Was passiert, wenn man online verkauft, ohne eine Rechnung auszustellen?

In der Phase, in der die Steuerbehörden die Aktivitäten im E-Commerce, insbesondere die auf E-Commerce-Plattformen erzielten Umsätze, stärker kontrollieren, ist die Frage „Gibt es Strafen für den Online-Verkauf ohne Rechnung?“ keine theoretische Frage mehr, sondern ein reales rechtliches Risiko für viele Kleingewerbetreibende.

Dieser Artikel klärt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung für Online-Verkäufer, die geltenden Rechtsgrundlagen, den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und die rechtlichen Folgen bei Nichteinhaltung.

Ist der Online-Verkauf zur Rechnungsstellung verpflichtet?

Die Antwort lautet: Ja.

Gemäß dem Steuerverwaltungsgesetz und den begleitenden Verordnungen zu Rechnungen müssen alle Verkäufe von Waren und Dienstleistungen, die Umsätze generieren, mit einer Rechnung versehen werden, unabhängig davon:

• Ob der Verkauf online oder offline erfolgt
• Ob der Verkauf über eine E-Commerce-Plattform oder über soziale Medien erfolgt
• Ob der Kunde eine Rechnung verlangt oder nicht

Die Tatsache, „dass der Kunde keine Rechnung verlangt, entbindet nicht von der Verpflichtung zur Rechnungsstellung.

Für Kleingewerbetreibende, die auf E-Commerce-Plattformen verkaufen, wird diese Verpflichtung noch strenger kontrolliert, da die Daten von Bestellungen, Umsätzen und Geldflüssen von den Plattformen gespeichert und auf gesetzliche Anforderung den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Lesen Sie mehr: Muss der Umsatz auf E-Commerce-Plattformen versteuert werden?

Anwendbare Rechtsgrundlagen für Online-Verkäufer

Zwei zentrale Rechtsdokumente, die Online-Verkäufer kennen sollten:

• Verordnung 123/2020/ND-CP: Legt den allgemeinen rechtlichen Rahmen für Rechnungen und Belege fest.
• Verordnung 70/2025/ND-CP (geändert und ergänzt): Klärt die Verantwortung für die elektronische Rechnungsstellung im E-Commerce, insbesondere den Datenabgleich mit den Steuerbehörden.

Ab dem 01.07.2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für Kleingewerbetreibende, die auf E-Commerce-Plattformen verkaufen, nicht mehr nur eine Empfehlung, sondern eine zwingende Anforderung, die durch den Datenabgleich zwischen Plattformen, Transportunternehmen, Banken und Steuerbehörden überwacht wird.

Dies bedeutet:

• Wenn eine erfolgreiche Bestellung ohne entsprechende Rechnung vorliegt, besteht für das Kleingewerbe das Risiko, zur Erklärung aufgefordert und zur Steuerzahlung herangezogen zu werden.

Zeitpunkt der Rechnungsstellung beim Online-Verkauf

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass eine Rechnung nur ausgestellt werden muss, wenn das Geld eingegangen ist. Dieses Verständnis ist rechtlich nicht korrekt.

Gemäß den geltenden Vorschriften ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung der Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums oder des Nutzungsrechts an der Ware, unabhängig davon, ob das Geld bereits erhalten wurde oder nicht.

Beim Online-Verkauf wird dieser Zeitpunkt in der Regel verstanden als:

• Die Bestellung wurde erfolgreich an den Kunden geliefert
• Ob die Lieferung gegen Nachnahme erfolgt oder im Voraus bezahlt wird, ändert nichts an der Rechnungsverpflichtung

Einige Modelle, die Kassen mit Datenverbindung verwenden, dürfen Tagesabrechnungen ausstellen, müssen aber sicherstellen:

• 100 % der erzielten Umsätze werden erfasst
• Sie dürfen nicht auf spätere Perioden verschoben werden

Die Lieferung der Ware vor der Rechnungsstellung oder die rückdatierte Rechnungsstellung gelten als fehlerhafte Rechnungsstellung.

Lesen Sie mehr: Alles über elektronische Rechnungen: Wann ausstellen, wie Fehler beheben

Werden Strafen verhängt, wenn keine Rechnung für Online-Verkäufe ausgestellt wird?

