Sammenligning af 3 typer elektroniske fakturaer: Med kode, uden kode, CQT-kode - Hvilken type skal man vælge?

Siden elektroniske fakturaer er blevet obligatoriske i henhold til Generaldirektoratets for Skatteregler, er mange butiksejere, detailhandlere og selvstændige erhvervsdrivende stadig i tvivl om, hvilken type elektronisk faktura de skal vælge, der passer til deres omfang og forretningskarakteristika. De tre mest populære typer af elektroniske fakturaer i øjeblikket er fakturaer med skattemyndighedernes kode, fakturaer uden skattemyndighedernes kode og fakturaer med skattemyndighedernes kode (også kendt som trykte fakturaer) - hver type har sine egne fordele og begrænsninger.

Valget af den korrekte fakturatype hjælper ikke kun virksomheder med at overholde lovgivningen, men også med at optimere driftsomkostninger og salgsprocesser. Denne artikel vil detaljeret analysere de 3 typer elektroniske fakturaer, sammenligne fordele og ulemper og hjælpe dig med at træffe den mest passende beslutning.

1. Elektronisk Faktura Med CQT's Kode

Koncept

En elektronisk faktura med skattemyndighedernes kode er en faktura, der er blevet bekræftet med en godkendelseskode fra Generaldirektoratet for Skatter, før den sendes til kunden. Denne kode består af en unik tegnstreng genereret af skattemyndighederne og påført fakturaen for at bekræfte dens gyldighed.

Anvendelige subjekter

I henhold til dekret nr. 123/2020/ND-CP er virksomheder med høj skatterisiko forpligtet til at anvende fakturaer med kode:

• Nystartede virksomheder, der har været i drift i mindre end 12 måneder
• Virksomheder, der midlertidigt har indstillet driften, har skattegæld eller udgør en skatterisiko
• Selvstændige erhvervsdrivende og individuelle erhvervsdrivende med en omsætning på 1 milliard VND/år eller mere
• Virksomheder, der opererer inden for følsomme sektorer (affald, benzin, olie osv.)

Udstillingsproces

1. Virksomheden udsteder en faktura i et regnskabsprogram eller et styringssystem
2. Send fakturadata til Generaldirektoratet for Skatters portal
3. Skattemyndighederne kontrollerer og udsteder en bekræftelseskode inden for 1-2 sekunder
4. Virksomheden modtager fakturaen med koden og sender den til kunden

Fordele

Gennemsigtighed og tæt kontrol: Skattemyndighederne har realtidsoplysninger om fakturaer, hvilket minimerer skatteunddragelse.

Lave omkostninger: Virksomheder betaler ikke gebyrer til fakturaleverandører, de skal blot registrere sig og bruge tjenesten gratis via Generaldirektoratet for Skatters portal.

Høj juridisk gyldighed: Fakturaen er direkte bekræftet af skattemyndighederne, hvilket sikrer absolut juridisk gyldighed.

Ulemper

Afhængighed af skattesystemet: Når Generaldirektoratet for Skatters system oplever fejl eller vedligeholdelse, kan virksomheder ikke udstede fakturaer.

Langsommere hastighed: Sammenlignet med fakturaer uden kode kan ventetiden på skattemyndighedernes kodegodkendelse i visse tilfælde medføre forsinkelser.

Begrænset fleksibilitet: Ikke egnet til virksomheder med behov for at udstede et stort antal fakturaer på kort tid.

2. Elektronisk Faktura Uden CQT's Kode

Koncept

En elektronisk faktura uden kode er en faktura, som virksomheden selv udsteder via en udbyder af elektroniske faktureringstjenester (en leverandør godkendt af Generaldirektoratet for Skatter), uden at der er behov for at indhente en bekræftelseskode, før den sendes til kunden.

Anvendelige subjekter

Virksomheder kan bruge fakturaer uden kode, når de opfylder følgende betingelser:

• Har været i drift i 12 måneder eller mere
• Har ingen skattegæld og ingen skatteovertrædelser
• Er ikke klassificeret som værende i høj skatterisiko i henhold til skattemyndighedernes vurdering
• Anvender tjenester fra en lovlig udbyder af elektroniske faktureringstjenester

Udstillingsproces

1. Virksomheden indgår en kontrakt med en udbyder af elektroniske faktureringstjenester
2. Udsted en faktura i softwaren og send den direkte til kunden
3. Indsend fakturadata til skattemyndighederne via leverandøren med jævne mellemrum (dagligt/månedligt)

Fordele

Hurtig hastighed: Udsted øjeblikkelige fakturaer uden at skulle vente på bekræftelse fra skattemyndighederne.

Uafhængig af skattesystemet: Virksomheder kan stadig udstede fakturaer, selvom Skattestyrelsens systemer oplever problemer.

Høj fleksibilitet: Velegnet til virksomheder med et stort transaktionsvolumen, der har brug for at udstede fakturaer i massevis.

