Anleitung für AI Biz Assistant

1. Zugriff auf AI Biz Assistant

Schritt 1: Anmelden bei GTG CRM

Melden Sie sich bei Ihrem GTG CRM-Konto an.

Schritt 2: AI Assistant finden

Unten rechts auf dem Bildschirm sehen Sie ein blaues Icon. Klicken Sie darauf.

2. Hauptoberfläche

Konversationsliste

Wenn Sie den AI Assistant öffnen, sehen Sie eine Liste Ihrer bisherigen Gespräche.

Neues Gespräch erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Gespräch", um Ihre Fragen an die KI zu stellen.

AI Assistant-Oberfläche

Dies ist die Hauptoberfläche für die Interaktion mit der KI:

• Eingabefeld für Fragen: Hier tippen Sie Ihre Fragen ein.
• Vorgeschlagene Fragen: GTG CRM schlägt einige gängige Fragen vor.
• Chatverlauf: Bisherige Fragen und Antworten.
• Dateianhang: Wenn die KI eine Excel-, PowerPoint- oder Word-Datei erstellt, erscheint der Download-Button direkt im Chat-Fenster.

3. Wie man Fragen stellt

Grundprinzipien

• Verwenden Sie natürliche Sprache, als ob Sie sprechen würden.
• Je spezifischer Ihre Frage ist, desto genauer wird die Antwort sein.
• Sie können nachhaken, basierend auf der vorherigen Antwort.
• Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, geben Sie klar an, welches Dateiformat Sie benötigen (Excel, PowerPoint, Word).

Beispiele für Fragestellungen

Nicht empfehlenswert: - "Zeige mir die Daten" - "Bericht" - "Vertrag erstellen"

Empfehlenswert: - "Wie viele Leads gab es im Mai?" - "Erstellen Sie eine Excel-Datei mit den Umsätzen im Mai nach Produkten" - "Entwerfen Sie einen Arbeitsvertrag für den Mitarbeiter Nguyen Van A" - "Finden Sie die Angebotsdatei ABC in meinem Google Drive"

4. Analyse von Geschäftsdaten

Dies ist die Kernfunktion – die KI greift auf Echtzeitdaten aus GTG CRM zu und gibt sofort Antworten.

Fragen zu Leads & Kunden

Beispiel-Frage:

Wie viele Leads gibt es diesen Monat?

Die KI gibt die genaue Anzahl der Leads an.

Nach weiteren Details fragen:

Liste der Leads

Die KI listet die Leads mit Informationen auf: Name, Erstellungsdatum und relevante Details.

Fragen zu Werbekampagnen

Beispiel-Frage:

Welche Werbekampagnen generieren die meisten Leads?

Die KI greift auf Daten aus dem Modul Ads (Facebook Ads, Google Ads) zu, um zu antworten.

Fragen zu Inhalten & sozialen Medien

Beispiel-Frage:

Welche Art von Inhalten erzielt hohe Interaktion und ist auf sozialen Medien am effektivsten?

Die KI analysiert Social-Media-Posts und liefert Einblicke in die effektivsten Inhaltstypen.

Fragen zu Produkten

Beispiel-Frage:

Welches Produkt verkauft sich am besten?

Die KI listet die meistverkauften Produkte basierend auf Daten aus dem Modul Produktmanagement auf.

KI um Entscheidungshilfe bitten

Beispiel-Frage:

Auf welchen Bereich sollte ich mich konzentrieren?

Die KI analysiert Daten und gibt Empfehlungen für die effektivsten Marketingkanäle.

Risiken vorhersagen lassen

Beispiel-Frage:

Wenn wir so weitermachen, wo liegen dann die Risiken?

Die KI analysiert Trends und warnt vor potenziellen Risiken.

Schlüsselwörter von der KI vorschlagen lassen

Beispiel-Frage:

Schlagen Sie mir Keywords für Google Ads für meine Branche vor.

Die KI schlägt passende Keywords basierend auf Ihren Produkten und Ihrer Branche vor.

Diagramme in Antworten anzeigen lassen

Bei Fragen zur Datenanalyse erstellt die KI automatisch visuelle Diagramme direkt im Chat – Sie müssen weder Excel noch andere Tools öffnen.

Beispiel-Fragen:

Analysieren Sie die Aktivitäten der Top 10 Kunden der letzten 30 Tage, erstellen Sie ein Diagramm.

Vergleichen Sie die Umsätze nach Vertriebskanälen und stellen Sie sie als Balkendiagramm dar.

Erstellen Sie ein Diagramm zur Verteilung der Leads nach Quelle für diesen Monat.

Die KI unterstützt 3 Diagrammtypen in den Antworten: - Kreisdiagramm – Verteilung, Prozentanteile - Balkendiagramm – Vergleich, Rangfolge - Liniendiagramm – Trends im Zeitverlauf

Tipp: Fügen Sie "Diagramm erstellen" oder "als Chart anzeigen" zu jeder Analysefrage hinzu, um visuellere Ergebnisse zu erhalten.

