Udstedelse af udgående faktura uden indgående faktura: Risici og korrekt juridisk håndtering

I den daglige forretningsdrift støder mange virksomheder, butikker og erhvervsdrivende på situationer, hvor de har udstedt fakturaer til kunder, men endnu ikke har modtaget købsdokumentation fra leverandøren. Dette kan skyldes leverandørforsinkelser eller utilstrækkelige interne procedurer, men uanset årsagen medfører manglende indgående fakturaer betydelige risici.

Dette er ikke kun et teknisk bogføringsproblem, men påvirker direkte skattepligt, fradragsberettigede omkostninger og endda virksomhedens juridiske eksistens. Hvis der ikke handles rettidigt og korrekt, kan virksomheden blive idømt administrative bøder, få efteropkrævet skat eller risikere at blive anset for at anvende ulovlige fakturaer.

Denne artikel vil give dig en klar forståelse af de relevante juridiske bestemmelser, de specifikke risici ved manglende indgående dokumentation, hvordan man opsporer og verificerer elektroniske fakturaer, samt smarte løsninger til fakturastyring for at forebygge fejl.

Hvad er en indgående faktura, og hvorfor er den vigtig?

Ifølge Dekret 123/2020/ND-CP er en faktura et officielt bogføringsdokument udstedt af sælgeren ved levering af varer eller ydelser. En indgående faktura er det dokument, en virksomhed modtager fra en leverandør, når den køber råmaterialer, varer, ydelser eller aktiver til brug i produktionen eller driften.

Rollen af en indgående faktura går ud over blot at dokumentere køb-salgstransaktioner. Den tjener som grundlag for momsfradrag, beregning af fradragsberettigede omkostninger ved afslutning af selskabsskatten, og bevis for varens oprindelse under myndighedskontrol. Manglende indgående fakturaer betyder, at virksomheden ikke kan dokumentere afholdte udgifter, selvom der er betalt fuldt ud.

Tillader lovgivningen udstedelse af udgående fakturaer uden indgående fakturaer?

I henhold til artikel 9 i Dekret 123/2020, som er ændret ved Dekret 70/2025, fastlægges tidspunktet for udstedelse af udgående fakturaer specifikt som følger:

For varesalg er tidspunktet for udstedelse af faktura, når ejerskabet eller brugsretten til varen overføres til køberen, uanset om betaling er modtaget. For ydelser skal fakturaen udstedes straks efter ydelsens fuldførelse, eller når betaling modtages, hvis betaling modtages forud for eller under ydelsens levering.

Denne bestemmelse kræver ikke, at virksomheden skal have en indgående faktura, før den udsteder en udgående faktura. Det betyder dog ikke, at virksomheden frit kan handle uden indgående dokumentation. Lovgivningen kræver, at alle køb-salgstransaktioner af varer og ydelser fra registrerede virksomheder skal ledsages af en faktura. Hvis den indgående faktura ikke kan fremlægges, når det er nødvendigt, vil virksomheden stå over for en række alvorlige juridiske og finansielle konsekvenser.

Specifikke risici ved manglende indgående fakturaer

Tab af momsfradrag

Uden gyldige indgående fakturaer kan virksomheden ikke fradrage moms betalt til leverandøren. Dette øger det skyldige skattebeløb markant. Eksempelvis, hvis du sælger varer for 220 millioner VND, inklusive 20 millioner VND i moms, men ikke har indgående fakturaer til modregning, skal du betale hele 20 millioner VND i stedet for kun forskellen mellem udgående og indgående moms.

Omkostninger ikke anerkendt ved skatteafslutning

For at en udgift kan anerkendes som en fradragsberettiget omkostning, skal den have fuld dokumentation. Ved manglende indgående fakturaer vil alle udgifter til indkøb af varer og ydelser blive udelukket fra fradragsberettigede omkostninger ved beregning af selskabsskat. Resultatet er en højere skattepligtig indtjening, og virksomheden skal betale mere selskabsskat end reelt.

Risiko for administrative sanktioner

Ifølge Dekret 98/2020 og ændringsbekendtgørelserne, kan virksomheder, der handler med varer af ukendt oprindelse, risikere bøder op til titusindvis af millioner VND, afhængigt af varens værdi. Specifikt, hvis varens værdi er 100 millioner VND eller mere, kan bøden være mellem 40 og 50 millioner VND.

Efteropkrævning af skat og forsinkelsesgebyr

Under inspektioner vil skattemyndighederne afstemme indgående og udgående fakturaer. Hvis der opdages manglende indgående dokumentation, kan virksomheden blive efteropkrævet både moms og selskabsskat, samt forsinkelsesgebyr pr. dag. Dette er et stort økonomisk tab, især for små virksomheder.

