Im Online-Handel ist ein professioneller Bestellabwicklungsprozess entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. GTG CRM bietet einen umfassenden Bestellabwicklungsprozess, von der Bestellannahme, Lagerverwaltung, Versand bis hin zur Rechnungsstellung und Kundenbetreuung – alles integriert in einem einzigen System.

Mit GTG CRM verwalten Sie nicht nur Bestellungen, sondern können sich auch mit großen E-Commerce-Plattformen wie Shopee, Lazada, TikTok Shop verbinden, Produkte und Lagerbestände automatisch synchronisieren, schnell Versandaufträge erstellen und gültige elektronische Rechnungen ausstellen. Dies ist eine umfassende Lösung, die Unternehmen hilft, effizient zu arbeiten, das Kundenerlebnis zu verbessern und nachhaltig zu wachsen.

Hauptfunktionen

  • Automatisierte Beratung und Auftragsabschluss: AI-Chatbot unterstützt bei der Beantwortung von Kundenfragen und dem Abschluss von Bestellungen rund um die Uhr, was die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter reduziert.
  • Zentralisierte Bestellverwaltung: Alle Bestellungen von Websites, E-Commerce-Plattformen und anderen Kanälen werden in einem einzigen System verwaltet.
  • Multi-Channel-Verbindung: Integration mit Shopee, Lazada, TikTok Shop und bidirektionale Synchronisierung von Produkten und Bestellungen.
  • Intelligente Lagerverwaltung: Echtzeit-Bestandsverfolgung, automatische Updates bei neuen Bestellungen, Unterstützung für mehrere Lager.
  • Integration mit Versanddienstleistern: Direkte Erstellung von Lieferaufträgen mit Versanddienstleistern wie Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, Unterstützung für Nachnahme (COD).
  • Elektronische Rechnungsstellung: Anbindung an S-Invoice (Viettel) und MISA zur Ausstellung gültiger VAT-Rechnungen.
  • Verfolgung des Bestellstatus: Klare Statusaktualisierung von New → Processing → Completed.

Standard-Bestellabwicklungsverfahren

Schritt 1: Vorbereitung von Produkten und Lager

Erstellung und Verwaltung von Lagerorten

Zuerst müssen Sie Lagerorte im System unter Lagerverwaltung → Lagerorte einrichten.

Lagerverwaltung GTG CRM
  • Lagerorte erstellen mit Informationen: Lagername, Lager-ID, Adresse, verantwortliche Person.
  • Unterstützung für mehrere Lager: Hauptlager, Nebenlager, Filiallager.
  • Bestandsverfolgung für jeden Lagerort separat.

Produkte im System anlegen

Gehen Sie zu Verkauf → Produktverwaltung, um neue Produkte anzulegen.

Produktverwaltung GTG CRM

Erforderliche Eingaben:

  • Produktname, SKU, Kategorie, Marke.
  • Produktbilder und Videos.
  • Varianten: Farbe, Größe (maximal 3 Attribute).
  • Ursprungspreis, MwSt., Verkaufspreis (das System berechnet automatisch den Gewinn).
  • Detaillierte Beschreibung und technische Spezifikationen.
  • Anfangsbestand.
Produktdetails GTG CRM

Verbindung und Synchronisierung mit E-Commerce-Plattformen

Gehen Sie zu Verkauf → Integration, um sich mit E-Commerce-Plattformen zu verbinden.

E-Commerce-Plattform-Integration GTG CRM

Schritte zur Verbindung:

  1. Wählen Sie die zu verbindende Plattform aus: Shopee / Lazada / TikTok Shop.
  2. Authentifizieren Sie Ihr Shop-Konto.
  3. Bidirektionale Produktsynchronisierung:
    • Importieren: Produkte vom Marktplatz nach GTG CRM importieren.
    • Exportieren: Produkte von GTG CRM auf den Marktplatz exportieren.

Vorteile:

  • Zentrale Verwaltung aller Produkte.
  • Automatische Synchronisierung des Lagerbestands zwischen den Kanälen.
  • Zeitersparnis bei manuellen Aktualisierungen.

