Online-Verkäufe ohne Rechnungsausstellung – Gibt es Konsequenzen?

In einer Zeit, in der die Steuerbehörden die E-Commerce-Aktivitäten, insbesondere die auf E-Commerce-Plattformen erzielten Umsätze, verstärkt kontrollieren, ist die Frage "Online-Verkäufe ohne Rechnungsausstellung – Gibt es Konsequenzen?" keine theoretische Überlegung mehr, sondern ein reales rechtliches Risiko für viele Geschäftshaushalte.

Dieser Artikel klärt die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung für Online-Verkäufer, die geltenden Rechtsgrundlagen, den Zeitpunkt der Rechnungsausstellung und die rechtlichen Folgen bei Nichteinhaltung.

Ist der Online-Verkauf zur Rechnungsausstellung verpflichtet?

Die Antwort lautet: Ja.

Gemäß dem Steuerverwaltungsgesetz und den zugehörigen Verordnungen über Rechnungen muss für alle Warenverkäufe und Dienstleistungen, die zu Umsätzen führen, eine Rechnung ausgestellt werden, unabhängig davon:

• Ob der Verkauf online oder offline erfolgt
• Ob der Verkauf über eine E-Commerce-Plattform oder über soziale Medien erfolgt
• Ob der Kunde eine Rechnung verlangt oder nicht

Die Tatsache, dass "der Kunde keine Rechnung verlangt", entbindet nicht von der Pflicht zur Rechnungsausstellung.

Für Geschäftshaushalte, die auf E-Commerce-Plattformen verkaufen, wird diese Pflicht noch strenger kontrolliert, da die Auftrags-, Umsatz- und Geldflussdaten von den Plattformen gespeichert und auf gesetzliche Anforderung hin den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Lesen Sie mehr: Müssen Umsätze auf E-Commerce-Plattformen versteuert werden?

Geltende Rechtsgrundlagen für Online-Verkäufer

Zwei zentrale Rechtsdokumente, die Online-Verkäufer kennen sollten:

• Verordnung 123/2020/ND-CP: Legt den allgemeinen rechtlichen Rahmen für Rechnungen und Belege fest.
• Verordnung 70/2025/ND-CP (geändert und ergänzt): Konkretisiert die Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung im E-Commerce, insbesondere den Mechanismus der Datenverbindung mit den Steuerbehörden.

Ab dem 01.07.2025 ist die elektronische Rechnungsausstellung für Geschäftshaushalte, die auf E-Commerce-Plattformen verkaufen, nicht mehr eine ermutigende Maßnahme, sondern eine verpflichtende Anforderung, die durch den Datenabgleich zwischen Plattform, Transportunternehmen, Bank und Steuerbehörden überwacht wird.

Das bedeutet:

• Wenn eine erfolgreiche Bestellung ohne entsprechende Rechnung vorliegt, besteht für den Geschäftshaushalt die Gefahr, dass er zur Stellungnahme aufgefordert und besteuert wird.

Zeitpunkt der Rechnungsausstellung beim Online-Verkauf

Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass eine Rechnung nur ausgestellt werden muss, wenn das Geld eingegangen ist. Diese Auslegung ist nicht gesetzeskonform.

Gemäß den aktuellen Vorschriften ist der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung der Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums oder des Nutzungsrechts an der Ware, unabhängig davon, ob das Geld bereits erhalten wurde oder nicht.

Beim Online-Verkauf wird dieser Zeitpunkt im Allgemeinen verstanden als:

• Der Auftrag wurde erfolgreich an den Kunden geliefert
• Die Lieferung per Nachnahme oder Vorauszahlung ändert nichts an der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung

Einige Modelle, die mit Kassensystemen mit Datenverbindung arbeiten, dürfen Tagesabrechnungen ausstellen, müssen aber sicherstellen:

• 100 % der erzielten Umsätze werden erfasst
• Sie dürfen nicht auf den nächsten Abrechnungszeitraum verschoben werden

Lieferung vor der Rechnungsausstellung oder rückdatierte Rechnungen gelten als fehlerhafte Rechnungsstellung.

Lesen Sie mehr: Alles über elektronische Rechnungen: Wann ausstellen, wie Fehler beheben

Werden Online-Verkäufe ohne Rechnungsausstellung bestraft?