Påvirkning af omdømme og forretningsdrift

Mangel på gennemsigtighed i bogføringsdokumentationen kan skabe tvivl hos partnere, banker og myndigheder om forretningens lovlighed. Dette påvirker evnen til at optage lån, deltage i udbud og samarbejde med store partnere.

Risiko for strafferetlig forfølgelse

I tilfælde af tegn på svindel eller brug af ulovlige fakturaer kan virksomheden blive genstand for strafferetlig forfølgelse. Dette er den mest alvorlige risiko og kan føre til fængselsstraf eller lukning af virksomheden.

Sådan opsporer og verificerer du indgående elektroniske fakturaer

For proaktivt at administrere og verificere gyldigheden af indgående fakturaer kan virksomheder søge direkte på Toldstyrelsens elektroniske portal. Her er en detaljeret trin-for-trin vejledning:

Trin 1: Gå til webstedet https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Trin 2: Log ind med skatteidentifikationsnummer og adgangskode udstedt af skattemyndighederne.

Trin 3: I hovedmenuen skal du vælge "Søgning" og derefter "Søgning efter fakturaer".

Trin 4: Vælg derefter "Søgning efter indgående elektroniske fakturaer".

Trin 5: Indtast sælgers skatteidentifikationsnummer, hvis du vil søge efter fakturaer fra en specifik leverandør. Hvis du vil se alle indgående fakturaer, kan du lade dette felt stå tomt.

Trin 6: Vælg "Alle" under "Resultater af kontrol" eller filtrer efter specifik status, hvis nødvendigt.

Trin 7: Indtast det ønskede tidsinterval i feltet "Fakturadato".

Trin 8: Klik på "Søg". Systemet viser resultaterne i to faner: "Elektroniske fakturaer" (indeholder fakturaer med skattemyndighedernes stempel) og "Fakturaer oprettet fra kasseapparater" (hvis relevant).

Hvis du har brug for at eksportere listen over fakturaer, kan du klikke på "Eksporter faktura" for at downloade en Excel-fil til afstemning og opbevaring.

Løsning til smart fakturastyring med GTG CRM

For at undgå risici ved manglende indgående fakturaer og sikre overholdelse af lovgivningen, skal virksomheder have et robust og automatiseret system til styring af dokumenter. GTG CRM tilbyder omfattende fakturastyringsfunktioner, der hjælper virksomheder med at kontrollere både udgående og indgående fakturaer.

Automatisk og præcis udstedelse af udgående fakturaer

GTG CRM giver virksomheder mulighed for at udstede udgående elektroniske fakturaer med det samme, når en salgstransaktion finder sted. Systemet synkroniserer automatisk oplysninger fra ordrer, hvilket sparer tid og minimerer fejl. Alle fakturaer gemmes sikkert og er nemme at søge og afstemme, når det er nødvendigt.

Automatisk indsamling og administration af indgående fakturaer

En af de bemærkelsesværdige funktioner i GTG CRM er evnen til automatisk at indsamle indgående fakturaer. Systemet forbinder direkte til e-mail og downloader og gemmer automatisk alle indgående fakturaer (fakturaer sendt til e-mail). Dette eliminerer bekymringer for bogholdere om tab af dokumenter eller glemte fakturaafstemninger.

Praktiske fordele ved at bruge GTG CRM

For det første har virksomheden altid tilstrækkelig indgående dokumentation til at bevise varens oprindelse, undgå sanktioner eller efteropkrævning af skat. For det andet bliver afstemningen af indgående og udgående fakturaer enkel og hurtig, hvilket hjælper med at opdage afvigelser eller mangler rettidigt. For det tredje kan virksomheden fuldt ud fradrage moms, optimere skatteforpligtelser og reducere unødvendige omkostninger.

For det andet gemmes alle dokumenter elektronisk og er nemme at tilgå ved behov for rapportering, kontrol eller skatteafslutning. Endelig hjælper systemet virksomheder med fuldt ud at overholde lovgivningen om fakturaer, undgå juridiske risici og beskytte deres forretningsmæssige omdømme.

Konklusion

Udstedelse af udgående fakturaer uden indgående fakturaer er ikke kun et teknisk problem, men indebærer også betydelige juridiske og finansielle risici. Virksomheder bør proaktivt styre deres dokumenter, bruge supportværktøjer til at automatisere processer og sikre fuld overholdelse af reglerne. GTG CRM med sine funktioner til automatisk udstedelse af udgående fakturaer og indsamling af indgående fakturaer er en omfattende løsning, der hjælper virksomheder med at operere mere transparent, effektivt og sikkert i den digitale tidsalder.