Von Excel-Dateien zu einem reibungslos funktionierenden Tourismuszentrum mit GTG CRM

„Reisen ist Erlebnis, aber damit Kunden ein gutes Erlebnis haben, braucht es bessere Betriebsabläufe.“

Das teilte Frau Minh Nguyet, Gründerin von GoExplore Travel, einem Reisezentrum, das sich auf die Organisation von Touren in Zentralvietnam für In- und ausländische Kunden spezialisiert hat.

Anfänglich nur mit 5 Mitarbeitern und 3 Haupttouren (Hoi An, Hue, Bana Hills) ausgestattet, sah sich GoExplore mit "Terminüberschneidungen und vergessenen Kunden" konfrontiert – was bei kleinen Reiseunternehmen nicht selten vorkommt.

„Kunden fragten nach Touren auf Facebook, die Mitarbeiter notierten sie. Am nächsten Tag rief jemand anderes an, aber wir wussten nicht, ob dieser Kunde bereits beraten worden war. Jede Woche verbrachte ich Stunden mit Kreuzprüfungen in Excel. Manchmal führte ein kleiner Fehler dazu, dass die gesamte Gruppe ihren Termin verschieben musste.“

Und das war der Moment, als Frau Nguyet beschloss, eine "echte digitale Transformation" durchzuführen, anstatt nur Werbung zu schalten und Chats zum Verkauf von Touren zu nutzen.

Landing Page KI – Wenn Kunden vom ersten Blick an von der Tour "berührt" werden

Früher warb GoExplore hauptsächlich über Facebook für seine Touren. Viele Beiträge, schöne Bilder, aber nachdem die Kunden sie gelesen hatten, ... scrollten sie weiter, ohne Informationen zu hinterlassen.

Mit Landing Page KI in GTG CRM musste Frau Nguyet keinen Designer oder Programmierer engagieren.

Das System verfügt über eine vorgefertigte Bibliothek mit Landing Page-Vorlagen, die speziell für die Reisebranche konzipiert sind, mit integrierten Formularen zur Erfassung von Kundeninformationen für Tourbuchungen.

Sie musste nur noch eine Vorlage auswählen, die ihr gefiel, einige grundlegende Informationen wie Tourname, Reiseziel, Abfahrtsdatum eingeben und den Rest GTG CRM erledigen lassen.

Die KI von GTG CRM unterstützt bei:

• Erstellung ansprechender und SEO-optimierter Tourbeschreibungen
• Generierung von Illustrationen, die zum Thema passen

„In nur 10 Minuten hatte ich eine vollständige Tour-Präsentationsseite – von Inhalt, Bildern bis hin zum Anmeldeformular. Kein Design, keine Bearbeitung erforderlich.“

Alle registrierten Kundendaten werden automatisch im CRM erfasst, wodurch das Verkaufsteam sofort Bestätigungen senden kann, ohne einen einzigen Kunden zu übersehen.

Das Ergebnis: In nur einer Woche brachte die erste Landingpage von GoExplore über 200 Touranmeldungen, fünfmal so viele wie bei herkömmlichen Facebook-Werbeanzeigen.

CRM – Alle Kunden, alle Touren, alles auf einem Bildschirm

Früher nutzte GoExplore Excel, um Kundeninformationen zu speichern. Jede Person eine Spalte, jede Tour eine Datei in einer Tabellenkalkulation.

Jetzt werden alle Kundendaten zentral in GTG CRM verwaltet, mit vollständigen Informationen:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Interessierte Tour und voraussichtliches Abfahrtsdatum
• Status (neu – in Beratung – Anzahlung geleistet – abgeschlossen)
• Notizen vom Berater

Wenn ein Kunde anruft, reicht es aus, die Telefonnummer einzugeben, um die gesamte Historie anzuzeigen: an welchen Touren der Kunde teilgenommen hat, wie sein Feedback war, welcher Mitarbeiter zuständig war.

Kein mehr „wildes Weiterleiten von Anrufen“ – alles ist klar.

„Einmal rief ein australischer Kunde an, um eine zusätzliche Tour nach Da Nang – Hue zu buchen. Wir wussten sofort, dass er letzte Woche eine Tour nach Hoi An gemacht hatte, vegetarisch aß und in einem Hotel am Fluss wohnte. Mit nur wenigen Minuten Beratung stimmte er sofort zu.“

Das ist die Stärke von CRM – Daten in personalisierte Erlebnisse verwandeln.

Tasks – Aufgabenverwaltung wie eine professionelle Tourenkoordination

Ein weiteres großes Problem von GoExplore war… jeder dachte, jemand anderes würde es tun.

Der Kunde fragt, niemand antwortet, weil er dachte, ein anderer hätte bereits geantwortet. Der Kunde hat eine Anzahlung geleistet, aber sie haben vergessen, dies zu bestätigen.

Mit Tasks in GTG CRM begann Frau Nguyet, jedem Mitarbeiter Aufgaben zuzuweisen:

• „Tour Da Nang – Bestätigung per Anruf – morgen 10 Uhr“
• „Vertrag für Tour für Frau Mai senden – Fälligkeit heute 14 Uhr“
• „Gästeliste für Reiseleiter Huy vorbereiten“

Alles wird auf einem einzigen Dashboard angezeigt – wer macht was, wie weit ist es, ist es abgeschlossen.

„Ich muss morgens nicht mehr in der Zalo-Gruppe nachfragen. Ich öffne einfach GTG CRM und weiß sofort, wer was tut.“

Ergebnis: Wenn Tourismus durch Daten und Emotionen betrieben wird

Zwei Monate nach der Implementierung von GTG CRM hat GoExplore Travel eine deutliche Veränderung erfahren:

• Anzahl der gestarteten Touren um 28% gestiegen
• Umsatz um 35% gestiegen
• Wiederkehrrate der Kunden erreichte 30%
• Kundenservice-Mitarbeiter sparten 40% ihrer Zeit für die Verwaltung von Zeitplänen und Aufgaben

Aber für Frau Nguyet ist das Wichtigste die „Erleichterung“:

„Jetzt mache ich mir keine Sorgen mehr über verpasste Termine, vergessene Kunden oder überfordernde Deadlines. Ich kann mehr Zeit für die Entwicklung neuer Tourenideen aufwenden – was ich am liebsten tue.“

Fazit

Die Geschichte von GoExplore Travel zeigt: „Eine gute Prozessverwaltung ist die Grundlage für eine erfüllende Reise.“

GTG CRM hilft Tourismus- und Reisezentren, wie ein komplettes Orchester zu agieren – von der Kundenakquise, der Informationsverarbeitung, der Aufgabenverteilung bis hin zur Nachbetreuung der Tour – alles ist auf einer einzigen Plattform verbunden.