Sammenligning af 3 typer elektroniske fakturaer: Med kode, uden kode, kode fra CQT - Hvilken type skal man vælge?

Siden elektroniske fakturaer blev obligatoriske i henhold til bestemmelserne fra General Tax Department, er mange butiksejere, detailhandlere og husholdningsvirksomheder stadig i tvivl om, hvilken type elektronisk faktura der passer bedst til deres skala og forretningskarakteristika. De tre mest populære typer af elektroniske fakturaer i øjeblikket er fakturaer med kode fra skattemyndighederne, fakturaer uden kode fra skattemyndighederne og fakturaer med kode fra skattemyndighederne (også kaldet fakturaer med tryk) - hver type har sine egne fordele og ulemper.

Valget af den rigtige fakturatype hjælper ikke kun virksomheder med at overholde loven, men optimerer også driftsomkostninger og salgsprocesser. Denne artikel vil i detaljer analysere de 3 typer elektroniske fakturaer, sammenligne deres fordele og ulemper og hjælpe dig med at træffe den bedst egnede beslutning.

1. Elektronisk Faktura med Kode fra CQT

Koncept

Elektronisk faktura med kode fra skattemyndighederne er en faktura, der er forsynet med en bekræftelseskode fra General Tax Department, før den sendes til kunden. Denne kode består af en unik streng af tegn genereret af skattemyndighederne og knyttet til fakturaen for at bekræfte dens gyldighed.

Gældende målgruppe

I henhold til dekret nr. 123/2020/ND-CP er virksomheder med høj skatterisiko forpligtet til at bruge fakturaer med kode:

• Nystartede virksomheder, der har været aktive i mindre end 12 måneder
• Virksomheder, der midlertidigt har indstillet driften, skylder skat eller har skatterisici
• Husholdningsvirksomheder og individuelle erhvervsdrivende med en omsætning på 1 milliard VND/år eller mere
• Virksomheder, der opererer inden for følsomme sektorer (affald, benzin, olie osv.)

Udstedelsesproces

1. Virksomheden opretter fakturaen i regnskabssoftwaren eller administrationssystemet
2. Send fakturadata til General Tax Departments portal
3. Skatteforvaltningen kontrollerer og udsteder en bekræftelseskode inden for 1-2 sekunder
4. Virksomheden modtager fakturaen med koden og sender den til kunden

Fordele

Gennemsigtighed og streng kontrol: Skatteforvaltningen har adgang til fakturainformation i realtid, hvilket reducerer skatteunddragelse.

Lave omkostninger: Virksomheder behøver ikke betale gebyrer til fakturatjenesteudbydere; de skal blot registrere sig og bruge portalen fra General Tax Department gratis.

Høj juridisk gyldighed: Fakturaen er direkte bekræftet af skattemyndighederne, hvilket sikrer absolut juridisk gyldighed.

Ulemper

Afhængig af skattesystemet: Når General Tax Departments system oplever fejl eller vedligeholdelse, kan virksomheden ikke udstede fakturaer.

Langsommere hastighed: Sammenlignet med fakturaer uden kode kan ventetid på skattemyndighedernes kodeudstedelse forårsage forsinkelser i visse tilfælde.

Begrænset fleksibilitet: Ikke egnet til virksomheder, der har brug for at udstede et stort antal fakturaer på kort tid.

2. Elektronisk Faktura Uden Kode fra CQT

Koncept

Elektronisk faktura uden kode er en faktura, som virksomheden selv udsteder via en leverandør af elektroniske fakturatjenester (en leverandør godkendt af General Tax Department), uden at det er nødvendigt at anmode om en bekræftelseskode, før den sendes til kunden.

Gældende målgruppe

Virksomheder kan bruge fakturaer uden kode, når de opfylder følgende betingelser:

• Har været aktive i 12 måneder eller mere
• Har ingen skattegæld, ingen skatteovertrædelser
• Er ikke klassificeret som høj skatterisiko i henhold til skattemyndighedernes vurdering
• Bruger tjenester fra en legitim udbyder af elektroniske fakturatjenester

Udstedelsesproces

1. Virksomheden indgår kontrakt med en leverandør af elektroniske fakturatjenester
2. Opret fakturaen i softwaren og send den direkte til kunden
3. Send periodisk (dagligt/månedligt) fakturadata til skattemyndighederne via leverandøren

Fordele

Høj hastighed: Udsted øjeblikkelige fakturaer uden at vente på bekræftelse fra skattemyndighederne.

Ikke afhængig af skattesystemet: Virksomheder kan stadig udstede fakturaer, selv når General Tax Departments system oplever fejl.

Høj fleksibilitet: Egnet til virksomheder med et stort transaktionsvolumen, der kræver udstedelse af et stort antal fakturaer.

Nem integration: Tjenesteudbydere har ofte API'er og integrationsfunktioner med salgsstyringssoftware.