Welche Strafen gibt es für den Online-Verkauf ohne Rechnung?

Ja, und die Strafen sind heute deutlich höher als zuvor.

Gemäß den neuen Strafbestimmungen kann das Versäumnis, beim Verkauf von Waren eine Rechnung auszustellen, zu folgenden Konsequenzen führen:

• Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen die Rechnungsstellungsvorschriften
• Nachzahlungen von Steuern auf den gesamten tatsächlich erzielten Umsatz
• Berechnung von Verzugszinsen auf nachzuzahlende Steuern

Neben dem Risiko seitens der Steuerbehörden sehen sich Verkäufer auch Risiken von den E-Commerce-Plattformen selbst ausgesetzt. In vielen Fällen können Verkäuferkonten gesperrt oder in ihrer Aktivität eingeschränkt werden, wenn festgestellt wird, dass sie gegen Steuerpflichten verstoßen haben.

Lesen Sie mehr: Häufige rechtliche Risiken beim Online-Handel

Wie werden falsche Rechnungen behandelt?

Ab dem 01.06.2025 dürfen Fehler in elektronischen Rechnungen nicht mehr durch Stornierung behoben werden.

Je nach Art des Fehlers muss der Verkäufer eine der beiden Optionen wählen:

• Korrekturrechnung: Wird angewendet, wenn Teile des Inhalts (Preis, Steuer, Menge usw.) korrigiert werden müssen.
• Ersatzrechnung: Wird angewendet, wenn die gesamte falsch ausgestellte Rechnung ersetzt werden muss.

Die falsche Wahl der Behandlungsform kann dazu führen, dass die Rechnung ungültig ist und sich direkt auf die Steuererklärung auswirkt.

Lesen Sie mehr: Zusammenfassung zu Ersatz- und Korrekturrechnungen

Praktische Lösungen für Online-Verkäufer

Angesichts der zunehmenden Transparenz von Verkaufsdaten ist der sicherste Ansatz nicht, "Rechnungen zu umgehen", sondern die Prozesse von Anfang an zu standardisieren.

Kleingewerbetreibende im Online-Handel sollten:

• Ein Managementsystem verwenden, das automatisch elektronische Rechnungen ausstellt, sobald die Bestellung abgeschlossen ist.
• Daten von Bestellungen, Lagerbeständen, Umsätzen und Rechnungen synchronisieren, um Diskrepanzen zu vermeiden.
• Über einen Prozess zur Bearbeitung von Umtausch, Rückerstattung und Rechnungsanpassungen verfügen.

In der Praxis entscheiden sich viele Kleingewerbetreibende für integrierte Managementplattformen wie GTG CRM, die Folgendes ermöglichen:

• Automatische Ausstellung von elektronischen Rechnungen über MISA, S-Invoice.
• Automatische Erstellung von Ersatzrechnungen bei Umtausch und Rückerstattung.
• Integration und Synchronisation von Produkten von E-Commerce-Plattformen.
• Verwaltung von Produkten, Lagerbeständen, Lieferanten, Bestellungen, Logistik, Rechnungen und Buchhaltungsdaten auf einem einzigen System.

Diese Vorgehensweise hilft, manuelle Fehler zu reduzieren und die Anforderungen an Prüfungen und Abgleiche bei Bedarf zu erfüllen.

GTG CRM stellt elektronische Rechnungen automatisch aus und synchronisiert Produkte von E-Commerce-Plattformen

Fazit

Der Online-Verkauf ohne Rechnungsstellung ist in der heutigen Zeit keine "Kleinigkeit" mehr.

Verkäufer müssen klar verstehen:

• Umsatz bedeutet die Verpflichtung zur Rechnungsstellung.
• Die Nichtausstellung von Rechnungen reduziert nicht die zu zahlenden Steuern, sondern erhöht nur das Risiko von Nachzahlungen und Strafen.
• Die Standardisierung der Prozesse von Anfang an ist der einzige Weg zu nachhaltigem Geschäft.

Im Kontext, dass pauschale Steuern abgeschafft werden und Kleingewerbetreibende zu einer Veranlagung auf Basis des tatsächlichen Umsatzes übergehen, ist die elektronische Rechnung nicht nur eine Verpflichtung, sondern auch ein Schutzinstrument für die Verkäufer selbst vor späteren rechtlichen Risiken.