E-faktura

Funktionsintroduktion

E-faktura er en vigtig funktion i GTG CRM, der hjælper virksomheder med at styre alle indgående og udgående fakturaer centralt, automatisk og effektivt.

Hvorfor administrere e-fakturaer?

I forretningsverdenen er der to vigtigste begreber:

Begreb	Beskrivelse	Fakturtype
Omsætning	Beløb modtaget fra salg	Udgående faktura (udstedt til kunden)
Omkostninger	Beløb brugt på indkøb til videresalg	Indgående faktura (udstedt af leverandøren til dig)

GTG CRM hjælper dig med at udstede fakturaer og administrere fakturaer utroligt nemt!

Fremtrædende funktioner

1. Indgående Fakturahåndtering

Manuel fakturaoploadning

• Træk og slip eller vælg fakturaens PDF-fil
• Systemet genkender og udtrækker automatisk information
• Understøtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk indsamling fra e-mail

Dette er en speciel funktion i GTG CRM!

• Forbind din virksomheds e-mail med GTG CRM
• Aktivér funktionen "Automatisk fakturaindsamling"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-mail og importerer dem til systemet

💡 Fordel: Du behøver ikke længere downloade fakturaer manuelt hver måned! Alle indgående fakturaer samles pænt, og bogholderen skal kun downloade dem og lave skatterapporten.

Dedikerede fakturapostkasser (Invoice Mailboxes)

Nu kan du oprette dedikerede fakturapostkasser — helt adskilt fra kundeservice e-mail-kanaler (messaging).

• Opret en eller flere postkasser specifikt til indgående fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separat adgangskontrol: Kun autoriserede personer (bogholdere, økonomiledere) kan se fakturapostkasserne — almindelige forretningse-mails blandes ikke ind
• Alle fakturaer sendt til disse postkasser samles automatisk i listen "Indgående fakturaer" (Incoming Invoices)
• Listen "Indgående fakturaer" kan filtreres efter postkassekilde (source mailbox) — du ved præcis, hvilken postkasse en faktura kom fra, uden forvirring mellem forskellige afdelinger eller filialer

💡 Fordel: Indgående fakturaer drukner ikke længere i kundeservice-postkassen. Bogholdere har en separat, ren "fakturabank", der kan filtreres efter kilde — afstemning sidst på måneden bliver markant hurtigere.

2. Udgående Fakturaudstedelse (Moms)

GTG CRM er forbundet med anerkendte e-fakturaglevere:

Leverandør	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Viettel e-faktura
MISA	Regnskabs- og e-fakturasoftware

Nem fakturaskabelse

• Vælg den passende fakturaskabelon
• Indtast købers oplysninger (navn, momsregistreringsnummer, adresse)
• Tilføj produkter/tjenester med enhedspris, antal, momssats
• Understøtter rabatter pr. produkt
• Forhåndsvisning af PDF før udstedelse

3. Erstatningsfakturaer

Når en udstedt faktura skal korrigeres (kunde returnerer varer, fejl...):

• Opret en erstatningsfaktura direkte fra den oprindelige faktura
• Juster produktinformation, antal, pris
• Systemet forbinder automatisk med den oprindelige faktura

💡 Bemærk: Erstatning er kun én måde at håndtere det på efter udstedelse. Når en faktura skal annulleres fuldstændigt (ikke justeres), skal du bruge funktionen Annuller faktura i sektionen nedenfor.

4. Annullering af E-faktura

Når en udstedt faktura skal annulleres fuldstændigt (udstedt til forkert kunde, alvorlig fejl, annullering af ordre...), understøtter GTG CRM annullering af e-fakturaer direkte i systemet for begge leverandører:

Leverandør	Annuller faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuller direkte via API
MISA	✅ Annuller direkte via API

• Åbn den udstedte faktura → vælg "Annuller faktura" → bekræft
• GTG CRM sender annulleringskommandoen til leverandøren (S-Invoice/MISA) og opdaterer fakturastatus
• Automatisk ombytning af bogføringsposter (JE reversal): hvis fakturaen allerede er bogført, opretter systemet automatisk en omvendt bogføringspost — omsætning, moms og skyldig balance nulstilles til det korrekte niveau, uden manuel korrektion fra bogholderen

💡 Fordel: Annullering af fakturaer er ikke længere en "login til leverandørsoftware separat + manuel bogføringskorrektion"-proces. Én handling i GTG CRM — fakturaen annulleres korrekt, og regnskabet stemmer automatisk. (Se mere om dobbelt bogføring i Bogholderi-modulets funktioner i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Administration

• Synkroniser fakturaer fra leverandøren til GTG CRM
• Download PDF af udstedte fakturaer
• Rediger fakturaoplysninger efter behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ikke betalt)

Fordele for virksomheden

Fordel	Beskrivelse
Tidsbesparelse	Automatisk indsamling af indgående fakturaer fra e-mail
Centraliseret administration	Alle indgående/udgående fakturaer ét sted
Leverandørforbindelse	Udsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Nem rapportering	Bogholdere kan nemt downloade og lave skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Hurtig håndtering af korrektioner, returneringer
Sikker fakturannullering	Annuller S-Invoice/MISA-fakturaer med én handling — automatisk bogføringsombytning, automatisk afstemt regnskab
Dedikerede fakturapostkasser	Saml indgående fakturaer i en dedikeret postkasse, administrer adgang og filtrer efter kilde
Spor skyldige beløb	Kend betalingsstatus for hver faktura

Integration med GTG CRM

E-fakturaer er dybt integreret med andre moduler i GTG CRM:

• Kundeadministration (CRM): Forbind fakturaer med kunder
• Ordreregistrering: Automatisk udstedelse af fakturaer ved færdiggørelse af ordre
• Rapportering: Statistik over omsætning, omkostninger pr. faktura

Konklusion

GTG CRM's E-faktura er en komplet løsning, der hjælper virksomheder med: - ✅ Automatisk indgående fakturadministration (inklusive dedikeret fakturapostkasse, filtrering efter kilde) - ✅ Nem udstedelse af moms-fakturaer - ✅ Sikker fakturannullering — automatisk bogføringsombytning, automatisk afstemt regnskab - ✅ Tidsbesparelse for bogholdere - ✅ Overholdelse af skatteregler

Prøv det i dag!

---

Dokumentation tilhørende GTG CRM - Et komplet system til administration af kunde relationer