E-faktura

Introduktion til Funktioner

Elektroniske Fakturaer er en vigtig funktion i GTG CRM, der hjælper virksomheder med at styre alle indgående og udgående fakturaer på en centraliseret, automatiseret og effektiv måde.

Hvorfor er det Nødvendigt at Styke Elektroniske Fakturaer?

I erhvervslivet er der to vigtigste begreber:

Begreb	Beskrivelse	Fakturatype
Omsætning	Beløb modtaget fra salg	Udgående faktura (sendt til kunden)
Omkostninger	Beløb brugt på at købe varer til salg	Indgående faktura (leverandør udstedt til dig)

GTG CRM hjælper dig med at udstede fakturaer og styre fakturaer ekstremt nemt!

Fremhævede Funktioner

1. Styring af Indgående Fakturaer

Manuel Upload af Fakturaer

• Træk og slip eller vælg PDF-fakturafilen
• Systemet identificerer og udtrækker automatisk information
• Understøtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk Indsamling fra E-mail

Dette er en speciel funktion af GTG CRM!

• Forbind din virksomheds e-mail med GTG CRM
• Aktivér funktionen "Automatisk indsamling af fakturaer"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-mail og importerer dem til systemet

💡 Fordel: Ingen grund til at downloade fakturaer manuelt hver måned længere! Alle indgående fakturaer indsamles pænt, og bogholderiet skal blot downloade dem og udarbejde skatterapporter.

Separate Faktura Postkasser (Invoice Mailboxes)

Nu kan du oprette separate faktura postkasser — helt adskilt fra kundeservice e-mail kanaler (messaging).

• Opret en eller flere postkasser dedikeret kun til indgående fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separeret adgangskontrol: kun personer med tilladelse (bogholderi, økonomidirektør) kan se faktura postkassen — almindelige forretnings-e-mails blandes ikke ind
• Alle fakturaer, der sendes til disse postkasser, samles automatisk i listen "Indgående Fakturaer"
• Listen "Indgående Fakturaer" kan filtreres efter postkassekilde (source mailbox) — du ved straks, hvilken faktura der kom fra hvilken postkasse, ingen forvirring mellem forskellige afdelinger eller filialer

💡 Fordel: Indgående fakturaer drukner ikke længere i kundeservice e-mail indbakken. Bogholderiet har en separat, ren "fakturabank", der kan filtreres efter kilde — hurtigere afstemning ved månedens afslutning.

Gem Dokumenter direkte på hver Indkøbsfaktura

Leverandørfakturaen ét sted, betalingsanmodningen et andet, kontrakten et tredje. Hver indkøbsfaktura kan gemme flere filer på én gang:

• Leverandørfakturaer, betalingsdokumenter (f.eks. betalingsanmodninger), kontrakter eller indkøbsordrer, leveringssedler og andre filer; hver fil med navn, tilføjet af og dato tilføjet
• Leverandørfakturaer kan uploades af dig, modtages fra en tilsluttet fakturaboks eller hentes fra skattemyndighederne. For fakturaer uden filer kan du tilføje dem med et "+" i feltet "Dokumenter". De resterende filer, inklusive dem du har downloadet fra e-mail eller Zalo til din computer, skal også tilføjes til hver faktura individuelt
• Gamle filer bliver ikke overskrevet, når du tilføjer nye filer, og at fjerne en fil skjuler den kun fra fakturaen, sletter den ikke helt
• Når en leverandør sender en revideret faktura igen, læser GTG CRM filen (PDF og billeder læses med AI, hvilket koster 2 AI-kreditter pr. læsning; XML læses direkte og koster ingen AI-kreditter). Tallene i filen vises ved siden af de gemte tal, så du kan sammenligne hvert tal, inklusive hver varelinje. Tal fra den nye fil bliver kun gemt i fakturaen, når brugeren med tilladelsen "Bekræft købsfakturatallene" klikker på "Brug tallene i denne fil"
• En filtreringsfunktion til at finde fakturaer uden betalingsdokumenter, og en knap til at downloade vedhæftede filer til de fakturaer, der matcher filteret, i .zip-format med en indeksfil

Du vedhæfter fakturaen, betalingsdokumenter, kontrakten og leveringssedlen til den indkøbsfaktura, der svarer til selve købet. Åbn en faktura, og du ser alle filerne, og du kan downloade hele sættet på én gang. Når leverandøren sender en revideret faktura igen, behøver du ikke at indtaste igen. Du ser tallene i filen ved siden af de gemte tal for at sammenligne hvert tal, og vælger derefter at bruge de nye tal eller beholde de eksisterende tal. Tilføjelse af filer ændrer ikke automatisk nogen tal på fakturaen.

