E-faktura

Introduktion til funktioner

Elektroniske fakturaer er en vigtig funktion i GTG CRM, der hjælper virksomheder med at styre alle indgående og udgående fakturaer centralt, automatisk og effektivt.

Hvorfor skal man administrere elektroniske fakturaer?

I erhvervslivet er der to vigtigste begreber:

Begreb	Beskrivelse	Faktur type
Omsætning	Beløb modtaget fra salg	Udgående faktura (udstedt til kunder)
Omkostninger	Beløb brugt på at købe varer til videresalg	Indgående faktura (udstedt til dig af leverandører)

GTG CRM hjælper dig med at udstede fakturaer og administrere fakturaer ekstremt nemt!

Fremragende funktioner

1. Administration af indgående fakturaer

Manuel upload af fakturaer

• Træk og slip eller vælg PDF-fakturaer
• Systemet genkender og udtrækker automatisk oplysninger
• Understøtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk indsamling fra e-mail

Dette er en særlig funktion i GTG CRM!

• Forbind din virksomheds e-mail med GTG CRM
• Aktivér funktionen "Automatisk faktura-indsamling"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-mail og importerer dem til systemet

💡 Fordel: Du behøver ikke længere at downloade fakturaer manuelt hver måned! Alle indgående fakturaer samles pænt, og bogholderiet skal blot downloade dem og udarbejde skatterapporter.

Private faktura-postkasser (Invoice Mailboxes)

Nu kan du oprette private faktura-postkasser — helt adskilt fra kundeservice e-mail-kanaler (beskeder).

• Opret en eller flere postkasser dedikeret til indgående fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separat adgangskontrol: Kun autoriserede personer (bogholder, økonomichef) kan se faktura-postkassen — almindelige forretnings-e-mails blandes ikke ind
• Alle fakturaer, der sendes til disse postkasser, samles automatisk i listen "Indgående fakturaer" (Incoming Invoices)
• Listen "Indgående fakturaer" kan filtreres efter postkassekilde (source mailbox) — du ved straks, hvilken faktura der kom fra hvilken postkasse, og der er ingen forveksling mellem forskellige afdelinger eller filialer

💡 Fordel: Indgående fakturaer drukner ikke længere i kundeservice-postkassen. Bogholderiet har en separat, ren "fakturabank", der kan filtreres efter kilde — afstemning ved månedens afslutning bliver meget hurtigere.

2. Udstedelse af udgående fakturaer (Moms)

GTG CRM er forbundet med anerkendte udbydere af elektroniske fakturaer:

Udbyder	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektroniske fakturaer
MISA	Regnskabs- og elektronisk fakturaprogram

Opret fakturaer nemt

• Vælg den rette fakturaskabelon
• Indtast køberoplysninger (navn, skattenummer, adresse)
• Tilføj produkter/tjenester med enhedspris, mængde, momssats
• Understøtter rabatter pr. produkt
• Forhåndsvisning af PDF før udstedelse

3. Erstatningsfaktura

Når en udstedt faktura skal korrigeres (kunde returnerer vare, fejl...):

• Opret en erstatningsfaktura direkte fra den oprindelige faktura
• Juster produktinformation, mængde, pris
• Systemet linker automatisk til den oprindelige faktura

💡 Bemærk: Erstatning er kun én metode til håndtering efter udstedelse. Når en faktura skal annulleres helt (ikke korrigeres), skal du bruge funktionen Annuller faktura i afsnittet nedenfor.

4. Annullering af Elektronisk Faktura

Når en udstedt faktura skal annulleres helt (forkert kunde, alvorlig fejl, annullering af ordre...), understøtter GTG CRM annullering af elektronisk faktura direkte i systemet med begge udbydere:

Udbyder	Annullering af faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuller direkte via API
MISA	✅ Annuller direkte via API

• Åbn den udstedte faktura → vælg "Annuller faktura" → bekræft
• GTG CRM sender annulleringskommandoen til udbyderen (S-Invoice/MISA) og opdaterer fakturastatus
• Automatisk bogføring (JE reversal): Hvis fakturaen allerede er bogført, opretter systemet automatisk en omvendt bogføring — indtægter, moms og gæld returneres til den korrekte saldo, uden behov for manuel justering fra bogholderen

💡 Fordel: Fakturaannullering er ikke længere en proces med at "logge ind separat på udbyderens software + manuelt korrigere regnskab". Én handling i GTG CRM — fakturaen annulleres korrekt, og regnskabet stemmer automatisk. (Se mere om dobbelt bogholderi i Bogholderi-modulet i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Administration

• Synkroniser fakturaer fra udbyder til GTG CRM
• Download PDF af udstedte fakturaer
• Rediger fakturainformation efter behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ubetalt)

Fordele for Virksomheden

Fordel	Beskrivelse
Tidsbesparelse	Automatisk indsamling af indgående fakturaer fra e-mail
Centraliseret administration	Alle indgående/udgående fakturaer ét sted
Forbindelse til udbydere	Udsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Nem rapportering	Bogholdere kan nemt downloade og udarbejde skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Håndtering af rettelser og returneringer sker hurtigt
Sikker annullering af fakturaer	Annuller S-Invoice/MISA-fakturaer med én handling — automatisk omvendt bogføring, regnskabet stemmer med det samme
Dedikeret fakturapostkasse	Saml indgående fakturaer i en dedikeret postkasse, tildel tilladelser & filtrer efter kilde
Sporing af tilgodehavender	Kend betalingsstatus for hver faktura

Integration med GTG CRM

Elektroniske fakturaer er dybt integreret med GTG CRMs andre moduler:

• Kundestyring (CRM): Knyt fakturaer til kunder
• Ordrestyring: Automatisk udstedelse af fakturaer ved fuldførelse af ordre
• Rapportering: Statistik over omsætning, omkostninger pr. faktura

Konklusion

Elektroniske Fakturaer fra GTG CRM er en komplet løsning, der hjælper virksomheder med at: - ✅ Automatisk styring af indgående fakturaer (med dedikeret fakturaboks, filtrering efter kilde) - ✅ Nem udstedelse af momsregninger - ✅ Sikker annullering af fakturaer — automatisk bogføring, synkroniseret bogholderi - ✅ Tidsbesparelse for bogholdere - ✅ Overholdelse af skatteregler

Prøv det i dag!

---

Dokumentation tilhører GTG CRM - Et komplet system til kunde relationsstyring