Udstedelse af udgående fakturaer uden indgående fakturaer: Risici og korrekt lovlig håndtering

I den daglige forretningsdrift står mange virksomheder, butikker og enkeltmandsvirksomheder over for situationer, hvor de har udstedt en faktura til en kunde, men endnu ikke har modtaget indkøbsdokumentation fra leverandøren. Dette kan skyldes forsinkelser fra leverandørens side eller utilstrækkelige interne processer, men uanset årsagen, medfører manglen på indgående fakturaer potentielt alvorlige konsekvenser.

Dette er ikke blot et teknisk regnskabsproblem, men påvirker direkte virksomhedens skattepligt, fradragsberettigede omkostninger og endda dets juridiske eksistens. Hvis der ikke håndteres rettidigt og korrekt, kan virksomheden blive pålagt bøder, efteropkrævet skat eller risikere at blive anset for at anvende ugyldige fakturaer.

Denne artikel vil hjælpe dig med at forstå de relevante lovbestemmelser, de specifikke risici ved manglende indgående dokumentation, hvordan man slår op og verificerer elektroniske fakturaer, samt smarte fakturahåndteringsløsninger til at undgå overtrædelser.

Hvad er en indgående faktura, og hvorfor er den vigtig?

I henhold til dekret 123/2020/ND-CP er en faktura et officielt regnskabsdokument udstedt af sælgeren ved levering af varer eller ydelser. En indgående faktura er de dokumenter, som en virksomhed modtager fra en leverandør ved køb af råmaterialer, varer, ydelser eller aktiver til produktion og drift.

Rollen af en indgående faktura stopper ikke ved bevis for en købs- eller salgstransaktion. Den er også grundlaget for at fratrække moms, beregne fradragsberettigede omkostninger ved afslutning af erhvervsindkomstskat, og bevise varernes oprindelse, når de relevante myndigheder foretager kontrol. Manglen på en indgående faktura betyder, at virksomheden ikke kan bevise de afholdte omkostninger, selvom der er betalt fuldt ud i virkeligheden.

Tillader loven udstedelse af udgående fakturaer uden indgående fakturaer?

I henhold til artikel 9 i dekret 123/2020, som ændret ved dekret 70/2025, er tidspunktet for udstedelse af udgående fakturaer specificeret som følger:

Ved salg af varer er tidspunktet for fakturering, når ejendomsretten eller brugsretten til varerne overdrages til køberen, uanset om betaling er modtaget eller ej. Ved levering af ydelser skal fakturaen udstedes umiddelbart efter ydelsens fuldførelse, eller når betalingen modtages, hvis betalingen er modtaget forud for eller under ydelsens levering.

Denne bestemmelse kræver ikke, at en virksomhed skal have en indgående faktura, før den udsteder en udgående faktura. Det betyder dog ikke, at virksomheder frit kan drive forretning uden indgående dokumentation. Loven kræver, at alle købs- og salgstransaktioner af varer og ydelser fra organisationer og enkeltpersoner, der er registreret til at drive forretning, skal ledsages af en faktura. Hvis man ikke kan fremvise indgående fakturaer, når det kræves, vil virksomheden stå over for en række alvorlige juridiske og finansielle konsekvenser.

Specifikke risici ved manglende indgående fakturaer

Tab af ret til momsfradrag

Uden gyldige indgående fakturaer kan virksomheden ikke fratrække den moms, der er betalt til leverandøren. Dette øger det skyldige momsbeløb markant. For eksempel, hvis du sælger varer og udsteder en faktura på 220 millioner VND, hvoraf 20 millioner VND er moms, men du ikke har indgående fakturaer til modregning, skal du betale hele beløbet på 20 millioner VND i stedet for kun differencen mellem udgående og indgående moms.

Omkostninger ikke anerkendt ved skatteafslutning

For at en udgift kan betragtes som en fradragsberettiget omkostning, skal den have fuldgyldige fakturaer og dokumentation. Hvis indgående fakturaer mangler, vil alle omkostninger til køb af varer og ydelser blive udelukket fra de fradragsberettigede omkostninger ved beregning af erhvervsindkomstskat. Resultatet er en højere skattepligtig fortjeneste, hvilket betyder, at virksomheden skal betale mere erhvervsindkomstskat end reelt.

Risiko for administrative sanktioner

I henhold til dekret 98/2020 og ændringsdokumenter, hvis en virksomhed handler med varer af ukendt oprindelse, kan bøderne nå op på titusinder af millioner VND, afhængigt af varens værdi. Specifikt, hvis varens værdi er 100 millioner VND eller derover, kan bøden være fra 40 millioner til 50 millioner VND.

