Kinh doanh online đang trở thành phương thức phổ biến nhờ chi phí thấp, khả năng tiếp cận khách hàng nhanh và dễ mở rộng. Tuy nhiên, đi cùng với sự thuận tiện đó là một hệ thống nghĩa vụ pháp lý mà nhiều người bán chưa nhận thức đầy đủ. Trong thực tế, không ít trường hợp bị xử phạt, truy thu hoặc buộc ngừng hoạt động chỉ vì những sai sót tưởng chừng rất nhỏ.

Bài viết này tổng hợp các rủi ro pháp lý thường gặp nhất khi kinh doanh online, dựa trên quy định hiện hành và thực tiễn quản lý, nhằm giúp người bán chủ động phòng tránh.

Không đăng ký hoặc thông báo website TMĐT

Một rủi ro phổ biến là xây dựng website có chức năng đặt hàng nhưng không thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước.

Theo quy định về thương mại điện tử, website bán hàng có chức năng đặt hàng trực tuyến bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công Thương. Thủ tục này:

• Thực hiện hoàn toàn trực tuyến
• Không thu phí
• Không yêu cầu hồ sơ phức tạp

Tuy nhiên, nếu không thực hiện, người bán có thể bị xử phạt hành chính:

• Đối với cá nhân: mức phạt có thể từ 10 đến 20 triệu đồng
• Đối với tổ chức: mức phạt có thể từ 20 đến 40 triệu đồng

Đây là rủi ro thường xảy ra với các cá nhân bán hàng qua website riêng, landing page bán hàng hoặc website tích hợp giỏ hàng nhưng không rà soát nghĩa vụ pháp lý kèm theo.

Đọc thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh: Quy Trình, Hồ Sơ Và Những Điều Cần Biết

Gắn biểu tượng "đã thông báo/đã đăng ký" khi chưa được xác nhận

Nghiêm trọng hơn việc không đăng ký là tự ý gắn biểu tượng xác nhận khi chưa được cấp phép hợp lệ.

Việc sử dụng các biểu tượng như "đã thông báo", "đã đăng ký" mà không có xác nhận chính thức bị xem là hành vi cung cấp thông tin sai lệch, gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng và cơ quan quản lý.

Sử dụng các biểu tượng như "đã thông báo", "đã đăng ký" mà không có xác nhận chính thức có thể bị xử phạt

Hành vi này có thể bị xử phạt:

• Từ 10 đến 30 triệu đồng đối với cá nhân
• Trường hợp là tổ chức, mức phạt có thể tăng gấp đôi

Ngoài xử phạt hành chính, website còn có thể bị yêu cầu gỡ bỏ nội dung vi phạm hoặc tạm dừng hoạt động.

Hiểu sai trách nhiệm giữa người bán và sàn TMĐT

Một trong những hiểu lầm nguy hiểm nhất là cho rằng: "Bán trên sàn thì sàn chịu trách nhiệm hết".

Theo quy định mới, các sàn TMĐT có trách nhiệm phối hợp trong quản lý hàng hóa, xử lý vi phạm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Tuy nhiên, điều này không làm giảm trách nhiệm pháp lý của người bán.

Người kinh doanh online vẫn phải:

• Đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa
• Tuân thủ quy định về thuế, hóa đơn
• Cung cấp thông tin trung thực về sản phẩm

Khi phát sinh vi phạm, cả sàn và người bán đều có thể bị xem xét trách nhiệm, tùy theo mức độ và bản chất hành vi.

Đọc thêm: Doanh thu trên sàn TMĐT có phải kê khai thuế không?

Vi phạm điều kiện kinh doanh ngành hàng có kiểm soát

Không phải mọi loại hàng hóa đều được phép bán online theo cùng một điều kiện.

Một số ngành hàng nhạy cảm như rượu, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, sản phẩm có điều kiện chỉ được phép kinh doanh trực tuyến khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý bổ sung.

Ví dụ, với mặt hàng rượu, người bán online phải:

• Có giấy phép kinh doanh hợp lệ
• Thực hiện kiểm soát độ tuổi người mua và người nhận hàng
• Phối hợp với đơn vị vận chuyển để xác minh
• Áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Nếu bỏ qua các điều kiện này, người bán có thể đối mặt với:

• Xử phạt hành chính nặng
• Buộc thu hồi sản phẩm
• Nguy cơ bị tố cáo từ đối thủ hoặc người tiêu dùng

Không kiểm soát nội dung quảng bá, livestream bán hàng

Hoạt động livestream đang trở thành kênh bán hàng quan trọng, nhưng cũng kéo theo rủi ro pháp lý mới về nội dung và dữ liệu.