For at prøve, klik på knappen "Prøv gratis" nederst på siden.

2. Udstedelse af Salgsfakturaer (Moms)

GTG CRM har indgået partnerskab med velrenommerede udbydere af elektroniske fakturaer:

Udbyder	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektronisk faktura
MISA	Regnskabssoftware og elektroniske fakturaer

Nem oprettelse af fakturaer

• Vælg den passende fakturaskabelon
• Indtast køberinformation (navn, skattenummer, adresse)
• Tilføj produkter/tjenester med enhedspris, mængde, momssats
• Understøtter rabatter pr. produkt
• Forhåndsvisning af PDF før udstedelse

3. Erstatningsfakturaer

Når en udstedt faktura skal justeres (kunde returnerer varer, fejl osv.):

• Opret en erstatningsfaktura direkte fra den oprindelige faktura
• Juster produktinformation, mængde, pris
• Systemet linker automatisk til den oprindelige faktura

💡 Bemærk: Erstatning er kun én metode til håndtering efter udstedelse. Hvis en faktura skal annulleres fuldstændigt (ikke justeres), skal du bruge funktionen Annuller faktura i sektionen herunder.

4. Annullering af Elektroniske Fakturaer

Når en udstedt faktura skal annulleres fuldstændigt (forkert kunde, alvorlig fejl, annullering af ordre...), understøtter GTG CRM annullering af elektroniske fakturaer direkte i systemet for begge udbydere:

Leverandør	Annuller faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuller direkte via API
MISA	✅ Annuller direkte via API

• Åbn en udstedt faktura → vælg "Annuller faktura" → bekræft
• GTG CRM sender en annulleringskommando til leverandøren (S-Invoice/MISA) og opdaterer fakturastatus
• Automatisk bogføring (JE reversal): hvis fakturaen allerede er bogført, opretter systemet automatisk en omvendt postering – omsætning, skat og skyldig beløb tilbageføres til den korrekte saldo, uden at bogholderiet skal foretage manuelle justeringer

💡 Fordele: Fakturaannullering er ikke længere en operation, der kræver "individuel login til leverandørens software + manuel bogføring". En enkelt handling i GTG CRM – fakturaen annulleres korrekt, og bøgerne stemmer automatisk. (Se mere om dobbelt bogføring i Regnskab-funktionerne i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Administration

• Synkroniser fakturaer fra leverandører til GTG CRM
• Download PDF af udstedte fakturaer
• Rediger fakturainformation efter behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ubetalt)

Fordele for Virksomheder

Fordel	Beskrivelse
Tidsbesparelse	Automatisk indsamling af indgående fakturaer fra e-mail
Centraliseret administration	Alle indgående/udgående fakturaer samlet ét sted
Leverandørintegration	Udsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Nem rapportering	Bogholdere kan nemt downloade og udarbejde skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Håndter justeringer og returneringer hurtigt
Sikker fakturaannullering	Annuller S-Invoice/MISA-fakturaer i én handling – automatisk omvendt bogføring, bøgerne stemmer automatisk
Dedikeret fakturapostkasse	Saml indgående fakturaer i en dedikeret postkasse, tildel rettigheder & filtrer efter kilde
Sporing af kundefordringer	Kend betalingsstatus for hver faktura

Integration med GTG CRM

Elektroniske fakturaer er dybt integreret med andre moduler i GTG CRM:

• Kundeadministration (CRM): Knyt fakturaer til kunder
• Ordreadministration: Automatisk udstedelse af fakturaer ved færdiggørelse af ordrer
• Rapportering: Statistik over omsætning og omkostninger baseret på fakturaer

Konklusion

GTG CRMs Elektroniske Fakturering er en omfattende løsning, der hjælper virksomheder med at: - ✅ Automatisere administrationen af indgående fakturaer (inkl. dedikeret fakturapostkasse, filtrering efter kilde) - ✅ Nemt udstede momsregninger - ✅ Sikkert annullere fakturaer – automatisk omvendt bogføring, bøgerne stemmer automatisk - ✅ Spare tid for bogholdere - ✅ Overholde skatteregler

Prøv det i dag!

Dokumentation tilhørende GTG CRM - Omfattende kundehåndteringssystem