Mit GTG CRM verwalten Sie nicht nur Bestellungen, sondern verbinden sich auch mit großen E-Commerce-Plattformen wie Shopee, Lazada, TikTok Shop, synchronisieren Produkte und Lagerbestände automatisch, erstellen schnell Versandaufträge und stellen gültige elektronische Rechnungen aus. Dies ist die umfassende Lösung, die Unternehmen hilft, effizient zu arbeiten, das Kundenerlebnis zu verbessern und nachhaltig zu wachsen.
Hauptfunktionen
- Automatische Beratung und Bestellabschluss: KI-Chatbot unterstützt bei der Beantwortung von Kundenfragen und dem Abschluss von Bestellungen rund um die Uhr, was die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter reduziert
- Zentrale Bestellverwaltung: Alle Bestellungen von Websites, E-Commerce-Plattformen und anderen Kanälen werden in einem einzigen System verwaltet
- Multi-Channel-Verbindung: Integration von Shopee, Lazada, TikTok Shop und bidirektionale Synchronisation von Produkten und Bestellungen
- Intelligente Lagerverwaltung: Echtzeit-Überwachung des Lagerbestands, automatische Aktualisierung bei Bestellungen, Unterstützung mehrerer Lager
- Integration von Versanddienstleistern: Direkte Erstellung von Lieferaufträgen mit Versanddienstleistern wie Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, unterstützt Nachnahme
- Elektronische Rechnungsstellung: Verknüpfung mit S-Invoice (Viettel) und MISA zur Ausstellung gültiger Mehrwertsteuerrechnungen
- Verfolgung des Bestellstatus: Klare Aktualisierung des Status von Neu → In Bearbeitung → Abgeschlossen
Standard-Bestellabwicklungsprozess
Schritt 1: Vorbereitung von Produkten und Lagerbestand
Erstellung und Verwaltung von Lagern
Zuerst müssen Sie die Lager im System unter Lagerverwaltung → Lager einrichten.
- Lager mit folgenden Informationen erstellen: Lagername, Lagercode, Adresse, verantwortliche Person
- Unterstützung mehrerer Lager: Hauptlager, Nebenhager, Filiallager
- Bestand pro Lager getrennt verfolgen
Produkte im System erstellen
Gehen Sie zu Verkauf → Produktverwaltung, um neue Produkte zu erstellen.
Eingabe der erforderlichen Informationen:
- Produktname, SKU, Kategorie, Marke
- Produktbilder und Videos
- Varianten: Farbe, Größe (maximal 3 Attribute)
- Ursprungspreis, MwSt., Verkaufspreis (System berechnet automatisch den Gewinn)
- Detaillierte Beschreibung und technische Daten
- Anfänglicher Lagerbestand
Verbindung und Synchronisation mit E-Commerce-Plattformen
Gehen Sie zu Verkauf → Integration, um sich mit den E-Commerce-Plattformen zu verbinden.
Schritte zur Verbindung:
- Wählen Sie die zu verbindende Plattform aus: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Authentifizieren Sie Ihr Shop-Konto
- Bidirektionale Produktsynchronisation:
- Herunterladen: Produkte von der Plattform zu GTG CRM übertragen
- Hochladen: Produkte von GTG CRM zur Plattform übertragen
Vorteile:
- Zentrale Verwaltung aller Produkte
- Automatischer Abgleich des Lagerbestands zwischen den Kanälen
- Zeitersparnis bei manueller Aktualisierung
Schritt 2: Auftragsannahme
Auftragsannahme aus verschiedenen Kanälen
Bestellungen können von folgenden Quellen kommen:
- Ihre Website (GTG CRM-Integration)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatische Synchronisierung)
- Manuelle Bestellungen (Kunden bestellen telefonisch, über Facebook usw.)
Schritt 3: Bearbeitung und Vorbereitung der Ware
Bestellung prüfen und bearbeiten (falls erforderlich)
- Käuferinformationen
- Lieferadresse
- Produkte hinzufügen/entfernen
- Produktmenge
Lagerbestand prüfen
Das System prüft automatisch die Lagerbestandsmenge:
- ✅ Genug auf Lager → Mit dem Verpacken fortfahren
- ❌ Nicht genug auf Lager → Ware vom Lieferanten bestellen
Bestellprozess (falls nicht genug auf Lager):
Gehen Sie zu Lieferanten → Wählen Sie den Lieferanten → Bestellschein erstellen
- Wählen Sie die zu bestellenden Produkte aus
- Geben Sie Menge und Einzelpreis ein
- Bestellschein bestätigen
- Wenn die Ware eintrifft, erstellen Sie einen Wareneingangsschein
- Der Lagerbestand wird automatisch aktualisiert
Schritt 4: Erstellung eines Versandauftrags
Nachdem die Ware verpackt ist, erstellen Sie direkt aus der Bestellung einen Versandauftrag.
Erforderliche Informationen:
1. Versanddienst wählen:
- Schnelle Lieferung
- Sparsame Lieferung
2. Nachnahmebetrag (COD):
- Geben Sie den vom Kunden einzuziehenden Betrag ein
- Enthält den Warenwert und die Versandkosten (falls vom Kunden bezahlt)
3. Paketinformationen:
- Gewicht (kg)
- Größe (Länge x Breite x Höhe)
- Wer trägt die Versandkosten (Verkäufer/Käufer)
4. Auftragserstellung bestätigen:
- Das System ruft automatisch Informationen aus der Bestellung ab
- Anfrage an den Versanddienst senden
- Versandetiketten-Code erhalten
Nach erfolgreicher Erstellung des Versandauftrags:
- Lieferschein ausdrucken und am Paket anbringen
- An den Versanddienst übergeben
Schritt 5: Erstellung elektronischer Rechnungen
Für Geschäftskunden oder wenn eine Mehrwertsteuerrechnung benötigt wird, können Sie elektronische Rechnungen direkt aus der Bestellung erstellen oder das System automatisch Rechnungen erstellen lassen.