Nem integration: Serviceudbydere har ofte API'er og integrationsfunktioner med salgsstyringssoftware.

Ulemper

Serviceomkostninger: Virksomheder skal betale et gebyr til fakturaudbyderen, der varierer fra et par millioner til ti millioner dong/år afhængigt af servicepakken.

Anvendelsesbetingelser: Ikke alle virksomheder er berettigede til at bruge dem, især nye virksomheder eller dem med skatterisici.

Juridisk ansvar: Virksomheden er selv ansvarlig for nøjagtigheden og lovligheden af de udstedte fakturaer.

3. Faktura med CQT-kode (Bestilt Tryk)

Koncept

Faktura med skattemyndighedens kode, også kendt som en bestilt trykfaktura, er en type faktura, der er fortrykt med et serienummer udstedt af skattemyndighederne. Dette er en overgangsform fra papirfakturaer til elektroniske fakturaer, der normalt anvendes af enheder, der endnu ikke er kvalificerede eller ikke er klar til fuldt ud at konvertere til elektroniske fakturaer.

Målgruppe

• Små virksomheder, husstande med en omsætning under 1 milliard VND/år
• Enheder, der opererer i dybe, fjerntliggende områder uden teknologisk infrastruktur
• Særlige tilfælde i henhold til skattemyndighedernes regler

Brugsproces

1. Virksomheden registrerer hos skattemyndighederne det antal fakturaer, der skal bruges
2. Skattemyndighederne udsteder fakturakoder
3. Virksomheden bestiller fakturaer hos et godkendt trykkeri
4. Brug af papirfakturaer med koder til transaktioner med kunder

Fordele

Velegnet til små virksomheder: Kræver ikke kompleks teknologisk infrastruktur.

Enkel proces: Nem at bruge, ingen internetforbindelse nødvendig, når fakturaer udstedes.

Lave startomkostninger: Ingen behov for at investere i fakturasoftware eller -tjenester.

Ulemper

Forældet: Ikke i overensstemmelse med den nuværende digitaliseringsudvikling, gradvist elimineret.

Svær at administrere: Let at miste, svær at søge og arkivere sammenlignet med elektroniske fakturaer.

Ikke fleksibel: Ved fejl skal papirfakturaen annulleres, og skattemyndighederne skal underrettes.

Tidsbegrænsning: Ifølge køreplanen vil denne type faktura gradvist blive fuldt ud erstattet af elektroniske fakturaer.

Sammenligningstabel over 3 Fakturatyper

Kriterium	Med CQT-kode	Uden CQT-kode	CQT-kode (Bestilt Tryk)
Udstedelseshastighed	Langsom (1-2s)	Hurtig (øjeblikkelig)	Gennemsnitlig
Omkostninger	Gratis	3-15 mio./år	Trykomkostninger
Afhængig af internet	Ja	Ja	Nej
Ledelse	Nem	Nem	Svær
Fleksibilitet	Lav	Høj	Meget lav
Trend	Udbredt	Udbredt	Bliver elimineret

Hvilken Fakturatype skal man vælge?

Vælg en faktura MED KODE, hvis du:

• Er en nystartet virksomhed eller en selvstændig erhvervsdrivende med en omsætning på over 1 mia./år
• Ønsker at spare serviceomkostninger
• Har ikke en for stor transaktionsmængde på kort tid
• Prioriterer absolut gennemsigtighed og overholdelse

Vælg en faktura UDEN KODE, hvis du:

• Er en etableret virksomhed, der har været i drift i over 12 måneder
• Har en stor mængde ordrer og skal udstede fakturaer hurtigt
• Sælger på flere e-handelsplatforme og har brug for automatisk integration
• Er villig til at betale for service for at opnå hastighed og fleksibilitet

Vælg en CQT KODE-faktura (trykt bestilling), hvis du:

• Er en lille selvstændig erhvervsdrivende med en omsætning på under 1 mia./år
• Opererer i et område uden internetforbindelse
• Har brug for en midlertidig løsning i overgangsperioden til digitalisering

Konklusion

Valget af den passende type elektronisk faktura afhænger af virksomhedens størrelse, transaktionsmængde og udviklingsstrategi. De fleste små og mellemstore virksomheder bruger i øjeblikket fakturaer med kode på grund af de lave omkostninger og fulde juridiske overholdelse. Store virksomheder med en høj transaktionsmængde vælger derimod ofte fakturaer uden kode for at optimere driftsprocesserne.

For at hjælpe butiksejere og selvstændige erhvervsdrivende med nemt og hurtigt at udstede elektroniske fakturaer har GTG CRM integreret muligheden for at udstede elektroniske fakturaer direkte fra ordrer. Du kan oprette forbindelse til førende fakturaleverandører, automatisk generere fakturaer fra ordreinformation og sende fakturaer til kunder med blot et par enkle trin. Dette sparer tid, reducerer fejl og sikrer overholdelse af lovgivningen.