5. Automatisches Erstellen von Excel-Dateien (XLSX)

AI Biz Assistant kann Excel-Dateien (.xlsx) direkt aus Daten in GTG CRM erstellen. Beschreiben Sie einfach den gewünschten Inhalt – die KI greift auf Echtzeitdaten zu, organisiert sie in einer Tabelle und exportiert die Datei zum sofortigen Download.

So fordern Sie die Erstellung einer Excel-Datei an

Beispiel-Fragen: Erstellen Sie eine Excel-Datei mit den monatlichen Umsätzen nach Produkten.

Exportieren Sie eine Liste der 50 potenziellsten Leads in eine Excel-Datei.

Erstellen Sie einen Bericht über die Facebook-Werbekosten des letzten Monats.

Exportieren Sie den aktuellen Lagerbestand der Produkte nach Excel.

Was die KI in Excel exportieren kann

Berichtstyp	Beispiel-Frage
Umsatz	"Erstelle eine Excel-Datei mit den täglichen Umsätzen im Mai"
Kunden	"Exportiere eine Liste der neuen Kunden diesen Monat nach Excel"
Produkte	"Erstelle eine Tabelle mit dem Lagerbestand pro Produkt"
Bestellungen	"Exportiere noch nicht gelieferte Bestellungen in eine Excel-Datei"
Werbung	"Erstelle einen Bericht über Kosten und Conversions von Facebook-Kampagnen"
Leads	"Exportiere alle Leads im Mai mit Status nach Excel"

So laden Sie die Datei nach der Erstellung durch die KI herunter

Nachdem die KI geantwortet hat, erscheint die Schaltfläche "Herunterladen (.xlsx)" direkt im Chat. Klicken Sie darauf, um die Datei auf Ihren Computer herunterzuladen und in Microsoft Excel oder Google Sheets zu öffnen.

6. Automatisches Erstellen von PowerPoint-Folien (PPTX)

AI Biz Assistant kann professionelle PowerPoint-Präsentationen (.pptx) erstellen – ideal für Management-Meetings, regelmäßige Berichte oder Pitches bei Partnern.

So fordern Sie die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation an

Beispiel-Fragen:

Erstellen Sie eine Folie mit einer Zusammenfassung der Geschäftsergebnisse des Monats Mai, mit 5 Hauptfolien.

Erstellen Sie eine Präsentation zur Berichterstattung über die Effektivität der Werbekampagnen im 2. Quartal.

Erstellen Sie eine Monatszusammenfassungs-PowerPoint für das Sales-Team.

Erstellen Sie eine Folie, die den Lagerbestand berichtet und Lagerhaltungsempfehlungen für die nächste Woche gibt.

Tipps für die Anforderung von PowerPoint-Präsentationen

• Geben Sie die Anzahl der Folien an, falls erforderlich: "mit 6 Folien"
• Beschreiben Sie den Hauptinhalt jeder Folie: "Folie 1 Übersicht, Folie 2 Umsatz, Folie 3 Leads..."
• Sie können die KI auch entscheiden lassen: Die KI wird den Inhalt automatisch strukturieren, wenn Sie nur den Zweck der Präsentation beschreiben.

So laden Sie die Datei nach der Erstellung durch die KI herunter

Die Schaltfläche "Herunterladen (.pptx)" erscheint direkt im Chat, nachdem die KI die Erstellung abgeschlossen hat. Die Datei ist kompatibel mit Microsoft PowerPoint und Google Slides.

7. Erstellen von vietnamesischen Rechtstexten

AI Biz Assistant kann vietnamesische Rechtstexte nach staatlichen Vorgaben erstellen: Schriftart Times New Roman 13pt, Briefkopf korrekt formatiert, standardmäßige Ränder, offizielle juristische Sprache. Die Datei wird als .docx exportiert, kann in Word geöffnet und zum Drucken und Unterzeichnen vorbereitet werden.

24 Textvorlagen, darunter 10 Kategorien

Kategorie	Unterstützte Texte
Unternehmensgründung	Gesellschaftsvertrag einer GmbH, Gründungsbeschluss, Antrag auf Erteilung einer Investitionsregistrierungsbescheinigung
Personal & Arbeit	Arbeitsvertrag, Ernennungsbeschluss, Entlassungsbeschluss
Vollmacht & Vertretung	Individuelle Vollmacht, Vollmacht für Organisationen
Besprechungen & Beschlüsse	Protokoll der Gesellschafterversammlung, Protokoll der Hauptversammlung
Wirtschaftsverträge	Kooperationsvertrag, Dienstleistungsvertrag
Liquidation	Liquidationbeschluss des Unternehmens
Hausordnung & Vorschriften	Unternehmenshausordnung, interne Betriebsordnung

Anwendung – KI fragt schrittweise

Geben Sie einfach die Art des zu erstellenden Textes an. Die KI wird Sie schrittweise nach den benötigten Informationen fragen, im Dialogformat. Sie müssen die Vorlage nicht im Voraus vollständig kennen.