Ulemper

Servicegebyrer: Virksomheder skal betale gebyrer til udbyderen af elektroniske fakturatjenester, varierende fra et par millioner til titusinder af dong/år afhængigt af servicepakken.

Ansøgningsbetingelser: Ikke alle virksomheder opfylder betingelserne for at bruge dem, især nystartede virksomheder eller dem med skatterisici.

Juridisk ansvar: Virksomheder er selv ansvarlige for nøjagtigheden og lovligheden af de udstedte fakturaer.

3. Elektronisk Faktura med Kode fra CQT (Trykt)

Koncept

Faktura med kode fra skattemyndighederne, også kendt som en faktura med tryk efter anmodning, er en type faktura, der er fortrykt med et kodenummer udstedt af skattemyndighederne. Dette er en overgangsform fra papirfakturaer til elektroniske fakturaer, der normalt anvendes af enheder, der ikke opfylder betingelserne eller ikke er klar til fuldt ud at skifte til elektroniske fakturaer.

Gældende målgruppe

• Små virksomheder, husholdningsvirksomheder med en omsætning på under 1 milliard VND/år
• Enheder, der opererer i fjerntliggende områder uden adgang til teknologisk infrastruktur
• Særlige tilfælde i henhold til skattemyndighedernes bestemmelser

Brugsproces

1. Virksomheden ansøger hos skattemyndighederne om det antal fakturaer, der skal bruges
2. Skatteforvaltningen udsteder fakturanummeret
3. Virksomheden bestiller fakturaerne hos et godkendt trykkeri
4. Brug papirfakturaer med koden til transaktioner med kunder

Fordele

Velegnet til små virksomheder: Kræver ikke kompleks teknologisk infrastruktur.

Simpel proces: Nem at bruge, kræver ingen internetforbindelse ved udstedelse af fakturaer.

Lave startomkostninger: Ingen investering i software eller elektroniske fakturatjenester nødvendig.

Ulemper

Forældet: Ikke egnet til den nuværende digitaliseringstrend, gradvist ved at blive elimineret.

Svær administration: Let at miste, svær at slå op og gemme sammenlignet med elektroniske fakturaer.

Ikke fleksibel: Hvis der opstår fejl, skal papirfakturaen annulleres og rapporteres til skattemyndighederne.

Tidsbegrænsning: I henhold til planen vil denne type faktura gradvist blive fuldstændig erstattet af elektroniske fakturaer.

Sammenligningstabel over 3 fakturatyper

Kriterie	Med CQT-kode	Uden CQT-kode	CQT-kode (Trykt)
Udstedelseshastighed	Langsom (1-2s)	Hurtig (øjeblikkelig)	Middel
Omkostninger	Gratis	3-15 millioner VND/år	Trykkeriomkostninger
Internetafhængighed	Ja	Ja	Nej
Administration	Nem	Nem	Svær
Fleksibilitet	Lav	Høj	Meget lav
Tendens	Almindelig	Almindelig	Bliver elimineret

Hvilken fakturatype skal man vælge?

Vælg en faktura MED KODE, hvis du:

• Er en nystartet virksomhed eller en husholdningsvirksomhed med en omsætning på over 1 milliard VND/år
• Ønsker at spare serviceomkostninger
• Ikke har et for stort transaktionsvolumen på kort tid
• Prioriterer gennemsigtighed og absolut overholdelse

Vælg en faktura UDEN KODE, hvis du:

• Er en etableret virksomhed med mere end 12 måneders stabil drift
• Har et stort antal ordrer, der kræver hurtig fakturering
• Sælger på flere e-handelsplatforme, kræver automatisk integration
• Er villig til at betale for service for at få hastighed og fleksibilitet til gengæld

Vælg en faktura med CQT-KODE (Trykt), hvis du:

• Er en lille husholdningsvirksomhed med en omsætning på under 1 milliard VND/år
• Opererer i et område uden internetadgang
• Har brug for en midlertidig løsning under den digitale transformationsperiode

Konklusion

Valget af den rigtige type elektronisk faktura afhænger af virksomhedens størrelse, transaktionsvolumen og udviklingsstrategi. De fleste små og mellemstore virksomheder bruger i øjeblikket fakturaer med kode på grund af de lave omkostninger og fuld overholdelse af lovkrav. I mellemtiden vælger store virksomheder med højt transaktionsvolumen ofte fakturaer uden kode for at optimere deres driftsproces.

For at hjælpe butiksejere og husholdningsvirksomheder med at udstede elektroniske fakturaer nemt og hurtigt har GTG CRM integreret en funktion til direkte udstedelse af elektroniske fakturaer fra ordrer. Du kan oprette forbindelse til førende fakturaleverandører, automatisk oprette fakturaer fra ordreoplysninger og sende fakturaer til kunder med blot et par enkle trin. Dette sparer tid, reducerer fejl og sikrer overholdelse af lovgivningen.