Wie werden Online-Verkäufe ohne Rechnungsausstellung bestraft?

Ja, und die Strafen sind derzeit deutlich höher als zuvor.

Nach den neuen Strafvorschriften kann das Versäumnis, beim Verkauf von Waren eine Rechnung auszustellen, führen zu:

• Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen Rechnungsbestimmungen
• Nachversteuerung des gesamten tatsächlich erzielten Umsatzes
• Zinszahlung für nachversteuerte Steuerbeträge

Zusätzlich zu den Risiken seitens der Steuerbehörden sehen sich Verkäufer auch Risiken seitens der E-Commerce-Plattformen gegenüber. In vielen Fällen können Verkäuferkonten gesperrt oder in ihrer Aktivität eingeschränkt werden, wenn festgestellt wird, dass sie gegen Steuerpflichten verstoßen haben.

Lesen Sie mehr: Häufige rechtliche Risiken beim Online-Handel

Wie werden fehlerhafte Rechnungen behandelt?

Ab dem 01.06.2025 werden alle Fehler in elektronischen Rechnungen nicht mehr durch Stornierung behoben.

Abhängig von der Art des Fehlers muss der Verkäufer eine der beiden Optionen wählen:

• Berichtigungsrechnung: Gilt, wenn Teile des Inhalts (Preis, Steuer, Menge...) korrigiert werden müssen.
• Ersatzrechnung: Gilt, wenn die gesamte fehlerhaft ausgestellte Rechnung ersetzt werden muss.

Die falsche Wahl der Korrekturmethode kann dazu führen, dass die Rechnung ungültig ist und sich direkt auf die Steuererklärung auswirkt.

Lesen Sie mehr: Zusammenfassung zu Ersatzrechnungen und Berichtigungsrechnungen

Praktische Lösungen für Online-Verkäufer

Angesichts der zunehmenden Transparenz von Verkaufsdaten ist der sicherste Ansatz nicht, Rechnungen zu "vermeiden", sondern die Prozesse von Anfang an zu standardisieren.

Online-Geschäftshaushalte sollten:

• Ein Managementsystem verwenden, das automatisch elektronische Rechnungen ausstellt, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist.
• Daten von Bestellungen – Lager – Umsätzen – Rechnungen synchronisieren, um Abweichungen zu vermeiden.
• Einen Prozess zur Bearbeitung von Umtausch, Rückerstattungen und Rechnungsberichtigungen eingerichtet haben.

In der Praxis entscheiden sich viele Geschäftshaushalte für integrierte Verwaltungsplattformen wie GTG CRM, die Folgendes ermöglichen:

• Automatische Ausstellung von elektronischen Rechnungen über MISA, S-Invoice.
• Automatische Erstellung von Ersatzrechnungen bei Umtausch oder Rückerstattung.
• Integration und Synchronisation von Produkten von E-Commerce-Plattformen.
• Verwaltung von Produkten, Lager, Lagerbestand, Lieferanten, Bestellungen, Versand, Rechnungen und Buchhaltungsdaten auf einem einzigen System.

Diese Vorgehensweise hilft, manuelle Fehler zu reduzieren und die Anforderungen an Prüfungen und Abgleiche bei Bedarf zu erfüllen.

GTG CRM stellt automatisch elektronische Rechnungen aus und synchronisiert Produkte von E-Commerce-Plattformen.

Fazit

Online-Verkäufe ohne Rechnungsausstellung sind in der heutigen Zeit kein "kleines Problem" mehr.

Verkäufer müssen Folgendes verstehen:

• Umsatz bedeutet die Pflicht zur Rechnungsausstellung.
• Keine Rechnungsausstellung reduziert nicht die zu zahlende Steuer, sondern erhöht nur das Risiko von Nachzahlungen und Strafen.
• Die Standardisierung der Prozesse von Anfang an ist der einzige Weg zu nachhaltigem Geschäft.

In einer Zeit, in der die Pauschalbesteuerung abgeschafft wurde und Geschäftshaushalte zu einer Besteuerung auf Basis realer Umsätze übergehen, ist die elektronische Rechnung nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Instrument zum Schutz des Verkäufers vor späteren rechtlichen Risiken.