Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Exports elektronischer Rechnungen (e-Rechnungen) mit GTG CRM — von der Ersteinrichtung bis zum täglichen Rechnungsexport und der Fehlerbehandlung.

Schritt 0: Vorbereitung vor dem Start

Bevor Sie e-Rechnungen exportieren, müssen Sie Folgendes vorbereiten:

Punkt Beschreibung
✅ Registrierung der Steuernummer Besitz einer Steuernummer (für Einzelpersonen oder Unternehmen)
✅ Registrierung von e-Rechnungen bei der Steuerbehörde Registrierung zur Nutzung von e-Rechnungen beim zuständigen Finanzamt
✅ Digitales Zertifikat (Signatur-Token/USB) Zur elektronischen Signatur auf der Rechnung
✅ GTG CRM-Konto Registrierung unter gtgcrm.com

Schritt 1: Einrichtung der Unternehmensinformationen

Melden Sie sich bei GTG CRM an → Einstellungen → Unternehmensinformationen:

```

Unternehmensname: ABC GmbH

Steuernummer: 0123456789

Adresse: 123 Nguyễn Văn A, Bezirk 1, Ho Chi Minh Stadt

Telefon: 028 1234 5678

E-Mail: info@abc.com.vn

Vertreter: Nguyễn Văn A

```

Schritt 2: Einrichtung der Rechnungsvorlage

Gehen Sie zu Rechnungsverwaltung → Vorlageneinstellungen:

  1. Rechnungstyp auswählen:
  • Umsatzsteuerpflichtige Rechnung (Steuersätze 5%, 8%, 10%)
  • Verkaufsrechnung (ohne Umsatzsteuer)
  1. Anzeigemuster auswählen:
  • Unternehmenslogo
  • Fußzeileninformationen
  • Standardnotiz
  1. Rechnungssymbol einrichten:
  • Vorlagensymbol: 1C24TAA (Beispiel)
  • Das System generiert fortlaufende Rechnungsnummern

Schritt 3: Manuelle Rechnungserstellung

Weg 1: Neue Rechnung erstellen

  1. Gehen Sie zu Rechnungen → Neu erstellen
  2. Käuferinformationen eingeben:
  • Firmen-/Personenname
  • Steuernummer (bei Unternehmen)
  • Adresse
  1. Produkte/Dienstleistungen hinzufügen:
  • Waren-/Dienstleistungsname
  • Einheit
  • Menge
  • Einzelpreis
  • Steuersatz (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Gesamtbetrag überprüfen
  2. Klicken Sie auf „Signieren & Rechnung erstellen“
  3. Mit Token/USB signieren
  4. Die Rechnung wird an die Steuerbehörde gesendet (falls mit Code) und per E-Mail an den Kunden
Neue Rechnung erstellen

Weg 2: Rechnung aus Bestellung erstellen

  1. Gehen Sie zu Bestellungen → wählen Sie die abgeschlossene Bestellung aus
  2. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“
  3. Das System füllt die Informationen aus der Bestellung automatisch aus:
  • Käuferinformationen (aus CRM)
  • Produktliste (aus der Bestellung)
  • Gesamtbetrag
  1. Prüfen → Signieren & Erstellen
Automatische Rechnungserstellung bei abgeschlossener Bestellung

Schritt 4: Automatisierte Rechnungserstellung (Automation)

Richten Sie eine Automatisierung ein, damit das System e-Rechnungen automatisch erstellt:

```

Auslöser: Bestellstatus ändert sich zu „Abgeschlossen“

↓

Aktion 1: Elektronische Rechnung erstellen (Informationen aus der Bestellung)

↓

Aktion 2: Automatische Signierung (falls HSM-Zertifikat vorhanden)

↓

Aktion 3: An Steuerbehörde senden

↓

Aktion 4: E-Mail an den Kunden senden (mit angehängter PDF-Rechnung)

```

Hinweis: Die automatische Signierung erfordert ein HSM-Zertifikat (Hardware Security Module) – im Gegensatz zu einem herkömmlichen USB-Token. Kontaktieren Sie Ihren Zertifikatsanbieter für ein Upgrade.