Beispiel 1 – Gesellschaftsvertrag:

Erstellen Sie einen Gesellschaftsvertrag für meine GmbH.

Die KI wird nacheinander fragen:

• Vollständiger Name des Unternehmens?
• Adresse des Hauptsitzes?
• Stammkapital?
• Liste der Gesellschafter und deren Kapitalanteile?
• Gesetzlicher Vertreter?
• Hauptgeschäftsbereiche?

Nachdem Sie alle Informationen bereitgestellt haben, erstellt die KI eine vollständige .docx-Datei im standardmäßigen staatlichen Format.

Beispiel 2 – Arbeitsvertrag:

Erstellen Sie einen Arbeitsvertrag für meinen neuen Mitarbeiter.

Die KI wird fragen:

• Name des Arbeitnehmers? Geburtsdatum? Adresse?
• Position? Abteilung?
• Vertragsart: befristet oder unbefristet?
• Vertragsdauer (falls zutreffend)?
• Grundgehalt?
• Auszahlungsart (monatlich/wöchentlich)?
• Beginndatum der Beschäftigung?

Beispiel 3 – Vollmacht:

Erstellen Sie eine Vollmacht für den Leiter der Niederlassung Hanoi, Verträge in meinem Namen zu unterzeichnen.

Erstellen Sie einen Beschluss zur Ernennung des Vertriebsleiters.

Schreiben Sie ein Protokoll der Gesellschafterversammlung vom Juni zur Kapitalerhöhung.

Formatierungsstandards für VN-Dokumente

Die von der KI erstellte .docx-Datei erfüllt folgende Kriterien:

Kriterium	Details
Schriftart	Times New Roman, Größe 13pt
Briefkopf	SOZIALISTISCHE REPUBLIK VIETNAM – Unabhängigkeit – Freiheit – Glück
Ränder	Oben 2,5 cm, Unten 3 cm, Links 3 cm, Rechts 2 cm (Standard für administrative Dokumente)
Kennzeichen & Nummer	Gemäß Vorschrift: Nr..../Firmenname/Abteilung
Unterschriftenposition	Korrekte Position, mit Titelzeile und Name des Unterzeichners
Sprache	Offizielle juristische Terminologie, keine Umgangssprache

So laden Sie Word-Dateien herunter

Nachdem die KI die Erstellung abgeschlossen hat, erscheint die Schaltfläche "Herunterladen (.docx)" im Chat. Die Datei kann geöffnet, bei Bedarf bearbeitet und zum Drucken und Unterzeichnen vorbereitet werden.

Hinweis: Von der KI erstellte Dokumente dienen als Referenz und Zeitersparnis. Bei rechtlichen Dokumenten mit hohem Risikofaktor oder zur Einreichung bei staatlichen Stellen sollten Sie zur Sicherheit vor der Unterzeichnung einen Anwalt konsultieren.

8. Verbindung & Arbeit mit Google Drive

AI Biz Assistant kann nach der Verbindung Ihres Google-Kontos auf Ihr Google Drive zugreifen. Von dort aus können Sie die KI bitten, Dokumente in Ihrem Drive zu finden, zu lesen und zu analysieren, ohne GTG CRM verlassen zu müssen.

Schritt 1: Google-Konto verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen in GTG CRM.
2. Wählen Sie Integrationen.
3. Suchen Sie Google Drive und klicken Sie auf Verbinden.
4. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und erteilen Sie die Zugriffsberechtigung.
5. Verbindung erfolgreich – die KI kann ab sofort auf Ihr Drive zugreifen.

Die Verbindung muss nur einmal hergestellt werden. Die KI merkt sich die Zugriffsberechtigungen für zukünftige Gespräche.

Schritt 2: KI nach Dateien in Drive fragen

Nach der Verbindung können Sie die KI direkt über Ihre Fragen anweisen, mit Drive zu arbeiten:

Dateisuche:

Suche nach dem Vertrag mit dem Kunden Minh Hung in Google Drive.

Liste aller Dateien im Ordner "Q2 Berichte" in meinem Drive auf.

Dokumente lesen und zusammenfassen:

Fasse den Inhalt der Datei ABC-Vertrag in Drive zusammen.

Lies die Datei "Monatsbericht Mai.docx" in Drive und nenne mir die wichtigsten Punkte.

Daten aus Drive mit GTG CRM vergleichen:

Vergleiche die Daten in der Angebots-Excel-Datei in Drive mit den tatsächlichen Umsätzen in GTG CRM.

