Von Excel-Dateien zu einem reibungslos funktionierenden Tourismuszentrum mit GTG CRM

„Reisen ist ein Erlebnis, aber damit Kunden ein gutes Erlebnis haben, braucht man bessere Betriebsabläufe.“

Das sagt Frau Minh Nguyet, Gründerin von GoExplore Travel – einem Tourismuszentrum, das sich auf die Organisation von Touren in Zentralvietnam für in- und ausländische Kunden spezialisiert hat.

Begonnen mit nur 5 Mitarbeitern und 3 Haupttouren (Hoi An, Hue, Ba Na Hills) war GoExplore mit „Terminüberschreitungen und vergessenen Kunden“ konfrontiert – ein häufiges Problem bei kleinen Reiseunternehmen.

„Kunden fragten nach Touren auf Facebook, Mitarbeiter notierten sie in einem Notizbuch. Am nächsten Tag rief jemand zurück, wusste aber nicht, ob der Kunde bereits beraten wurde. Jede Woche verbrachte ich Stunden damit, mit Excel abzugleichen. Manchmal führte ein kleiner Fehler dazu, dass die gesamte Gruppe ihren Zeitplan verschieben musste.“

Und das war der Zeitpunkt, an dem Frau Nguyet sich entschied, eine „echte digitale Transformation“ durchzuführen, anstatt nur Werbung zu schalten und Chat für den Tourverkauf zu nutzen.

Landing Page AI – Wenn Kunden vom ersten Eindruck an von der Tour „berührt“ werden

Früher bewarb GoExplore seine Touren hauptsächlich über Facebook. Viele Beiträge, schöne Fotos, aber die Kunden lasen sie und... scrollten weiter, ohne Informationen zu hinterlassen.

Mit Landing Page AI in GTG CRM muss Frau Nguyet keinen Designer oder Programmierer engagieren.

Das System verfügt über eine vorgefertigte Bibliothek mit Landing-Page-Vorlagen, die speziell für die Tourismusbranche entwickelt wurden, mit integrierten Formularen zur Erfassung von Kundeninformationen für die Tourbuchung.

Sie wählt einfach die gewünschte Vorlage aus, gibt einige grundlegende Informationen wie Tourname, Ziel, Abfahrtsdatum ein, den Rest erledigt GTG CRM.

Die KI von GTG CRM unterstützt:

• Erstellung ansprechender und SEO-optimierter Tourbeschreibungen
• Generierung passender Illustrationen für das Thema

„In nur 10 Minuten hatte ich eine vollständige Tour-Präsentationsseite – von Inhalt und Bildern bis hin zum Anmeldeformular. Keine Designarbeiten, keine Korrekturen erforderlich.“

Alle eingegebenen Kundendaten werden automatisch an das CRM übermittelt, sodass das Verkaufsteam sofort bestätigen kann, ohne einen einzigen Kunden zu übersehen.

Das Ergebnis: In nur 1 Woche brachte die erste Landing Page von GoExplore über 200 Touranmeldungen, fünfmal so viele wie bei gewöhnlichen Facebook-Werbeanzeigen.

CRM – Alle Kunden, alle Touren, alles auf einem Bildschirm

Früher nutzte GoExplore Excel zur Speicherung von Kundeninformationen. Jeder Kunde in einer Spalte, jede Tour in einer separaten Datei in der Kalkulationstabelle.

Jetzt werden alle Kundendaten zentral in GTG CRM verwaltet, mit vollständigen Informationen:

• Name, Telefonnummer, E-Mail
• Interessierte Tour und geplantes Abfahrtsdatum
• Status (neu – in Beratung – Anzahlung erfolgt – abgeschlossen)
• Notizen des Beraters

Wenn ein Kunde anruft, genügt die Eingabe der Telefonnummer, und die gesamte Historie wird angezeigt: Welche Touren der Kunde bereits unternommen hat, wie seine Rückmeldungen waren, wer der zuständige Mitarbeiter ist.

Kein „wird-hektisch-weitergereicht“-Szenario mehr – alles ist klar.

„Einmal rief ein Kunde aus Australien an, um eine weitere Tour nach Da Nang – Hue zu buchen. Wir wussten sofort, dass sie letzte Woche eine Tour nach Hoi An gemacht hatten, vegetarisch aßen und in einem Hotel in der Nähe des Flusses übernachteten. Nach nur wenigen Minuten Beratung stimmten sie sofort zu.“

Das ist die Kraft von CRM – Daten in personalisierte Erlebnisse verwandeln.

Tasks – Aufgabenverwaltung wie professionelle Tourkoordination

Ein weiteres großes Problem bei GoExplore war... jeder dachte, jemand anderes würde es tun.

Kundenanfragen blieben unbeantwortet, weil man dachte, ein anderer hätte bereits reagiert. Anzahlungen wurden geleistet, aber die Bestätigung vergessen.

Mit Tasks in GTG CRM begann Frau Nguyet, Aufgaben für jeden Mitarbeiter zu erstellen:

• „Tour Da Nang bestätigen – morgen 10 Uhr vormittags“
• „Vertrag für Tour an Frau Mai senden – Frist heute 14 Uhr“
• „Gästeliste für Reiseleiter Huy vorbereiten“

Alles wird auf einem einzigen Dashboard angezeigt – wer macht was, wie weit ist er, ist es erledigt.

„Ich muss morgens nicht mehr in der Zalo-Gruppe nachfragen. Ich öffne GTG CRM und weiß sofort, wer was macht.“

Ergebnis: Wenn Tourismus durch Daten und Emotionen gesteuert wird

Nach 2 Monaten Implementierung von GTG CRM hat GoExplore Travel eine deutliche Wandlung erfahren:

• Anzahl der durchgeführten Touren stieg um 28%
• Umsatz stieg um 35%
• Wiederholungsrate der Kunden erreichte 30%
• Kundendienstmitarbeiter sparen 40% ihrer Zeit bei der Verwaltung von Zeitplänen und Aufgaben

Aber für Frau Nguyet ist das Wichtigste die „Erleichterung“:

„Jetzt mache ich mir keine Sorgen mehr über verpasste Termine, vergessene Kunden oder überfordernde Fristen. Ich kann mehr Zeit mit der Entwicklung neuer Tourenideen verbringen – das, was ich am liebsten tue.“

Fazit

Die Geschichte von GoExplore Travel zeigt: „Eine gute Prozessverwaltung ist die Grundlage für eine unvergessliche Reise.“

GTG CRM hilft Tourismus- und Reisezentren, wie ein komplettes Orchester zu agieren – von der Kundengewinnung, der Informationsverarbeitung, der Aufgabenverteilung bis zur Nachbetreuung – alles verbunden auf einer einzigen Plattform.