Bedienungsanleitung: KI-Chatbot auf GTG CRM einrichten & bedienen

Was Sie nach dieser Anleitung können werden

Kontaktkanal verbinden → benutzerdefinierte Anweisungen für den Bot schreiben → den richtigen Geltungsbereich für die Bot-Nutzung auswählen (Aus / Alle / Nur die, die ich auswähle) → Übertragungs-Schwellenwert festlegen → speichern und Chat ausprobieren → den Bot natürlich antworten sehen mit Schnellauswahl-Vorschlägen.

Vorbereitung

#	Bedingung	Warum notwendig
1	Bei GTG CRM mit Kundenbetreuungs-Konfigurationsrechten angemeldet sein	Um den KI-Chatbot zu konfigurieren
2	Produkte/Artikel im System haben	Damit der Bot korrekte Antworten geben kann
3	Konto des zu verbindenden Kanals (Facebook Fanpage, Zalo OA, WhatsApp…)	Damit der Bot auf diesen Kanälen antworten kann

Schritt 1 — Kontaktkanal verbinden

1. Wählen Sie im Hauptmenü Kontaktkanäle.
2. Klicken Sie bei dem zu verwendenden Kanal (Facebook Messenger, Zalo OA, WhatsApp, Live Chat) auf Verbinden, wählen Sie die Seite/das Konto und erteilen Sie die Berechtigungen.

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Kanal wird in der Liste mit dem Status „Verbunden“ angezeigt.

Schritt 2 — KI-Chatbot-Einstellungen öffnen & Datenquelle verstehen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → KI-Chatbot.
2. Sehen Sie sich den Abschnitt über die Funktionsweise des Bots an: Der Bot antwortet basierend auf Ihrem Markenprofil, Ihren Produkten und Ihren Artikeln.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Einstellungsseite für den KI-Chatbot kann geöffnet und die Datenquellen angezeigt werden.

Schritt 3 — Benutzerdefinierte Anweisungen (Custom Instructions) schreiben

1. Öffnen Sie den Abschnitt Benutzerdefinierte Anweisungen.
2. Beschreiben Sie die Rolle, den Antwortstil und die Handhabung von Situationen. Beispiel: „Sie sind ein freundlicher Modeverkäufer. Begrüßen Sie höflich, fragen Sie, was der Kunde sucht, empfehlen Sie passende Produkte; wenn der Kunde kaufen möchte, fragen Sie nach der Größe und bestätigen Sie die Bestellung.“

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Anweisungen werden gespeichert; der Bot antwortet entsprechend der von Ihnen festgelegten Rolle und dem Stil.

Schritt 4 — NEU: Artikelumfang für den Bot auswählen

1. Suchen Sie im Abschnitt Kontextoptionen nach dem Punkt Artikel. Anstelle des alten Ein-/Aus-Schalters gibt es nun eine Auswahlmöglichkeit für den Umfang.
2. Wählen Sie eine der drei Stufen:

• Aus — der Bot verwendet keine Artikel.
• Alle Artikel — der Bot kann alle im System verfügbaren Artikel verwenden.
• Nur die, die ich auswähle — Sie wählen die Artikelliste selbst aus.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Schaltfläche zeigt den gerade ausgewählten Umfang an.

Schritt 5 — NEU: Einzelne Artikel im Artikelauswahlfenster auswählen (bei Verwendung von „Nur die, die ich auswähle“)

1. Klicken Sie, um das Artikelauswahlfenster zu öffnen.
2. Filtern Sie nach Kategorie & Status oder suchen Sie nach Titel.
3. Aktivieren Sie einzelne Artikel (oder wählen Sie eine ganze Kategorie aus). Beachten Sie die Spalte Bereitschaftsstatus jedes Artikels: Bereit / In Bearbeitung / Noch nicht bearbeitet.
4. Bestätigen Sie die Auswahl.

✅ Erwartetes Ergebnis: Nur die von Ihnen ausgewählten (und bereiten) Artikel werden vom Bot zur Beantwortung verwendet; Artikel, die noch nicht bearbeitet wurden, werden nach Abschluss der Systembearbeitung verfügbar sein.

💡 Möchten Sie, dass der Bot aus Ihren Dokumenten (Richtlinien, Preislisten, FAQs) antwortet? Lesen Sie mehr im Artikel Anleitung zur Einrichtung von Wissensquellen für den KI-Chatbot — Sie laden Dokumente hoch und aktivieren die Möglichkeit, „aus Dokumenten zu antworten“.

Schritt 6 — Übertragungs-Schwellenwert festlegen & pro Kanal aktivieren/deaktivieren

1. Legen Sie den Übertragungs-Schwellenwert fest (Anzahl der Nachrichten, die der Bot bearbeitet, bevor er an einen Mitarbeiter weiterleitet). Empfehlung: 5–7 für einfache Produkte, 10–15 bei Beratungsbedarf, 20+ für komplexe Dienstleistungen.
2. Aktivieren/deaktivieren Sie den Bot je nach Bedarf für jeden Kanal; wählen Sie die Antwortsprache.

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Bot antwortet auf die festgelegte Anzahl von Nachrichten, bevor er an einen Mitarbeiter weiterleitet; er ist nur auf den von Ihnen aktivierten Kanälen aktiv; er antwortet in der gewählten Sprache.

Schritt 7 — Speichern & Chat ausprobieren (natürlicher Tonfall + Schnellauswahl-Vorschläge sehen)

1. Klicken Sie auf Speichern.
2. Öffnen Sie den Chat-Testbildschirm (oder senden Sie eine Testnachricht auf dem verbundenen Kanal). Stellen Sie Fragen wie ein echter Kunde: „Was für T-Shirts verkauft der Shop?“, „Was kostet Produkt X?“, „Liefern Sie?“.

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Bot antwortet natürlich, mit korrekten Informationen und im von Ihnen gewählten Artikelumfang; am Ende der Runde werden 2–3 Vorschläge für die nächsten Schritte in Form von Schnellauswahl-Buttons angezeigt (auf dem Website/App-Live-Chat), der Kunde tippt, um sofort weiterzufragen.

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Ergebnis, das Sie sehen werden
Kanal verbinden	Kanal zeigt „Verbunden“ an
Artikelumfang auswählen	Schaltfläche zeigt die richtige Stufe an (Aus / Alle / Nur die, die ich auswähle)
Artikelauswahlfenster öffnen	Filtern nach Kategorie/Status, Bereitschaftsstatus jedes Artikels sehen
Speichern & Chat ausprobieren	Bot antwortet natürlich + zeigt Schnellauswahl-Vorschläge am Ende der Runde an

Hinweise

• Der natürliche Tonfall und die Schnellauswahl-Vorschläge funktionieren automatisch – sie müssen nicht separat aktiviert werden.
• Auf Kanälen, die nur Text unterstützen (Facebook/Zalo/WhatsApp), werden die Vorschläge als Text angezeigt; auf dem Website/App-Live-Chat handelt es sich um berührbare Schnellauswahl-Buttons.
• Artikel im Status „Noch nicht bearbeitet/In Bearbeitung“ werden vom Bot verwendet, nachdem die Systembearbeitung abgeschlossen ist.
• Wenn der Bot unvollständig antwortet: Fügen Sie Artikel mit dem richtigen Thema hinzu/wählen Sie mehr aus, oder aktualisieren Sie Produktinformationen und versuchen Sie es erneut.

Support

Weitere Unterstützung benötigen: E-Mail an support@gtgcrm.com.