Schritte zur Rechnungserstellung:
- Rechnungsanbieter wählen: S-Invoice (Viettel) oder MISA
- Rechnungsvorlage wählen: MwSt.-Rechnung oder Verkaufsrechnung
- Informationen eingeben: Käuferinformationen (Firmenname, Steuernummer, Adresse), Produkte und Mengen (automatisch aus der Bestellung übernommen), MwSt.-Satz, Zahlungsmethode
- PDF-Vorschau anzeigen:
- Rechnung erstellen: Das System sendet eine Anfrage an den Anbieter, die Rechnung wird mit dem Code der Steuerbehörde ausgestellt, herunterladen und an den Kunden senden
Schritt 6: Nachverfolgung und Abschluss der Bestellung
Versandverfolgung
- Aktualisieren Sie den Status des Versandetiketten-Codes vom Versanddienst
- Informieren Sie den Kunden über den Lieferfortschritt
- Sonderfälle bearbeiten (Lieferung fehlgeschlagen, Verzögerung usw.)
Bestellung abschließen
Wenn der Kunde die Ware erfolgreich erhalten hat:
- Aktualisieren Sie den Bestellstatus auf Completed
- Bestätigen Sie den Geldeingang (bei COD-Bestellungen)
- Speichern Sie die Informationen in der Transaktionshistorie
Bearbeitung problematischer Bestellungen
Fall von Kundenrückgabe/Umtausch:
- Erstellung einer Ersatzrechnung (falls Rechnung ausgestellt) – Anpassung von Menge und Wert – Das System erstellt automatisch eine Ersatzrechnung nach Aktivierung
- Bestand aktualisieren – Rückwaren zurück ins Lager buchen (falls in gutem Zustand) – Beschädigte Ware vermerken (falls vorhanden)
- Kundenrückerstattung (falls erforderlich)
Vorteile eines Standardprozesses
Für Unternehmen
- Zentrale Verwaltung: Alle Bestellungen, Produkte, Lagerbestände in einem System
- Zeitersparnis: Automatisierung vieler Schritte (Produktsynchronisation, Erstellung von Versandetiketten, Rechnungsstellung)
- Reduzierung von Fehlern: Automatische Synchronisation von Informationen, Minimierung manueller Dateneingabe
- Bestandskontrolle: Echtzeit-Aktualisierung, Vermeidung von Überverkäufen
- Rechtliche Konformität: Gültige, vollständige elektronische Rechnungen
Für Mitarbeiter
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Einfach zu bedienen, keine komplexe Schulung erforderlich
- Klarer Prozess: Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Volle Integration: Kein Wechsel zwischen mehreren Anwendungen erforderlich
- Effizientes Arbeiten: Bearbeitung vieler Bestellungen gleichzeitig
Für Kunden
- Schnelle Reaktion: KI-Chatbot unterstützt 24/7
- Termingerechte Lieferung: Schneller Bearbeitungsprozess
- Genaue Informationen: Bestell- und Versandinformationen werden kontinuierlich aktualisiert
- Professionelle Rechnungen: Gültige, vollständige elektronische Rechnungen
Wichtige Hinweise
Zur Anbindung von E-Commerce-Plattformen:
- Sie benötigen ein verifiziertes Shop-Konto auf Shopee/Lazada/TikTok Shop
- Die Produktsynchronisation sollte zu Zeiten mit geringem Bestellaufkommen erfolgen, um Datenkonflikte zu vermeiden
Zur Lagerverwaltung:
- Der Lagerbestand sollte regelmäßig aktualisiert werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten
- Führen Sie regelmäßige Inventuren durch (monatlich/vierteljährlich), um sie mit dem System abzugleichen
Zur Rechnungsstellung:
- Rechnungen sollten nur auf Kundenwunsch oder bei hohem Bestellwert ausgestellt werden
- Überprüfen Sie Steuernummer und Adressdaten sorgfältig vor der Rechnungsstellung
- Ersatzrechnungen sollten nur bei Bedarf verwendet werden (Rücksendung, Fehler)
Zum Versand:
- Verpacken Sie sorgfältig, um Transportschäden zu vermeiden
- Wählen Sie einen geeigneten Versandservice entsprechend dem Bestellwert und den Kundenanforderungen
Fazit
Der Standard-Bestellabwicklungsprozess von GTG CRM hilft Online-Händlern, professionell, effizient und strukturiert zu arbeiten. Von der Produktverwaltung, Multi-Channel-Anbindung, Bestellabwicklung, Versand bis hin zur Rechnungsstellung und Kundenbetreuung – alles ist nahtlos in einer einzigen Plattform integriert.
Durch die Anwendung dieses Prozesses werden Sie:
- Die Geschwindigkeit der Bestellabwicklung erhöhen
- Die Geschäftsaktivitäten besser kontrollieren
- Die Betriebskosten optimieren
- Das Kundenerlebnis verbessern
- Das Unternehmen nachhaltig entwickeln
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