Video-Metadaten:

Gib mir die Informationen über das Video "Neues Produkt Demo" in Drive.

9. Ergebnisse lesen und verstehen

Antwortformate

AI Biz Assistant antwortet in verschiedenen Formaten, je nach Art der Frage:

Format	Wann zu verwenden
Einfache Zahlen	Fragen wie "wie viele...", "Gesamt..."
Listen	Fragen wie "liste auf...", "zeige mir die Liste von..."
Analyse	Fragen wie "warum...", "vergleiche..."
Empfehlungen	Fragen wie "sollte ich...", "schlage vor..."
Diagramme (Neu)	Analysefragen + "Diagramm erstellen" oder "als Chart anzeigen"
Excel-Dateien (.xlsx) (Neu)	Fragen wie "erstelle Excel-Datei...", "exportiere als Tabelle..."
PowerPoint-Dateien (.pptx) (Neu)	Fragen wie "erstelle Folien...", "erstelle Präsentation..."
Word-Dateien (.docx) (Neu)	Fragen wie "erstelle Arbeitsvertrag...", "erstelle Gesellschaftsvertrag...", "schreibe Protokoll..."

Nach weiteren Details fragen

Wenn die Antwort nicht genügend Informationen liefert, können Sie im selben Gespräch weiterfragen: - "Gib mir mehr Details zu..." - "Liste konkret auf..." - "Erkläre weiter zu..." - "Ändere Abschnitt X in Y" (bei Texten/Dateien)

10. Tipps für effektive Nutzung

Was Sie tun sollten

1. Stellen Sie spezifische Fragen - Statt "Umsatz", fragen Sie: "Wie hoch ist der Umsatz im Mai pro Produkt?"

2. Verwenden Sie Zeitangaben - "In den letzten 7 Tagen..." - "Diesen Monat..." - "2. Quartal 2026..."

3. Fahren Sie im selben Chat fort - Stellen Sie nach Erhalt einer Antwort vertiefende Fragen, ohne den Kontext wiederholen zu müssen.

4. Bitten Sie um Vergleiche - "Vergleiche den Umsatz dieses Monats mit dem Vormonat." - "Welcher Kanal ist effektiver: Facebook oder Google?"

5. Bitten Sie die KI, Dateien zu erstellen, wenn Daten exportiert werden müssen - Anstatt eine Liste aus dem Chat zu kopieren, sagen Sie: "Exportiere dieses Ergebnis in eine Excel-Datei."

6. Fügen Sie "Diagramm erstellen" zu Analysefragen hinzu - "Analysiere die Verteilung der Leads nach Quelle, erstelle ein Kreisdiagramm."

7. Bei Rechtstexten einfach beginnen – die KI fragt nach fehlenden Informationen - Geben Sie einfach "Arbeitsvertrag erstellen" ein, und die KI fragt nach allen erforderlichen Informationen.

8. Verbinden Sie Google Drive, bevor Sie nach Dateien fragen - Einstellungen → Integrationen → Google Drive → Verbinden

Was Sie nicht tun sollten

1. Zu allgemeine Fragen stellen - "Zeige mir alle Daten." - "Mache einen Bericht."

2. Nach Daten fragen, die nicht im System vorhanden sind - Die KI kann nur auf Daten antworten, die in GTG CRM eingegeben wurden (oder in Dateien in Google Drive, wenn verbunden).

3. Erwarten, dass die KI Informationen außerhalb von GTG CRM kennt - Die KI hat keine allgemeinen Marktdaten, es sei denn, Sie haben diese Informationen in Drive gespeichert.

4. Komplexe Rechtstexte anfordern und dann nicht auf die Fragen der KI antworten - Die KI benötigt vollständige Informationen (Namen, Daten, Geldbeträge, Parteien usw.), um den Text korrekt zu erstellen. Beantworten Sie alle Fragen der KI vollständig.

Zusammenfassung

AI Biz Assistant hilft Ihnen dabei:

• Datenabfragen in natürlicher Sprache

• Zusammenfassen von Informationen aus verschiedenen Modulen in GTG CRM

• Einblicke, Diagramme und Handlungsempfehlungen erhalten

• Zeit beim Ansehen von Berichten sparen

• Datengestützte Entscheidungen treffen

• Automatische Erstellung von Excel-Dateien aus Echtzeitdaten

• Erstellung professioneller PowerPoint-Folien

• Erstellung von 24 Vorlagen für vietnamesische Rechtstexte nach staatlichen Standards

• Lesen und Analysieren von Google Drive-Dateien direkt über die KI

Hinweis: AI Biz Assistant wird ständig verbessert. Wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann, geben Sie bitte Feedback, damit das GTG CRM-Team sie aktualisieren kann.