Schritt 5: Massenrechnungserstellung

Wenn Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellen müssen:

  1. Gehen Sie zu Bestellungen → wählen Sie mehrere Bestellungen aus (klicken Sie auf die Kontrollkästchen)
  2. Klicken Sie auf „Massenrechnung erstellen“
  3. Das System erstellt Rechnungen für alle ausgewählten Bestellungen
  4. Überprüfen Sie die Rechnungsliste
  5. Alle signieren & erstellen

Schritt 6: Fehlerbehandlung

Rechnungen mit falschem Namen/Adresse (ohne falsche Steuernummer und Betrag):

  1. Gehen Sie zur zu korrigierenden Rechnung
  2. Wählen Sie „Fehler melden“
  3. Das System sendet eine Benachrichtigung an die Steuerbehörde
  4. Es ist keine neue Rechnung erforderlich

Rechnungen mit falscher Steuernummer, Betrag, Steuersatz:

  1. Gehen Sie zur zu korrigierenden Rechnung
  2. Wählen Sie „Ersetzende Rechnung erstellen“ oder „Angepasste Rechnung erstellen“
  3. Geben Sie die korrekten Informationen ein
  4. Signieren & Erstellen Sie die neue Rechnung
  5. Die alte Rechnung wird als „Ersetzt/Angepasst“ markiert

Rechnung stornieren:

  1. Wählen Sie die Rechnung → „Rechnung stornieren“
  2. Geben Sie den Stornierungsgrund ein
  3. Das System sendet eine Stornierungsmitteilung an die Steuerbehörde

Schritt 7: Berichterstattung & Verwaltung

Das Rechnungs-Dashboard bietet:

  • Gesamtzahl der erstellten Rechnungen (nach Tag/Monat/Jahr)
  • Gesamtumsatz aus Rechnungen
  • Rechnungen nach Status (erstellt, storniert, angepasst)
  • Export als Excel/PDF für die Buchhaltung

Schlussfolgerung ###

Die Erstellung elektronischer Rechnungen mit GTG CRM wurde entwickelt, um den gesamten Prozess zu vereinfachen: von der Einrichtung der Unternehmensinformationen, der Rechnungserstellung, der elektronischen Signatur, der Übermittlung an die Steuerbehörde bis hin zur Verwaltung und späteren Suche. Dank der direkten Verknüpfung mit Bestellungen, Produkten und Kundendaten können Sie Rechnungen schnell erstellen, die manuelle Dateneingabe reduzieren und Fehler minimieren.

In Kombination mit Automatisierung können Unternehmen auch einen automatisierten Prozess einrichten: Bestellung abgeschlossen → Rechnung erstellen → signieren → an den Kunden senden. Dies spart Zeit, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und macht die Rechnungsverwaltung in den täglichen Geschäftsabläufen transparenter und besser kontrollierbar.

FAQ

F: Wie viele Credits benötige ich für den Export einer Rechnung?

A: Die Kosten für den Export von e-Rechnungen hängen vom Nutzungspaket ab. Mit dem Basispaket (199.000 VND/Monat, 80.000 Credits) können Sie Tausende von Rechnungen/Monat exportieren.

F: Werden Rechnungen in Fremdwährung unterstützt?

A: Ja. GTG CRM unterstützt den Export von Rechnungen in VND und Fremdwährungen (USD, EUR...) mit Umrechnungskursen.

F: Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?

A: Für e-Rechnungen ist eine Internetverbindung zur Übermittlung an die Steuerbehörde erforderlich. Sie können Entwürfe (drafts) erstellen, wenn Sie offline sind, und diese dann mit Internetverbindung signieren & exportieren.

F: Wie erhalten Kunden ihre Rechnungen?

A: Per E-Mail (mit angehängter PDF-Datei) oder über eine Online-Suche mit dem Suchcode auf der Rechnung.