Livestream đang trở thành kênh bán hàng quan trọng nhưng cũng kéo theo rủi ro pháp lý

Theo định hướng chính sách mới, dữ liệu phát sóng livestream phục vụ bán hàng phải được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định để làm căn cứ xử lý tranh chấp, khiếu nại hoặc sai phạm.

Điều này đặt ra yêu cầu cho người bán:

• Kiểm soát nội dung phát ngôn, tránh quảng cáo sai sự thật
• Hạn chế phóng đại công dụng sản phẩm
• Có cơ chế lưu trữ và truy xuất dữ liệu khi cần thiết

Việc không kiểm soát tốt nội dung livestream có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt về quảng cáo, bảo vệ người tiêu dùng hoặc cạnh tranh không lành mạnh.

Rủi ro trong xuất hóa đơn điện tử khi bán online

Một khó khăn thực tế là thiếu thông tin người mua khi bán hàng qua sàn TMĐT, do cơ chế bảo mật dữ liệu của nền tảng.

Nếu không có phương án phù hợp, người bán có thể rơi vào tình trạng:

• Có doanh thu nhưng không xuất được hóa đơn hợp lệ
• Lệch dữ liệu giữa sàn và hồ sơ thuế
• Bị yêu cầu giải trình hoặc ấn định thuế

Hiện nay, pháp luật đã cho phép một số hướng xử lý hợp pháp, bao gồm:

• Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, không yêu cầu đầy đủ thông tin người mua
• Ủy quyền cho sàn TMĐT lập hóa đơn thay trong các trường hợp đủ điều kiện

Việc không chủ động lựa chọn giải pháp phù hợp có thể khiến người bán chịu rủi ro dù không có ý định vi phạm.

Đọc thêm: Tất Tần Tật Về Hoá Đơn Điện Tử: Khi Nào Cần Xuất, Cách Xử Lý Sai Sót

Rủi ro về chi phí và chứng từ kế toán

Nhiều người bán chỉ quan tâm đến doanh thu, nhưng khi bị kiểm tra mới phát hiện:

• Chi phí không đủ chứng từ
• Chi phí không được trừ khi tính thuế
• Không xác định được loại chi phí nào hợp lệ

Hệ quả thường gặp là:

• Thuế phải nộp cao hơn thực tế
• Bị truy thu và phạt chậm nộp

Đọc thêm: Chi Phí Nào Được Trừ Thuế Khi Kinh Doanh?

Giải pháp: hệ thống quản lý là "lớp phòng thủ" pháp lý quan trọng nhất

Điểm chung của hầu hết các rủi ro trên là không nằm ở việc không biết luật, mà nằm ở chỗ không có hệ thống để thực thi đúng luật trong vận hành hằng ngày.

Các nền tảng quản lý tích hợp như GTG CRM hỗ trợ người bán:

• Quản lý tập trung đơn hàng, sản phẩm, kho, vận chuyển
• Xuất hóa đơn điện tử thông qua MISA, S-Invoice
• Lập hóa đơn thay thế khi phát sinh đổi trả
• Đồng bộ dữ liệu bán hàng và kế toán
• Lưu trữ dữ liệu phục vụ đối soát và thanh tra

Quản lý tập trung đơn hàng, sản phẩm, kho, vận chuyển, kế toán...

Đây không phải là giải pháp né rủi ro, mà là cách kiểm soát rủi ro một cách có hệ thống.

Kết luận

Kinh doanh online không còn là vùng xám pháp lý như trước. Hệ thống quản lý hiện nay đang dịch chuyển mạnh sang quản lý dựa trên dữ liệu, hóa đơn và nền tảng công nghệ.

Những rủi ro phổ biến nhất thường xuất phát từ:

• Thiếu cập nhật quy định mới
• Hiểu sai vai trò và trách nhiệm pháp lý
• Không chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu

Việc nắm rõ và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp tránh các mức phạt đáng tiếc, mà còn là nền tảng để kinh doanh online phát triển ổn định, minh bạch và bền vững trong môi trường số ngày càng được siết chặt quản lý.