123/2020/ND-CP angiver de tilfælde, hvor brug af elektronisk faktura med stempel er obligatorisk at stoppe.

Når en individuel erhvervsdrivende ophæver sit skattemæssige identifikationsnummer, eller når skattemyndighederne fastslår, at virksomheden ikke opererer på den registrerede adresse, vil brugen af ​​fakturaer blive stoppet. Tilfælde, hvor en individuel erhvervsdrivende proaktivt meddeler skattemyndighederne om midlertidig suspension af forretningsaktivitet, vil også føre til suspension af brugen af ​​elektroniske fakturaer.

Alvorlige overtrædelser medfører også lignende konsekvenser. Hvis en individuel erhvervsdrivende bruger fakturaer til at sælge smuglergods, forbudte varer, forfalskede varer eller varer, der krænker immaterielle rettigheder, vil de relevante myndigheder opdage det og underrette skattemyndighederne for at træffe passende foranstaltninger. Handlinger med at oprette falske fakturaer for at tilegne sig penge er også årsag til suspension af brugen af ​​elektroniske fakturaer.

Desuden, når skattemyndighederne meddeler suspension af fakturabrug for at inddrive skattegæld, eller når erhvervsregistreringsmyndigheden anmoder om midlertidig suspension af en reguleret erhvervsaktivitet på grund af utilstrækkelige standarder, skal individuelle erhvervsdrivende også stoppe brugen af ​​elektroniske fakturaer.

Hvilken skattemyndighed udsteder fakturaer pr. transaktion?

Punkt c, stk. 2, artikel 13 i dekret 123/2020/ND-CP specificerer stedet for indgivelse af ansøgninger om fakturaudstedelse.

For individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende med en fast bopæl, indgives ansøgningen til den lokale skatteinspektorat, der er ansvarlig for det område, hvor forretningsaktiviteterne finder sted. Omvendt indgiver individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende uden en fast bopæl ansøgningen til det lokale skatteinspektorat, hvor de bor eller hvor de er registreret som erhvervsdrivende.

Omstillingsplan fra fast skat til selvangivelse

Fra 2026 vil skattemyndighederne implementere en plan for at omstille individuelle erhvervsdrivende fra den faste skattemetode til selvangivelsesmetoden. Dette kræver, at individuelle erhvervsdrivende udfører alle opgaver fuldt ud, såsom at føre regnskab, oprette og indsende elektroniske fakturaer, selvangive og betale skat online i henhold til reglerne, i stedet for blot at betale fast skat som tidligere.

For at støtte små individuelle erhvervsdrivende med at tilpasse sig de nye regler uden at skulle hyre bogholdere eller udføre kompliceret manuelt arbejde, er der udviklet mange omfattende digitale omstillingsløsninger, der integrerer funktioner til salgsstyring, selvangivelse, skattebetaling, udstedelse af elektroniske fakturaer og regnskabsstyring på én enkelt platform.

Konklusion

Brugen af ​​elektroniske fakturaer er blevet en obligatorisk forpligtelse for individuelle erhvervsdrivende og selvstændige erhvervsdrivende, der betaler skat efter selvangivelsesmetoden. At forstå reglerne for elektroniske fakturaer, fra begrebet, anvendelsesområdet til de tilfælde, hvor fakturaer kan udstedes, og de situationer, hvor brugen skal stoppes, er afgørende for, at alle virksomhedsejere kan drive deres forretning gennemsigtigt og i overensstemmelse med loven.

Især i forbindelse med overgangen fra fast skat til selvangivelse er det mere presserende end nogensinde at have det rette værktøj til at styre regnskaber, selvangive skatter og udstede elektroniske fakturaer. GTG CRM tilbyder integrerede funktioner til automatisk udstedelse af elektroniske fakturaer, hvilket gør det nemt for individuelle erhvervsdrivende at udstede lovlige fakturaer, sende data til skattemyndighederne i overensstemmelse med reglerne og hjælpe med at kontrollere og opdage fejl i indgående fakturaer. Som et resultat sparer virksomhedsejere ikke kun tid, men sikrer også nøjagtighed i regnskabsarbejdet og fuld overholdelse af alle procedurer i henhold til skattemyndighedernes krav.