Schritt 2: Bestellannahme

Bestellungen aus verschiedenen Kanälen erhalten

Bestellungen können kommen von:

  • Ihrer Website (GTG CRM integriert)
  • Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatisch synchronisiert)
  • Manuelle Bestellungen (Kunden bestellen per Telefon, Facebook...)

Schritt 3: Bearbeitung und Vorbereitung der Ware

Bestellung prüfen und bei Bedarf ändern

Bestellbearbeitung GTG CRM
  • Käuferinformationen.
  • Lieferadresse.
  • Produkte hinzufügen/entfernen.
  • Produktmengen.

Lagerbestand prüfen

Das System prüft automatisch die Lagerbestände:

  • ✅ Genug Bestand → Verpackung wird fortgesetzt.
  • ❌ Nicht genug Bestand → Ware von Lieferanten muss eingehen.

Wareneingangsprozess (falls nicht ausreichend):

Gehen Sie zu Lieferanten → Lieferanten auswählen → Bestellschein erstellen

Bestellschein GTG CRM
  • Benötigte Produkte auswählen.
  • Menge und Einzelpreis eingeben.
  • Bestellschein bestätigen.
  • Bei Wareneingang einen Wareneingangsschein erstellen.
  • Lagerbestand wird automatisch aktualisiert.

Schritt 4: Versandauftrag erstellen

Nachdem die Ware verpackt ist, erstellen Sie direkt aus der Bestellung einen Versandauftrag.

Versandauftrag erstellen GTG CRM

Erforderliche Informationen:

1. Versanddienst auswählen:

  • Giao hàng nhanh
  • Giao hàng tiết kiệm
Versanddienst auswählen

2. Nachnahmebetrag (COD):

  • Betrag eingeben, der vom Kunden einzuziehen ist.
  • Dies beinhaltet die Warenkosten und ggf. die Versandkosten (falls vom Kunden zu tragen).

3. Paketinformationen:

  • Gewicht (kg).
  • Abmessungen (Länge x Breite x Höhe).
  • Wer trägt die Versandkosten (Verkäufer/Käufer).

4. Auftragserstellung bestätigen:

  • Das System zieht automatisch Informationen aus der Bestellung.
  • Anfrage an den Versanddienstleister senden.
  • Sendungsverfolgungsnummer erhalten.

Nach erfolgreicher Erstellung des Versandauftrags:

  • Lieferschein ausdrucken und auf das Paket kleben.
  • An den Versanddienstleister übergeben.

Schritt 5: Elektronische Rechnung ausstellen

Für Geschäftskunden oder wenn eine VAT-Rechnung benötigt wird, können Sie die elektronische Rechnung direkt aus der Bestellung ausstellen oder das System automatisch Rechnungen ausstellen lassen.

Elektronische Rechnung ausstellen

Schritte zur Rechnungserstellung:

  1. Rechnungsanbieter auswählen: S-Invoice (Viettel) oder MISA.
  2. Rechnungsvorlage auswählen: GTGT-Rechnung oder Verkaufsrechnung.
  3. Informationen eingeben: Käuferinformationen (Firmenname, Steuernummer, Adresse), Produkte und Mengen (automatisch aus der Bestellung übernommen), Mehrwertsteuersatz, Zahlungsmethode.
  4. PDF-Vorschau:
PDF-Rechnungsvorschau
  1. Rechnung ausstellen: Das System sendet die Anfrage an den Anbieter, die Rechnung erhält eine Steuernummer, herunterladen und an den Kunden senden.

Schritt 6: Bestellverfolgung und Abschluss

Versand verfolgen

  • Aktualisieren Sie den Status der Sendungsverfolgung vom Versanddienstleister.
  • Informieren Sie den Kunden über den Lieferfortschritt.
  • Bearbeiten Sie Sonderfälle (fehlgeschlagene Lieferung, Verzögerungen...).