Efteropkrævning af skat og forsinkelsesgebyrer

Ved kontrol og inspektion vil skattemyndighederne afstemme indgående og udgående fakturaer. Hvis der opdages manglende indgående bilag, kan virksomheden blive pålagt at betale både moms og selskabsskat efteropkrævning, inklusive daglige forsinkelsesgebyrer. Dette udgør et stort økonomisk tab, især for små virksomheder.

Indvirkning på omdømme og forretningsdrift

Mangel på gennemsigtighed i bogføringsdokumentation giver partnere, banker og myndigheder mistanke om virksomhedens forretningsdrifts lovlighed. Dette påvirker evnen til at optage lån, deltage i udbud og samarbejde med store partnere.

Risiko for strafferetlig forfølgelse

I tilfælde af tegn på svindel eller brug af ulovlige fakturaer kan virksomheden blive genstand for strafferetlig forfølgelse. Dette er den mest alvorlige risiko, som kan føre til fængselsstraf eller indstilling af forretningsdriften.

Sådan søger og verificerer du indgående e-fakturaer

For proaktivt at styre og kontrollere gyldigheden af indgående fakturaer kan virksomheder søge direkte på Skattestyrelsens portal. Her er en detaljeret trin-for-trin vejledning:

Trin 1: Besøg hjemmesiden https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Trin 2: Log ind med dit momsregistreringsnummer og adgangskode, som er udstedt af skattemyndighederne.

Trin 3: På hovedgrænsefladen skal du vælge "Søg" og derefter "Søg fakturaer".

Trin 4: Vælg derefter "Søg indgående e-fakturaer".

Trin 5: Indtast sælgerens momsregistreringsnummer, hvis du vil søge efter fakturaer fra en bestemt leverandør. Hvis du vil se alle indgående fakturaer, kan dette felt lades stå tomt.

Trin 6: Vælg "Alle" under "Kontrolleringsresultat", eller filtrer efter en specifik status, hvis nødvendigt.

Trin 7: Indtast den periode, du vil søge i, i feltet "Fakturaoprettelsesdato".

Trin 8: Klik på "Søg". Systemet vil vise resultaterne under to faner: "E-fakturaer" (indeholder fakturaer med skattemyndighedernes stempel) og "Fakturaer oprettet fra kasseapparater" (hvis relevant).

Hvis du skal eksportere listen over fakturaer, kan du klikke på knappen "Eksporter fakturaer" for at downloade en Excel-fil til afstemning og arkivering.

Intelligent fakturahåndteringsløsning med GTG CRM

For at undgå risikoen for manglende indgående fakturaer og sikre overholdelse af lovgivningen har virksomheder brug for et stramt og automatiseret bilagshåndteringssystem. GTG CRM tilbyder en omfattende fakturahåndteringsfunktion, der hjælper virksomheder med at kontrollere både udgående og indgående fakturaer.

Automatiseret og præcis udstedelse af udgående fakturaer

GTG CRM giver virksomheder mulighed for at udstede udgående e-fakturaer, så snart der foretages et salg. Systemet synkroniserer automatisk information fra ordren, hvilket sparer tid og minimerer fejl. Alle fakturaer gemmes sikkert og er nemme at søge i og afstemme, når det er nødvendigt.

Automatisk indsamling og håndtering af indgående fakturaer

En af de fremtrædende funktioner i GTG CRM er muligheden for automatisk at indsamle indgående fakturaer. Systemet opretter direkte forbindelse til e-mail og downloader og gemmer automatisk alle indgående fakturaer (fakturaer, der sendes til e-mailen). Dette betyder, at bogholdere ikke længere behøver at bekymre sig om at miste bilag eller glemme at afstemme fakturaer.

Konkrete fordele ved brug af GTG CRM

For det første har virksomheden altid tilstrækkelige indgående bilag til at bevise varens oprindelse og undgå bøder eller efteropkrævning af skat. For det andet bliver afstemning af indgående og udgående fakturaer enkel og hurtig, hvilket hjælper med at opdage uoverensstemmelser eller mangler rettidigt. For det tredje kan virksomheden fuldt ud fradrage moms og optimere skatteforpligtelser og reducere unødvendige omkostninger.

For det andet gemmes alle bilag elektronisk og er nemme at tilgå, når der er behov for rapportering, revision eller skatteregnskab. Endelig hjælper systemet virksomheden med at overholde alle juridiske krav til fakturering, undgå juridiske risici og beskytte forretningsmæssig troværdighed.

Konklusion

Udstedelse af udgående fakturaer uden modtagne indgående fakturaer er ikke kun et teknisk problem, men indebærer også mange juridiske og finansielle risici. Virksomheder bør proaktivt styre bilag stramt, bruge supportværktøjer til at automatisere processer og sikre fuld overholdelse af reglerne. GTG CRM med sin funktion til automatisk udstedelse af udgående fakturaer og indsamling af indgående fakturaer er en omfattende løsning, der hjælper virksomheder med at operere mere gennemsigtigt, effektivt og sikkert i den digitale tidsalder.