Bestellung abschließen

Wenn der Kunde die Ware erfolgreich erhalten hat:

  • Aktualisieren Sie den Bestellstatus auf Completed.
  • Bestätigen Sie den Geldeingang (bei COD-Bestellungen).
  • Speichern Sie die Informationen in der Transaktionshistorie.
Bestellung abschließen

Bearbeitung von problematischen Bestellungen

Fälle von Warenrückgabe/Umtausch durch den Kunden:

  1. Erstellen Sie eine Ersatzrechnung (falls eine Rechnung ausgestellt wurde) – Menge und Wert anpassen – Das System erstellt automatisch eine Ersatzrechnung, nachdem sie aktiviert wurde.
  2. Aktualisieren Sie den Lagerbestand – Geben Sie zurückgegebene Ware wieder in den Lagerbestand ein (falls sie noch gut ist) – Vermerken Sie beschädigte Ware (falls vorhanden).
  3. Rückerstattung an den Kunden (falls erforderlich).

Vorteile des Standardverfahrens

Für Unternehmen

  • Zentrale Verwaltung: Alle Bestellungen, Produkte, Lagerbestände in einem System.
  • Zeitersparnis: Automatisierung vieler Schritte (Produktsynchronisierung, Erstellung von Versandaufträgen, Rechnungsstellung).
  • Fehlerminimierung: Automatische Synchronisierung von Informationen, begrenzte manuelle Dateneingabe.
  • Lagerbestandskontrolle: Echtzeit-Updates, Vermeidung von Überverkäufen.
  • Gesetzliche Konformität: Gültige und vollständige elektronische Rechnungen.

Für Mitarbeiter

  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Einfach zu bedienen, keine aufwendige Schulung erforderlich.
  • Klarer Prozess: Schrittweise detaillierte Anleitungen.
  • Vollständige Integration: Kein Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen erforderlich.
  • Effizientes Arbeiten: Mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten.

Für Kunden

  • Schnelle Antworten: AI-Chatbot unterstützt rund um die Uhr.
  • Termingerechte Lieferung: Schneller Verarbeitungsprozess.
  • Genaue Informationen: Bestell- und Versandinformationen werden kontinuierlich aktualisiert.
  • Professionelle Rechnungen: Gültige und vollständige elektronische Rechnungen.

Wichtige Hinweise

Zur Verbindung mit E-Commerce-Plattformen:

  • Es ist ein verifiziertes Shop-Konto auf Shopee/Lazada/TikTok Shop erforderlich.
  • Die Produktsynchronisierung sollte zu Zeiten mit geringem Bestellaufkommen durchgeführt werden, um Datenkonflikte zu vermeiden.

Zur Lagerverwaltung:

  • Der Lagerbestand sollte regelmäßig aktualisiert werden, um Genauigkeit zu gewährleisten.
  • Führen Sie regelmäßige Inventuren durch (monatlich/vierteljährlich), um sie mit dem System abzugleichen.

Zur Rechnungsstellung:

  • Stellen Sie Rechnungen nur aus, wenn der Kunde dies wünscht oder der Bestellwert hoch ist.
  • Prüfen Sie die Steuernummer und Adressdaten sorgfältig vor der Ausstellung.
  • Ersatzrechnungen sollten nur bei Bedarf verwendet werden (Warenrückgabe, Fehler).

Zum Versand:

  • Verpacken Sie sorgfältig, um Beschädigungen während des Transports zu vermeiden.
  • Wählen Sie einen geeigneten Versanddienst basierend auf dem Bestellwert und den Kundenanforderungen.

Fazit

Das Standard-Bestellabwicklungsverfahren von GTG CRM hilft Online-Händlern, professionell, effizient und systematisch zu arbeiten. Von der Produktverwaltung, Multi-Channel-Integration, Bestellbearbeitung, Versand bis hin zur Rechnungsstellung und Kundenbetreuung – alles ist nahtlos in einer einzigen Plattform integriert.

Durch die Anwendung dieses Verfahrens werden Sie:

  • Die Bestellbearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen.
  • Die Geschäftsaktivitäten besser kontrollieren.
  • Betriebskosten optimieren.
  • Das Kundenerlebnis verbessern.
  • Das Unternehmen nachhaltig entwickeln.

Beginnen Sie noch heute mit GTG CRM, um ein professionelles Verkaufserlebnis zu genießen!

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